Istotne aspekty na etapie realizacji i rozliczania projektw

Istotne aspekty na etapie realizacji i rozliczania projektów z uwzględnieniem najczęściej popełnianych błędów Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego / Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich Katowice, 4. 12. 2019 r.

DOKUMENTY PROJEKTU • Umowa o dofinansowanie • Wniosek o dofinansowanie • Przepisy prawa krajowego i unijnego • Regulamin konkursu • Wytyczne • Instrukcje

DOKUMENTY PROJEKTU - zalecenia • Znajomość zapisów umowy o dofinansowanie projektu • Znajomość regulaminu konkursu, instrukcji i innych dokumentów do stosowania których Beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. • Znajomość Wytycznych m. in. : Ø w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 -2020; Ø w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014 -2020 (załącznik nr 2 Wspólna Lista Wskaźników Kluczowych); Ø innych Wytycznych programowych wskazanych w umowie o dofinansowanie.

WYTYCZNE W ZAKRESIE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW z dnia 22 sierpnia 2019 roku Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 -2020 obowiązują od 9 września 2019 roku WAŻNE • przy ocenie kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku • do oceny prawidłowości umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań, stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem danej umowy

OCENA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW Niezbędne Racjonalne i efektywne Cena rynkowa (taryfikator) – sierpień 2019

MONTAŻ FINANSOWY PROJEKTU Dofinansowanie § EFS § BP Wkład własny • pieniężny lub niepieniężny • publiczny lub prywatny (decyduje status prawny beneficjenta, partnera bądź strony trzeciej) Wartość projektu

WKŁAD WŁASNY NIEPIENIĘŻNY Może być wniesiony w ramach projektu: • ze składników majątku Beneficjenta, • z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to odpowiednio ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, • w postaci świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. Wydatki poniesione na wycenę wkładu niepieniężnego są kwalifikowalne.

ŚRODKI TRWAŁE I WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE Obowiązek uzasadnienia we wniosku o dofinansowanie projektu konieczności zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej wyższej niż 10 000 PLN netto. bezpośrednio powiązane z projektem (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole) wykorzystywane w celu wspomagania wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia) Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne oraz koszty ich dostawy, montażu i uruchomienia, są kwalifikowalne w całości lub w części zgodnie z ich wykorzystaniem na potrzeby projektu. Wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej wyższej niż 10 000 PLN netto, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu.

CROSS – FINANCING Cross-financing dotyczy wyłącznie: • zakupu nieruchomości, • zakupu infrastruktury, rozumianej jako elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości (np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku), • dostosowania lub adaptacji budynków i pomieszczeń (prace remontowo - wykończeniowe) budynków i pomieszczeń, w tym wydatków niezbędnych do przeprowadzenia tych prac i wchodzących w ich zakres. Zakup środków trwałych za wyjątkiem ww. punktów nie stanowi wydatku w ramach cross – financingu.

Cross-financing środki trwałe % w regulminie konkursu W ramach projektów współfinansowanych ze środków EFS, dopuszczalny procentowy poziom wartości wydatków na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej wyższej niż 10 000 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu określany jest przez IZ w SZOOP i regulaminie konkursu; Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych oraz cross-financing powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne.

Wydatki szczególne i ich monitorowanie Kategorie z wniosku o dofinansowanie podlegające szczególnemu nadzorowi: - wkład własny w tym wkład własny rzeczowy (oznaczony w WND) - środki trwałe i cross-financing (oznaczony w WND) - pomoc publiczna w tym de minimis (oznaczony w WND) Monitorowanie wnoszonego w ramach projektu wkładu własnego - rozliczenie projektu wg montażu finansowego z umowy o dofinansowanie Nadmiernie wniesiony wkład własny na etapie końcowego rozliczenia projektu jest niekwalifikowalny niezależnie od okresu rozliczeniowego, w którym został wniesiony.

PERSONEL 1. Personel projektu to: - osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, - wolontariusze, - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą będąca jednocześnie beneficjentem oraz osoby z nią współpracujące zgodnie z art. 8 ust 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych Czas pracy personelu projektu nie może przekroczyć łącznie 276 godzin miesięcznie – wykazywany w Bazie Personelu. 2. Osoby zatrudnione w oparciu o umowę cywilnoprawną są wykonawcami usługi zleconej przez beneficjenta • • przy Wykonawcach nie obowiązuje limit 276 godzin; Wykonawcy nie są ujmowani w Bazie personelu.

KOSZTY ZWIĄZANE Z ANGAŻOWANIEM PERSONELU wynagrodzenie netto podatek Koszty personelu ZUS (składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) inne (FP, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, „ 13”, delegacje, dodatek zadaniowy, nagrody, premie)

KOSZTY ZWIĄZANE Z ANGAŻOWANIEM PERSONELU • Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne jeżeli : - wynika z prawa pracy – art. 9 § 1 ustawy Kodeks pracy, - jest wypłacone w ramach projektu w wysokości proporcjonalnej do wynagrodzenia pracownika jakie rozliczane jest w ramach projektu. • Wyposażenie stanowiska pracy jest kwalifikowalne, jeżeli wymiar czasu pracy wynosi co najmniej ½ etatu.

KOSZTY ZWIĄZANE Z ANGAŻOWANIEM PERSONELU UWAGA! W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie!

ZAANGAŻOWANIE PERSONELU - WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE W ramach wynagrodzenia personelu niekwalifikowalne są: • wpłaty dokonywane przez pracodawców na PFRON; • świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu; • koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej; • nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu; • koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że zostały przewidziane w regulaminie pracy lub innych przepisach, zostały wprowadzone co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji.

PODWÓJNE FINANSOWANIE w przypadku możliwości odzyskania tego podatku ze środków budżetu państwa VAT zakup środka trwałego + amortyzacja zakup używanego środka trwałego rozliczenie wydatku w kosztach bezpośrednic h i pośrednich wkład własny niepieniężny współfinansowanego ze środków UE lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) współfinansowany ze środków UE lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości)

WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE Następujące wydatki są niekwalifikowalne : • • • koszty pożyczek/kredytów zaciągniętych na prefinansowanie dotacji prowizje w ramach operacji wymiany walut odsetki od zadłużenia kary i grzywny zakup nieruchomości i infrastruktury oraz dostosowanie lub adaptacja budynków i pomieszczeń, za wyjątkiem wydatków ponoszonych jako cross-financing • wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie lub premiami dla autorów wniosku

Harmonogram składania wniosków o płatność - wskazówki • Wnioskowanie o wyższe kwoty (unikanie refundacji) – aktualizacja harmonogramu płatności; • Utrzymanie płynności finansowej w projekcie a weryfikacja wniosku o płatność; • Zmiana harmonogramu - akceptacja IZ w terminie do 10 dni roboczych. W przypadku jednoczesnych zmian w projekcie obowiązuje termin 15 dni roboczych.

Harmonogram składania wniosków o płatność - wskazówki • Okresy rozliczeniowe w harmonogramie płatności: a) art. 190 UFP; b) łączenie okresów rozliczeniowych – wydatki „ 0, 00 PLN”; c) zaleca się tworzenie okresów rozliczeniowych w niepełnych kwartałach. • Konsultacja z opiekunem projektu przed złożeniem aktualizacji harmonogramu płatności.

Zmiany w projektach • Umowa o dofinansowanie szczegółowo reguluje proces zgłaszania zmian; • IZ rozpatruje te zmiany, które wymagają w świetle zapisów umowy zgody IZ; • W przypadku, gdy dana modyfikacja nie wymaga zgody IZ oraz aktualizacji wniosku o dofinansowanie, wówczas Beneficjent wprowadza ją we własnym zakresie; • Zmiany powinny być efektem świadomej decyzji, powinny być przemyślane i uzasadnione.

KIEDY ZMIANY? • Konieczność zmian wynika z zapisów umowy o dofinansowanie; • Zasadność wykorzystania powstałych oszczędności w projekcie (np. nowe formy wsparcia wynikające z potrzeb uczestników projektu); • Zagrożenie osiągnięcia wskaźników projektu (wówczas np. nieznaczna modyfikacja grupy docelowej); • Zwiększenie wartości wydatków dot. kategorii limitowanych (cross-financing, środki trwałe, pomoc publiczna/de minimis); • Konieczność zaangażowania danej osoby na podstawie umowy o dzieło.

Zmiany procedura Zgłoszenie zmian za pośrednictwem platformy e. PUAP/SEKAP; Pismo i/lub formularz zgłoszenia zmian do projektu. IZ rozpatruje propozycje w terminie do 15 dni roboczych od daty ich wpływu. W przypadku wstępnej akceptacji zmian – zwrot w LSI wniosku o dofinansowanie do zaktualizowania w zakresie zaakceptowanym przez IZ. Dostarczenie na platformie e. PUAP/SEKAP oraz LSI zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie; Rozpatrzenie sprawy przez IZ w terminie do 15 dni roboczych.

REGUŁA PROPORCJONALNOŚCI Reguła proporcjonalności stosowana jest na zakończenie projektu tj. przed zatwierdzeniem końcowego wniosku o płatność. W przypadku nieosiągnięcia założeń merytorycznych IZ może uznać wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w projekcie lub odpowiednią ich część za niekwalifikowalne. Wysokość wydatków niekwalifikowalnych uzależniona jest od stopnia nieosiągnięcia założeń merytorycznych projektu. WAŻNE: Beneficjent powinien informować IZ o problemach w realizacji projektu oraz podejmowanych środkach zaradczych.

Rozliczanie wydatków – wniosek o płatność • Suma CRC wniosku o płatność; • Wydruk próbny; • Podpisy na dokumentach składanych do IZ; • Terminowość składania dokumentów do IZ.

Próba losowa – w LSI wniosek o płatność Działanie próby losowej w systemie LSI dostosowano do: • zapisów Rocznego Planu Kontroli na rok obrachunkowy od 1 lipca 2019 r. do 30 czerwca 2020 r. , • nowej pogłębionej analizy kwalifikowalności ponoszonych wydatków Mechanizm nie dotyczy wniosku: • pierwszego zaliczkowego • rozliczanego metodami uproszczonymi Uwaga!!! Brak możliwości samodzielnego wycofania wniosku o płatność przez Beneficjenta. W Rejestrze postępowań/ zamówień i dokumentów są załączane wszystkie dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków rozliczanych w danym wniosku o płatność oraz dokumenty dot. przeprowadzonych postępowań.

WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – JAKOŚĆ DANYCH Należy zweryfikować czy: 1. wartości wskazane w punktach A. 2. 6. , D. 4. , E. i F. wniosku są zgodne z poprzednim, zatwierdzonym wnioskiem o płatność, 2. punkty A. 2. 1. oraz A. 2. 6. są zgodne z Harmonogramem składania wniosków o płatność (okres rozliczeniowy oraz kwota wnioskowanej zaliczki), 3. poprawnie wykazano informacje w punkcie A. 5. odnośnie Partnera/realizatora, 4. zostały uzupełnione opisy o stanie realizacji zadań w punkcie D. 1. i czy są zgodne z poniesionymi wydatkami wykazanymi w części B. 1. , a także z liczbą uczestników wskazaną w module PEFS oraz częścią F wniosku o płatność (wskaźniki), 5. właściwie wskazano montaż finansowy w tabeli E.

WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – JAKOŚĆ DANYCH Należy zweryfikować czy: 1. w punkcie D. 2. wskazano ewentualne problemy i przedstawiono środki zaradcze, 2. w punkcie D. 3 widnieje informacja, co Beneficjent planuje w kolejnym okresie rozliczeniowym, ze wskazaniem zadań do realizacji, 3. w punkcie H wskazano TAK w polu Projekt jest realizowany zgodnie z zasadami polityk wspólnotowych i czy nie poniesiono z rachunku bankowego projektu wydatków z nim niezwiązanych.

WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – JAKOŚĆ DANYCH (CZĘŚĆ B. 1 WYDATKI RZECZYWIŚCIE PONIESIONE) Należy zweryfikować czy: ü poprawnie wskazano kwoty rozliczanego VAT-u, ü daty wystawienia dokumentów nie są wcześniejsze od daty zapłaty (walidacja), ü daty zapłaty nie wychodzą poza okres rozliczeniowy (walidacja), ü poprawnie wskazano numer NIP/Pesel, ü wykazano faktury pro-formy, ü opisy w kolumnie „Nazwa towaru/usługi” są wyczerpujące, ü właściwie wskazano numer kontraktu,

WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – JAKOŚĆ DANYCH (CZĘŚĆ B. 1 WYDATKI RZECZYWIŚCIE PONIESIONE) Należy zweryfikować czy: ü wydatek jest odpowiednio przyporządkowany do wydatku z wniosku o dofinansowanie i czy poniesiony w całości w okresie rozliczeniowym, ü poprawnie wskazano, kto ponosi wydatki w podziale na LIDERA/PARTNERA, ü prawidłowo oznaczono wydatki w ramach cross-financingu, środków trwałych, wkładu własnego (UWAGA na limity), ü czy prawidłowo wykazano wynagrodzenia (nazwisko i imię, okres/liczba godzin, stanowisko – forma zatrudnienia, informacja o składowych wynagrodzenia).

WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – JAKOŚĆ DANYCH (MODUŁ PEFS) Moduł PEFS – dane o uczestnikach projektu Należy zweryfikować czy: ü nie występują rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w Bazie PEFS, a danymi wykazanymi w części D. 1 Zakres rzeczowy oraz F. Mierzalne wskaźniki projektu, ü poprawnie wykazano dane w zależności od grupy docelowej przewidzianej w projekcie, ü wskazano rodzaj przyznanego wsparcia – UWAGA!!! dopóki uczestnik nie dostał wsparcia nie można go wykazać w PEFS,

WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ – JAKOŚĆ DANYCH (MODUŁ PEFS) Należy zweryfikować czy: ü uzupełniono dane kontaktowe – w przypadku pracowników/przedstawicieli instytucji musi być wskazany mail, w przypadku uczestników indywidualnych, którzy nie mogą podać swoich danych kontaktowych (np. osoby bezdomne) powinny być wskazane dane kontaktowe osoby, która ją rekrutowała, ü uzupełniono dane w przypadku zakończenia/przerwania udziału uczestników projektu, ü wykazano dane dotyczące instytucji objętej wsparciem, ü data rozpoczęcia, data zakończenia udziału instytucji w ramach projektu jest zgodna z okresem realizacji projektu.

BAZA PERSONELU ü dane osób, które stanowią personel projektu na bieżąco wprowadzane do systemu - dane osobowe - stanowisko - forma zatrudnienia - godziny pracy / harmonogram pracy ü dane muszą odpowiadać informacji wskazanej we wniosku o płatność przy rozliczaniu wynagrodzenia personelu – ilość godzin pracy, miesiąc ü dane muszą być zbieżne z rozliczeniem wynagrodzenia w B. 1.

LOKALNY SYSTEM INFORMATYCZNY – LSI 2014 1. Baza Personelu - dane personelu projektu w rozumieniu Wytycznych (uwaga na limit 276 godzin). 2. PEFS (dane uczestników indywidualnych, pracowników lub przedstawicieli instytucji/podmiotu – nauczyciele objęci wsparciem w ramach projektu oraz dane instytucji objętych wsparciem). 3. Dane kontaktowe Beneficjenta. 4. Harmonogram składania wniosków o płatność. 5. Aktualne instrukcje (WNP, PEFS, Baza Personelu). 6. Rejestr postępowań/zamówień (informacje o prowadzonych postępowaniach i umowach jakie Beneficjent zawarł z wykonawcami w ramach projektu oraz o sposobie w jaki wykonawcy zostali wybrani); 7. Ankiety trwałości – moduł dotyczy sprawozdania z zachowania trwałości w projekcie zgodnie z zapisami umowy.

DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI I MODYFIKACJE W LSI - WPROWADZANIE WALIDACJI: § daty zapłaty rozliczanego we wniosku o płatność wydatku – wyłącznie w okresie rozliczeniowym (dla raportu końcowego + 30 dni od daty zakończenia projektu) § kwota kosztów pośrednich – kwota nie może przekroczyć stawki ryczałtowej (zaokrąglanie do dwóch miejsc po przecinku tj. „w dół”) § wartości wskazanych w punktach A. 2. 6. , D. 4. , E. - Rejestr postępowań/ zamówień i dokumentów – system weryfikuje czy w rejestrze nie został już wprowadzony dany dokument - możliwość pobrania w formie pdf wyniku weryfikacji danego wniosku o płatność - tzw. karty zatwierdzenia.

Terminy Instytucji Zarządzającej na sporządzenie odpowiedzi w sprawach związanych z realizacją projektów: RODZAJ SPRAWY LICZBA DNI weryfikacja wniosku o płatność 20 dni roboczych zmiany do projektu 15 dni roboczych zmiana harmonogramu 10 dni roboczych Na pozostałe pisma IZ odpowiada w terminach zgodnych z KPA.

Rekomendacje • Wskazanie danych do kontaktu osób rozliczających projekt w LSI; • Konsultacje z opiekunem projektu: a) telefonicznie od 8. 00 do 10. 30, b) elektronicznie - email; • Korzystanie z filmów instruktażowych dotyczących funkcji LSI • Korzystanie z serwisu internetowego: www. rpo. slaskie. pl lub www. funduszeeuropejskie. gov. pl • Konsultacje w zakresie zamówień – infolinia czynna w każdą środę od 10. 00 do 14. 00, tel. : +48 (32) 77 40 707.

Dziękuję Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego ul. Dąbrowskiego 23, 40 -037 Katowice www. rpo. slaskie. pl efs@slaskie. pl