IPDC Eindpresentatie Fase 1 Kathleen Indigne EDS Telindus

IPDC Eindpresentatie Fase 1 Kathleen Indigne – EDS Telindus voor de VO Marc Andries – EDS Telindus voor de VO Chris Verheyden – EDS-Telindus voor de VO Coördinatiecel Vlaams e-government Page 1

4 Agenda 4 Aanpak 4 Resultaten – Vereistenstudie – Architectuur 4 Budget 4 Planning Coördinatiecel Vlaams e-government Page 2

Voorgestelde werkzaamheden 1. Definitie van de processen en procedures voor de toepassing: – – – Opvullen van de IPDC Redactie en publicatie van de IPDC … 2. Definitie van de rollen en verantwoordelijkheden – – Definitie van de rollen Afstemming en formeel vastleggen van de verantwoordelijkheden (RASIC) 3. Vaststellen van de functionele en niet-functionele vereisten van de toepassing (verdere detaillering business regels vanuit haalbaarheidsstudie) – Scope Prioriteren van de functionele en niet-functionele vereisten 4. Opleveren van de mogelijke Applicatie Architecturen – Mogelijkheden betreffende bestaande pakketten en betreffende eigen implementatie 5. Beslissing over de verdere implementatie door CORVE 6. Implementatie van de keuze – Implementatie van een pakket (COTS) • • • – Selectie van een pakket Definitie eventuele aanpassingen en uitbreidingen aan pakket Implementatie en testen Eigen ontwerp • • • Functionele analyse van de toepassing op basis van de vereisten – Vastleggen van het data-model – Definitie van de applicatiearchitectuur Technische Architectuur en analyse Implementatie en testen Coördinatiecel Vlaams e-government Page 3

Aanpak Fase 1 4 Workshops vereisten: – Workshop 1: Aftoetsen concepten – Workshop 2: Processen – Workshop 3: Rollen en verantwoordelijkheden – Workshop 4: Architectuur – Aftoetsing met ICT leveranciers van de lokale besturen 4 Aanwezigen – Vertegenwoordigers Steden en Gemeenten – V-ict-or – VVSG – CPVI – Corve – EDS-Telindus Coördinatiecel Vlaams e-government Page 4

Deliverables 4 Gedetailleerde processen met definitie van de activiteiten – 8 processen geïdentificeerd en gedetailleerd • • Invoeren-wijzigen-verwijderen van informatie Verwerken feedback Eindredactie Beheer (eind)redacteurs Beheer afnemers Beheer keuzelijsten Raadplegen door afnemer Publiceren van informatie 4 Definitie van de verschillende actoren in het proces met hun verantwoordelijkheden (RASIC) – 4 dagelijkse rollen geïdentificeerd • • Redacteur Eindredacteur Webmanager Domeinexpert – Bijkomende rollen (zie matrix) Coördinatiecel Vlaams e-government Page 5

Verdeling rollen over de betrokken partijen Burger Lokale besturen Provinciepersoneel ? X X Personeel Vlaamse Overheid X Personeel afnemer (niet VO) X X Trainer Ambasadeur Helpdesk X (per domein) X X CPVI X V-ICT-OR X X Federaal VVP X X Provincies X X Ambtenaar binnen bestuur X X (Vlaamse producten) Producten ? ? ? X Contactpunt binnen bestuur (Lokale communicatieverantwoordelij ke) X Locale ICT Leverancier X X X Federaal VVSG Domeinexpert X Corve KORTOM Webmanager Eindredacteur Redacteur Dagelijkse werking Operationele stuurgroep Rollen -> Klankbordgroep Kernprocessen X X X Steden / Gemeenten X X (ondersteund door richtlijnen en community) X X (Toekomst) Federaal X ? Andere? Coördinatiecel Vlaams e-government Page 6

Organisatie Strategische sturing Dagelijkse werking Operationele sturing Eindredactie Redactie Welzijn Lokale economie Milieu Vrije tijd … Klankbordgroep Coördinatiecel Vlaams e-government Page 7

Deliverables 4 Lijst van functionele en niet-functionele vereisten volgens prioriteit – 101 vereisten gedefinieerd • Volgens prioriteit: – – Hoog: 30 vereisten Medium: 18 vereisten Laag: 21 vereisten Blank: /Niet: 18 vereisten • Volgens type – 64 systeemvereisten – 20 vereisten voor systeem en personeel – 19 vereisten voor personeel • Volgens functioneel / niet functioneel – 67 functionele vereisten – 20 niet-functionele vereisten 4 Applicatie architectuur tekening en uitwerking voor – Eigen ontwikkeling – Ontwikkeling via pakket Coördinatiecel Vlaams e-government Page 8

Architectuur Applicatie Componenten Coördinatiecel Vlaams e-government Page 9

IPDC Klasse Diagramma - Conceptueel Coördinatiecel Vlaams e-government Page 10

Applicatie Componenten Coördinatiecel Vlaams e-government Page 11

Applicatie Component Services (details) BUSINESS COMPONENTEN Producten ONDERSTEUNENDE COMPONENTEN Redactie Beveiliging Admin metadata producten Bijvoegen commentaar voor wijziging Authoriseren van taak aan gebruiker Creeren nieuw product met versie Controleren van product Beheer authorisatie Onderhoud van betrokkenheid met IP Distribueren van feedback Beheer gebruiker Opzoeken product ahv criteria Opkuisen draft versies Beheer rollen Raadplegen producten Reviewen van product Creeren authorisatie gebruiker Zoeken kandidaat identieke producten Creeren nieuwe gebruiker met certificaat Rollback naar vorige versie Verwijderen product Feedback Creeren rollen Wijzigen product Creatie van feedback & review commentaren bij product Toekennen authorisatie voor uitvoeren actie Wijzigen status product Lijsten van feedback & review commentaren Toekennen rol aan gebruiker Publiceren Verwerken van feedback Communicatie-kanalen Abonneren op push Vragen naar extra info ivm feedback Operationeel Beheer en opvragen abonnees Informatiebronnen Analyse Ontvangen confirmatie goed ontvangen Invoeren product automatisch Logging REFERENTIELE COMPONENTEN Betrokken. Partijen Creeren partij Lezen partij Verwijderen partij Wijzigen partij Codes Creeren code Lezen code Verwijderen code Wijzigen code BESTUUR COMPONENTEN Opsturen product info (formaat) Monitoring Analyse gebruik Opzeggen van abonnement Validatie externe links Kwaliteitscontrole Opzoeken abonnees ahv selectiecriteria Presentatie Rapportering gebruik Opzoeken publicatie ahv selectiecriteria Workflow Status redactie Opzoeken van verschillen bij locale publicaties Ontvangen workflow instantie Publiceren van product Opsturen van workflow instantie Pull product detail info Starten workflow instantie Push overzicht van product info Verwijderen workflow instantie Coördinatiecel Vlaams e-government Page 12

Architectuur Technologische Componenten (Infrastructuur) Coördinatiecel Vlaams e-government Page 13

IPDC Infrastructuur Coördinatiecel Vlaams e-government Page 14

Architectuur Technologische Alternatieve Oplossingen Coördinatiecel Vlaams e-government Page 15

Alternatief 1: Fat. Wire gebaseerde oplossing Scope & beschrijving van oplossing Momenteel wordt Fat. Wire gebruikt bij de Infolijn van de Vo. Het standaard Fat. Wire product is sinds de invoering reeds aanzienlijk uitgebreid met functionaliteit wat een IPDC oplossing vanzelfsprekend ten goede komt. Hierdoor kan de huidige Infolijn oplossing een vrij grote invulling geven aan de vereisten van IPDC. Sterke punten zijn o. a. de hiërarchische structuur van producten en de mogelijkheid van een aantal standaard rubrieken per product. Fat. Wire ondersteunt 2 gescheiden maar geïntegreerde omgevingen: redactie en publicatie. Redactie wordt ondersteund door configureerbare workflow met sterke toegangscontrole. Voor de infrastructuur zijn er volgende alternatieven: • Redactie-server: 1. Een extra, aparte redactie-server (met extra Fat. Wire licentie) 2. Gezamenlijk gebruik met redactie-server van de infolijn waarbij de server wordt ge-upgrade (dit vereist geen extra licentie) • Productie-server: 1. Fail-over server van Infolijn (=oude productie server van Infolijn) wordt gebruikt voor IPDC 2. Versterking van de Infolijn server zodat die beide applicaties kan draaien Opgeleverde producten/Resultaten • Het strekt tot aanbeveling dat de implementatie gefaseerd verloopt waarbij in eerste fase prioriteit gaat naar publicatie van productinformatie naar gebruikers (lokale besturen & leveranciers). Dit kan bereikt worden door implementatie van IPDC uitgaande van bestaande Infolijn Fat. Wire componenten. Dit verzekert een snelle implementatie, vooral van het publicatiegedeelte, zij het met beperkingen. Het laat in ieder geval toe dat lokale besturen en hun leveranciers snel aan het werk kunnen. • In een 2 de fase worden componenten aangepast, uitgebreid en bijkomende ontwikkeld. Veronderstellingen & Beperkingen • Infolijn is bereid om aan integratie van IPDC Voordelen • De oplossing kan in ruime mate de ontwikkelde • • • componenten van de Infolijn hergebruiken dewelke reeds aan zeer veel IPDC vereisten voldoet. Aanwezigheid van knowhow en ervaring van de technische oplossing en Fat. Wire Mogelijkheid tot integratie met de oplossing van de Infolijn op verschillende vlakken zoals applicatie, infrastructuur en ondersteuning (waardoor geen extra licentie nodig maar enkel een HW upgrade van de redactie-server). Snelle implementatie mogelijk Extra ontwikkeling blijft beperkt Win-Win situaties met Infolijn vb. integratie met ACM beveiliging, feedback mechanisme, … Kritische Succesfactoren • Opzetten van de productenstructuur moet eenvoudig blijven anders wordt de complexiteit te groot hetwelk de performantie nadelig zal beïnvloeden. • Performantie van de oplossing Coördinatiecel Vlaams e-government Nadelen • Licentiekosten van Fat. Wire (ong. 50 K Euro per CPU) • Krachtig HW platform vereist om Fat. Wire te draaien • Gebruiksvriendelijkheid van Fat. Wire, alhoewel dit verbeterd is in de nieuwe versie Impact op andere componenten • Mogelijke integratie met Infolijn applicaties: vb. integratie van IPDC in de structuur van de Infolijn • Afhankelijk van het gedeelde gebruik van de infrastructuur van de Infolijn kan de performantie beïnvloed worden. • Integratie via Magda voor het beschikbaar stellen van publicaties via web services. medewerking te verlenen tot verwezenlijking van een win-win situatie. • Werkbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de oplossing is aanvaardbaar voor de redactie. • Performantie kan voldoende hoog opgetrokken worden om te voldoen aan de vereisten. Geschatte doorlooptijd en werk/kosten • Doorlooptijd: 8 kalendermaanden • Aanpassing bestaande SW (120 MD): • Extra SW (incl. integratie ACM): Risico’s • Impact op de performantie van de Infolijn indien redactie op zelfde platform gebeurt 120. 000 € 100. 000 € Geschatte HW/SW kosten • Extra Fat. Wire licentie: • Extra redactie server: 50. 000 € 30. 000 € of • Krachtiger redactie-server: ? € en • Krachtiger productie-server: ? € Page 16

Alternatief 2: Drupal gebaseerde oplossing – Open source Scope & beschrijving van oplossing Drupal is een Opensource CMS oplossing met een uitgebreide set van beschikbare modules. Bij het bouwen van een IPDC oplossing ahv Drupal en modules is er een nauwkeurige selectie nodig van vereiste modules. Die moeten dan stuk voor stuk aangepast, uitgebreid en geïntegreerd worden tot 1 naadloze oplossing. Voordelen • • • Gebruiksvriendelijk Hoge performantie Lage SW kosten Uitbreidbaarheid Goede controle over de oplossing Nadelen • Drupal heeft niet de sterkten op redactioneel gebied • • • van een Fat. Wire, Documentum of Tridion. Beperkte aanwezigheid van know-how (tenzij bij externe partners) Andere technologie dan Infolijn wat integratie bemoeilijkt. Aanzienlijk ontwikkelingstraject Aanzienlijke bijkomende ontwikkeling noodzakelijk om te voldoen aan de vereisten, vooral redactionele Extra servers nodig voor redactie en productie Geen win-win opportuniteiten met Infolijn Opgeleverde producten/Resultaten • Het strekt tot aanbeveling dat de implementatie gefaseerd verloopt waarbij in eerste fase de publicatie van de productencataloog ( front-end) gerealiseerd wordt op basis van definities in XML. Dit met het doel om snel productinformatie aan te leveren aan lokale besturen en hun leveranciers. • In een 2 de fase wordt de oplossing uitgebreid met achterliggende back-end (vooral redactionele) componenten. Veronderstellingen & Beperkingen • Werkbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de oplossing is aanvaardbaar voor de redactie. • Performantie kan voldoende hoog opgetrokken worden om te voldoen aan de vereisten. • Grondige kennis van Drupal en de vereiste modules is aanwezig. Geschatte doorlooptijd en werk/kosten • Volledige doorlooptijd: 60 use cases: 12 Impact op andere componenten • Integratie met Infolijn • Integratie via Magda voor het beschikbaar stellen van kalendermaanden (fase 1 en 2 kunnen deels in parallel) • Aanpassing modules (>500 MD): • Extra SW (incl. integratie ACM): >500. 000 € 100. 000 € publicaties via web services. Kritische Succesfactoren • Opzetten van de productenstructuur moet eenvoudig blijven anders wordt de complexiteit te groot hetwelk de performantie nadelig zal beïnvloeden. • Performantie van de oplossing • Know-how van Drupal Coördinatiecel Vlaams e-government Risico’s • Onstabiliteit in Drupal modules waardoorlooptijd en kosten verhogen Geschatte HW/SW kosten • Extra productie server: • Extra redactie server: 2 x 30. 000 € Page 17

Alternatief 3: Tridion gebaseerde oplossing - ECM systeem Scope & beschrijving van oplossing Tridion is een volwaardig ECM tool en kan geplaatst worden naast Fat. Wire en Documentum. Deze oplossing is te zwaar voor IPDC alleen en heeft enkel zin als bvb ook Infolijn zou overschakelen op Tridion. Met de huidige besparingen is dit een moeilijke optie. Voordelen Nadelen • Bevat redactie en productie platform ( cfr. Fat. Wire) • Volwaardig Enterprise Content Management ( ECM) • Zware investering (cfr. . Fat. Wire & Drupal) • Te zware oplossing indien dit enkel dient ter niveau • Wordt ook gebruikt bij andere Vo entiteiten zoals o. a. de Lijn, Kind & Gezin, Toerisme Vlaanderen ondersteuning van IPDC • Ander technologie dan Infolijn Opgeleverde producten/Resultaten • Het strekt tot aanbeveling dat de implementatie gefaseerd verloopt waarbij in eerste fase prioriteit gaat naar publicatie van productinformatie naar gebruikers (lokale besturen & leveranciers). Dit kan bereikt worden door implementatie van IPDC uitgaande van bestaande out-of-the-box Tridion componenten. Dit verzekert een snelle implementatie, vooral van het publicatiegedeelte, zij het met beperkingen. Het laat in ieder geval toe dat lokale besturen en hun leveranciers snel aan het werk kunnen. • In een 2 de fase worden componenten aangepast, uitgebreid en bijkomende ontwikkeld. Veronderstellingen & Beperkingen • Werkbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de oplossing is aanvaardbaar voor de redactie. • Performantie kan voldoende hoog opgetrokken worden om te voldoen aan de vereisten. • Grondige kennis van Tridion is aanwezig. Geschatte doorlooptijd en werk/kosten Impact op andere componenten • Integratie met Infolijn • Integratie via Magda voor het beschikbaar stellen van TBD • Licentiekosten • Infrastructuur • Aanpassingen • Uitbreidingen • Implementatie publicaties via web services. Kritische Succesfactoren • Opzetten van de productenstructuur moet eenvoudig blijven anders wordt de complexiteit te groot hetwelk de performantie nadelig zal beïnvloeden. • Performantie van de oplossing • Know-how van Tridion Coördinatiecel Vlaams e-government Risico’s • Nodige aanpassingen kunnen aanzienlijk zijn • Business case (waaronder ROI) is zeer twijfelachtig Geschatte HW/SW kosten • TBD Page 18

Deliverables 4 Kostenplaatje voor de verdere uitwerking van de oplossing (hoog niveau) – Systeemimplementatie – Systeemonderhoud – Werklast personeel Vlaamse Overheid en lokale besturen Coördinatiecel Vlaams e-government Page 19

Kostenplaatje systeemimplementatie Fat. Wire Oplossing Geschatte prijs Oplossing met Fatwire inclusief extra server met Fat. Wire licentie Aanpassing bestaande SW (120 MD): 120. 000 € Extra SW (excl. integratie ACM): 100. 000 € Extra Fat. Wire licentie: 50. 000 € Extra server: 30. 000 € ----------- Totaal: Coördinatiecel Vlaams e-government +/- 300. 000 Euro Page 20

Plan voor de implementatie van de Fat. Wire oplossing Coördinatiecel Vlaams e-government Page 21

Berekening werklast Personeel: Assumpties 4 Assumpties per rol (zie document procesanalyse) 4 Bijkomende assumpties: – – – – Redactie aan 250 producten duurt 2, 5 maand voor een halve FTE Producten Transitie Producten stabiele werking Gemiddeld aantal updates per product per jaar Gemiddeld aantal nieuwe producten per redacteur per jaar Gemiddeld aantal producten per redacteur Gemiddeld aantal feedbacks per product per jaar Gemiddeld aantal feedbacks voor webmanager per jaar Aantal eindredacteuren Gemiddeld aantal nieuwe (eind)redacteuren. Gemiddeld aantal wijzigingen op redacteurs per jaar Aantal domeinexperten Duur Set-up project per afnemer (in uur) Nieuwe afnemers per jaar in transitie (gespreid over 3 jaar) Coördinatiecel Vlaams e-government 1500 3000 1 100 2 60 2 20 5 1, 5 3 50 50 16 102 22 Page van 16 22 29 april 2009 _______

Werklast voorzien voor transitie Coördinatiecel Vlaams e-government 23 Page van 16 23 29 april 2009 _______

Minimum werklast per redacteur (in uur per jaar): Coördinatiecel Vlaams e-government 24 Page van 16 24 29 april 2009 _______

Minimum werklast per eindredacteur (in uur per jaar): Coördinatiecel Vlaams e-government 25 Page van 16 25 29 april 2009 _______

Minimum werklast andere rollen (in uur per jaar): Webmanager 1. Oplossen technische problemen gesignaleerd via feedback. 2. Beheer van (eind)redacteurs, incl. producteigenaarschap. 40 16, 5 3. Afnemerbeheer 4. Codetabellen beheren 5. 10 Ad hoc structuurwijzigingen via werkaanvraag Minimum werklast voor webmanager: 67 Domeinexpert 1. Tijdig antwoorden op vragen van een redacteur 2. Signalleren van toe te voegen en te wijzigen producten Minimum werklast per domeinexpert: Coördinatiecel Vlaams e-government 2, 4 26 Page van 16 26 29 april 2009 _______

Werklast niet berekend voor: 4 Helpdesk 4 Ambassadeur 4 Trainer 4 Klankbordgroep 4 Strategische sturing 4 Operationele sturing 4 Dagelijkse werking Coördinatiecel Vlaams e-government 27 Page van 16 27 29 april 2009 _______

Q&A Coördinatiecel Vlaams e-government Page 28