Digital Organisation Rejsehold pakke 1 Selvevaluering Mde i

Digital Organisation – Rejsehold pakke 1 Selvevaluering Møde i chefgruppen i XX område [dato] 26 -10 -2021 1

Program for rejseholdsmøde i områderne (1– 1½ time) 1. 2. 3. 4. Baggrund og formål Rejsehold og roller Vejen til den gode digitale organisation Selvevaluering • KL’s selvevalueringsværktøj for digital omstilling • Rudersdal dialog-værktøj med udgangspunkt i de tre kapabiliteter 5. Rejseholdets egne erfaringer med selvevaluering 6. Opsamling og evt. aftale om videre forløb vedr. selvevaluering 26 -10 -2021 2

1. Baggrund og formål Baggrund • Den Digitale Følgegruppe har i lyset af tilbagemeldinger fra områderne udarbejdet en række anbefalinger til initiativer i det fortsatte arbejde med Digital Organisation • Anbefalingerne til initiativer blev drøftet og godkendt på direktions- og chefmøde 17. august 2020 • I resten af 2020 og i 2021 skal der nu ske opfølgning i områderne med udgangspunkt i de besluttede initiativer Formål med digital organisation • Styrke de digitale kompetencer og det digitale mindset hos ledere og medarbejdere. Det sker med henblik på at udnytte potentialet ved digitalisering og skabe værdi, så vi får mest muligt ud af digitalisering udadtil og indadtil Formål med selvevaluering • Dialog og bevidsthed om det brede perspektiv på arbejdet med digital organisation (mere end systemer) • Selvevalueringsværktøjet hjælper til at stille skarpt på, hvor det skal sættes ind, og hvilke initiativer man kan arbejde med Selvevalueringsværktøjet giver ingen færdige løsninger. Det vigtige er den konstruktive dialog, hvor man både kommer hele vejen rundt og samtidig bliver sporet ind på, hvad der bør være i fokus og hvad næste skridt skal være 26 -10 -2021 3 3

2. Rejsehold og roller Rejsehold • Rejseholdene er et tilbud om processtøtte til områderne om understøttelse af arbejdet med konsolidering af digital organisation. • Målgruppen for rejseholdene er områdechefer, udvalgte ledere og ressourcepersoner med kompetencer og ansvar for digitale indsatser for det enkelte forvaltningsområde. • Rejseholdene understøtter områdernes arbejde med digital organisation gennem sparring og en kort workshop. Den primære vægt lægges på sparring på fremadrettet strategisk arbejde med konsolidering af digital organisation. • Rejseholdet kan deltage i et introduktionsmøde, og eventuelt følge op med facilitering af en workshop. • Formålet med introduktionsmødet er, at området er forberedt til selvevalueringen og har afklaret, hvorvidt området selv afvikler selvevalueringen eller vil benytte sig af rejseholdets facilitering. 26 -10 -2021 4

2. Rejsehold og roller Roller • Alle områder skal nu følge op og foretage en selvevaluering senest 1. halvår 2021 • Der kan vælges mellem KL’s selvevalueringsværktøj eller Rudersdal-udviklet dialogværktøj • Der er tilbud om at rejsehold (medlemmer af Den Digitale Følgegruppe) kan komme på besøg i et område til et introducerende møde med områdets chefer og ledere. • Det er områderne, der har ansvaret for gennemførelse af selvevalueringen og opfølgningen på denne. Rejseholdet har en understøttende funktion i form af introduktionsmøde og evt. procesbistand til workshop, hvor selvevalueringen foretages • Der er udarbejdet materiale til inspiration til brug for områdernes gennemførelse af selvevalueringen 26 -10 -2021 5

3. Vejen til den gode digitale organisation Evner og kompetencer (kapabiliteter) i den digitale organisation og tilhørende indsatser i Rudersdal Kommune • KL’s selvevalueringsværktøj for digital omstilling (Nyt tiltag) • • D-planen Strategisk Den tværgående strategiske organisering ”Digitalisering på tværs” • Dialogværktøj om digital organisation • • DISIMIT organisationsmedlemskab (Nyt tiltag) Teknologipulje • • Digitalt Forum 2019 om Teknologianvendelse Teknologisk • Overblik projekter med datafokus (Nyt tiltag) • 26 -10 -2021 Organisatorisk KL’s Teknologiradar (Nyt tiltag) • Gevinstrealiserings-værktøjer • Digitalt Forum 2018 om Digital Organisation • Krav og værktøjskasse til digitale kompetencer og digitalt mindset KL’s Kompetencehjul 6

3. Vejen til den gode digitale organisation Initiativer vedr. Digital organisation - besluttet på direktions- og chefmødet august 2020 Afsluttede tværgående initiativer PLAN FOR DIGITAL ORGANISATION I VP 2019 (tilbagemelding primo 2020) REJSEHOLDSRUNDE ALLE OMRÅDER 2019 Eksisterende tværgående initiativer FÆLLES KRAV TIL LEDERE OG MEDARBEJDERE Fx individuel kompetenceafklaring, og konkrete krav til digitalt mindset VEJLEDNINGER OG VÆRKTØJER PÅ INTRA Fx dialogværktøj om digitale kompetencer (KL’s kompetencehjul), dialogværktøj om digital organisation og oplægget ”den store fortælling” Forslag til nye tværgående initiativer 2020 SELVEVALUERING VIDENDELING 26 -10 -2021 Alle områder forholder sig til, hvordan man kan arbejde videre med digital organisation, fx ved brug af KL’s selvevalueringsværktøj for digital omstilling eller Rudersdal dialogværktøj om digital organisation Fx formidling af cases med video osv på intranettet ud fra områdernes tilbagemelding på plan for digital organisation 2019 DISIMIT-NETVÆRKET (2020) OBS: Hvordan bruger vi læring fra DISIMIT-netværket (Fx kompetenceudvikling, læring fra webinarer samt strategisk drøftelse i Den Digitale Følgegruppe) REJSEHOLD Rejseholdspakker fx: Intropakke til Digitalisering på Tværs og Digital Organisation, en med fokus på strategiske drøftelser og selvevaluering samt en om kompetenceafklaring. Rejsehold fra Den Digitale Følgegruppe DEN DIGITALE FØLGEGRUPPE Arbejder systematisk med de tre kapabiliteter og ser løbende på den organisatoriske modenhed 2019 mhp nye elementer i 2021 2020 2021 7

3. Vejen til den gode digitale organisation REJSEHOLDSPAKKER Formål: Inspiration og sparring. Indhold af pakkerne og målgruppe: • Pakke 1: Selvevaluering og fokus på digitale kapabiliteter i området, Strategisk, Teknologisk og Organisatorisk (indledende møde og evt. facilitering ved workshop) Målgruppe: Chefer og øverste ledelseslag • Pakke 2: Onboarding til ”Digitalisering på tværs” og ”digital organisation” (intro-møde) Målgruppe: Chefer og ledelseslaget • Pakke 3: Kompetenceafklaring (indledende møde og evt. facilitering ved workshop) Målgruppe: Chefer og ledelseslaget REJSEHOLD Rejseholdspakker fx: Intropakke til Digitalisering på Tværs og Digital Organisation, en med fokus på strategiske drøftelser og selvevaluering samt en om kompetenceafklaring. Rejsehold fra Den Digitale Følgegruppe Rejsehold: Som udgangspunkt medlemmer af Den Digitale Følgegruppe. Rejseholdene sammensættes ud fra kompetencer og målgruppe. Hvem kan få besøg? : Som udgangspunkt ledelseslaget i områderne. Som udgangspunkt én pakke pr. område medmindre andet aftales. Tidspunkt: Forventeligt 2. halvår 2020 og en del af 1. halvår 2021 26 -10 -2021 8

4. Selvevaluering Den besluttede anbefaling Formål: Styrke det videre arbejde med digital organisation i områderne og understøtte, at man ”kommer hele vejen rundt” i arbejdet – har det brede perspektiv Værktøjer: KL’s selvevalueringsværktøj for digital omstilling eller Rudersdals dialogværktøj om digital organisation, de er inspirereret af tankesættet om de tre kapabiliteter (strategi, teknologi og organisation) Hvem: Det enkelte område, som udgangspunkt dialog i ledelsen og evt. med deltagelse af områdets medlem i Den Digitale Følgegruppe. Opfølgning: Opfølgning i det enkelte område. Desuden tværgående opfølgning, forventeligt i form af kort interview af områdechefen via medlemmer fra Den Digitale Følgegruppe, herunder med henblik på at styrke den tværgående videndeling og evt. koordinerende opfølgende indsatser, hvilket drøftes i følgegruppen. Derfor skal områderne også fortælle, hvornår de planlægger at gennemføre selvevalueringen og deltage i kort interview, når den er gennemført. SELVEVALUERING Alle områder forholder sig til, hvordan man kan arbejde videre med digital organisation, fx ved brug af KL’s selvevalueringsværktøj for digital omstilling eller Rudersdal dialogværktøj om digital organisation Hvornår: 2. halvår 2020 og 1. halvår 2021 26 -10 -2021 9

4. Selvevaluering - overblik Selvevalueringsværktøjer som kan anvendes i den indledende drøftelse om digital organisation og udvælgelsen af konkrete indsatsområder til det videre arbejde med digital organisation: KL’s selvevalueringsværktøj for digital omstilling: • Materialer • Selvevalueringsværktøjet • Koncept for workshop • Styrker ved denne model: Understøtter at man kommer hele vejen rundt. Godt udgangspunkt for dialog og refleksion. Giver et visuelt overblik , så man nemt kan spore sig ind på næste udviklingszone. Understøtter koblingen til hverdagen og den konkrete opgavevaretagelse. Kræver ingen større forberedelse. Beskæftiger sig mere i dybden med konkrete digitaliseringsperspektiver og kan dermed forudsætte et højere kompetenceniveau blandt deltagerne. Rudersdal-udviklet dialogværktøj inspireret af Pernille Kræmmergaard og de tre kapabiliteter (strategi, organisation og teknologi): • Materialer • Dialogværktøj, • Skabelon til spørgeramme • Vejledning til dialogværktøjet • Styrker ved denne model: Understøtter at man kommer hele vejen rundt. Godt udgangspunkt for dialog. Godt til at få et fælles begrebsapparat og indsigt i de forskellige elementer i vejen til den gode digitale organisation. Kan afhængigt af gennemførsel kræve forberedelse i form af gennemførelse af survey. Beskæftiger sig mere på metaplan med centrale perspektiver i det at være en digital organisation. Udpeger dermed ikke helt så konkrete udviklingspotentialer, men fordrer på den anden side heller ikke helt så højt et kompetenceniveau blandt deltagerne. Øvrig baggrundsinformation og vejledninger • Diverse info og værktøjer under ”Digital Organisation” på intranettet inkl. ”Den store fortælling” og værktøjskassen 26 -10 -2021 10

KL’s selvevalueringsværktøj for digital omstilling Data Strategi og fortælling Styring/ governance Fundam enter Metoder og procedure Kompetencer Forankring og forandring 26 -10 -2021 Ledelse 11

26 -10 -2021 13 Selvevalueringsværktøj

Program til inspiration for workshop i chefgruppe i xx område xx dato (typisk 2 -3 timer) Kl. Tid Opgave 13. 30 30 min Introduktion til værktøjet (evt. 20) 14. 00 1 time 15. 00 15 min 15. 35 20 min Arbejde med udfordringer 26 -10 -2021 Chefen sætter scenen og præsenterer program og formål med workshoppen og XX (facilitator) introducerer værktøjet Udfyldelse af selvevaluering Opdeling i mindre grupper: Gruppe 1: Gruppe 2: Resultat mailes til xx (facilitator) mhp at vise resultaterne på workshoppen fx spindet indsat i oplæg eller som print Pause 15. 15 20 min Drøftelser af spind 15. 55 5 min Uddybning Opsamling Spind vises og resultatet drøftes (refleksioner, overvejelser mv). Kort præsentation fra hver gruppe. Er det som forventet? Har vi ”blinde pletter”? Hvad hæfter vi os ved? Deltagerne vælger en udfordring (næste udviklingszone) at arbejde videre med. Dykker ned i udfordringen og drøfter hvad næste skridt kan være. Hvem går videre med hvad? 14

RD dialogværktøj Vejviser for den gode digitale organisation Strategisk Digitalisering er en naturlig og integreret del af forretningsstrategien Digitalisering er med til at udvikle og forbedre organisationens services med udgangspunkt i borgernes perspektiv og behov Ledere tager initiativ til at digitalisere eget ansvarsområde Digitalisering understøtter kerneopgaven og værdiskabelsen på vores område 26 -10 -2021 Teknologisk Data bruges som grundlag for at træffe beslutninger Ledere er nysgerrige på nye digitale løsninger og går foran i anvendelse af digitale løsninger og værktøjer Ledere og medarbejdere har et anvendeligt sprog og et minimum af teknisk referenceramme IT-afdelingen ses som en nær og konstruktiv samarbejdspartner, som er med til at udvikle forretningen Organisatorisk Organisationen har modet til at afprøve nye digitale løsninger Digitalisering foregår på tværs, og der hentes inspiration udefra Gevinstrealisering er i fokus, når organisationen implementerer digitale løsninger Medarbejdernes forventninger og krav til digital understøttelse af deres arbejde imødekommes Sikrer løbende kompetenceudvikling på det digitale område 15

RD dialogværktøj Strategisk I min organisation ser vi digitalisering som en naturlig og integreret del af forretningsstrategien 9 8 8 7 6 5 4 4 3 3 2 1 0 26 -10 -2021 0 0 0 1 - Meget Dårligt 2 - Dårligt 3 - Ikke så godt 1 4 - Middel 5 - Lidt 6 - Godt 7 - Meget godt 16

RD dialogværktøj Plenum Hvis vi skal lykkes – på hvilke niveauer skal vi da særligt fokusere? Muligheder og udfordringer? Indsatsområder? 26 -10 -2021 17

5. Rejseholdets egne erfaringer med selvevaluering Rejseholdsdeltagerne fortæller kort om erfaringer med tilgangen til selvevaluering i eget området 26 -10 -2021 18

6. Opsamling • Spørgsmål? • Umiddelbare refleksioner? • Evt. interesse for procesbistand til workshop om selvevaluering? • Den videre proces herfra? • • • 26 -10 -2021 Området lægger en plan for det videre arbejde med selvevalueringen og dette arbejde foregår i områdets eget regi. Oplysning til mafu@rudersdal. dk om hvornår selvevalueringen finder sted Evt. dialog ifht procesbistand fra rejseholdet til 1 workshop i området Selvevalueringen foretages Oplysning til mafu@rudersdal. dk, når selvevalueringen er gennemført Områdechefen deltager i kort interview med dele af Den Digitale Følgegruppe, hvor resultatet og områdets plan og indsatser foldes ud 19