Training Needs Assessment TNA A Systematic Approach Penilaian

Training Needs Assessment (TNA): A Systematic Approach Penilaian Kebutuhan Pelatihan: Sebuah Pendekatan Sistematis

“Remember, training is not what is ultimately important… performance is. ” Marc Rosenberg

Tahukah Anda. . . “tidak lebih dari 6 -10 % dari apa yang didapat dalam pelatihan akan benar-benar dilaksanakan dalam pekerjaan. ” Broad and Newstrom

Identifikasi Kebutuhan Diklat (TNA) z. Upaya untuk mengetahui dan mengumpulkan masalah, data, fakta dan informasi tentang : y. Siapa yang perlu dilatih; y. Pelatihan tentang kemampuan apa; y. Mengapa perlu dilatih; y. Apa faktor pendukung yang diperlukan; dan y. Materi mana yang bisa dipelajari sendiri; serta y. Keuntungan yang akan diperoleh lainnya 4

Identifikasi Kebutuhan Diklat (TNA) z Memberikan gambaran tentang kondisi sesungguhnya dari masalah yang dihadapi di lapangan atau apa yang di rasakan oleh calon peserta pelatihan dalam melaksanakan tugasnya, jika dibandingkan dengan apa yang menjadi standar Kekurangan dalam hal • Pengetahuan • Keterampilan dan • Sikap yang seharusnya dimiliki dan perlu diklat 5

Ruang lingkup TNA z. Identifikasi Kebutuhan pelatihan y. Memperoleh, mengenal dan memformulasikan kebutuhan pelatihan serta aspek-aspek pendukungnya. 6

Ruang lingkup TNA z. Identifikasi Perilaku Program dan Kebijakan ymemperoleh fakta, data dan informasi mengenai kecenderungan atau perubahan program dan kebijakan (lama atau baru) berdampak pada kebutuhan penyediaan tenaga tertentu dalam aspek pengetahuan, sikap dan keterampilan baru.

Ruang lingkup TNA z. Identifikasi Perilaku Pekerjaan y Memperoleh fakta, data dan informasi mengenai kecenderungan umum terjadinya kesenjangan kinerja tenaga tertentu pada unit kerjanya

Ruang lingkup TNA z. Identifikasi Perilaku Masyarakat ymemperoleh fakta, data dan informasi mengenai aspirasi masyarakat terhadap kualitas pelayanan yang diterima serta tingkat kepedulian dan partisipasi masyarakat terhadap pelaksanaan suatu program/pekerjaan 9

Prinsip TNA z. Realistik, artinya y. Rasional dan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan kemampuan daya, dana dan sarana serta waktu yang tersedia sesuai dengan tingkat perkembangan program. z. Sistimatik, artinya y. Rumusan yang dihasilkan disusun secara teratur, berurutan dan berlanjut. y. Keterkaitan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya harus jelas, tidak berdiri sendiri dan mengarah pada proyeksi masa yang akan datang. z. Terarah, artinya y. Hasil rumusan harus terarah kepada satu tujuan organisasi, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. 10

Manfaat TNA z. Salah satu penyebab tidak terwujudnya dampak suatu pelatihan ada perubahan perilaku pekerjaan dan organisasi atau hasil pelatihan tersebut kurang bermakna dalam mengatasi masalah operasional di lapangan, sering terletak pada program pelatihan yang tidak di rancang berdasarkan identifikasi kebutuhan pelatihan yang tepat. z. Manfaatnya TNA? ? ? 11

Manfaat TNA z. Informasi yang akurat untuk dijadikan masukan dalam menyusun program pelatihan yang diinginkan. z. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses mencapai tujuan diklat, sekaligus tujuan organisasi. z. Menghindari biaya (cost) yang tidak perlu dalam pengembangan organisasi karena kekeliruan dalam mengidentifikasi atau identifikasi tidak di lakukan. z. Memberikan justifikasi yang cocok, baik untuk pengembangan maupun tidak untuk pengembangan pembelajaran. z. Memudahkan dalam merancang suatu program pelatihan yang benar-benar dibutuhkan, karena identifikasi kebutuhan merekomendasikan solusi yang tepat dan sesuai. 12

Kuncinya. . . Bertanya… Bertanya dengan BENAR! ? ? ?

Definisi “Needs Assessment” Proses mengidentifikasi kebutuhan kinerja dan "gap" antara kinerja yang diharapkan dengan apa yang ada sekarang. Kekurangan dalam hal • Pengetahuan • Keterampilan • Sikap yang seharusnya dimiliki dan perlu diklat

Macro vs. Micro Macro z Selaras dengan tujuan strategis. z Tiga tingkat : y. Organisasi y. Pekerjaan y. Individual Micro z Diawali dengan masalah kinerja atau perubahan z Penilaian dilakukan untuk mengklarifikasi masalah, memastikan pelatihan adalah solusi yang tepat, analisis kinerja, dan karakteristik peserta pelatihan.

Proses Desain Instruksional ANALYZE DESIGN DEVELOP IMPLEMENT EVALUATE

ANALISIS : r Apa masalahnya? r Apakah masalah terkait dengan pelatihan? r Apakah skill dan pengetahuan harus dimasukkan dalam program pelatihan? r Siapa yang perlu dilatih? z Problem Analysis z Performance Analysis z Task/Competency Analysis z Learner Analysis

Steps of TNA (Robert Mager) 1. Define the problem? 2. Determine the importance y. Is it worth solving? 3. Determine the cause(s) 4. Identify training vs. non-training solutions 5. Select the best (most cost-effective) solutions

Step 1: Define the problem Describe Discrepancy DESIRED PERFORMANCE (Optimals) - ACTUAL PERFORMANCE (Actuals) = POSSIBLE TRAINING NEED

Step 2: Is it important? z Mengapa penting? z Bagaimana jika tidak dilakukan? z Seberapa besar? (Bila mungkin kuantitatif) z Siapa yang peduli? z “Apakah biaya cukup layak untuk memecahkan masalah? ”

If the answer is no…. . IGNORE REJOICE

Step 3: Determine the Cause(s) Is it a problem of skill or a problem of will? I don’t wanna! I don’t know how.

Yes, it is a skill deficiency Arrange Formal Training no Used to do it? yes Arrange Practice Arrange Feedback no Used often? yes

Other questions Change the Job Arrange on-the -job training Transfer or terminate Simpler way? Potential ?

If a skill deficiency. . z Provide training z Provide practice z Provide feedback z Simplify the task z Develop a job aid z OJT z Transfer z Terminate

P. 37 Yes, it is a problem of will. . . Performance punishing? Non-performance rewarded? Does performance matter? Remove Punishment Arrange Positive Consequences Arrange consequences

And one last question. . . Obstacles? Remove Obstacles

Step 4: Identify training vs. non-training solutions? z Pertama, cari penyebab masalah z Cari kemungkinan solusi z Cari solusi terintegrasi untuk memecahkan akar masalah Calculate cost Select best solution(s) Implement

To solve a performance issue z Training may not be the answer z Training may not be the only answer

P. 39 Cause z If z If Solution skill or knowledge………. training lack feedback……………. . feedback, standards not motivated……………. rewards, consequences unclear expectations…. . std, measure, discuss job environment…………change environment potential…………change personnel

Jika Pelatihan adalah jawaban…. z Formal training z Self study z Technology based z Job related/workplace approaches P. 40

Metode Pengumpulan Data z. Pengumpulan data adalah landasan dari TNA. z. Mambutuhkan waktu yang cukup.

Metode Pengumpulan Data z. Interviews z. Surveys/kuesioner z. Focus Groups z. Observation z. Data sekunder yang ada

“If you think training is expensive, try ignorance. ”

Latihan z. Lakukan TNA untuk permasalahan yang Anda pilih ! 1. Gambarkan masalahnya? Bagaimana kesenjangannya? 2. Apakah masalah tersebut PENTING? Mengapa? 3. Cari penyebabnya (skill/Will? Ketrampilan, kemauan, atau penyebab lain? 4. Apakah penyebabnya karena kurang pengetahuan, sikap dan ketrampilan Jika ya, training 5. Apakah ada data yang belum cukup? Bagaimana cara melengkapinya?

matur nuwun