Afsendersystemer Analyse og tilpasning Opgavepakke 3 1 juli

Afsendersystemer Analyse og tilpasning Opgavepakke 3 1. juli 2020

Indhold • Implementeringskonceptets opgavepakker……………………. . . 3 • Opgavepakkens primære formål i implementeringen………………. . . 4 • Afhængigheder til andre opgavepakker………………………. . 5 • Processen for Digital Post………………………………. . 6 • Introduktion til afsendersystemer og minimumskrav…………. 7 Afsendersystemer……………. . . ……………… 8 Minimumskrav til afsendersystemer……. ……………… 9 Digital Post 2021……………………………. 10 Illustration af snitflader………………………… 11 • Introduktion til procesguide for afsendersystemer…………………. . Introduktion til procesguide ………………………. 13 Overblik over procesguidens trin. …………………… 14 • Procesguide – Trin for trin………………………………. . Trin 1: Kortlægning af systemlandskab (AS IS)…………… 16 Trin 2: Design af systemlandskab (TO BE)……………… 17 Trin 3: Teknisk indstilling til beslutning om Me. Mo-scope for afsendelse……………. . . . . 18 Trin 4: Teknisk omlægning og klargøring………………. . . 19 • Inspiration, værktøjer & eksempler…………………………. . . 2 12 15 20

Implementeringskonceptets opgavepakker • Implementeringskonceptet er inddelt i fire implementeringsområder: • Organisatorisk forankring (gul) • Kommunikation (grøn) • Data og system (blå) • Uddannelse og support (orange) • Implementeringen understøttes af ti opgavepakker, som hver tilhører et af de fire implementeringsområder. Indeværende opgavepakke befinder sig i det blå implementeringsområde, dvs. data og system • Opgavepakken indeholder forslag til, hvordan man kan tilgå opgaven (procesguide), men beskriver også minimumskravene til jeres omstilling, hvis I ikke har behov for hjælpeværktøjer og procesguider. • Opgaverne kan igangsættes på forskellige måder. I nogle myndigheder giver det mening at følge processen trin for trin (kronologisk), og for andre giver det bedre mening at springe mellem trinene. Det er op til den enkelte myndighed at vurdere dette, og tilpasse forløbet så det passer ind i jeres virkelighed. • I opgavepakke 1 (Implementeringsopstart) finder I et samlet overblik over ledelsesbeslutninger på tværs af alle opgavepakker. Beslutningspunkter er illustreret i procesguiderne med en rombe med rød kontur, men behandles ikke dybdegående i de enkelte opgavepakker. Der henvises i stedet til opgavepakke 1. 3

Faser Omlægning og klargøring Analysere nuværende situation og vurdere ibrugtagning af de nye muligheder i Digital Post-løsningen Omlægge og klargøre egne systemer og egen organisation til ibrugtagning, herunder fx opmærkning af breve, test af systemer mv. Opgavepakkens formål Forberede organisationen til implementering, herunder etablering af implementeringsgruppe, governance, kommunikation mv. Analyse og vurdering • At give overblik og indsigt i de krav, der vedrører afsendersystemer. • At omlægge og klargøre afsendersystemer så de opfylder krav og forretningsmæssige beslutninger. Afhængigheder Opstart og forberedelse Indhold Opgavepakkens primære formål i implementeringen • Opgavepakke 2 Potentiale og opmærkning med Me. Mo • At give myndigheden overblik og indsigt i sit systemlandskab og dermed skabe grundlaget for at kunne opfylde krav. • At understøtte myndigheden i at træffe beslutninger om scope, planlægning, ressourceestimering mm. • Opgavepakke 5 Kontaktstruktur 4 • Opgavepakke 7 Opsætning og tilslutning Opsætning og ibrugtagning Opsætte i administrativ adgang og tilslutning til Digital Post-løsningen, og overgang til drift, herunder igangsætte intern uddannelse

Afhængigheder til andre opgavepakker • • • Indeværende opgavepakke er udarbejdet specifikt til at understøtte den tekniske omlægning af afsendersystemer til den nye Digital Post-løsning, herunder omlægning til det nye meddelelsesformat Me. Mo. 03 Opgavepakken fokuserer på de opgaver, der skal gennemføres for at: • – Leve op til minimumskrav til Ng. DP – Skabe de tekniske forudsætninger for at ibrugtage mulighederne med Me. Mo for optimering af forretningsmæssige processer. Afsendersystemer Analyse og tilpasning af afsendersystemer Afdækning af afsendersystem(er) Teknisk vurdering til indstilling om beslutning for scope for Me. Mo Generiske elementer i teknisk opsætning i afsendersystemer • • • Kontaktstruktur • • Analyse af nuværende kontakthierarki Etablering af den kommende kontaktstruktur for myndigheden for effektivisering af modtagelse af post Opgavepakken har afhængigheder til: – Opgavepakke 2 (Potentiale og opmærkning med Me. Mo) – Opgavepakke 5 (Kontaktstruktur) – Opgavepakke 7 (Opsætning og tilslutning) 02 07 Potentiale og opmærkning med Me. Mo • • • 5 05 Afdækning af forretningsmæssigt potentiale Ledelsesmæssig beslutning ift. strategi og ambitionsniveau for Me. Mo på kort og lang sigt Proces forretningsmæssig opmærkning og evt. re-design af breve Opsætning og tilslutning • • Opsætning af afsender- og modtagersystemer i Administrativ Adgang Ny kontaktstruktur etableret i Administrativ Adgang

Processen for Digital Post 6 Tak til ATP for inspiration til materialet

Introduktion til afsendersystemer og minimumskrav • 7 Introduktion t

Afsendersystemer • Modtager- og afsendersystemer er kerneelementer i Digital Post-løsningen. For at kunne sende digital post til borgere, virksomheder eller andre myndigheder skal man som myndighed have tilkoblet et afsendersystem. På samme måde skal myndigheden som minimum have tilkoblet ét modtagersystem for at kunne modtage post. • Afsendersystemer står for at sende posten ind i Digital Post-løsningen, som derefter sørger for at sende posten videre til modtageren. Er modtageren en myndighed, vil der være et modtagersystem på den anden side, som skal sørge for at modtage posten i myndighedens interne systemer. • Modtagersystemer står for at afhente posten fra Digital Post-løsningen. Fremover skal al post relateret til myndighedsopgaver afhentes af myndighedernes modtagersystemer i den nye Digital Post-løsning. 8

Minimumskrav til afsendersystemer Ved go-live i august 2021, skal alle myndigheder overholde følgende krav for afsendersystemer: Afsendersystemer skal pege hen på den nye Digital Post-løsning. Der kan sendes post i nuværende DP 1 - og DP 2 -formater i en overgangsperiode på 2 år (frem til august 2023), hvor meddelelserne i denne periode konverteres til Me. Mo. Afsendersystemer skal bruge de nye snitflader for kontaktstrukturen. Afsendersystemer skal overholde de samme lovmæssige størrelsesbegrænsninger for at sende post som i dag. Krav der skal være opfyldt senest august 2023: Alle afsendersystemer skal være omlagt, så de understøtter afsendelse af post i det nye meddelelsesformat Me. Mo. 9

Digital Post 2021 Illustration af løsningens arkitektur • • 10 Løsningens komponenter er illustreret i figuren til højre og viser: – Offentlige tjenester og eksterne tjenester ift. brugernes adgang til digital post – Back-end kerneløsning – Fællesoffentlig Digital Infrastruktur Læs mere om snitfladerne til komponenterne i den tekniske dokumentation her.

Illustration af snitflader 2. Infrastruktur (Ng. DP-løsningen) 1. Afsendelse af Digital Post Myndigheds- og kontaktregisterkomponen ter • Contact. Service • System. Service Distributionskomponenter • Distribution. Service • Send. Me. Mo. Smtp • Business. Reciept. Service • Vis Hændelseslog Fagsystem Brevdannende system Fagsystem Opgavepakke 3: Afsendersystemer Afsendersystem Modtagersystem Snitflade Ng. DP Snitflade Brevdannende system 1 Vis Hændelseslog Dp 2 service Business. Receipt. Service Afsend Me. Mo ()REST, SMTP, SFTP) Brevdannende system 11 • • 3. Modtagelse af Digital Post NB: Nogle systemer fungerer både som afsender- og modtagersystem NB: Nogle systemer er både brevdannende og afsendersystemer Postsystem Journaliseri ngssystem Opgavepakke 4: Modtagersystemer

Introduktion til procesguide for afsendersystemer • 12 Introduktion t

Introduktion til procesguide • Procesguiden har til formål at understøtte jeres arbejde med at analysere og tilpasse jeres afsendersystemer. Illustration 1: Procesguidens hovedtrin og afhængigheder til andre opgavepakker, der skal skabe et hurtigt overblik ift. den konkrete opgave. Illustration 2: Procesguide, hvor hvert hovedtrin uddybes med konkrete aktivitetsforslag. • Procesguiden er udarbejdet på to niveauer, jf. illustrationerne til højre (se også Bilag 2). • På de efterfølgende slides udfoldes hvert trin. En trinbeskrivelse indeholder: • En beskrivelse af den specifikke opgave. • Et forslag til fremgangsmetode. • En række refleksionsspørgsmål. • Afhængigheder for det enkelte trin til andre trin og/eller opgavepakker. • Inspiration og værktøjer der kan bruges i arbejdet med det enkelte trin. • Forslag til hvem der involveres i de forskellige trin findes i inspirationsmaterialet, her. Tip! Brug procesguiden og/eller DIO som tjekliste for arbejdet med omlægningen. 13 OBS! Begge illustrationer er vedlagt opgavepakken i læsbare eksemplarer (PDF og Visio). Se bilag 2.

Overblik over procesguidens trin Overblik over trin (overordnet ‘to do’) Vigtige overvejelser Trin 1: Kortlægning af systemlandskab AS IS • Skab overblik over afsendersystemer og afdæk brevdannende systemer. • Udarbejd et overblik over jeres AS IS systemlandskab for afsendersystemer. Indsigten i systemlandskabet er en forudsætning for at kunne opfylde kravene til afsendersystemer. Trin 2: Design af systemlandskab TO BE • Udarbejd et overblik over jeres TO BE systemlandskab med eventuelle ændringer ift. at kunne omlægge til TO BE og arkitekturen for Ng. DP. • Kontrollér at minimumskrav for afsendersystemer er overholdt. Trin 3: Teknisk indstilling til beslutning om Me. Mo-scope for afsendelse • Vurdér i samarbejde med leverandører, hvilke tekniske ændringer omlægningen kræver for at komme fra AS IS til TO BE, og indgå aftale herom. • Udarbejd teknisk indstilling om Me. Mo-scope ift. afsendersystemer. Trin 4: Teknisk omlægning og klargøring • Omlæg afsendersystemer, så de er klar tilslutning til Ng. DP og til test 14 • Overvej hvilke afsendersystemer I har, hvad de bruges til og om der er behov for oprydning og revidering af systemnavne mv. Trin 2: Design af systemlandskab TO BE • Overvej hvordan minimumskrav overholdes; om der er GDPR-mæssige forhold, der skal indtænkes; og hvad der skal til for imødekomme behov og muligheder ift. opmærkning med Me. Mo. • Overvej hvilke tiltag der skal til for at opnå forenkling af systemlandskabet og optimering ift. afsendelse af post. Trin 3: Teknisk indstilling til beslutning om Me. Mo-scope for afsendelse • Overvej hvilke afsendersystemer, der skal være omlagt hhv. ved go-live i 2021 og senest i 2023. • Overvej hvad omlægningen vil kræve ift. ressourcer, økonomi, tid mv. • Overvej hvilke muligheder jeres nuværende kontrakter med leverandører giver ift. systemtilpasning og om I har behov for tilkøb eller nye aftaler. Trin 4: Teknisk omlægning og klargøring • Overvej hvilke snitflader og protokoller der er relevante for jeres myndighed at inkludere i løsningen.

Procesguide – Trin for trin • 15 Introduktion t

Trin 1: Kortlægning af systemlandskab (AS IS) Baggrund Refleksionsspørgsmål Hvad er opgaven? Hvordan får I jeres systemlandskab for afsendersystemer kortlagt? - Hvilken metode/værktøj? - Skal leverandører ind over? Opgaven går ud på at få overblik over og indsigt i jeres systemlandskab ift. afsendersystemer. Denne indsigt er en forudsætning for at kunne opfylde kravene til afsendersystemerne. Se dette slide for krav til afsendersystemer. Hvilke og hvor mange afsendersystemer har I? Forslag til fremgangsmåde Start med at få overblik over jeres systemlandskab ved at lave et udtræk over de afsendersystemer, der er opsat i den nuværende Digital Post-løsning. Er udtrækket retvisende eller er der behov for oprydning af systemnavne mv. ? Find kilden til brevene - er brevene autogenereret eller manuelt udarbejdet? Udtrækket afspejler ikke nødvendigvis det mest opdaterede og fyldestgørende billede af jeres systemlandskab. Der kan derfor ligge en opgave i at rydde op i systemerne og afdække, hvilke konkrete systemer, der ligger bag systemnavnene i administrationsmodulet. Overordnet skelnes mellem brevdannende systemer som en integreret del af afsendersystemet, og afsendersystemer, der er adskilt fra det system eller de systemer, der genererer den digitale post. Et afsendersystem skal kunne levere valid datastruktur, dvs. i et veldefineret teknisk format, der overholder internationale standarder. Afdæk jeres brevdannende systemer. Dernæst kan I optegne systemlandskabet, som det ser ud i dag ved hjælp af arkitekturskabelonerne, som findes under værktøjer sidst i dette bilag (se listen med inspiration og værktøjer til dette trin). Kan samarbejde med andre myndigheder være relevant, fx hvis samme leverandør haves? Afhængigheder • Trin 2: Kortlægningen danner grundlag for det efterfølgende arbejde med at designe systemlandskabet (TO BE) i trin 2. • Trin 3: De refleksioner I gør jer ift. muligheder og omkostninger for omlægning er relevante for udarbejdelsen af teknisk input til beslutning om Me. Mo scope i trin 3. Inspiration og værktøjer • • 16 Introduktion til arkitekturskabelonerne Værktøj: Systemarkitektur – Overblik Værktøj: Systemarkitektur – Flows AS IS Case: Københavns Kommune

Trin 2: Design af systemlandskab (TO BE) Baggrund Refleksionsspørgsmål Hvad er opgaven? Hvordan skal det fremtidige systemlandskab se ud? Opgaven går ud på at designe jeres fremtidige systemlandskab. Det fremtidige systemlandskab skal som minimum opfylde minimumskrav til afsendersystemer, men det kan også eventuelt indarbejde identificerede optimeringsmuligheder ift. afsendelse af post. Hvilke tiltag er nødvendige for at opfylde minimumskrav? Hvilke tiltag skal til for at opnå forenkling af systemlandskab og optimering ift. afsendelse af post? Forslag til fremgangsmåde Er der GDPR-mæssige forhold, der med fordel kan indtænkes i designet? Start med at skabe overblik over kommende ændringer, som er nødvendige for at opfylde minimumskrav. Hvilke systemer (og breve) kunne være oplagte til et Me. Mo pilotprojekt? Indgå dialog med relevante personer om behov og muligheder ift. Me. Mo og indarbejd denne viden i designet. Hvilke omlægninger i afsendersystemerne skal implementeres for at kunne imødekomme behov og muligheder ift. opmærkninger? Overvej, hvorvidt systemlandskabet bliver påvirket af forhold som f. eks. GDPR, privacy by design, systemer der snart skal i udbud, konkrete procesoptimeringer ift. kunderejser og lign. Indarbejd denne viden i designet. Vurdér hvorvidt jeres systemlandskab påvirkes af funktioner, der ændres eller udgår i den nye Digital Post-løsning og indtænk dette i TO BE designet. Se oversigten på næste slide. Udarbejd et endeligt overblik over det fremtidige systemlandskab ved hjælp af arkitekturskabelonerne, der findes gennem de direkte links under inspiration og værktøjer. Hvilke overvejelser fra forretningsanalysen i opgavepakke 2 skal indtænkes i TO BE designet? Afhængigheder • Opgavepakke 2, Trin 4: Afhængigheden vedrører analyse af behov og muligheder ift. Me. Mo. Designet i dette trin skal afspejle forretningsmæssige behov, og der vil derfor være iterationer mellem analysesporet ift. Me. Mo og den tekniske designproces. Inspiration og værktøjer • • 17 Introduktion til arkitekturskabelonerne Værktøj: Systemarkitektur – Overblik Værktøj: Systemarkitektur – Flows TO BE Funktionaliteter, der udgår eller ændres i den nye Digital Post-løsning

Trin 3: Teknisk indstilling til beslutning om Me. Mo-scope for afsendelse Baggrund Hvad er opgaven? Opgaven går ud på at udarbejde teknisk input til indstilling, der kan guide beslutningsprocessen vedrørende scope for Me. Mo ift. afsendelse af post. I arbejdet med opgavepakke 2, der omhandler potentiale og opmærkning med Me. Mo, skal der træffes beslutning om scope, og det tekniske input fra arbejdet med opgavepakke 4 (Modtagersystemer) og opgavepakke 3 (Afsendersystemer) er en forudsætning for at kunne træffe en kvalificeret beslutning. Det er et krav, at I kan modtage i Me. Mo-format fra 2021, men det er ikke et krav, at I kan afsende i Me. Mo-format før 2023. Der kan dog være muligheder og potentiale i at omlægge tidligere, hvorfor I anbefales at reflektere over dette og udarbejde teknisk input til de forretningsmæssige beslutninger ift. roadmap for arbejdet med Me. Mo. Forslag til fremgangsmåde Udarbejd med udgangspunkt i jeres AS IS og TO BE beskrivelser af systemlandskabet input til teknisk indstilling, som synliggør de opsætnings- og udviklingsmæssige tiltag, der skal igangsættes for at komme fra AS IS til TO BE samt hvilken ressourcemæssig belastning det forventes, at tiltagene vil indebære. Under inspiration og værktøjer findes link til en ambitionstrappe for arbejdet med Me. Mo, som kan inspirere og guide jeres drøftelser. Refleksionsspørgsmål Hvilke afsendersystemer og breve ønskes omlagt ved go-live i 2021? Hvilke afsendersystemer og breve skal være omlagt senest 2023? Hvilke systemer er mest oplagt at starte med som pilot i omlægning til Me. Mo? Hvad vil omlægningen af afsendersystem(er) kræve ift. økonomi, ressourcer og tid? Hvilke aftaler kan indgås med leverandører ift. omlægning? Hvilke muligheder giver jeres nuværende kontrakter for tilpasning af afsendersystemer? Og hvor har I behov for tilkøb eller nye aftaler? Afhængigheder • Opgavepakke 2: Dette trin hænger tæt sammen med opgavepakke 2, hvori der træffes beslutning om scope for Me. Mo. Inspiration og værktøjer • Ambitionstrappe - Inspiration til dialog om implementering af Me. Mo 18

Trin 4: Teknisk omlægning og klargøring Baggrund Hvad er opgaven? Opgaven går ud på at omlægge og klargøre afsendersystemer, så minimumskrav overholdes og det besluttede scope ift. Me. Mo indarbejdes og implementeres. Refleksionsspørgsmål Hvilke protokoller skal indgå i integrationsdesignet for afsendersystemerne? Hvilke protokoller indgår i nuværende afsendersystemer (til sammenligning)? Forslag til fremgangsmåde Hvilke serialiseringsformater 1 og deserialiseringsformater 2 understøtter Me. Mo, og kan benyttes fremover? Omlæg afsendersystemerne i henhold til minimumskrav og besluttet scope. Hvilke snitflader indgår i løsningen, og hvilke er relevante for jer som myndighed? Der er udarbejdet teknisk dokumentation til brug for den tekniske omlægning og klargøring. Den tekniske dokumentation omfatter integrationsdesign, Me. Mo-Lib og snitfladebeskrivelser. Under inspiration og værktøjer findes direkte link til introduktion til dokumentationen. Har det betydning for jeres afsendelse af post, at materialetabellen fryses ved golive? Afhængigheder • Opgavepakke 2: Dette trin hænger tæt sammen med opgavepakke 2 (Potentiale og opmærkning med Me. Mo), hvori der træffes beslutning om scope for Me. Mo. Inspiration og værktøjer • Integrationsdesign, Me. Mo-Lib og snitfladebeskrivelser 19 1 Serialisering: Metoden hvorved en datastruktur/objekt konverteres til et format, der opbevarer originaldata 2 Deserialisering: Modsætning af serialisering, hvor et format konverteres tilbage til originalstrukturen/objektet

Inspiration, værktøjer & eksempler

Indhold 21 • Forslag til involvering - RACI………………………………. . 22 • Introduktion til arkitekturskabelonerne …………. . ……………. 23 • Værktøj: Systemarkitektur - Overblik………………………. . 24 • Værktøj: Systemarkitektur – Flows AS IS……. …………………. 25 • Værktøj: Systemarkitektur – Flows TO BE…. . . …………………. 26 • Case: Københavns Kommune…. . ……………………………. 27 • Funktionaliteter, der udgår eller ændres i den nye Digital Post-løsning……. . 28 • Ambitionstrappe - Inspiration til dialog om implementering af Me. Mo……. …… 29 • Integrationsdesign, Me. Mo-Lib og snitfladebeskrivelser……………. …. . 30

Forslag til involvering Brug RACI-metoden til rolle- og ansvarsfordeling • • • Nedenfor er indsat en tabel med inspiration til hvem, der kan varetage opgaven og inddrages på de forskellige trin. Tabellen er baseret på RACI-metoden. • RACI er en metode, der bruges til rolle- og ansvarsfordeling i projekter, programmer, arbejdsprocesser mv. RACI er effektiv dels til at skabe overblik over de opgaver, der skal gennemføres i en given proces, dels til at definere hvem der er involveret i hvad, og i hvilken grad. Ressourceforbrug er primært knyttet til den udførende part. Jo mere erfaren Ng. DP-projektteamet er med digital post og med grundlogikker i forretningen des flere opgaver kan de varetage uden at trække på forretningsressourcer. • Det er i forslaget antaget, at de nuværende digitalpost-ansvarlige indgår i myndighedens Ng. DP-projektteam og at der tillige er allokeret ressourcer med tekniske kompetencer fra it-afdelingen til projektet. RACI står for: – R: Responsible – udførende – A: Accountable – ansvarlig – C: Consulted – konsulteres – I: Informed – informeres Trin Ng. DP projektteam Forretningsenhed Ledelse / styregruppe IT –afdeling / leverandør Trin 1: Kortlægning af systemlandskab (AS IS) R C A C Trin 2: Design af systemlandskab (TO BE) R C A C Trin 3: Udarbejdelse af teknisk input til beslutning om Me. Mo scope for afsendelse R C A C C/R C A R Trin 4: Teknisk omlægning og klargøring 22

Introduktion til arkitekturskabelonerne • Til at understøtte jeres arbejde med at kortlægge systemlandskabet AS IS og designe TO BE, er der vedlagt to forskellige arkitekturskabeloner, I kan anvende. Begge skabeloner er tænkt som værktøjer, der skal bidrage til at skabe overblik og forståelse for jeres nuværende (AS IS) og fremtidige (TO BE) systemlandskab. – Det ene værktøj ”Systemarkitektur – Overblik” kan anvendes til at kortlægge jeres afsendersystemer og fagsystemer, og deres indbyrdes sammenhænge – Det andet værktøj ” Systemarkitektur – Flows” kan anvendes til at kortlægge systemer og synliggøre flows for afsendelse af post i jeres organisation • Værktøjerne præsenteres på de efterfølgende slides med forslag til fremgangsmåde. • Værktøjerne er vedlagt opgavepakken i to versioner; printklar PDF og originalfil (Visio) til videre lokal bearbejdning og udfyldning. Se opgavepakkens bilag 3. 23

Værktøj: Systemarkitektur - Overblik Kortlægning (AS IS) og design (TO BE) af systemlandskab: • Identificér jeres afsendersystemer og indtegn dem i midten af skabelonen • Identificér sammenhænge fra afsendersystemer til fagsystemer og eventuelt mellemliggende dokumentgeneratorsystemer, der anvendes hvis fagsystemet i sig selv ikke er brevdannende. • Bemærk, skabelonen er udarbejdet i Visio og originalen er vedlagt opgavepakken (Bilag 3). Forslag til, hvordan I kan tegne jeres systemlandskab. 24 Eksempel på udfyldt skabelon. Erstat ”Afsendersystem 1 og 2”, ”Fagsystem 1, 2, 3 mv. ” samt ”System C og D” i dokumentgenerator med navnene på de enkelte systemer. Tak til ATP for inspiration til materialet

Værktøj: Systemarkitektur – Flows AS IS Kortlægning og dialog om nuværende systemarkitektur: • Identificér medarbejdere eller eventuelle robotter, som håndterer afsendelse af digital post. • Identificér afsendersystemer: • Hvilke systemer bruges inden forskellige områder, og bruges der flere systemer pr. område. • Identificér systemer eller sagsbehandlere, der ekspederer posten videre: • Som digital post, fordi modtageren er tilmeldt digital post. • Som fysisk post, fordi modtageren er fritaget. 25 Tak til Københavns Kommune for inspiration til materialet

Værktøj: Systemarkitektur – Flows TO BE Kortlægning og dialog om fremtidig systemarkitektur • Indgå dialog om hvilke medarbejdere eller eventuelle robotter, som skal håndtere afsendelse af digital post. • Indgå dialog om fremtidige afsendersystemer: • Hvilke systemer skal bruges inden forskellige områder, og skal der bruges flere systemer pr. område. • Indgå dialog om hvilke systemer eller sagsbehandlere, der ekspederer posten videre: • Som digital post, fordi modtageren er tilmeldt digital post. • Som fysisk post, fordi modtageren er fritaget. 26 Tak til Københavns Kommune for inspiration til materialet

Case: Københavns Kommune Om Københavns Kommune indgår som pilot i implementeringsforløbet. Kommunen har syv forvaltninger: Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen. Kommunen sendte knap 8 millioner digital post meddelelser i 2019, hvoraf knap 600. 000 blev sendt til virksomheder. Den gode proces i Københavns Kommune De fire gode råd Københavns Kommune indledte opgaven med at igangsætte et decentralt afklaringsarbejde i de syv forvaltninger. Afklaringsarbejdets formål var at skabe en indledende indsigt i systemlandskabet og identificere nøgleinteressenter til det videre arbejde med den nye Digital Post-løsning. Igangsæt decentralt afklaringsarbejde forud for kortlægnings- og designworkshop, så I har et indledende overblik over systemer og interessenter. Det blev besluttet, at én projektleder fra hver forvaltning skulle deltage i arbejdet med at kortlægge og designe systemlandskabet. Det var oplagt, at projektlederne var med til det konkrete kortlægnings- og designarbejde, da de efterfølgende har en opgave med at drive implementeringsprojektet i deres respektive forvaltninger. II. Involver interessenter bredt i organisationen, så både medarbejdere med teknisk og forretningsmæssig viden er repræsenteret. Foruden projektlederne, blev der involveret en bred vifte af interessenter i organisationen. Digital Post koordinatorer, som sidder med drift af digital post i dag, bidrog med stor indsigt i systemlandskabet og viden om, hvem i organisationen, der kunne afklare eventuelle løse ender. En it-arkitekt holdt oplæg om krav og muligheder i den nye løsning. Han havde en vigtig opgave med at oversætte det tekniske indhold til et sprog, der muliggjorde, at ikke-teknikere kunne tænke med, når der skulle identificeres potentialer og muligheder. To workshopforløb blev arrangeret; første forløb fokuserede på modtagersystemer og andet forløb på afsendersystemer. Modtagersystemerne blev håndteret indledningsvist, fordi kravet om max 4+1 modtagersystemer ikke kunne efterleves, og der var derfor brug for at finde en teknisk løsning. Hvert forløb bestod af 4 -5 workshops, der inkluderede introduktion til den nye løsning, kortlægning af systemer og optegning af flows, afdækning af optimerings- og automatiseringspotentiale, og endeligt design af den fremtidige systemarkitektur. Systemlandskabet (AS IS og TO BE) blev optegnet specifikt for de enkelte forvaltninger og samlet i ét fælles overblik. De enkelte forvaltninger fik indsigt og overblik, som havde selvstændig værdi ift. at optimere arbejdsgange omkring afsendelse og modtagelse af post. Arbejdet blev testet løbende og ad flere omgange i 27 organisationen dels, for at kvalitetssikre indholdet, dels for at informere og engagere organisationen til arbejdet med Næste generation Digital Post. III. Afdæk, kvalificér og test jeres AS IS systemlandskab ad flere omgange. I bliver klogere på forbedringsmuligheder hver gang. IV. Brug systemarkitekturskabelonen som et hjælpeværktøj, ikke en spændetrøje. Start evt. med et blankt papir og tegn flowet for det enkelte system med alle detaljer. De vigtige deltagere Der er brug for en bred vifte af kompetencer for at kunne optegne et fyldestgørende billede af AS IS og designe et TO BE, som imødekommer jeres behov. Involvér f. eks. : • It-arkitekter og systemejere • Digital post koordinatorer, superbrugere og lign. • Projektledere og sagsbehandlere

Funktionaliteter, der udgår eller ændres i den nye Digital Post-løsning • En række funktionaliteter udgår eller ændres i den nye Digital Post-læsning (se boksen nedenfor). Ændringerne kan have betydning for jeres fremadrettede arbejdsprocesser ift. digital post, og I bør derfor undersøge, om I bliver påvirket af ændringerne. • Gør I brug af funktionaliteterne i dag, kan I med fordel: – Indtænke nødvendige justeringer i jeres tekniske TO BE design, så I får favnet funktionerne på anden vis – Justere eventuelle arbejdsgangsbeskrivelser for de arbejdsprocesser, der påvirkes af ændringerne og fremadrettet skal håndteres anderledes Funktionaliteter, der udgår eller ændres Brevfletning er en service, hvor adresser på flere modtagere flettes ind i en brevskabelon, og derved skaber unikke breve. Denne service bliver ikke en del af den nye Digital Post-løsning. Myndigheder skal fremover selv kunne brevflette i egne systemer, inden de sendes i Digital Post-løsningen. Søg i sendte meddelelser er en funktionalitet, som giver adgang til en kopi af myndighedens sendte meddelelser i op til 35 dage. Det ændres, så der ikke længere er et arkiv af sendte meddelelser i den nye Digital Post-løsning. Myndigheder skal derfor sikre sig, at afsendte meddelelser fremover kan fremsøges i egne systemer. Formularer er xml-baserede præudfyldte blanketter, som myndigheder har kunnet bruge til at indhente information om specifikke emner, f. eks. adresse eller CVR-nummer, når borgere eller virksomheder skriver til myndigheden. Denne funktion kommer til at udgå. Myndigheder skal fremover selv lave en indberetningsløsning på deres hjemmeside, hvis de ønsker at bruge denne funktionalitet. Åbningskvittering er en funktionalitet, som man indtil nu har kunnet tilkøbe som et ekstra produkt hos den nuværende leverandør. Med åbningskvittering har afsenderen af posten kunnet få en valgfri kvittering på, at modtageren har åbnet brevet. Dette kommer man ikke til at kunne fremover, og der kommer ikke en erstatning. Standardbilag er en funktionalitet, som gav mulighed for at uploade bilag, der ofte blev anvendt. Dette betød at bilagene ikke skulle uploades ved hver forsendelse og at der i stedet kunne refereres til standardbilaget gentagne gange. Standardbilag udgår. Valørdato (virkningsdato) den (fremtidige) dato, hvor en fremsendt meddelelse lægges i modtagerens postkasse. Officielt må valørdato ikke ligge længere end fem dage fremme i tiden, men det er hidtil ikke blevet håndhævet. Det bliver det i den nye løsning. 28

Ambitionstrappe - Inspiration til dialog om implementering af Me. Mo Ressourcetræk forretning Et bud på generiske trin, der kan guide Me. Mo-forløbet for henholdsvis modtagelse og afsendelse af post. 5 Brug opmærkninger til at sortere post til fagsystemer, inkl. post fra andre myndigheder Brug opmærkninger til at sortere indkommende post i det modtagersystem, som modtager post adresseret til jeres CVR Udvid kontaktstruktur med kontaktpunkter for øvrige myndigheder, der sender post til jeres myndighed 3 2 1 Tilpas eksisterende modtagersystemer, så de kan håndtere Me. Mo Modtagelse af post 29 4 4 3 2 1 Afsend i Me. Mo og tilføj mulighed for at adressere andre myndigheder via deres kontaktpunkter Afsend i Me. Mo med action buttons, aftaler, mm. Afsend i Me. Mo med ekstra opmærkninger, dvs. flere attention- og indholdsdata Afsend i Me. Mo med samme indhold, som i dag (inkl. eventuel attention. xml) Tilpas eksisterende afsendersystemer, så de fortsat kan sende i DP 1/DP 2 format (N. B. fungerer kun indtil 2023) Afsendelse af post

Integrationsdesign, Me. Mo-Lib og snitfladebeskrivelser • Integrationsdesign, Me. Mo-Lib og snitflader foreligger i version 0. 1 på nuværende tidspunkt. Til august 2020 vil de foreligge i version 1. 0. • Me. Mo-formatet foreligger i version 0. 9. Me. Mo version 1. 0 forventes offentliggjort medio august 2020. Integrationsdesign Der er udarbejdet en vejledning om integrationsdesign, der beskriver tekniske detaljer for integrationer. Målgruppen er udviklere, der har brug for at forstå design, implementering og integrationer samt arkitekter og forretningsanalytikere, der skal sikre sig, at eksterne integrationer er dokumenteret, og at der er etableret adgang. Snitfladebeskrivelserne tilgås via Swagger Editor. Der er udarbejdet en guide med introduktion til brugen af Swagger Editor i forbindelse med snitfladebeskrivelse på Digital Post. Vejledningen og filerne med snitfladebeskrivelser er tilgængelig her. Læs mere her. Me. Mo-Lib Formålet med Me. Mo-Lib er at håndtere serialisering 1 og deserialisering 2 af Me. Mo meddelelser, inklusiv support for XML og JSON. Læs mere her. Me. Mo-formatet Materialer om det nye meddelelsesformat Me. Mo offentliggøres løbende på digitaliser. dk Læs mere her. 1 Serialisering: Metoden hvorved en datastruktur/objekt konverteres til et format, der opbevarer originaldata 2 Deserialisering: Modsætning af serialisering, hvor et format konverteres tilbage til originalstrukturen/objektet 30