TRAINING NEED ANALYSIS KEADAAN SEKARANG KESENJANGAN MASALAH YANG

TRAINING NEED ANALYSIS

KEADAAN SEKARANG KESENJANGAN MASALAH YANG DIHARAPKAN

PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP (kognisi, Afeksi, konasi) PELATIHAN BERSIFAT TEKNIS

ANALISIS PELATIHAN Langkah analisis menghasilkan informasi penting dalam merancang program pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan. Beberapa contoh pertanyaan : q Apakah ada pencapaian hasil pembelajaran pada pelatihan? q Apakah ada perubahan perilaku dan kinerja karyawan yang diharapkan? q Apakah Visi dan Misi organisasi dapat tercapai? q. Apakah ada penghematan biaya secara ekonomis pada setiap solusi pelatihan ?

• Menurut Rosset dan Arwady TNA adalah suatu istilah yang dipergunakan dalam analisis untuk memahami permasalahan kinerja atau permasalahan yang berkaitan dengan penerapan teknologi baru. • TNA selanjutnya disebut analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan (DIKLAT) atau penilaian kebutuhan diklat sering disebut pula sebagai Analisis Permasalahan, Analisis Pra Diklat, Analisis Kebutuhan Atau Analisis Pendahuluan. • ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN merupakan proses individu untuk menambah pengetahuan, ketrampilan dan sikap dalam meningkatkan tugas dan tangguang jawab sehingga dapat mencapai visi dan misi organisasi.

TRAINING NEED ANALYSIS KEBUTUHAN (NEED) ADALAH KESENJANGAN ANTARA APA YANG DIHARAPKAN DENGAN KONDISI YANG SEBENARNYA, KEINGINAN ADALAH HARAPAN KE DEPAN ATAU CITA-CITA YANG TERKAIT DENGAN PEMECAHAN TERHADAP SUATU MASALAH. SEDANGKAN ANALISA KEBUTUHAN ADALAH ALAT UNTUK MENGIDENTIFIKASI MASALAH, GUNA MENENTUKAN TINDAKAN YANG TEPAT. TRAINING NEEDS ANALYSIS ADALAH SEBUAH KEGIATAN UNTUK MENGANALIS GAP ANTARA KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN DENGAN KOMPETENSI AKTUAL, MAKSUDNYA MEMBANDINGKAN KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN OLEH SEBUAH JABATAN ATAU JOB POSITION, DIBANDINGKAN DENGAN KOMPETENSI YANG DIMILIKI OLEH PEMEGANG JABATANNYA.

Secara umum dapat dikatakan bahwa Training Need Analysis merupakan penentuan perbedaan antara keadaan yang nyata dan kondisi yang diinginkan dalam kerja manusia dalam suatu organisasi atau kelompok organisasi dalam pengertian, pengetahuan, keterampilan dan sikap.

ANALISIS KEBUTUHAN SUATU PROSES PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA DALAM RANGKA MENGIDENTIFIKASI BIDANG-BIDANG, FAKTOR-FAKTOR APA SAJA YANG PERLU DITINGKATKAN ATAU DIPERBAIKI (INDIVIDU – ORGANISASI) 8

THE NEEDS ASSESSMENT PROCESS Apakah konteksnya? Ø Peraturan Organizational ØLemahnya keahlian analysis dasar ØKinerja yang buruk opreasional ØTeknologi baru analysis ØPermintaan pelanggan Person ØProduk baru analysis ØStandar kinerja yg tinggi ØPekerjaan baru ØDukungan untuk strategi bisnis Apa kebutuhan pelatihan mereka? Sebab-sebab atau titik penekanan Hasil ØApa yang harus dipelajari ØSiapa yang mendapat pelatihan ØTipe pelatihan ØFrekwensi pelatihan ØKeputusan beli atau buat pelatihan ØPelatihan atau opsi lainnya Who needs training? 9

DASAR PENYELENGGARAAN PELATIHAN MENGHILANGKAN ATAU MENGURANGI GAP (KESENJANGAN) ANTARA KENYATAAN SAAT INI DENGAN STANDAR YANG DIHARAPKAN 10

TUJUAN DARI PELAKSANAAN KEGIATAN TNA q SEBAGAI INFORMASI BAHWA TRAINING ADALAH SATU UPAYA PENINGKATAN KOMPETENSI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA. q SEBAGAI DATA PENETUAN PESERTA TRAINING YANG BENAR – BENAR TEPAT DAN SESUAI DENGAN KEBUTUHAN. q SEBAGAI DASAR DALAM MENYUSUN MATERI / SILABUS TRAINING, SEHINGGA MATERI YANG DISAMPAIKAN BERDAMPAK PADA PENINGKATAN KOMPETENSI YANG BENAR – BENAR DIBUTUHKAN. q MENGIDENTIFIKASI BAHWA JENIS PELATIHAN DAN METODE YANG DIPILIH SESUAI DENGAN TEMA ATAU MATERI PELATIHAN q MEMASTIKAN BAHWA PENURUNAN KINERJA ATAU PUN MASALAH YANG ADALAH DISEBABKAN KARENA KURANGNYA PENGETAHUAN, KETRAMPILAN DAN SIKAP KERJA; BUKAN OLEH ALASAN-ALASAN LAIN YANG TIDAK BISA DISELESAIKAN MELALUI PELATIHAN. q SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN ANGGARAN TRAINING. MANFAAT TRAINING NEED ANALYSIS q DENGAN PROSES ANALISA KEBUTUHAN TRAINING INI KITA AKAN DAPAT MEMETAKAN TRAINING ATAU PELATIHAN APA SAJA YANG DIBUTUHKAN OLEH PERUSAHAAN, q DENGAN PROSES ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN INI KITA DAPAT MENENTUKAN SIAPA SAJAKAH KARYAWAN YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN, q DENGAN KEGIATAN ANALISA KEBUTUHAN TRAINING INI KITA DAPAT MENGHITUNG BERAPA BIAYA YANG DIBUTUHKAN UNTUK PELATIHAN SELAMA SATU TAHUN. q DENGAN KEGIATAN TRAINING NEEDS ANALYSIS INI PERUSAHAAN AKAN DENGAN TEPAT MENENTUKAN JENIS DAN TOPIK-TOPIK PELATIHANNYA SESUAI DENGAN KEBUTUHAN PERUSAHAAN. SEHINGGA PELATIHAN ATAU TRAINING YANG DILAKUKAN AKAN TEPAT SASARAN DAN TIDAK MENJADI PELATIHAN ATAU TRAINING YANG SALAH SASARAN

Tujuan Analisis Kebutuhan 1. Memastikan – pelatihan merupakan solusi atas suatu masalah 2. Memastikan bahwa peserta pelatihan – individu yang tepat 3. Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan sesuai dengan tuntutan solusi atas suatu masalah 4. Mengidentifikasi jenis dan metode yuang sesuai 5. Memastikan alasan penyelenggaraan adalah kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja 6. Memastikan keuntungan dan kerugian penyelenggaraan pelatihan 12

Prosedur Pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan Pelatihan 1. Identifikasi kesenjangan antara kemampuan atau hasil kerja karyawan dengan hasil yang diharapkan. 2. Menilai Penting tidaknya Kesenjangan (permasalahan) a. Tingkat signifikan pengaruh kesenjangan terhadap kegiatan atau keseluruhan kegiatan. b. Luas ruang lingkup permasalahannya. c. Pentingnya peranan kesenjangan tersebut terhadap masa depan atau kelancaran perusahaan. 3. Analisis Kemungkinan penyebab kesenjangan Dalam menganalisis penyeban kesenjangan sekurang-kurangnya ada 3 kegiatan yang perlu dilakukan, yaitu : a. Menganalisis penyebab kesenjangan melalui kegiatan observasi interview atau analisis secara logis. b. Mengelompokan kemungkinan penyebab kesenjangan tersebut antara yang berakitan dengan kekurangan karyawan dalam bidang pengetahuan, keterampilan, dan sikap dengan penyebab yang berkaitan dengan penyebab lainnya. c. Penyebab yang tidak berkaitan dengan kekurangan pengetahuan, keterampilan, dan sikap tidak perlu dilakukan dengan cara pelatihan.

OUPUT TRAINING NEED ANALYSIS HASIL TNA AKAN MEMBERIKAN GAMBARAN BERUPA : • KONDISI ATAU ISU YANG SEDANG TERJADI DI DALAM PERUSAHAAN • PROGRAM YANG AKAN DIJALANKAN UNTUK MENANGANI POIN KONDISI / ISU TERSEBUT • BIAYA DAN SUMBER DAYA LAIN, TERMASUK SUPPORT, YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENJALANKAN PROGRAM TERSEBUT JENIS PROGRAM YANG BISA DIJALANKAN DARI HASIL TNA • TRAINING • ROTASI • MUTASI • COACHING • REWARD & PUNISHMENT • PROGRAM REMUNERASI • DLL.

Kunci Keberhasilan TNA q Komitmen top management untuk secara konsisten mendukung pelaksanaan TNA q Kesadaran para manajer/kepala divisi bahwa program training / program-program yang dirancang dari hasil TNA merupakan penunjang untuk menciptakan produktivitas yang baik pada jajaran stafnya. Program ini tidak akan berjalan dan berfungsi maksimal tanpa ada proses manajemen yang baik dari para jajaran manajer/kadiv terhadap staf/divisinya.

TAHAPAN TNA 1. ORGANIZATIONAL BASED ANALYSIS PADA TAHAP INI, FOKUS UTAMA ADALAH MENGGALI PERMASALAHAN SECARA ORGANISASIONAL DI DALAM PERUSAHAAN. SECARA GARIS BESAR HAL INI TERKAIT KOMITMEN PARA LINI ATAS (TOP MANAGEMENT) DALAM MENJALANKAN RODA PERUSAHAAN DAN KOHERENSI ANTARA GOAL (VISI) YANG INGIN DICAPAI PERUSAHAAN DENGAN APLIKASI TINDAKANNYA. MELALUI PROSES INI AKAN DITEMUKAN PERMASALAHAN, TANTANGAN , DAN HAMBATAN YANG PERLU DITANGANI UNTUK MENCAPAI GOAL YANG DITENTUKAN. PROSES INI MELIBATKAN PERANAN PENTING SEMUA LINI DASAR 1). ANALISIS ORGANISASI DI LINGKUP JAJARAN DIREKSI PIHAK YANG TERLIBAT : JAJARAN DIREKSI METODE : FOCUS GROUP DISCUTION / ANGKET 2) ANALISIS ORGANISASI DI LINGKUP DIVISI / JAJARAN MANAJER ATAU KADIV PIHAK YANG TERLIBAT : JAJARAN DIREKSI, JAJARAN MANAJER / KADIV METODE : FOCUS GROUP DISCUTION / ANGKET HASIL : PERMASALAHAN, HAMBATAN, DAN TANTANGAN DI PERUSAHAAN FOLLOW UP : TRAINING ATAU NON TRAINING (SEPERTI RESTRUKTURISASI ORGANISASI, ROTASI,

2. TASK BASED ANALYSIS PADA TAHAP INI AKAN DIGALI JOB DESCRIPTION DAN KUALIFIKASI APA YANG SEHARUSNYA DIPERLUKAN UNTUK MENGISI SETIAP JABATAN BERDASARKAN JOB DESCRIPTIONNYA. METODE : PENYEBARAN ANGKET TERBUKA DAN DISKUSI LANGSUNG DENGAN MASING-MASING KEPALA DIVISI HASIL : JOBDESC DAN JOBSPEC

3. PERSON BASED ANALYSIS PADA TAHAP INI AKAN DIGALI APAKAH KUALIFIKASI SETIAP KARYAWAN PEMEGANG POSISI TELAH SESUAI DENGAN KUALIFIKASI YANG DIBUTUHKAN UNTUK SETIAP JABATAN YANG DIEMBAN. BAHAN : KOMPETENSI / BERDASARKAN JOB SPECIFICATION DAN URAIAN TUGAS / PEKERJAAN BERDASARKAN JOB DESCRIPTION HASIL : FORM PENILAIAN KINERJA

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN ADALAH MENENTUKAN KEGIATAN APA YANG AKAN DIKEMBANGKAN SESUAI DENGAN KEBUTUHAN. ATAU SECARA UMUM ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU PROSES PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA DALAM RANGKA MENGIDENTIFIKASI BIDANG -BIDANG ATAU FAKTOR-FAKTOR APA SAJA YANG ADA DI DALAM PERUSAHAAN YANG PERLU DITINGKATKAN ATAU DIPERBAIKI AGAR KINERJA PEGAWAI DAN PRODUKTIVITAS PERUSAHAAN MENJADI MENINGKAT.

TUJUAN IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DALAM PELATIHAN TUJUAN DARI KEGIATAN INI ADALAH UNTUK MEMPEROLEH DATA AKURAT TENTANG APAKAH ADA KEBUTUHAN UNTUK MENYELENGGARAKAN PELATIHAN. MANFAAT IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN 1. MEMPEROLEH DATA MENGENAI PERMASALAHAN DAN KEBUTUHAN YANG DIINGINKAN OLEH SASARAN 2. UNTUK MEMPERMUDAH DALAM MENENTUKAN SKALA PRIORITAS DALAM PERENCANAAN PROGRAM KEGIATAN. 3. MEMPERLANCAR PELAKSANAAN KEGIATAN

TINGKAT Hasil -hasil perilaku Belajar reaksi PERTANYAAN yang DIAJUKAN UKURAN-UKURAN Apakah org. atau Unit lebih baik krn pelatihan Apakah pesert bersikap Berbeda pada pekerjaan Post training? Apakah Keahliannya terpakai? Sejauh mana peserta Memiliki pengetahuan Sesudah dibanding sebelum Apakah pesert menyukai Program, pelatih dan fas. ? Ada faedahnya? Anjuran perbaikan Kecelakaan kerja Mutu produk Produktivitas Perputaran kary Biaya, keuntungan Penilaian kerja Oleh superv. Teman kerja, Pelanggan, bawahan Tes-tes tertulis Tes kinerja kuesioner

KESIMPULAN • • 3. METODE KUESIONER. • TRAINING NEEDS ANALYSIS ADALAH SEBUAH KEGIATAN UNTUK MENGANALIS GAP ANTARA KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN DENGAN KOMPETENSI AKTUAL, MAKSUDNYA MEMBANDINGKAN KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN OLEH SEBUAH JABATAN ATAU JOB POSITION, DIBANDINGKAN DENGAN KOMPETENSI YANG DIMILIKI OLEH PEMEGANG JABATANNYA. • 4. METODE JOB DESCRIPTION. • 5. METODE ANALISIS KESULITAN DAN PROBLEM SOLVING. • 6. PENILAIAN (APPRAISAL REVIEW). • 7. ANALISIS TENTANG KEBIJAKAN ORGANISASI. • TAHAPAN-TAHAPAN TNA MELIPUTI IDENTIFIKASI AWAL, • SELAIN ITU PERLU JUGA DILAKUKAN IDENTIFIKASI INVESTIGASI, ANALISA, DESAIN PEATIHAN, DAN KEBUTUHAN PELATIHAN. ADAPUN PROSEDUR PELAPORAN. DALAM TAHAP ANALISA DIPEROLEH HASIL IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN ANTARA LAIN BERUPA REKOMENDASI PELATIHAN, YAITU SOLUSI SEBAGAI BERIKUT: PELATIHAN ATAU NON PELATIHAN. DALAM MELAKSANAKAN KEGIATAN TNA PERLU DILAKUKAN • 1. IDENTIFIKASI KESENJANGAN ANTARA KEMAMPUAN ANALISIS PERFORMASI JABATAN. UNTUK MENGANALISA ATAU HASIL KERJA KARYAWAN DENGAN HASIL YANG PERFORMASI JABATAN ADA BEBERAPA METODE YANG DIHARAPKAN. DIGUNAKAN, ANTARA LAIN: • 2. MENILAI PENTING TIDAKNYA KESENJANGAN • (PERMASALAHAN) 1. METODE PENGAMATAN LANGSUNG. • 3. ANALISIS KEMUNGKINAN PENYEBAB KESENJANGAN • 2. METODE WAWANCARA/INTERVIEW.