Auditul de Resurse Umane Sourcing de personal matchmaking

Auditul de Resurse Umane Sourcing de personal: match-making între oamenii care au nevoie de joburi şi joburile care au nevoie de oameni. Cum se aplică şi integrează cercetarea în demersul de auditare a resurselor umane? „Adăugarea resurselor umane în ciclul de audit ne poate ajuta să ne asigurăm că riscurile majore nu sunt ignorate” (Kelli W. Vito) 1

Potentiale probleme HR auditate Etica legată de managementul executiv Percepţii despre echitatea organizaţională Costurile în creştere ale contribuţiilor sociale şi de sănătate Nivelul şomajului grefat pe criza economică şi financiară Suspiciuni de frauda sau procesele de externalizare a serviciilor de resurse umane 2

Riscuri asociate Lipsa de conformitate cu legislaţia muncii şi condiţii prea restrictive sau prea permisive legate de codul muncii Designul defectuos al schemelor de compensaţii şi beneficii Planificarea deficitară a resurselor umane Administrarea ineficientă a registrelor de evidenţă a salariaţilor Se pare că aceste riscuri au fost subevaluate, deoarece auditorii interni şiau direcţionat relativ recent atenţia spre auditarea regulată a funcţiei de resurse umane. 3

Arii functionale si Procese HR auditate Planificarea forţei de muncă Dezvoltarea angajaţilor Recrutare şi selecţie Egalitate şi practici non-discriminatorii Compensaţii şi beneficii Administrare de personal şi relaţii de muncă Managementul riscului 4

Planificarea resurselor umane Asigurarea necesarului de personal A avea numărul corect de oameni, cu competenţele adecvate, la momentul potrivit pentru a presta munca solicitată „A dispune de omul potrivit, la locul potrivit, la momentul potrivit” Intervenţia preîntâmpină sau limitează riscul ca organizaţia să rămână cu un deficit de angajaţi calificaţi (cu mixul de competenţe solicitate) 5

Ce analizeaza auditorii HR? Respectarea procedurilor specifice, documentarea acurată a informaţiilor despre aplicanţi Daca departamentul utilizează cele mai eficiente canale de recrutare, capabile să furnizeze o bază solidă de aplicanţi calificaţi Relaţiile de dublă subordonare sau raportarea complexă şi/sau conflictuală, arii prea extinse de control Joburi supra-dimensionate (prea complexe) sau sub-dimensionate (ex: norma intreaga, dar timp efectiv de lucru: 3 ore) 6

Audit de buget HR Corectitudinea raportarilor Respectarea termenelor-limita În condiţii de constrângeri bugetare, companiile recurg la analize de tip costbeneficiu şi ajustări în minus pentru programele de training. Sistemul de compensaţii şi beneficii este creat pentru a sprijini misiunea strategică a organizaţiei, a motiva angajaţii şi a recompensa performanţa. Sistemele de compensaţii şi beneficii este indicat să fie competitiv în plan extern şi să ofere echitate internă. 7

Efectele sistemelor deficitare de management al performantei Absenţa unui feedback formal şi informal relevant de la manageri către subalterni şi invers Şanse minime privind dezvoltarea socioprofesională Nivel scăzut de implicare a angajaţilor, care deteriorează productivitatea organizaţională 8

Auditul C&B (compensatii si beneficii) Creat pentru a sprijini misiunea strategică a organizaţiei, a motiva angajaţii şi a recompensa performanţa. Este indicat să fie competitiv în plan extern şi să ofere echitate internă. Defineşte modul cum organizaţia doreşte să-şi recompenseze angajaţii referitor la poziţionarea pe piaţa angajatorilor. 9

Alte aspecte de verificat in auditul C&B Există atribuţii de monitorizare a pieţei salariale, transpuse în activităţi specifice (studii salariale derulate prin departamentul propriu –in-house sau externalizate)? S-a implementat o politică salarială cu o grilă asociată, pentru a facilita administrarea plăţilor? Se utilizează un sistem adecvat de evaluare a posturilor pentru a le aloca în categorii din structura salarială (corespondenta catalog functii – grila salariala? 10

Abordarea check-list in Auditul funcţiei de salarizare Să se asigure că se respectă procedurile şi documentaţia necesară pentru noi angajări, modificări, suspendări sau încheieri ale contractului individual de munca (CIM) Respectarea prevederilor contractului colectiv de munca (CCM) (ex: bonusuri pt casatorie, nasterea unui copil, zile suplimentare libere in functie de vechime, tichete de vacanta, bonus Craciun/Pasti /1 Martie/1 Iunie, prima pentru aducerea unui nou angajat, decontare training, transport asigurat etc. ) 11

Auditul schemei de beneficii Nu se permit depasiri / exceptii personale conformitatea cu prevederile legale (drept naţional şi internaţional). Competitivitatea externă, Eficientizarea costurilor, Obiectivele manageriale, Nevoile angajaţilor (revendicari sindicale) 12

Riscuri de eliminat privind procesul de angajare (onboarding) Discriminarea, Hărţuirea, Demiterea nejustificată, Dosar de angajare incomplet. 13

Evaluatorii interni si externi verifica daca organizatia: Elaborează şi implementează politici şi proceduri integrative, în conformitate cu reglementările legale şi cu bunele practici din domeniu Derulează sondaje de opinie şi atitudini în rândul angajaţilor şi dezvoltă planuri de acţiune pe baza rezultatelor acestor sondaje Păstrează la zi arhiva cu dosarele personale angajaţilor, incluzând dosare speciale pentru protecţia muncii (sănătate şi securitate în muncă), date demografice şi informaţii medicale. 14

Gestionarea reclamaţiilor şi litigiilor legate de dreptul muncii Pasii cercetarii disciplinare Raportare actiuni in mediere / cazuri in justitie Adăugarea unui pachet de instrumente de auditare a resurselor umane în ciclul de audit organizaţional standard oferă o plasă de siguranţă importantă împotriva riscurilor care ar fi putut fi sub-evaluate sau ignorate anterior. 15

Chei de control si minimizarea riscurilor de HR Planurile de succesiune, Plăţile compensatorii în caz de restructurări, Externalizarea serviciilor, Coaching şi dezvoltare managerială, Ghid de recrutare şi manuale de proceduri, Proceduri de instruire şi sondaje interne Resursă: Ziegenfuss, D. (2008). The Human Resources Audit. Internal Audit – Research Connection. 16

Multumesc! 17