Weiterentwicklung der Informationsinfrastruktur der Universitt Potsdam Andreas Degkwitz

Weiterentwicklung der Informationsinfrastruktur der Universität Potsdam Andreas Degkwitz – Universität Potsdam DINI Workshop 26. 06. 2003

Rahmenbedingungen und Motivation • Die Universität Potsdam ist ‚jung‘, stark dezentralisiert und steht unter heftigen Einsparungszwängen. • Neue Herausforderungen: Globalhaushalt, E -Learning, Publikationssysteme, Schulungsanforderungen (Investitionsschutz), • Effiziente Iu. K-Strukturen erweisen sich als Standortvorteil und verstärken die Wettbewerbsfähigkeit der Hochschule.

Was bietet die gegenwärtige Iu. KInfrastruktur der Universität ? • Produktion (bzw. Reproduktion) multimedialer Lehrmittel, Videoconferencing (AVZ), • zentrale Datenverarbeitung der Universität sowie Aufbau, Betrieb und Pflege des Uni-Netzes, E-Learning-Plattformen (RZ), • elektronische und gedruckte Informationsund Medienversorgung, Bibliothekssystem, CD-ROM-Netz, Publikationsserver (UB).

Um welche Weiterentwicklungen (1) geht es? • die Optimierung der Dissemination fachbezogener und übergreifender Informationen • die Erweiterung des Medien- und Informationsangebots für Forschung und Lehre, • die Steigerung der Attraktivität und Effizienz von Lehre und Studium (E-Learning), • die Verbesserung der Dokumentation, Präsentation und Bereitstellung von Forschungsergebnissen (Speicherung, Visualisierung),

Um welche Weiterentwicklungen (2) geht es? • die Etablierung eines medien- bzw. technologiegerechten Schulungs- und Weiterbildungsangebots, • die verstärkte Kooperation mit anderen Hochschulen, Kompetenzzentren und externen Dienstleistern, • die Förderung des Wissens- und Technologietransfers und die Unterstützung nationaler und internationaler Kooperationen, • der Aufbau eines Informationsmanagements für die Hochschule.

Probleme und Voraussetzungen der weiteren Umsetzung • Strikte Aufgabenteilung von Bibliothek, Medien- und Rechenzentrum ist keine tragfähige Plattform. • Die bestehende Trennung der Bereiche AVZ, RZ, UB und Kompetenzträgern in Fakultäten ist nur eingeschränkt effektiv. • Die einzelnen Servicebereiche sind nachhaltig zu vernetzen, um ein gemeinsam getragenes Iu. K-Angebot zu etablieren.

Welche Umsetzungsschritte ergeben sich daraus? • Keine punktuelle Verbesserungen, sondern strukturelle Optimierung der Leistungen (z. B. über Zielvereinbarungen), • Differenzierung der Iu. K-Struktur in (zentrale) Basisangebote und (dezentrale) fachbzw. fächerspezifische Leistungen, • Etablierung neuer Dienstleistungen, • Integrierter Iu. K-Service: One-Stop-Shop!

Beteiligung und Einbeziehung der Nachfrage- und Zielgruppen • Nutzer- und Zielgruppen (= Nachfrager): Forschende, Lehrende und Studierende der Fakultäten. • Beteiligung und Einbeziehung der Fakultäten in den Weiterentwicklungsprozeß, • Umsetzung fachlicher Anforderungen in Anwendungen, Schulung und Qualifizierung, • Neuausrichtung der organisatorischen Rahmenbedingungen: auch in Fakultäten! • Entwicklung von Anreiz- bzw. Verrechnungssystemen.

Leistungsprozesse: Forschung Leistungsprozesse: Lehre Leistungsprozesse: Verwaltung Anforderungen der Nutzer- und Zielgruppen: Forschende, Lehrende, Studierende, Universitätsmitarbeiter Integriertes Informations -management Akteure und Handlungsfelder des Iu. KAngebots Serviceangebote und Unterstützungsprozesse der Iu. K-Struktur

Leistungsprozesse für Forschung und Lehre Ablaufstruktur der Leistungsprozesse ist Grundlage für nutzernahe Weiterentwicklung der Iu. K-Angebote: • Ermittlung und Zusammenfassung von Inhalten: Literaturrecherchen Auswertung Text- und Graphikerstellung Ergebnisbereitstellung • Forschung: Literaturrecherchen Verifikation/Falsifikation Dokumentation von Ergebnissen Ergebnisbereitstellung • Lehre: Literaturrecherchen Produktion von Lehrinhalten Präsentation/Bereitstellung Vermittlung/Erfolgskontrolle • Präsentation/Publikation: Ermittlung von Inhalten Text-/Graphikerstellung Qualitätssicherung/ Reviewing Präsentation/Publikation

Handlungsfelder des Iu. K-Angebots • Handlungsfeld 1: Technische Infrastruktur (Arbeitsplatzrechner, Server, Netz) und Anwendungen • Handlungsfeld 2: Inhaltsdienste einschließl. Beschaffung, Nachweis, Bereitstellung und Verfügbarkeit, • Handlungsfeld 3: Produktions-, Vertriebs- und Verwertungsdienste (Rechte) • Handlungsfeld 4: Kompetenzvermittlung, Qualifizierung und Schulung

Komponenten der weiteren Planungen • Präzisierung von Leistungsprozessen und Handlungsfeldern der Iu. K-Struktur (einschl. Verwaltung), • Optimierung von Kernaufgaben der zentralen Einrichtungen, Etablierung neuer Serviceangebote: Einbeziehung der Fakultäten, • Benennung der Akteure – auch in Fakultäten! • Vernetzung mit verwaltungsrelevanter Abläufe und Unterstützungsprozessen, • Abbildung in einer Matrixorganisation

Neue Serviceangebote • Neue Iu. K-Angebote, die in dezentraler und zentraler Verantwortung zu tragen und als verteilte Servicezentren aufzubauen sind, indem sich: • mit Handlungsfeld 1 über den Kernbereich der Bereitstellung von Basistechnologie und Anwendungen hinaus die Funktionen eines Storage- und Tool-Centers sowie die eines Networking- und Telekommunikations-Centers verbinden; • aus Handlungsfeld 2 über den Kernbereich der Beschaffung, des Nachweises und der Verfügbarkeit von Inhalten Funktionen eines Content- und Knowledge-Centers mit entsprechenden Access- und Distributionsoptionen entwickeln; • aus Handlungsfeld 3 über den Kernbereich der Präsentation und Produktion hinaus Funktionen eines Produktions- Vertriebs- und Marketingcenters ergeben; • und in Handlungsfeld 4 über den Kernbereich von Schulung und Weiterqualifizierung hinaus Funktionen eines Kompetenz- und Learning-Centers zu etablieren sind.

Anforderungen an die Organisationsstruktur • Neu- und Umstrukturierungsmaßnahmen in zentralen Einrichtungen (AVZ, RZ, UB) und Fakultäten - prozessbezogen, prozessbezogen • Organisatorische Rahmenbedingungen in Fakultäten (Iu. K-Beauftragte, fakultätsbezogene Leistungszentren) – nachfrageorientiert, orientiert • Dezentrale und zentrale Verantwortung und Akteure – handlungsbasiert, handlungsbasiert • Zentrales Informationsmanagement (CIO)

Universitätsleitung Kommission für die Informationsinfr astruktur Dekane Kanzlerin Chief Information Officer (CIO) Koordinations -gremium Dezentrale Leistungszentren: Forschung und Lehre: -Jurist. Fakultät -Phil. Fakultät -Hum. Fakultät -Wi. So-Fakultät -Math. -Nat. Fakul. Dezentrale Leistungszentren: Universitätsverwaltung: -Dezernat 1 -Dezernat 2 -Dezernat 3 -Dezernat 4 -Dezernat 5 Zentrale Kompetenz und Ressourcen: AVZ UB ZEIK

Resumee (1) • Die Weiterentwicklung der Iu. K-Struktur ist Voraussetzung für die Wettbewerbsund Zukunftsfähigkeit der Universität. • Grosse Herausforderungen: finanziell (Drittmittel), organisatorisch und technisch. • Wenn dies nicht als Chance begriffen wird, geht der nationale und internationale Anschluß verloren.

Resumee (2) • Akzeptanz und Erfolg der hängen von Kundenorientierung und Nutzernähe des Iu. KAngebots ab. • Von daher sind die Fakultäten als Zielgruppen in die Entwicklungsarbeiten unbedingt einzubeziehen. • Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mehrwerte der Iu. K-Entwicklung dort ansetzen, wo sie den Nutzer erreichen.

CIO-Funktion • Darüber hinaus wird die Notwendigkeit eines zentralen Informationsmanagements deutlich: Die Rolle des Chief Information Officer (CIO) ist grundsätzlich als Schnittstelle zwischen Entscheidungsträgern, Nutzern/ Nachfragern und Serviceanbietern zu betrachten.

Derzeitiger Stand in Potsdam: • Die Universitätsleitung hat dem Strategiepapier zur Weiterentwicklung der Iu. K-Struktur zugestimmt. • Die weitere Operationalisierung (Aufbauorganisation) ist in die Zielvereinbarungen der Universität aufgenommen. • Entwicklung eines Meilensteinplans für die weitere Umsetzung (Dienstedatenbank), • Einbeziehung externen Consultings für die Realisierungsphase (sofern finanzierbar).

. . . vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit - über Rückfragen freue ich mich. Strategiepapiers zur Weiterentwicklung der Iu. KStruktur der Uni Potsdam: http: //www. informatikdidaktik. de/Hy. FISCH/Produzieren/Multimedia. AG/Neues degkwitz@rz. uni-potsdam. de