ANALISA AKAR MASALAH ROOT CAUSE ANALYSIS 1 WHY

ANALISA AKAR MASALAH (ROOT CAUSE ANALYSIS) 1

• WHY ANALYSIS (ANALISA KENAPA) ADALAH SUATU METODE YANG DIGUNAKAN DALAM ROOT CAUSE ANALYSIS DALAM RANGKA UNTUK PROBLEM SOLVING YAITU MENCARI AKAR SUATU MASALAH ATAU PENYEBAB DARI DEFECT SUPAYA SAMPAI KE AKAR PENYEBAB MASALAH 2

• ISTILAH LAIN DARI WHY ANALYSIS ADALAH 5 WHYS ANALYSIS. • METODA ROOT CAUSE ANALYSIS INI DIKEMBANGKAN OLEH PENDIRI TOYOTA MOTOR CORPORATION YAITU SAKICHI TOYODA YANG MENGINGINKAN SETIAP INDIVIDU DALAM ORGANISASI MULAI LEVEL TOP MANAGEMENT SAMPAI SHOPFLOOR MEMILIKI SKILL PROBLEM SOLVING DAN MAMPU MENJADI PROBLEM SOLVER DI AREA MASING-MASING 3

Root Cause Analysis (RCA) Analisis Akar Masalah • Root Cause Analysis RCA adalah teknik analisis yang bertahap dan terfokus pada penemuan akar penyebab suatu masalah, dan bukan hanya melihat gejala-gejala dari suatu masalah. • Tujuan RCA adalah untuk menemukan: – Apa yang sebenarnya telah terjadi ? – Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ? Mengapa dan Megapa ? – Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari masalah tersebut supaya tidak terjadi lagi di masa depan? 4

TAHAPAN UMUM SAAT MELAKUKAN ROOT CAUSE ANALYSIS DENGAN WHY ANALYSIS • MENENTUKAN MASALAHNYA DAN AREA MASALAHNYA • MENGUMPULKAN TEAM UNTUK BRAINSTORMING SEHINGGA KITA BISA MEMILIKI BERBAGAI PANDANGAN, PENGETAHUAN, PENGALAMAN, DAN PENDEKATAN YANG BERBEDA TERHADAP MASALAH • MELAKUKAN GEMBA (TURUN KE LAPANGAN) UNTUK MELIHAT ACTUAL TEMPAT, ACTUAL OBJECT, DAN ACTUAL DATA 5

• MULAI BERTANYA MENGGUNAKAN WHY • SETELAH SAMPAI PADA AKAR MASALAH, UJILAH SETIAP JAWABAN DARI YANG TERBAWAH APAKAH JAWABAN TERSEBUT AKAN BERDAMPAK PADA AKIBAT DI LEVEL ATASNYA. CONTOH: APAKAH KALAU ADA JADWAL RUTIN MAINTENANCE MAKA AKAN MUDAH BUAT MAINTENANCE UNTUK MELAKUKAN PENGGANTIAN KOMPONEN SECARA RUTIN. APAKAH HAL TERSEBUT PALING MASUK AKAL DALAM MENYEBABKAN DAMPAK DI LEVEL ATASNYA. APAKAH ADA ALTERNATIF KEMUNGKINAN PENYEBAB LAINNYA? 6

• PADA UMUMNYA SOLUSI TIDAK MENGARAH PADA MENYALAHKAN KE ORANG TAPI BAGAIMANA CARA MELAKUKAN PERBAIKAN SISTEM ATAU PROSEDUR • JIKA AKAR PENYEBAB SUDAH DIKETAHUI MAKA SEGERA IMPLEMENTASIKAN SOLUSINYA • MONITOR TERUS PERFORMANCENYA UNTUK MEMASTIKAN BAHWA MASALAH TERSEBUT TIDAK TERULANG LAGI. 7

MASALAH: AC DI KELAS TIDAK DINGIN • MENGAPA? FREON HABIS • MENGAPA HABIS ? JANGKA WAKTU PENGISIAN FREON MISALNYA 3 BULAN • MENGAPA TIDAK DIGANTI? TIDAK ADA YANG TAHU • MENGAPA TIDAK ADA YANG TAHU? TIDAK ADA JADWAL RUTIN MAINTENANCE • MENGAPA TIDAK ADA JADWAL RUTIN? INILAH AKAR MASALAHNYA 8

• TERKADANG UNTUK SAMPAI PADA AKAR MASALAH BISA PADA PERTANYAAN KELIMA ATAU BAHKAN BISA LEBIH ATAU JUGA BISA BAHKAN KURANG TERGANTUNG DARI TIPE MASALAHNYA. • METODA ROOT CAUSE ANALYSIS INI CUKUP MUDAH DAN BISA SAMPAI PADA AKAR MASALAHNYA, BUKAN HANYA DI PERMUKAAN SAJA. DAN MENCEGAH MASALAH TERSEBUT TERULANG LAGI. 9

Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003) • IPK baik • Lama studi panjang • Skripsi tepat waktu Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Peraturan Akademik : Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK Beban dosen meningkat • Beban praktikum meningkat • Kapasitas ruangan kurang memadai, • dsb Ubah peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK Gejala Penyebab Akar Permasalahan Akibat Solusi 10

IPK baik, lama studi panjang, skripsi tepat waktu Gejala Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Penyebab Peraturan Akadedmik: Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK Akar Permasalahan Akibatnya: Beban dosen meningkat Beban praktikum meningkat Kapasitas ruangan kurang memadai dsb. Solusi: Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003) 11

Root-Cause Analysis Beban Dosen Tinggi Masa Studi Lama Kehadiran Dosen Rendah Waktu Tunggu Tinggi Skripsi Tepat Waktu Ruang Dosen Luas Keketatan Persaingan Rendah IPK Baik/ Tinggi Beban dosen Ruang dosen Hadir dosen Bolos NEM tinggi Rendah Tugas lambat Bhs Inggris Mhs Rendah Tugas Bolos Bh. NEM rendah Inggris Masa studi dan lain-lain IPK baik Waktu tunggu Skripsi tepat Keketatan Masalah 1 Masalah 2 Masalah 3 12 -----

Gejala masalah dan akar masalah yang berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis Rangkuman masalah 2 yg telah berhasil di identifikasi dan Solusi dari masalah tsb Gejala/fenomena/symptoms X XX XX XXX X X XXX Diisi dengan : • XXX = sangat terkait • XX = kurang terkait • X = tidak terkait 13

BENCHMARK DAN BENCHMARKING (Baku Mutu dan Pembakuan Mutu) Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja yang sempurna (“the best practices”) serta menjadi suatu rujukan pengukuran standar untuk perbandingan. Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi, dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan sumberdaya manusia, sosial, dan teknis. 14