ESIMIESVALMENNUS 2 Opintopllikk informaatioohjaajana kokemuksia puun ja kuoren

ESIMIESVALMENNUS 2 Opintopäällikkö informaatio-ohjaajana - kokemuksia puun ja kuoren välistä Mikko Vehkaperä (Terhi Mella, Mervi Tikkanen, Maija-Sisko Tuomaala)

Kehittämisprojektin alustava suunnitelma • tehdään neljän opintopäällikön yhteistyönä • tarkastellaan opintoasiainhallinnon ja opintopäällikön rooleja nyt ja tulevaisuudessa, muutosten kohdatessa ja niiden jälkeen • aihealue on jaettu neljään, osittain limittyvään osaalueeseen • osa-alueet ja niiden sisällöt tarkentuvat työn edetessä

Kehittämisprojektin alustava suunnitelma 1. Kollega vai esimies? • • • opintopäällikön toimenkuvan selkiyttäminen onko meillä alaisia informaatio-ohjaus miten nykytila eroaa tulevaisuudesta miten toimia kahden roolin välillä 2. Henkilöstöjohtaja • • • työyhteisön kuunteleminen, ilmapiirin aistiminen osallistuva johtaminen palautteen antaminen päätösten tekeminen (myös vaikeiden) ja niistä informoiminen ”muutosjohtajuus”: miten muutosvastarinta käännetään positiiviseksi voimavaraksi

Kehittämisprojektin alustava suunnitelma 3. Puolestapuhuja • • miten toimin tiimin edustajana tiedekunnan / yliopiston johdolle miten sovitan tiimin edun tiedekunnan / yliopiston etuun miten saan ”tahtoni läpi” olenko aina oikeassa 4. Tiimijohtaja • • • mitä tarkoitetaan tiimillä ja tiimijohtajuudella toimiiko työyhteisö tiiminä mikä on opintoasiainhallinnon tulevaisuus, ovatko tiimit katoamassa onko opintoasioilla (tai pitäisikö edes olla) oma missio, visio, strategia, arvot jne. olemmeko perässähiihtäjiä, sopeutujia vai edelläkävijöitä

Sama kuvana 4 3 1 2

Tavoite • kehittyminen kannustavaksi informaatio-ohjaajaksi • valmiudet pystyä toimimaan muutostilanteessa, hallita se sekä auttaa muitakin hallitsemaan • oman roolin selkiyttäminen nyt ja jatkossa

Toteuttaminen • alustava miettiminen aiheesta ja osa-alueista on tehty yhteistyönä • kukin perehtyy omaan osa-alueeseensa tarkemmin omien kokemustensa ja mahdollisesti kirjallisuuden avulla • välillä pidetään yhteispalavereita, joissa käydään läpi tehtyjä havaintoja > täsmennetään osa-alueiden eroja tai yhtäläisyyksiä sekä saadaan ideoita toisilta • lopuksi kokoonnutaan yhteen tekemään loppupäätelmät

Dokumentointi • kukin opintopäällikkö laatii oman raporttinsa, jotka yhdistetään yhteiseksi raportiksi kehittämispäivän aikana • lisäksi syntyy paljon työpapereita ja mahdollisesti väliraportteja

Oma kehittämisprojekti • lähestyin tehtävää lähinnä henkilökohtaisen kehittymisen kannalta • kirjallisuuden läpikäyminen ja oman työn pohtiminen sen kautta • lähemmässä tarkastelussa noin 10 kirjaa • tuloksena oppimispäiväkirjatyyppinen pohdiskelma

Mitä ideoita? • Virtanen: informaatio-ohjaaja • taustaoletuksiin vaikuttaminen • Minzberg (1989) puhuu johtajan erilaisista rooleista, joita on hänen mukaansa kolme: – Henkilösuhderoolit (keulakuva, johtaja, yhteydenpitäjä) – Tiedonvälitysroolit (tarkkailija, tiedonvälittäjä, puolestapuhuja) – Päätöksentekoroolit (työnantaja, häiriöidenpoistaja, resurssien jakaja, neuvottelija) • asiantuntijaorganisaatio • Sipilä: energian luoja, producing manager • Yukl: manager without subordinates

Mitä vaikeuksia? • Ei virallista esimiesasemaa • Valta ja vastuu ei tasapainossa • Missä määrin voi ”astua toisen varpaille”? • Toisaalta ei myöskään halua olla Järvisenkin käyttämän termin mukaan ”valtaa hamuava osastopäällikkö”. • Oma aktiivisuus ratkaisee paljon, mutta mikä on ideaali aktiivisuuden määrä?

Miten muutoksessa? • Muutoksesta pitää tiedottaa jatkuvasti ja uutistyhjiö täytyy ehdottomasti välttää. Pitää tiedottaa, vaikka ei ole uutistakaan. Pitää myös kertoa, mistä asioista ei voida vielä kertoa ja miksi. (Åberg, 2006, s. 131– 132. ) • ”Ellei keskijohdon edustaja saa omalta esimieheltään tietoa asioiden tilasta ja tulevista suunnitelmista, miten ihmeessä hän voi täysillä antaa oman ja tiiminsä panoksen yhteiseksi hyväksi? Arvelujohtaminen on huono johtamisen malli. ” (Åberg 2006, s. 13. )

Valmiina syksyllä 2007