Tik76 612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 3 Projektisuunnitelma Luentokartta

Tik-76. 612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 3 – Projektisuunnitelma

Luentokartta Projektin elinkaaren vaiheet Aika Luentoaihe Ti 12. 3. Kurssin aloitus To 14. 3. Projektin synty Ti 19. 3. Projektisuunnitelma To 21. 3. Projektin käynnistäminen Ti 26. 3. Työmäärien arviointi To 4. 4 Projektin ohjaus Ti 9. 4. Projektihallinnan työkalut To 11. 4. Projektien erilaisuudet Ti 16. 4. Laadunohjaus To 18. 4. Ohjelmistoliiketoiminta Ti 23. 4. Projektin päättäminen Tik-76. 612 Kevät 2002 synty suunnittelu käynnistys ©Accenture 2002 All Rights Reserved ohjaus päätös operointi 2

Projektisuunnitelma -osuuden tavoite Projektisuunnitelmaosassa kerrotaan projektisuunnitelman sisällöstä, sen merkityksestä työn ohjaajana sekä projektin laajuuden hallinnassa. Lisäksi kuvataan projektin elinkaaren päävaiheet sekä keskitytään organisaation muodostamiseen, henkilöstön motivointiin sekä tavoitteiden asettamisen tekniikoihin. Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Tarve Määritelty lopetuspiste Resurssitarve Tuki ja / tai linja-organisaatio synty Tarve tyydytetty Projekti suunnittelu käynnistys tekeminen Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla päätös operointi ohjaus Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 3

Harjoitustyön aikataulu Ti 12. 3. Kurssin aloitus To 14. 3. Projektin synty Ti 19. 3. Projektisuunnitelma To 21. 3. Projketin käynnistäminen Ti 26. 3. Työmäärien arviointi To 4. 4 Projektin ohjaus Ti 9. 4. Projektihallinan työkalut To 11. 4. Projektien erilaisuudet Ti 16. 4. Laadunohjaus To 18. 4. Ohjelmistoliiketoiminta Ti 23. 4. Projektin päättääminen Tik-76. 612 Kevät 2002 Harjoitustyön läpikäynti Ryhmien muodostuminen Etappi I – Projektisuunnitelman esiversio • projektin tavoitteet • projektin mittarit • projektin elinkaari • projektin organisointi • osallistujien henkilökohtaiset tavoitteet • kommunikointisuunnitelma • projektin hallintamekanismit • olettamukset Etappi II – Projektisuunnitelman asiakasversio Etappi III - Edistymisraportti Etappi IV – Edistymisraportti ©Accenture 2002 All Rights Reserved 4

Sisällysluettelo • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 5

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 6

Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin toteuttamisen kannalta oleelliset rakenteet, toimintatavat ja tehtävät. Projektisuunnitelma rakentuu esimerkiksi seuraavista osista: • • • Projektin esittely; tausta ja suhde muihin projekteihin Projektin sisältö; tavoitteet, laajuus, tehtävät, lopputuotteet, työmääräarviot, lähestymistavat, aikataulut ja budjetit Projektin rakenne; organisaatio, henkilöt, roolit, tiimit, yhteistyön muodot, budjettijakauma, liittymäkohdat muihin järjestelmiin tai projekteihin Projektin hallintamekanismit; raportointi, palaverit, mittarit ja projektin seurantavälineet, hyväksymismenettelyt Projektin riskien kartoitus Olettamukset, joihin projektin suunnittelu perustuu Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 7

Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Esimerkki projektisuunnitelman rakenteesta: • • 1 Projektin kuvaus 1. 1 Kohde 1. 2 Tarkoitus ja tausta 2 Tavoitteet ja toteutusperiaatteet • • • • • 2. 1 Tavoitteet 2. 2 Toteutusperiaatteet 2. 3 Rajaukset 3 Tulokset 4 Panokset 4. 1 Resurssit 4. 2 Budjetti 5 Ympäristö 5. 1 Toimintaympäristö 5. 3 Tekninen ympäristö 5. 4 Menetelmäympäristö 6 Organisaatio 6. 1 Organisaatiorakenne 6. 2 Vastuut 6. 3 Johtoryhmä 6. 4 Projektipäällikkö 6. 5 Projektiryhmä 6. 6 <Muut ryhmät> Tik-76. 612 Kevät 2002 • 7 Ohjaus • 7. 1 Kokoukset • 7. 2 Raportointi • 7. 3 Tulosten hyväksyminen • 7. 5 Hankintojen hallinta • 7. 6 Muutosten hallinta • 7. 7 Riskien hallinta • 8 Toimintasuunnitelma • 8. 1 Projektin rakenne • 8. 2 Aikataulu • 8. 3 Työsuunnitelma • 8. 3. 1 <Työpaketin 1 tunnus ja nimi> • 9 Laadunvarmistus • 9. 1 Laatutavoitteet • 9. 2 Laadunohjausmenettelyt • 10 Turvallisuus • 11 Tiedottaminen • 11. 1 Projektin sisäinen tiedottaminen • 11. 2 Projektin ulkoinen tiedottaminen • 12 Projektia koskevat asiakirjat • 13 Termit ja lyhenteet ©Accenture 2002 All Rights Reserved 8

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 9

Tavoitteet Projektisuunnitelman tavoitteena on toimia loogisena jatkona Business Caselle ja sopimukselle. Projektisuunnitelma tehdään ennen projektin käynnistämistä ja siihen kootaan edeltävissä vaiheissa tuotettu tieto. Projektisuunnitelma tarkentaa jo Business Casessa esitettyjä tietoja suunnitellusta investoinnista Projektisuunnitelma sitoo yhteen projektin perustekijät vastaten mm. seuraaviin kysymyksiin: • • • Mikä on projektin tarkoitus ja mihin se liittyy? Mitä projektissa aiotaan tehdä, miten ja milloin? Kuka projektin tekee? Miten projektia hallitaan? Mitkä ovat projektiin liittyvät riskit? Minkä olettamusten varassa projektia suunnitellaan? Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Tavoitteet Objectives: ä Gain commitment to achieve goals ä Direct resources and manage risks ä Manage capacity for change Journey Management Program Management Project Management Aligns Leads Manages Context, content and course of action Complexity, Integration and releases Scope, quality, effort, risk and timeline To Deliver Business Results & Value Business Capability Deliverables Accenture: Business Integration Methodology Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 11

Tavoitteet Projektimanagerin tehtäväkenttä –kysely (mihin projektimanageri käyttää aikansa? ): • Aikataulun valvonta ja toimenpiteet, 85% • Resurssien hallinta, 83% • Kommunikointi, 80% • Sitouttaminen, 74% • Rajapyykkien suunnittelu ja asettaminen, 70% • Muutosten hallinta, 60% • Projektisuunnitelman hallinta, 57% • Johdon tuen varmistaminen, 45% • Konfliktien hallinta, 42% • Alihankkijoiden hallinta, 38% Tehtäväkenttäkysely on esitetty kirjassa: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 8 Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Tavoitteet Projektin hallintamalli Ohjaus Projektin asettaminen Projektin suunnittelu Projektin valvonta Projektin päättäminen Projektin valinta Projektin ositus ja vaiheistus Edistymisen seuranta ja ennusteet Tuloksen hyväksyntä Tavoiteasettelu Tehtävien ja työmäärien arviointi Projektin organisointi Aika- ja resurssisuunnittelu Muutosten hallinta Kustannussuunnittelu Laadun varmistaminen Riskien arviointi Sopimusten hallinta Tik-76. 612 Kevät 2002 Raportointi ja päätöksenteko ©Accenture 2002 All Rights Reserved 13

Tavoitteet Projektin tavoitteena on menestyksekäs läpivienti. Projektin onnistumista voidaan tarkastella monesta näkökulmasta. TULOS LAAJUUS Menestyksekkään ohjelmistoprojektin piirteitä ovat esimerkiksi • aikataulun pitäminen LAATU RAHA AIKA • budjetin/työmäärien pitäminen • järjestelmä toimii odotetusti • järjestelmä on helppo ylläpitää • selkeät ja kommunikoidut tavoitteet jotka on saavutettu • projekti on siinä mukana olleiden yksilöiden näkökulmasta mielekäs 0% Failed 31% Delivered Late 53% Success 16% A study by the Standish Group International consisting of 8, 000 software development programs/projects at 365 companies TOP 5 REASONS FOR FAILURE q Lack of user input q Incomplete requirements and specifications q Technological incompetence q Changing requirements and specifications q Lack of executive support Tik-76. 612 Kevät 2002 TOP 5 REASONS FOR SUCCESS q User involvement q Realistic expectations q Clear statement of requirements q Proper planning and estimating q Executive management support ©Accenture 2002 All Rights Reserved 100%

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 15

Projektin elinkaari muodostuu sarjasta tehtäviä, jotka ovat jokaiselle ohjelmistoprojektille tyypillisiä. Elinkaari on kuitenkin aina projektikohtainen ja vaihtelee toteutustavan ja käytettävien tekniikoiden mukaan. Esim. räätälöidyn ja pakettitoteutuksen elinkaari on erilainen, koska suunnittelun ja ohjelmoinnin määrä vaihtelee. Samoin toteutuksen lähestymistavasta riippuen voi olla mahdollista että vaiheet eivät ole selkeästi peräkkäisiä vaan esimerkiksi osin iteroivia. Projektisuunnitelmaa laadittaessa kuitenkin ymmärrettävä miten projekti etenee. Requirements analysis Vaatimusten kartoitus, käyttäjien toiveiden dokumentointi, toiminnallisuus Specification Yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä järjestelmä tulee tekemään Design Järjestelmän suunnittelu Coding Järjestelmän rakentaminen Verification & validation Tyypillinen projektin elinkaari: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 4 Tik-76. 612 Kevät 2002 Testaus Implementation/ installation Käyttöönotto Maintenance & support ©Accenture 2002 All Rights Reserved Järjestelmän ylläpito 16

Projektin elinkaari Jos tarkastellaan koko tapahtumaketjua projektin valmistelusta sen loppuun, voidaan elinkaari hahmottaa seuraavalla tavalla: Synty Suunnittelu • Strateginen tarve, • Projektin kehitysidea, suunnittelu: prosessiuudistus tavoitteet, laajuus, • Projektin arviointi; resurssit, balanced aikataulut, budjetit scorecard, taloudellinen näkökulma, riskien arviointi Tik-76. 612 Kevät 2002 Toteutus • Kehitykseen liittyvä suunnittelu • Ohjelmointi • Testaus ©Accenture 2002 All Rights Reserved Käyttöönotto • Tiedon konvertointi • Ohjeistus, käyttäjäproseduurit • Koulutus • Muutoshallinta • Tiedotus Projektin päättäminen • Mittareiden analysointi • Projektin loppuraportti • Palkitseminen • Ylläpitoon siirtyminen 17

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 18

Projektin osapuolet Projektin osapuolina tarkoitetaan tässä projektin toteuttamiseen liittyvää organisaatiota. Projektin sidosryhmät on laajempi käsite, jolla tarkoitetaan ulkoisia viiteryhmiä, jotka liittyvät projektin toteutukseen. raportointivastuu Project team roles • Project manager • Design and implementation team leaders • Team members (desinger, implmentation team member, testing team member. . . ) Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektin osapuolet Vaihekohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit ohjelmistoprojektin eri vaiheissa A Project Mgr. B Stage planning and implementation - subprojects - mgmt and leadership C Work Cells ‘lead by process owners’ D Individuals with work ownership and personal profile Management and leadership ‘visionaire’ Design P 1 Imple. Testing mentation P 2 P 3 P 4 Roll-out P 5 P 1 -P 5=Processes to be implemented Esimerkki johtamisen tasoista ja organisoinnista. Esimerkkiorganisaatiotasot ja niiden mukaiset roolit löytyvät useista ohjelmistoprojekteista. Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 20

Projektin organisointimallit Toimintokohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit. Osaprojektit. Budjetti/aikatauluvastuu PROGRAMME MANAGEMENT/PROGRAM OFFICE - Project management - Quality management - Resource management - Status reporting - Cost /Schedule performance control - Change control - Business case management - Risk management INFRASTRUCTURE - Development Environment - Data Architect - Functional Architect - Database Administration APPLICATION User design verification Project organisation Business object class design Project team training - Technical Architect - Standards and Procedures System test and roll-out planning Construction and unit testing Technical and application architecture design, construction and testing CHANGE MANAGEMENT Training: - Training material creation - Leadership training Tik-76. 612 Kevät 2002 System test execution - User procedure creation - Change agent training System roll-out Human resource - Management commitment - Communication ©Accenture 2002 All Rights Reserved - Usability and assurance - Job desc. ription - Measurement model 21

Projektin organisointimallit Prosessiorganisaatio. Tässä mallissa toteutettavat liiketoimintaprosessit ymmärretään kokonaisuuksina siten, että toteutuksessa ei puhuta vain järjestelmän toteuttamisesta vaan myös kaikista muista tarvittavista osista, kuten manuaaliset prosessin osat, prosessiin liittyvä koulutus, manuaalit, käyttäjäproseduurit, prosessin mittarit jne. Tiimit toimivat itsenäisesti, mutta siirtyvät kunkin vaiheen vetäjän alaisuuteen elinkaaren mukaisesti. Budjetti/aikatauluvastuu Projektimanageri johtaa, visioi ja varmistaa menestystekijöiden olemassaolon. Osavaiheen vetäjät suunnittelevat ja toteuttavat vaiheen. Prosessinomistajat varmistavat prosessin toimivuuden ja sisällön. Tiimit toteuttavat suunnitelmat tiimin vetäjän johdolla. Suunnittelu Projektin hallinta Rakennus Testaus Käyttöönotto Toteutettavat liiketoimintaprosessit Prosessi Raportti Testaus Online Host Rollout Yksilöt toimivat tiimeissä rooliensa ja henkilökohtaisten tavoitteidensa ohjaamina. Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 22

Projektin organisointimallit Prosessin toteuttaminen kokonaisuutena. Matriisiorganisaation edut – laadun omistaminen vaiheesta toiseen on tiimien vastuulla. Projektin vaiheet Tiimit Prosessitiimi Testaus Käyttöönotto Kirjanpitoprosessi Raporttitiimi Online-tiimi Host-tiimi Järjestelmäkehitys Käyttäjäkoulutus Helpit ja manuaalit Raportointi Mittarit Liittymät Ylläpito Budjetti- ja aikatauluvastuu Rakennus Suunnittelu Help Desk Laatuvastuu ja omistajuus Automaattinen prosessin osa Manuaalinen prosessin osa Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 23

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 24

Teoriaa Projektinhallintaan liittyvää teoriaa – miten suunnittelet projektin ohjauksen? • Teoria X • Keskivertoihmisellä on synnynnäinen inho työtä kohtaan • Sen takia heitä täytyy pakottaa, määrätä ja kontrolloida • Ihmiset pyrkivät pakenemaan vastuuta • Teoria Y • Työ on yhtä luonnollista kuin lepo ja leikki • Pakottaminen ja kontrollointi eivät ole ainoita keinoja tehokkuuden saavuttamiseksi • Sitoutumiseen vaikuttaa palkinto, joka liittyy tehtävän suorittamiseen • Keskivertoihminen voi oppia kantamaan ja haluamaan lisää vastuuta • Monella ihmisellä on hyvä mielikuvitus ja luovuutta Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 25

Projektitiimien muodostaminen Projektitiimit ja niiden tehtävät kuvataan projektisuunnitelmassa. Projektitiimien muodostaminen on projektipäällikön tärkeä tehtävä, jossa pyritään löytämään paras mahdollinen miehitys tehtävän suorittamista varten. Tiimien rakenteeseen ja miehitykseen liittyviä kysymyksiä ovat mm. : • • • Mikä on kunkin tiimin jäsenen motivaatio? Mikä on henkilöiden osaamisprofiili ja urakehityshistoria/tausta? Haluaako henkilö kantaa vastuuta? Mikä on kunkin henkilön sopivuus juuri suunniteltuun tiimiin? Mitkä ovat ne tekijät ja ominaisuudet, jotka tekevät ko. tiimistä hyvän? Miten arvioit tiimin jäsenten tulevan toimeen keskenään? Parhaassa tilanteessa jokaisen tiimin jokainen jäsen haluaa tehdä sitä työtä, mikä hänelle on projektissa suunniteltu – ”jokainen voittaa”. Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 26

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 27

Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset Henkilökohtaiset tavoitteet on johdettava projektille asetetuista odotuksista, koska tämä on ainut tapa varmistaa, että projektin jokaisen henkilön toiminta tukee yhteistä tavoitetta – projektin onnistumista. Projektin odotukset määrää yleensä projektin ohjausryhmä. Ohjausryhmän odotukset projektille voivat muodostua seuraavista osatekijöistä: • • • Työprosessin ja lopputuotteiden onnistuminen Projektin lopputulos ja sen tuoma lisäarvo Lopputuotteen tuki liiketoiminnalle ja sen tulokselle Odotukset voidaan jakaa kahteen eri ulottuvuuteen: Ratkaisuun liittyvät tekijät sekä tapaan liittyvät tekijät (miten ratkaisu saavutetaan). Tarkastelemalla molempia ulottuvuuksia saadaan parempi kuva kaikista odotuksista. Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 28

Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset Esimerkkinä henkilökohtaisten tavoitteiden luomisesta on oheinen malli, jota käytetään aluksi ohjausryhmän odotusten dokumentoinnissa. Tavoitteena on viedä ohjausryhmän odotukset jokaisen tiimin ja yksilön henkilökohtaisiin tavoitteisiin siten, että kaikki toiminta projektissa tähtää ohjausryhmän odotusten täyttämiseen. Määritä ja dokumentoi ohjausryhmän odotukset Pidä odotus/ tavoite keskustelut Määritä odotukset ja tavoitteet eri tiimeille Tue yksiloitä, varmista menestys Määritä odotukset ja tavoitteet yksilöille Pidä seurantakeskustelut Jatkuva urakehityssuunnittelu Accenture Ex. PECT –malli = Expectation, Planning, Execution, Checking and Tailoring Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 29

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 30

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - asettaminen Tavoitteiden asettaminen tehdään organisaatiossa ylhäältä alaspäin. Siinä jokainen esimiesasemassa oleva henkilö asettaa tavoitteet alaisilleen. Menestyksen luominen perustuu selkeään kommunikointiin. Projekti XXX toteuttamisprojekti Henkilö Pia Norrila Vastuualue Vaiheesta vastaava projektipäällikkö Esimies/Ohjaaja Nora Vähävirta Päivämäärä 03. 01. 2002 Tarkistuspäivämäärä 30. 3. 2002 (välitarkistus), 30. 6. Global Assessment Tool Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 31

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - ohjausryhmä Tavoitteiden asettaminen aloitetaan dokumentoimalla ohjausryhmän asettamat hankkeen tavoitteet ja päämäärät. Nämä tavoitteet konkretisoidaan projektikohtaisesti tarkemmilla odotuksilla, jotka priorisoidaan (ks. seuraava sivu). Ohjausryhmä tulee muodostaa siten, että tärkeimmät sidosryhmät ovat edustettuina. HANKKEEN YLEISET TAVOITTEET JA PÄÄMÄÄRÄT: Parantaa yrityksen XX alueen liiketoiminnan kannattavuutta sekä kilpailukykyä: 1. · Luomalla tehokkaammat ja laadukkaammat liiketoimintaprosessit 2. · Parantamalla asiakaspalvelua laadukkaalla, visuaalisesti kehittyneellä sovellusratkaisulla ja käyttäjäympäristöllä, sekä korkealaatuisella käyttäjätuella 3. · Parantamalla johdon informaation saamista 4. · Lyhentämällä uusien tuotteiden ja niihin liittyvien toimintojen toteutusaikaa Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 32

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - odotukset Paino Odotus Järjestelmän ja prosessien toimintavarmuus ja liiketoiminnan häiriötön jatkuvuus 5 Toiminnallisesti edistyksellinen, käyttäjäystävällinen ja tehokkaasti prosessia tukeva ratkaisu 5 Rakentamiskustannuksiltaan edullinen järjestelmäarkkitehtuuria hyödyntävä ratkaisu, johon ei toteuteta yhtään pakollista enempää muiden järjestelmien kanssa päällekkäisiä toimintoja Aikataulun pitävyys (mutta ei lopputuloksen laadun ja toiminnallisuuden kustannuksella) 5 Hyvä tiimihenki ja työskentelyilmapiiri projektissa 4 Muutoksen hallinta ja business casen toteutuminen 4 Ulkopuolisten resurssien liiketoiminnallinen osaaminen 3 Ratkaisujen sopivuus tekniseen arkkitehtuurin 3 Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 5 33

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - tiimit Projektille annetuista odotuksista johdetaan tavoitteet jokaiselle tiimille erikseen - tässä esimerkissä testaustiimille. 1. Vaiheen testauksen toteuttaminen suunnitelman mukaisesti. Kaikkien testattavien osa-alueiden (liiketoiminta, liittymät) kattavan testauksen toteuttaminen siten, että tehdyt aikataulu- ja budjettitavoitteet saavutetaan. 2. Testauksen laatu. Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden vastaavien lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen. 3. Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen työskentelyilmapiiri ja tehokas yhteistyö. Tavoitteena on varmistaa kaikkien sidosryhmien tietoisuus, hyväksyntä ja tuki tehdyille ratkaisuille koko projektin elinkaaren ajan. Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 34

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 4. 5. 6. Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektin kannustava ilmapiiri ja henkilöiden korkea motivaatio. Tavoitteena on ennen kaikkea varmistaa, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä. Jokaisen velvollisuus on osallistua ja kertoa omat ajatuksensa, huolensa ja mielipiteensä tehtävästä työstä ja kaikesta joka siihen liittyy – lähimmälle esimiehelle tai yhteisissä tilaisuuksissa. Kannustava ilmapiiri syntyy avoimuudesta, vastuuntunnosta ja rohkeudesta. Avoimuus. Projektissa noudatetaan avointa kommunikaatiota kaikilla tasoilla. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tietoa jaetaan aktiivisesti ja sitä odotetaan kaikilta projektiin osallistuvilta. Kaikki projektiin osallistuvat tukevat omalla panoksellaan yhteistä päämäärää – menestystä. Erityisesti projektin johdon on työskenneltävä jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen. Jatkuva kehittyminen – innovaatio. Menestys syntyy toiminnan jatkuvasta kehittämisestä. Jokaisen velvollisuutena on pyrkiä kehittämään omaa ja projektin toimintaa. Keskusteluun osallistuminen pitää perustua kehittämiskohteen tunnistamiseen, parannuksen vaikutuksen analysointiin ja ehdotuksen tekemiseen. ©Accenture 2002 All Rights Reserved 35

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet – tiimin jäsenet Tiimille asetetut tavoitteet puretaan jokaiselle tiimin jäsenelle henkilökohtaisiksi tavoitteiksi – ensin tiimin vetäjälle, sitten tiimin vetäjän toimesta hänen suorille alaisilleen jne. Henkilökohtaiset tavoitteet koostuvat edelleen samoista osista kuin tiimin tavoitteet. 1. Tik-76. 612 Kevät 2002 Vaiheen testauksen toteuttaminen aikataulussa ja budjetissa. Kaikkien testattavien osa-alueiden kattavan testauksen toteuttaminen siten, että: Tavoite 1: budjetin käytön tavoite on suunnitellun testauksen kontingenssin (10%) mukainen alitus. Tavoite 2: aikataulun osalta tavoitteena on valmistua kokonaisuudessaan testaussuunnitelman mukaisesti, mahdollisuuksien mukaan 2 viikkoa aikaisemmin kuin on suunniteltu. Tavoite 3: aikataulun hallintaan on kiinnitettävä erityistä huomioita. Aikarajat täytyy ennakoita ja huomioida suunnitelmissa ja ehdotettavissa toimenpiteissä. Tavoitteena on, että yhtään yllätystä ei synny, vaan mahdolliset myöhästymiset kyetään kertomaan etukäteen projektimanagerien kokouksissa. ©Accenture 2002 All Rights Reserved 36

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 2. Tik-76. 612 Kevät 2002 Testauksen laatu. Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen. Tavoite 1: laatustandardien mukainen dokumentointi ja projektin läpivienti. Tavoite 2: ei merkittäviä huomautuksia laadunvarmistuksessa. Tavoite 3: testauksen laatu todetaan käyttäjien tekemässä “Business Capability Testissä” erinomaiseksi. Tavoite 4: järjestelmän käytettävyys, vasteajat ja luotettavuus tuotannossa on erinomainen. Sama todetaan tuotantoonoton jälkeisen ylläpidon hallittavuutena. ©Accenture 2002 All Rights Reserved 37

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 3. Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen yhteistyö. Tavoite 1: kaikki henkilöt ja sidosryhmät tietävät koko ajan mitä tapahtuu, kommunikointi osapuolille tehdään hyvissä ajoin etukäteen. Tavoite 2: jokaiselle liittymälle tehdään hyväksytty testaussuunnitelma ja –aikataulu jo suunnitteluvaiheessa. Tavoite 3: tavoitteena on saavuttaa kiistaton epäformaali ja formaali hyväksyntä testauksen kaikille lopputuotteille. Formaalia hyväksyntää varten tehdään sitä tukeva dokumentaatio ja proseduuri. 4. Projektissa työskentevien motivaation varmistaminen. Tavoite 1: varmista jatkuvasti, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä. Tavoite 2: kuuntele alaisiasi ja heidän viestejään. Tunne kaikki alaisesi henkilökohtaisesti. Tavoite 3: kerro havaintosi johtotyöryhmälle ja osallistu aktiivisesti motivaation kehittämiseen projektissa. Tavoite 4: henkilökohtaiset tavoitteet on dokumentoitava ja keskusteltava tiimin jäsenten kanssa määräpäivään mennessä. Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 38

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 5. 6. Avoimuus. Tavoite 1: dokumentoi ja jaa kaikki tieto. Kukaan ei saa olla korvaamaton jakamattoman tiedon ansiosta. Tavoite 2: työskentele jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen. Tavoite 3: tee itsesi tunnetuksi alaistesi keskuudessa. Pane itsesi likoon! Jatkuva kehittyminen. Tavoite 1: tunnista kehityskohteita, innovoi ja esitä analyysi ehdotuksista perusteluineen. Tavoite 2: kannusta ja ohjaa alaisiasi jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Lyhyen tähtäimen tärkeät asiat: 1) Nopea prosessityöryhmien työn käynnistäminen ja koko projektitiimin saaminen työskentelemään yhteisen tavoitteen hyväksi 2) Tue kaikkia johtotyöryhmän nuorempia jäseniä toiminnan käynnistämisessä 3) Ole edelleen aktiivinen, ehdota toimenpiteitä ja parannuksia 4) Jatka ilmapiirin kohottamista ja menestyksen perustan luomista Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 39

Projektisuunnitelma • • Tik-76. 612 Kevät 2002 Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma ©Accenture 2002 All Rights Reserved 40

Kommunikaatiosuunnitelma Kommunikaatio muodostaa suuren osan projektipäällikön työstä. Se on myös yksittäisistä tehtävistä tärkeimpiä, koska sen avulla projekti sekä toimii suunnitelman mukaisesti (sisäisesti) että liittyy ympäristöönsä. Kommunikaation epäonnistumisella voidaan vaarantaa hyvänkin hankkeen tulevaisuus. Kommunikaation vaatimus syntyy esim. seuraavista syistä: • • • Projektin tilaaja haluaa tietää projektista Projektin sidosryhmät haluavat tietää projektista Monitoimittajaprojektien koordinointi Liittymäjärjestelmien työn koordinointi Projektissa toimiva henkilöstö haluaa tietää missä mennään ja mitä on tulossa Avoin kommunikaatio johtamiskulttuurin osana Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 41

Kommunikaatiosuunnitelma Projektin johto voi kommunikoinnin avulla: • Vahvistaa projektin vision ja tavoitteiden ymmärtämistä • Tukea projektin hyväksyntää ja omistajuutta tilaajaorganisaation piirissä – johdon ja henkilöstön • Parantaa moraalia erityisesti liittyen projektissa tapahtuviin muutoksiin luomalla yhteistyön ilmapiiri avoimella kommunikaatiolla • Varmistaa informaation oikeellisuus ja oikea-aikaisuus koskien projektiin liittyvää tiedottamista Hyötyjen saavuttamiseksi kommunikaatiosuunnitelman pitää: • • • Sisältää selkeä tavoitemäärittely Tunnistaa eri ryhmät ja analysoida niiden tarpeet Määrittää lähetettävät sanomat Arvioida ja määrittää tehokkain kanava kullekin viestille ja yleisölle Arvioida kustannukset ja hyödyt liittyen viesteihin ja kommunikaatioon Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 42

Projektisuunnitelma osuus – kertaus Opiskelijalla tulisi olla hyvä kuva siitä • mitä projektisuunnitelma sisältää - rakenne • mitä projektin perustamiseen liittyy – erityisesti henkilöstö Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Tarve Määritelty lopetuspiste Resurssitarve Tuki ja / tai linja-organisaatio synty Tarve tyydytetty Projekti suunnittelu käynnistys tekeminen Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla päätös operointi ohjaus Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved 43