EVIDENCIJE GRADIVA U NASTAJANJU Ivana Posedi prof ivana

EVIDENCIJE GRADIVA U NASTAJANJU Ivana Posedi, prof. ivana. posedi@gmail. com 098/9815465

Zakonski okvir čl. 7. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/1997, 64/00, 65/09) čl. 5. i 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju gradiva izvan arhiva (NN 63/2004) Izmjene i dopune Pravilnika o zaštiti i čuvanju gradiva izvan arhiva (NN 106/2007)

Dva načina dostave podataka ARHINET XML

Zbirni popis mora obuhvatiti cjelokupnu dokumentaciju institucije Nužno je identificiranje svih poslovnih funkcija stvaratelja Unutar poslovnih funkcija, nužno je identificiranje vrste dokumentacije koja po njima nastaje Da bi se izradio kvalitetan popis, gradivo mora biti sređeno (tematski odloženo, propisno označeno i odloženo u teh. jedinice)

Dokumentacijska cjelina sadržava: redni broj identifikacijska oznaka cjeline naziv sadržaj medij vrsta i količina zapisa tehnička jedinica vrijeme nastanka

Hijerarhijska struktura popisa (glavne dokumentacijske cjeline): 1. Organizacija i upravljanje 2. Ljudski resursi, rad i radni odnosi 3. Nekretnine, postrojenja i oprema 4. Financijsko poslovanje i računovodstvo 5. Informacijski resursi i dokumentacija 6. Stručna djelatnost

Razgranata struktura glavnih cjelina: 1. Organizacija i upravljanje (Djelatnost, Upravljanje, Propisi i normativni akti, Žigovi, Poslovna suradnja, Izvješća o radu, Planovi rada i dr. ) 2. Ljudski resursi, rad i radni odnosi (Ljudski resursi, Rad i radni odnosi, Planiranje resursa) 3. Nekretnine, postrojenja i oprema (Zemljište, Zgrade, Postrojenja i oprema, Zalihe i dr. ) 4. Financijsko poslovanje i računovodstvo (Financijski planovi i izvješća, Knjigovodstvo, Platni promet, Ostvarivanje prihoda, Financijski nadzor i dr. ) 5. Informacijski resursi i dokumentacija 6. (Uredsko i arhivsko poslovanje, Seminari, Informacijski sustavi, Dostupnost i korištenje informacija i dr. ) Stručna djelatnost (specifična dokumentacija organizacije)

Osnovne arhivske opisne jedinice: Fond Podfond Serija Podserija (Pod-podserija) Dosje Predmet Komad

Primjer 1 Naziv organizacije (fond) Organizacija rada (serija) � Upravljanje (podserija) Tijela upravljanja (pod-podserija) Pravilnici o radu (dosje) Zapisnici sjednica (dosje) Ljudski resursi (serija) � Stručno usavršavanje i izobrazba (podserija) Analize i programi obrazovanja (pod-podserija) Ocjene potreba, programa i mogućnosti (dosje) Planovi stručnog usavršavanja (dosje)

Primjer 2 (sa signaturama) 1. Naziv organizacije (fond) 1. 1. Organizacija rada (serija) � 1. 1. 1. Upravljanje (podserija) 1. 1. Tijela upravljanja (pod-podserija) 1. 1. 1. Pravilnici o radu (dosje) 1. 1. 2. Zapisnici sjednica (dosje) 1. 2. Ljudski resursi (serija) � 1. 2. 1. Stručno usavršavanje i izobrazba (podserija) 1. 2. 1. 1. Analize i programi obrazovanja (pod-podserija) 1. 2. 1. 1. 1. Ocjene potreba, programa i mogućnosti (dosje) 1. 2. 1. 1. 2. Planovi stručnog usavršavanja (dosje)

Primjer 3 (osnovne serije – Arhinet sustav)

Primjer: (opći i administrativni dio)

6. Stručna djelatnost Iz statuta pojedinih organizacija moguće je identificirati pojedine dokumentacijske cjeline koje se mogu/moraju pronalaziti u popisu gradiva. Za škole to su pedagoška i andrgoška dokumentacija Za sudove sudska dokumentacija Za javne bilježnike janobilježnička dokumentacija Za općine i gradove rad odjela mjesnih odbor i dr. . .

Rješenje 1. Organizacija i upravljanje (serija) 1. 1. Upravljanje 1. 1. 1. Tijela upravljanja 1. 1. Sjednice 1. 1. 1. Zapisnici sjednica 1. 2. Propisi i normativni akti 1. 2. 1. Uredba o unutarnjem ustrojstvu 1. 2. 2. Pravilnik o unutarnjem redu 1. 3. Planovi i programi rada 1. 3. 1. Godišnji planovi rada 1. 4. Potpisi, žigovi i identifikacijske isprave 1. 4. 1. Popis pečata i žigova 1. 4. 2. Ovlaštenja za potpisivanje akata 1. 5. Stručna tijela 1. 5. 1. Povjerenstvo za informatizaciju

2. Ljudski resursi, rad i radni odnosi (serija) 2. 1. Rad volontera 2. 2. Ostala primanja iz radnih odnosa 2. 2. 1. Jubilarne nagrade 2. 3. Školovanja i stručna usavršavanja 2. 3. 1. Državni stručni ispit 2. 4. Očevidnik državnih službenika 2. 5. Radnička pitanja 2. 5. 1. Sindikat 2. 5. 1. 1. Sindikalne akcije 2. 6. Zaštita na radu 2. 6. 1. Radna odijela

3. Financijsko poslovanje i računovodstvo (serija) 3. 1. Financijski planovi i izvješća 3. 1. 1. Završni račun 3. 2. Platni promet i novčano poslovanje 3. 2. 1. Devizno poslovanje

4. Nekretnine, postrojenja i oprema (serija) 4. 1. Zgrade 4. 1. 1. Rekonstrukcija zgrade 4. 2. Oprema 4. 2. 1. Telekomunikacijska oprema 4. 3. Sigurnost i zaštita 4. 3. 1. Nesreće i nepogode 4. 3. 1. 1. Planovi za evakuaciju 4. 4. Infrastruktura i opskrba 4. 4. 1. Komunalne usluge

5. Informacijski resursi i dokumentacija (serija) 5. 1. Arhivsko poslovanje 5. 1. 1. Evidencije 5. 1. 1. 1. Knjiga pismohrane 5. 1. 2. Izlučivanje 5. 1. 2. 1. Rješenja za izlučivanje gradiva 5. 2. Nagrade, priznanja i darovi 5. 2. 1. Donacije 5. 3. Stipendije 5. 3. 1. Molbe za stipendije