ELEKTRONINI NUOLAT IR ILGAI SAUGOM DOKUMENT TVARKYMAS Vilniaus

ELEKTRONINIŲ NUOLAT IR ILGAI SAUGOMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS Vilniaus regioninis valstybės archyvas

Elektroninių dokumentų rengimas • Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2017 m. vasario 14 d. įsakymu Nr. VE-10 „Dėl oficialiųjų elektroninių dokumentų specifikacijų“ yra nustatyta, kad • valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų rašytiniams dokumentams prilyginami elektroninės formos dokumentai rengiami prilyginami taip, kad atitiktų Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V 1. 0, ADOC-V 1. 0 patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60.

Elektroninių dokumentų rengimas • Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V 1. 0, ADOC-V 1. 0 patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V 60 „Dėl elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOCV 1. 0 patvirtinimo (su 2016, 2018 ir 2019 m. pakeitimais).

Elektroninių dokumentų rengimas • Elektroninio dokumento turinį sudaro šios dalys: a) pagrindinis dokumentas – elektroninio dokumentas turinio dalis, kurioje pateikiama pagrindinė elektroninio dokumento turinio informacija, arba lydraštis, kuriame fiksuojama informacija apie persiunčiamus elektroninius dokumentus; b) dokumento priedai (jie nebūtini) – elektroninio priedai dokumento turinio dalis, kurioje pateikiama pagrindinį dokumentą papildanti elektroninio dokumento turinio informacija;

Elektroninių dokumentų rengimas c) pridedami elektroniniai dokumentai (jie dokumentai nebūtini) – savarankiški elektroniniai dokumentai, pridedami prie pagrindinio dokumento kaip jo turinį papildanti, paaiškinanti ar pagrindinio dokumento turinyje pateiktus faktus pagrindžianti informacija; – taip pat su lydraščiu siunčiami elektroniniai dokumentai.

Elektroninių dokumentų rengimas • Elektroninio dokumento lydraštyje priedai ir pridedami dokumentai nurodomi taip: - jei priedas yra PDF formato dokumentas, nurodomas jo pavadinimas ir plėtinys, pvz. : PRIDEDAMA. Pažyma apie gautas pajamas. pdf - jei pridedamas elektroninis dokumentas, nurodomas elektroninio dokumento rinkmenos pavadinimas ir plėtinys, pvz. : PRIDEDAMA. Pažyma apie gautas pajamas. adoc

Elektroninių dokumentų rengimas • Rengiant elektroninį teisės aktą, kuriuo yra tvirtinami kiti dokumentai (pvz. , taisyklės, tvarkos aprašas ir pan. ): a) įsakymas, juo patvirtintas dokumentas (g. b. ir priedai) gali būti rengiamas, kaip vienas pagrindinis turinio dokumentas; pagrindinis b) įsakymo tekstas gali būti pagrindinis dokumentas, o juo patvirtintos taisyklės (tvarkos aprašas ir pan. ) su priedais – pagrindinio dokumento priedas; priedas

Elektroninių dokumentų rengimas c) įsakymo tekstas gali būti pagrindinis dokumentas, juo patvirtintos taisyklės (tvarkos aprašas ir pan. ) – pagrindinio dokumento priedas, taisyklių (tvarkos aprašo ir pan. ) priedai priedas – kitas pagrindinio dokumento priedas. kitas priedas • Pasirašant dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu, reikia užtikrinti, kad parašas apgaubtų visą dokumento turinį (pagrindinį dokumentą su visais priedais ir pridedamais dokumentais).

Elektroninių dokumentų rengimas ! Visi elektroninių dokumentų rengėjai turi tiksliai vykdyti numatytas dokumento rengimo procedūras, pvz. , uždėti varnelę prie nuorodos „elektroninis dokumentas“ (avilys), teisingai nurodyti pasirašančiam asmeniui parašo paskirtį ir pan. ! Jei dokumentų valdymo sistema suteikia galimybę pasirašančiam asmeniui pasirinkti parašo formatą (pvz. , leidžia pasirinkti kvalifikuotu ar sisteminiu parašu pasirašyti dokumentą), pasirašantis asmuo turi žinoti elektroninių dokumentų valdymo reikalavimus ir grąžinti rengėjui netinkamai parengtą dokumentą.

Elektroninis parašas • Pasirašant elektroninį dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu, svarbu pasirinkti tinkamą parašo paskirtį. • • El. parašo paskirtis: pasirašymas tvirtinimas vizavimas suderinimas registravimas gauto dokumento registravimas supažindinimas kopijos tikrumo patvirtinimas

Elektroninis parašas • Juridinio asmens atstovo kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia yra lygiavertė juridinio asmens atstovo rašytiniam parašui, patvirtintam juridinio asmens antspaudu, antspaudu kai pareiga turėti antspaudą nustatyta juridinio asmens steigimo dokumentuose arba įstatymuose. (Elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatymas, 5 str. )

Elektroninis parašas • Elektroninio parašo formatai: Elektroninio parašo formatai 1. XAd. ES-BES/EPES – atitinka minimalius saugaus parašo reikalavimus 2. XAd. ES-T (timestamp) – užtikrina pasirašymo laiką 3. XAd. ES-C (complete) – užtikrina, jog sertifikatas galiojo pasirašymo metu 4. XAd. ES-X (extended) – apsaugo nuo šakninių sertifikatų padirbimo 5. XAd. ES-X-L (extended long-term) – leidžia bet kada ateityje patikrinti parašą, net kai atitinkamų tarnybų nebėra 6. XAd. ES-A (archival) – leidžia dėti periodines laiko žymas ir taip saugoti dokumentą neribotą laiką

Elektroninis parašas • Elektroninio parašo formatai: Elektroninio parašo formatai 1. XAd. ES-BES/EPES – atitinka minimalius saugaus parašo reikalavimus 2. XAd. ES-T (timestamp) – užtikrina pasirašymo laiką 3. XAd. ES-C (complete) – užtikrina, jog sertifikatas galiojo pasirašymo metu 4. XAd. ES-X (extended) – apsaugo nuo šakninių sertifikatų padirbimo 5. XAd. ES-X-L (extended long-term) – leidžia bet kada ateityje patikrinti parašą, net kai atitinkamų tarnybų nebėra 6. XAd. ES-A (archival) – leidžia dėti periodines laiko žymas ir taip saugoti dokumentą neribotą laiką

Elektroninis parašas • Nuolat saugomus dokumentus ir ilgai saugomus Nuolat ilgai elektroninius veiklos dokumentus valstybės archyvams perduoda valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, įrašytos į perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą, kurį tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

Elektroninis parašas • Pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63, reikalavimus, nuolat ir ilgai saugomi elektroniniai dokumentai turi būti pasirašyti ne žemesniu kaip XAd. ES-X-L formato elektroniniu parašu.

Laiko žyma • Kvalifikuotas elektroninis parašas gali būti laikomas galiojančiu, tik jei asmuo jį sukūrė kvalifikuoto sertifikato galiojimo laikotarpiu, nes tik tokiu atveju kvalifikuotus sertifikatus sudarantis sertifikavimo paslaugų teikėjas atsako už duomenų sertifikate tikslumą. • Siekiant įrodyti, jog parašas buvo sukurtas atitinkamo sertifikato galiojimo laikotarpiu, į elektroninio parašo sudėtį įtraukiama laiko žyma

Laiko žyma • Pagal Europos parlamento ir tarybos reglamentą Nr. 910/2014 elektroninė laiko žyma– žyma elektroninės formos duomenys, kuriais kiti elektroninės formos duomenys susiejami su tam tikru laiku ir taip sukuriamas įrodymas, kad pastarieji egzistavo tuo metu. • Kvalifikuotų elektroninių parašų galiojimo įrodymams išsaugoti gali būti naudojamos tik kvalifikuotos elektroninės laiko žymos. (nuo 2017 -01 -01) (Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 18 p. )

Laiko žyma • https: //elektroninisparasas. lt

Elektroninis parašas • Savivaldybių tarybų, mero, administracijos direktoriaus, kitų įstaigų vadovų leidžiami nuolat ir ilgai saugomi elektroniniai teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) pasirašomi ne žemesniu kaip XAd. ES-X-L formato kvalifikuotu elektroniniu parašu su kvalifikuota laiko žyma. • Savivaldybėje ir kitose įstaigose rengiami nuolat saugomi elektroniniai posėdžių protokolai (tarybos, komitetų, komisijų ir kt. ) turi būti pasirašyti posėdžio pirmininko (mero) ir sekretoriaus lygiaverčiais ne žemesniais kaip XAd. ES-X-L formato kvalifikuotais elektroniniais parašais XAd. ES-X-L su kvalifikuota laiko žyma.

Elektroninių dokumentų registravimas • Įstaigos sudaryti ar gauti elektroniniai dokumentai turi būti užregistruoti. • Elektroninis dokumentas gali būti registruojamas iki jo pasirašymo arba po pasirašymo – priklausomai nuo dokumentų valdymo sistemos funkcionalumo.

Elektroninių dokumentų registravimas • Elektroniniai dokumentai registruojami tą dieną, kurią jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami. • Jei elektroninis dokumentas užregistruojamas iki jo pasirašymo, įstaigos sudaryto elektroninio dokumento turinyje gali būti nurodyti registracijos data ir registracijos numeris.

Elektroninių dokumentų registravimas • Registruose, kurie pildomi dokumentų valdymo sistemoje, ypač nuolat ir ilgai saugomų dokumentų, privalomos skiltys yra: - dokumento registracijos data, - dokumento registracijos numeris, - dokumento pavadinimas (antraštė). • Registrai gali būti papildyti kitomis reikiamomis skiltimis.

Elektroninių dokumentų registravimas • Elektroniniai dokumentai gali būti registruojami įstaigos bendruose registruose kartu su popieriniais dokumentais, nurodant, kad dokumentas yra elektroninis (pvz. , nurodomas elektroninės bylos indeksas, papildytas E raide). • Atsižvelgdamas į įstaigos veiklos pobūdį, vadovas gali nustatyti ir atskirus elektroninių dokumentų registrus. • Jei sudaromas atskiras elektroninių dokumentų registras, jo identifikavimo žymuo gali būti papildytas raide „E“.

Elektroninių dokumentų registravimas • Atskiri elektroninių dokumentų registrai gali būti skirti atskirų rūšių ir konkrečių struktūrinių padalinių elektroninių dokumentų registravimui, pvz. : • 1. Švietimo skyriaus vedėjo įsakymų V 5 E Metų Švietimo skyriaus veiklos organizavimo klausimais registras vyriausioji specialistė Varda Pavardaitė 2. Socialinės paramos skyriaus vedėjo įsakymų veiklos organizavimo klausimais registras V 6 E Metų Socialinės paramos skyriaus vyresnioji specialistė Vardutė Pavardutė 3. . . . seniūno įsakymų veiklos organizavimo klausimais registras V 10 E Metų . . . seniūnijos raštvedė Pavarda Vardienė

Elektroninių dokumentų registravimas • Bendri elektroninių dokumentų registrai skirti visiems struktūriniams padaliniams arba įvairių rūšių ir skirtingų rengėjų elektroniniams dokumentams, pvz. : . . Struktūrinių padalinių vadovų įsakymų veiklos organizavimo klausimais registras SVE Metų Struktūrinių padalinių registratoriai Laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių protokolų, aktų, išvadų registras PPE Metų Dokumentų valdymo skyrius Savivaldybės tarybos komitetų posėdžių protokolų registras T 5 E Metų Tarybos sekretoriatas Registruoja Savivaldybės komisijų, tarybų, darbo grupių posėdžių sekretoriai

Elektroninių dokumentų registravimas • Elektroninių dokumentų registrai gali būti elektroniniai arba ne. : 1. 5. Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais nuolat R 5. 6. 2 Bendrasis skyrius 1. 5 E Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais nuolat R 5. 6. 2 Bendrasis skyrius 1. 6. Direktoriaus įsakymų veiklos organizavimo klausimais registras V nuolat R 8. 6. Bendrasis skyrius DVS • Įsakymai yra popieriniai ir elektroniniai, registras – dokumentų valdymo sistemoje, pasibaigus metams bus atspausdintas.

Elektroninių dokumentų registravimas 1. 5 E Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais nuolat R 5. 6. 2 Bendrasis skyrius 1. 6. Direktoriaus įsakymų veiklos organizavimo klausimais registras VE nuolat R 8. 6. Bendrasis skyrius DVS • Įsakymai tik elektroniniai, registras – dokumentų valdymo sistemoje, pasibaigus metams bus atspausdintas. • Kadangi registre registruojami tik elektroniniai dokumentai, jo identifikavimo žymuo papildytas raide „E“ (nebūtina).

Elektroninių dokumentų registravimas 1. 5. Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir jų registras V nuolat R 5. 6. 2, 8. 6. Bendrasis skyrius Registras DVS 1. 6 E Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir jų registras VE nuolat R 5. 6. 2, 8. 6. Bendrasis skyrius Registras DVS • • Įsakymai yra ir popieriniai, ir elektroniniai: - popieriniai įsakymai registruojami registre V – registras pildomas dokumentų valdymo sistemoje, pasibaigus metams bus atspausdintas; - elektroniniai įsakymai registruojami registre VE - registras pildomas dokumentų valdymo sistemoje, pasibaigus metams bus atspausdintas. Šiuo atveju antro registro identifikavimo žymuo privalo būti papildytas raide „E“ tam, kad atskirtume elektroninių įsakymų registrą VE nuo popierinių įsakymų registro V.

Elektroninių dokumentų registravimas • Registro indeksas papildomas raide „E“ kai: 1) registras yra automatinis, (pvz. SODRai, VMI, Teritorinei ligoninių kasai pateikti prašymai, deklaracijos, pranešimai ir pan. registruojami automatiškai numatytuose registruose), pvz. : 7. 34. Valstybinio socialinio draudimo ir sveikatos draudimo fondų lėšų finansinių ataskaitų F 4 ir Valstybinio 10 m. socialinio draudimo įmokų, delspinigių ir baudų įsiskolinimo sumokėjimo atidėjimo ataskaitų F 4 -1 registras VRE_F 4 STR 1. 21 Registro skyrius 7. 34 E Valstybinio socialinio draudimo ir sveikatos draudimo fondų lėšų finansinių ataskaitų F 4 ir Valstybinio 10 m. socialinio draudimo įmokų, delspinigių ir baudų įsiskolinimo sumokėjimo atidėjimo ataskaitų F 4 -1 registras VRE_F 4 E STR 1. 21 Registro skyrius DVS

Elektroninių dokumentų registravimas 2) registras pildomas DVS, bet metų pabaigoje, kai užregistruotas paskutinis tų metų dokumentas, registras verčiamas ADOC dokumentu, pvz. :

Elektroninių dokumentų registravimas 1. 5 E Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais nuolat R 5. 6. 2 Bendrasis skyrius 1. 6 E Direktoriaus įsakymų veiklos organizavimo klausimais registras VE nuolat R 8. 6. Bendrasis skyrius DVS pasibaigus metams registras verčiamas ADOC Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir jų registras VE nuolat R 5. 6. 2, 8. 6. Bendrasis skyrius Registras DVS pasibaigus metams registras verčiamas ADOC arba: 1. 5 E • Registrai skirti tik elektroninių dokumentų registravimui, todėl jų identifikavimo žymenys papildyti raide „E“ (nebūtina).

Registro tvarkymas, kaip ADOC dokumento • Registro turinys perkeliamas į darbalaukį (jei yra toks DVS funkcionalumas), apipavidalinamas pagal poreikį – įrašomi įstaigos ir registro pavadinimai, jei reikia – keičiama dokumentų numeracija nuo 1 iki paskutinio, šalinamos nereikalingos skiltys ir pan. (jei yra tokia galimybė, pvz. , sistema leidžia registrą išsaugot word formatu).

Registro tvarkymas, kaip ADOC dokumento • Rengiamas naujas ADOC formato elektroninis dokumentas, kurio pagrindinis dokumentas yra registro turinys. • Sukurtas elektroninis dokumentas pasirašomas ne žemesniu kaip XAd. ES-X-L formato kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Elektroninių dokumentų registravimas • Sukurtas elektroninis dokumentas registruojamas pvz. , Bendrame dokumentų registre ir priskiriamas bylai pagal dokumentacijos planą, g. b. įsakymų elektroninei bylai, jei taip numatyta dokumentacijos plane, arba kitai elektroninei bylai.

Elektroninių dokumentų registravimas • Pageidaujama, kad registras (ADOC) būtų užregistruotas tais pačiais kalendoriniais metais, kaip ir jame užregistruoti įsakymai, ypač kai įsakymai ir registras priskiriami tai pačiai bylai: ir registras priskiriami tai pačiai bylai 1. 5 E Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir jų registras VE nuolat R 5. 6. 2, 8. 6. Bendrasis skyrius Registras DVS pasibaigus metams registras verčiamas ADOC

Elektroninių bylų sudarymas • Įstaigos sudaryti ar gauti ir užregistruoti elektroniniai dokumentai sisteminami į elektronines bylas pagal įstaigos dokumentacijos planą. • Kiekvienai elektroninei bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir žymuo „E“, žymintis bylos formą (elektroninė).

Elektroninių bylų sudarymas • Į įstaigos dokumentacijos planą įtraukiamos visos elektroninės bylos, kurias planuojama sudaryti ar tęsti kitais metais: - sudarytos iš elektroninių dokumentų, parengtų pagal ADOC specifikaciją ir pasirašytų kvalifikuotu elektroniniu parašu;

Elektroninių bylų sudarymas - sudarytos iš elektroninių trumpai saugomų ir neperduodamų kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos dokumentų (pvz. , komandiruočių ataskaitų, struktūrinių padalinių planų ir ataskaitų, tarnybinių pranešimų, įvairių rūšių darbuotojų prašymų ir pan. ), pasirašytų sisteminiu parašu.

Elektroninių bylų sudarymas 1. 2 E Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir jų registras V 1. 3 E Metų veiklos planavimo dokumentai nuolat R 5. 6. 2, 8. 6 nuolat R 5. 6. 4. 2 . . . Registras ADOC dokumentai, pasirašyti DVS kvalifikuotu elektroniniu parašu „Avilys“ . . . ADOC dokumentai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu (nes „nuolat“) 1. 4 E Struktūrinių padalinių metų veiklos planai 1. 6 E Metų veiklos ataskaita 1. 8 E Struktūrinių padalinių ir darbuotojų ketvirčių, pusmečių, metų veiklos ataskaitos . . . 2 m. R 5. 11 nuolat R 5. 12. 1. 2. . . 3 m. . . . Trumpai saugomi vidaus dokumentai, parengti ne pagal ADOC formatą ir pasirašyti sisteminiu parašu ADOC dokumentai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu (nes „nuolat“) Trumpai saugomi vidaus dokumentai, parengti ne pagal ADOC formatą ir pasirašyti sisteminiu parašu

Elektroninių bylų sudarymas Susirašinėjimo su institucijomis, įstaigomis ir įmonėmis 1. 10 E priskirtos veiklos srities klausimais dokumentai 5 m. (valstybes . . . archyvo sprendimu – nuolat) . . . ADOC dokumentai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu (nes perduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims) 2. 8 E Prašymai atostogų ir kitais klausimais, atostogų grafikai, tarnybiniai pranešimai . . . 5 m. . Trumpai saugomi vidaus dokumentai, parengti ne pagal ADOC formatą ir pasirašyti sisteminiu parašu

Elektroninių bylų sudarymas • Sudarant dokumentacijos planą, reikia priimti argumentuotus sprendimus dėl įvairių institucijų (tarybų, komitetų, komisijų, darbo grupių ir pan. ) elektroninių posėdžių protokolų formos ir jų saugojimo termino, t. y. : - nuolat - 5 m. valstybės archyvo sprendimu - nuolat.

Elektroninių bylų sudarymas • Protokolai, kuriuos numatyta saugoti nuolat, turi būti parengti pagal ADOC specifikaciją ir pasirašyti ne žemesniu kaip XAd. ES-X-L formato kvalifikuotu elektroniniu parašu. Lygiaverčiais parašais protokolą turi pasirašyti posėdžio pirmininkas ir sekretorius. • Trumpai saugomi elektroniniai protokolai gali būti rengiami ne pagal ADOC specifikaciją ir pasirašomi sisteminiu parašu.

Elektroninių bylų sudarymas • Atliekant užbaigtos protokolų bylos vertės ekspertizę, nėra jokių kliūčių atrinkti nuolat saugoti tik išliekamąją vertę turinčius dokumentus, kai visi byloje esantys protokolai parengti pagal ADOC specifikaciją ir pasirašyti ne žemesniu kaip XAd. ES-X-L formato kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Elektroninių bylų sudarymas • Kai protokolų byla sudaryta iš WORD ar PDF formatu parengtų dokumentų, pasirašytų sisteminiu parašu, atrinkti nuolat saugoti tokį protokolą, kaip elektroninį dokumentą, yra neįmanoma. • Jei tokiu būdu parengtas protokolas turi didelę išliekamąją vertę, vienintelė galimybė jį išsaugoti nuolat – atspausdinti ir įforminti kaip elektroninio dokumento nuorašą.

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai Klaidos: • Neteisingai nurodytas bylos indeksas: - elektroninis dokumentas priskiriamas popierinei bylai vietoj elektroninės; - pasirinkta E, bet ne ta byla, pvz. , personalo įsakymų vietoj veiklos arba atostogų vietoj personalo.

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai • Pasirinkta E byla, bet įsakymas parengtas ne ADOC formatu (PDF su sisteminiu parašu). • Parengtas teisingas E įsakymas teisingoje byloje, bet parašo paskirtis ne „pasirašymas“. • Dokumentas užregistruotas ne tame registre, kuriame numatyta.

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai • Dokumentų valdymo sistemos registre vietoj dokumento registravimo datos atvaizduojama dokumento rengimo data, paskelbimo data, įsigaliojimo data ir kt. • Rengiant dokumentą, jo turinyje iš karto spausdinama data, kuri lieka dokumente, nors jis pasirašomas ir registruojamas vėliau – t. y. data, nurodyta dokumente, skiriasi nuo registravimo datos registre.

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai Klaidų ir problemų sprendimo būdai: • Aiškus visų procesų ir procedūrų reglamentavimas, atsakomybės nustatymas už reikalavimų nevykdymą. • Bylų ir registrų kiekio sumažinimas – numatoma kuo daugiau bendrų bylų, pvz. , - popierinių susirašinėjimo bylų daug, o elektroninių – viena; - visų struktūrinių padalinių vadovų elektroniniams įsakymams - viena byla; - bendra tarnybinių pranešimų byla ir pan.

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai • Numatoma kuo daugiau bendrų registrų, pvz. : visų rūšių darbuotojų prašymų, visų rūšių pažymų, visų struktūrinių padalinių įsakymų, visų aktų, visų protokolų, bendras vidaus dokumentų registras, visiems struktūriniams padaliniams skirtas vienas bendras gautų, vienas bendras siunčiamų, vienas bendras gyventojų prašymų registras ir pan.

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai • Dokumentų valdymo sistema suadministruojama taip, kad kiekvienas jos naudotojas matytų tik jam skirtas bylas ir registrus, t. y. per teises ir roles darbuotojams turi būti maksimaliai sumažintas galimas pasirinkimas. Pvz. , rengiant konkretų dokumentą matomas tik vienas registras ir viena byla arba pasirinkti galima tik iš 2 -3 registrų (tik savo struktūrinio padalinio) ir keleto bylų (tik savo struktūrinio padalinio).

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai • Automatinė registracija – numatomas funkcionalumas, kai parengtas dokumentas po visų nustatytų procedūrų pabaigos automatiškai registruojamas priskirtame registre. • Rengimas ir patalpinimas į sistemą dokumentų šablonų, kurie „pririšti“ prie konkrečios bylos ir konkretaus registro – pvz. , įsakymas, pažyma, aktas, raštas ir kt.

Dažniausios klaidos elektroninių dokumentų valdyme ir problemų sprendimo būdai • Paskyrimas asmens (sistemos administratoriaus), kurio pareigų aprašyme būtų funkcijos: - pastovus DVS naudojimo stebėjimas, - klaidų paieška ir analizė, - DVS funkcionalumo trūkumų, tobulinimų, pakeitimų pasiūlymų rengimas. • DVS administratorius privalo turėti tinkamas kompetencijas ir galimybę susisiekti su darbuotojais ir pateikti jiems paaiškinimus, suteikti konsultacijas ir pan.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Pasibaigus kalendoriniams metams elektroninės metams bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos. • Už elektroninių bylų tvarkymą atsakingi darbuotojai prireikus gali atlikti pakeitimus užbaigtoje elektroninėje byloje. • Jei elektroninei bylai yra priskirta elektroninių dokumentų, kurie neatitinka elektroninės bylos antraštės ar nurodyto saugojimo termino, jie priskiriami reikiamoms elektroninėms byloms.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas ! Darbuotojui, tvarkančiam elektroninius dokumentus, turi būti suteiktos teisės matyti visus reikiamus dokumentus ir juos tvarkyti (pakeisti bylos indeksą, priskirti dokumentą bylai ir pan. )

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Nuolat ir ilgai saugomos elektroninės bylos sutvarkomos taip: 1. Tikrinamas dokumentų kiekis elektroninėje byloje – kiekis sulyginamas kiekis dokumentų, esamų byloje pagal bylos indeksą, su kiekiu registre, pvz. : 1. 2 E Tarybos posėdžių protokolai ir sprendimai 1. 3 Tarybos posėdžių protokolų registras T 1. 2 Tarybos sprendimų registras S Tikriname byloje 1. 2 E esamų protokolų ir sprendimų kiekį pagal du registrus - T ir S.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Jei byloje mažiau dokumentų nei registre, įtariama, kad neteisingai buvo nurodytas bylos indeksas - dokumentas surandamas pagal rengėją, datą, rūšį ir pan. ir perkeliamas į reikiamą bylą. Tokių veiksmų atlikimui elektroninių dokumentų valdymo sistemose numatytas funkcionalumas: „nurodyti bylą“, „priskirti bylai“, „pakeisti bylą“, „sukurti bylą“ ir pan.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Jei byloje daugiau dokumentų nei registre, yra du variantai: 1) dalis dokumentų užregistruota netinkamame registre – tokiu atveju nieko neįmanoma padaryti; 2) dalis dokumentų nepriklauso šiai bylai – tokiu atveju reikia peržiūrėti visus byloje esančius dokumentus ir išimti, t. y. , pakeisti indeksą tiems, kurie bylai nepriklauso, pvz. , kai įsakymų veiklos organizavimo klausimais byloje randami personalo įsakymai, arba personalo įsakymų byloje – kasmetinių atostogų įsakymai.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Jei tvarkant elektroninius dokumentus dalį nuolat saugomoje byloje esančių elektroninių dokumentų nustatoma saugoti trumpai (pvz. , tikrinant protokolų bylą, nustatoma, kad tik keletas protokolų turi būti saugoma nuolat, kiti išliekamosios vertės neturi ir gali būti saugomi trumpai), tokie elektroniniai dokumentai priskiriami elektroninei bylai, sudaromai pagal numatomus saugojimo terminus.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Jei tinkamos bylos dokumentacijos plane nebuvo numatyta, sudaroma nauja byla su tuo pačiu bylos indeksu, kuris papildomas santrumpa ar kitu požymiu, pvz. , santrumpa „VE“, reiškiančia pakeitimus atlikus vertės ekspertizę. • Jei tokių bylų daugiau nei viena, gali būti sudarytos bylos, kurių indeksai papildyti „VE 1“, „VE 2“.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas 2. Tikrinami visų dokumentų metaduomenys: 2. metaduomenys - ar visi privalomieji pagal ADOC specifikaciją metaduomenys yra, - ar visi teisingi (pvz. , ar į dokumento metaduomenis yra įterpti dokumento registravimo duomenys, ar teisingai nurodytas bylos, kuriai priskirtas dokumentas, indeksas ir kt. ).

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Jei bylos indeksas nurodytas neteisingai, jį reikia keisti (taisyti), perskirstyti dokumentą, priskirti jį kitai bylai (pagal DVS atitinkamą funkcionalumą - tvarkyti, redaguoti). • Jei bylos indeksas nenurodytas, dokumentą reikia priskirti reikiamai bylai.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas 3. Tikrinamas dokumentų formatas - ar visi bylos 3. formatas dokumentai yra parengti ADOC formatu ir pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu. • Tarp dokumentų gali būti PDF ar docx formatu parengti dokumentai, pasirašyti sisteminiu parašu. Tokiu atveju reikia:

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas - perskirstyti netinkamo formato dokumentą kitai bylai - popierinei, jei tokia buvo numatyta dokumentacijos plane; - jei popierinės bylos tų metų dokumentacijos plane nebuvo numatyta – reikia sukurti DVS atbuline data naują popierinę bylą indeksu 1. 1 (pvz. , 2018 metais tvarkoma 2017 metų E byla indeksu 1. 1 E) ir perkelti PDF ar docx dokumentą į tą bylą.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas Tikslas - išimti iš E bylos netinkamo formato dokumentą. • Netinkamo formato dokumentą reikia - atspausdinti (pageidaujama - su metaduomenų kortele, jei DVS turi tokį funkcionalumą), - įforminti kaip elektroninio dokumento nuorašą, - sudaryti popierinę bylą, - ją įrašyti į popierinių bylų apyrašą.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas 4. Tikrinami parašai - parašai ar pasirašymo (arba patvirtinimo) parašas yra XAd. ES-XL arba XAd. ES-A lygio su laiko žyma. • Registravimo parašui užtenka XAd. ES-EPES lygio. • Parašo lygmuo vizavimui (pritarimui, derinimui, supažindinimui) priklauso nuo įstaigos vidaus reglamentavimo: - jei reikia išsaugoti vizavimą tiek pat, kiek pasirašymą- vizavimui naudojamas XAd. ES-XL arba XAd. ES-A parašas. - jei vizavimo išsaugoti nenumatyta – g. b. XAd. EX-EPES, XAd. ES-T lygio parašas arba sisteminis (tik DVS).

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Jei aptikta, kad parašai yra netinkamo lygio, trūksta laiko žymos - galimi tvarkymo variantai: 1. Jei pasirašančio asmens sertifikatas dar galioja- galima pakelti parašo lygį, t. y. sudėti laiko žymas. Priklausomai nuo DVS funkcionalumo tai daroma automatiškai arba rankiniu būdu (mygtuku) kiekviename dokumente. Gali būti, kad reikės pakelti parašo lygį 2 kartus (iš XAd. EX-EPES iki XAd. EX-T, po to – iki XAd. EXXL).

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas 2. Jei pasirašančio asmens sertifikatas jau nebegalioja – kiekvieną dokumentą galima apgaubti ir pasirašyti kopijų tikrumo paskirties kvalifikuotu parašu XAd. EX-XL arba XAd. EX-A lygio – DVS turi būti toks funkcionalumas. • Nepaisant kopijų tvirtinimo datos, dokumentas išlieka priskirtas tų metų bylai, kuriais buvo sudarytas, pasirašytas ir užregistruotas.

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas • Darbuotojui, tvirtinančiam elektroninių dokumentų kopijų tikrumą: - turi būti suteiktas įgaliojimas tvirtinti kopijas; - priskirta atitinkama funkcija (teisė, rolė) dokumentų valdymo sistemoje; - jis privalo turėti kvalifikuotą elektroninį parašą, į kurį turi būti įterptos laiko žymos (t. y. , parašo lygmuo turi būti pakeltas iki XAd. EX-XL).

Užbaigtų elektroninių bylų tvarkymas 3. Jei nepavyksta sutvarkyti dokumento, kaip elektroninio, jis spausdinamas, įforminamas, kaip elektroninio dokumento nuorašas ir dedamas į popierinę bylą.

Elektroninių dokumentų nuorašų spausdinimas ir įforminimas • Elektroninių dokumentų nuorašų spausdinimo ir spausdinimo įforminimo reikalavimus nustato Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijos, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V 67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“.

Elektroninių dokumentų nuorašų spausdinimas ir įforminimas • Elektroninio dokumento nuorašas spausdinamas vienu iš šių būdų: - atspausdinamas visas elektroninio dokumento turinys (pagrindinis elektroninis dokumentas ir, jei yra, priedai ir (ar) pridedami elektroniniai dokumentai) ir detalūs jo metaduomenys; - atspausdinamas visas elektroninio dokumento turinys (pagrindinis elektroninis dokumentas ir, jei yra, priedai ir (ar) pridedami elektroniniai dokumentai) ir pagrindiniai jo metaduomenys;

Elektroninių dokumentų nuorašų spausdinimas ir įforminimas - atspausdinamas visas elektroninio dokumento turinys (pagrindinis elektroninis dokumentas ir, jei yra, priedai ir (ar) pridedami elektroniniai dokumentai). • Šiuo atveju turi būti užtikrinta, kad elektroninio dokumento turinyje bus nurodyta elektroninio dokumento registracijos data ir numeris.

Elektroninių dokumentų nuorašų spausdinimas ir įforminimas • Elektroninio dokumento nuorašo pirmajame lape gali būti nurodyta specialioji žyma (žodžiai „Elektroninio dokumento nuorašas“ paryškintomis raidėmis) • Atspausdinti elektroninių dokumentų nuorašai tvirtinami Dokumentų rengimo taisyklių 53– 55 punktuose nustatyta tvarka.

Elektroninių bylų apyrašai • Bylos, sudarytos iš elektroninių dokumentų, į apyrašus įrašomos Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka. • Ilgai ir nuolat saugomoms elektroninėms byloms nustatomi atskiri elektroninių bylų apyrašai pagal jų atskiri saugojimo terminą, pvz. : Veiklos organizavimo nuolat saugomų elektroninių bylų apyrašas Nr. 6 Personalo valdymo ilgai saugomų elektroninių bylų apyrašas Nr. 7

Elektroninių bylų apyrašai • Dokumentų valdymo sistemoje turi būti parengtas ir (per integraciją su EAIS, jei toks funkcionalumas yra) pateiktas archyvui derinti Bylų apyrašų sąrašas, papildytas elektroninių bylų apyrašais: Eil. Nr. Bylų apyrašo pavadinimas, numeris Pastabos 1. Nuolat saugomų vidaus administravimo ir specialiosios veiklos bylų apyrašas Nr. 1 2. Ilgai saugomų personalo valdymo bylų apyrašas Nr. 2 3. Nuolat saugomų civilinės būklės aktų įrašų bylų apyrašas Nr. 4 4. Nuolat saugomų civilinės būklės aktų įrašų abėcėlinių žurnalų (rodyklių) apyrašas Nr. 5 5. Ilgai saugomų civilinės būklės aktų įrašų registrų apyrašas Nr. 6 5. Nuolat saugomų Švietimo skyriaus specialiosios veiklos bylų apyrašas Nr. 7 6. Nuolat saugomų Ekonomikos ir turto valdymo skyriaus specialiosios veiklos bylų apyrašas Nr. 8 7. Nuolat saugomų elektroninių vidaus administravimo ir specialiosios veiklos bylų apyrašas Nr. 9 8. Ilgai saugomų elektroninių personalo valdymo bylų apyrašas Nr. 10

Elektroninių bylų apyrašai ! Rengiant elektroninių bylų apyrašą dokumentų valdymo sistemoje, reikia atkreipti dėmėsi į tai, kad sistemoje į apyrašą byla turi būti įkeliama iš bylų sąrašo ar dokumentacijos plano (t. y. , bylos antraštė nerašoma ranka, o pasirenkama), tokia byla į apyrašą patenka su visais joje esančiais dokumentais (skirtingai nuo popierinės bylos, kai apyraše yra tik įrašas apie bylos duomenis).

Elektroninių bylų apyrašai • Elektroninių bylų apyrašas rengiamas ir teikiamas derinti tik po to, kai atliktas elektroninių dokumentų bylų tikrinimas ir tvarkymas. • Elektroninių bylų apyrašai rengiami DVS ir teikiami archyvui derinti (per integraciją su EAIS, jei toks funkcionalumas yra). • Elektroniniame bylų apyraše nurodomas byloje esančių dokumentų (ne lapų) skaičius. dokumentų

Elektroninių bylų apyrašai • Dokumentų skaičius byloje neribojamas. Eilės Bylos Nr. indeksas Bylos antraštė Chronologinės ribos (data) Apimtis Pastabos 2016 m. 1. 1 E Eilės Bylos Nr. indeksas Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais Bylos antraštė 2016 -01 -26 2016 -12 -28 Chronologinės ribos (data) 180 dok. Apimtis 2016 m. 1. 2. 1 E Direktoriaus įsakymai personalo klausimais 2016 -01 -13 2016 -12 -30 1107 dok. Pastabos

Elektroninių dokumentų perdavimas • Elektroniniai dokumentai įstaigoje turi būti išsaugoti nustatytą laiką arba perduoti toliau saugoti teisės aktų nustatyta tvarka. • Nuolat ir ilgai saugomi elektroniniai dokumentai į ilgai valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo metus elektroninių bylų užbaigimo metų.

Elektroninių dokumentų perdavimas • Elektroninių dokumentų perdavimo valstybės archyvams tvarką ir reikalavimus nustato Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63.

Elektroninių dokumentų perdavimas • Elektroniniai dokumentai perduodami į valstybės archyvą perdavimo paketu (vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma). • Paketą automatiškai formuoja DVS, kai turi tokį funkcionalumą; • Paketas gali būti sudarytas rankiniu būdu; • Perkama elektroninių dokumentų perdavimo paketo rengimo paslauga.

Elektroninių dokumentų perdavimas • Elektroniniai dokumentai perduodami šiais būdais: - per Elektroninio archyvo informacinės sistemos teikiamas naudotojo sąsajos priemones; - per įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemą, kuri sąveikauja su informacine sistema; - įrašyti į vienkartinio įrašymo optines laikmenas (pvz. , CD-R, DVD-R).

Elektroninių dokumentų perdavimas • Kaip elgtis su teisės aktais, kurie buvo saugomi tik TAR priemonėmis? Atsakymas: www. archyvai. lt ↓ Teisinė informacija → Kiti dokumentai → Rekomendacijos: Įstaigų vadovų, kolegialių institucijų teisės aktų registravimo ir jų bylų sudarymo, įgyvendinant Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo reikalavimus, rekomendacijos