Projektisuunnitelma pohja v 2 0 versiohallinta Versiot V

Projektisuunnitelma pohja v 2. 0 – versiohallinta Versiot: • V 2. 0 • Kokonaan uusi versio. 26. 10. 2020 1

Projektisuunnitelmapohjan ohje – Lue ja poista projektisuunnitelmasta • Projektisuunnitelman pohjan kohderyhmä on Aalto IT: n projektit. Pohjaa voi hyödyntää myös muissa Aalto-yliopiston projektieissa. Tästä pohjasta on saatavilla myös. docx ja confluence versiot. • Käyttöohje: • • • Korvaa <merkkien välissä oleva teksti omalla tekstilläsi> poista samalla < >-merkit ja ”kursivoitu teksti”-asetus. Huom! Jokaisen ”<”-merkin edessä on yksi tyhjä merkki ilman kursivointia varsinaista tekstiä varten. Poista punaiset ”Tips’n Tricks” puhekuplat, kun et enää niitä tarvitse. Älä poista kalvoilta sinisiä kehyksiä vaan lisää sisältö kehyksien sisään. Älä poista kalvoja äläkä vaihda kalvojen järjestystä. Jos johonkin kalvoon esim. riippuvuudet ei tule mitään niin kuittaa se N/A-tekstillä ja piilota kalvo esityksestä. Jos tarvitset tukea pohjan käyttöön, niin ota yhteyttä Papu-palveluun. Poista tämä ja edellinen versio-kalvo suunnielmasta, kun et enää tarvitse näitä kalvoja. 26. 10. 2020 2

<Projektin nimi> Projektisuunnitelma Tekijä Hyväksujä Päiväys Ver <x. y> <Etunimi Sukunimi> <pp. kk. vvvv>

Sisällysluettelo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Otsikko Sisällysluettelo Versiohallinta Executive summary Tavoiteltu muutos Rajaukset Tuotokset Tehtävät ja aikataulu Kustannukset Projektiorganisaatio Riippuvuudet Riskit Viestintä ja raportointi Projektin muutostenhallinta Projektikäytännöt 26. 10. 2020 4

Versiohallinta <Kuvaa lyhyesti ja kuvaavasti muutokset edelliseen julkaistuun projektisuunnitelman versioon. > v<x. y> • <muutos> v<x. y. > • <muutos> Tips’n tricks • Älä kirjaa kirjoitusasumuutoksia, jos ne eivät muuta projektin sisältöä tai suunnitelmia. • Poista tarpeettomaksi käyneet vanhat versiomuutoskuvaukset. Ei ole tarkoitus näyttää koko versiohistoriaa vaan ne, joiden kuvauksista on vielä hyötyä. Vältä kuitenkin näyttämästä vain yhden muutoksen kuvausta. 26. 10. 2020 5

Executive summary Kuvaus ja tavoite < Kuvaa selkeästi ja tiiviisti projektin tarkoitus ja tavoite siten, että lukijalle syntyy hyvä yleiskuva mistä projektissa on kyse, mitkä ovat keskeiset hyödyt ja mikä on projektin tavoite. Kirjoita tavoitteet siten, että lopputuloksia voidaan mitata tavoitteita vasten. > Vastuuhenkilöt Asiakas: <org. , etunimi sukunimi jne. > Omistaja: <etunimi sukunimi> Projektipäällikkö: <etunimi sukunimi> Numerot Aikataulu: <pp. kk. vv–pp. kk. vv> Työmäärä: <kokonaistyömäärä [htp] > Budjetti: <hankintakustannukset [€] > 26. 10. 2020 6

Tavoiteltu muutos Nykytila <Kerro selkeästi ja konkreettisesti tämän hetkinen tila. > Tavoitetila <Kerro selkeästi ja konkreettisesti projektin jälkeinen tila eli minkälainen on tila kun projekti ja muutos on tehty. Kuvaa tavoitetila siten, että lopputuloksia voidaan mitata tavoitetilaa vasten. > Tips’n tricks Hyödynnä aikaisemmin tehtyä Nykytila ja Tavoitetila määrityksiä. Tarkista kuitenkin, että aikaisemmat kuvaukset vastaavat juuri tämän hetken käsityksiä tiloista. Erityisesti tavoitetila on saattanut elää voimakkaastikin vielä tässä vaiheessa. 26. 10. 2020 7

Rajaukset Ulkona projektista <Kuvaa ja listaa asioita yksityiskohtia, jotka eivät ole mukana projektissa ja joiden avulla projektin laajuus saadaan määriteltyä yksiselitteisesti. > Mukana projektissa <Kuvaa ja listaa tässä asioita ja yksityiskohtia, jotka kuuluvat mukaan projektiin ja joiden avulla projektin laajuus saadaan määriteltyä yksiselitteisesti. > Tips’n tricks Älä listaa itsestään selvyyksiä. Säädä ”Mukana projektissa”-kentän kokoa tarpeen mukaan 26. 10. 2020 8

Tuotokset <Kuvaa ja listaa projektin asiakkaan saamat sisällölliset väli- ja lopputuotokset selkeästi hyväksymiskriteereineen. Jäsennä lista tarvittaessa osakokonaisuuksittain> - suunnitelmaa jäsentää jos työt onnistutaan pilkkomaan osakokonaisuuksiin – nämä otsikot olisi hyvä kirjoittaa auki ja tuotokset listata osaksi kutakin aihealuetta. Tips’n tricks Listattavia tuotoksia ovat esim. järjestelmä, palvelu, käyttöohjeet, koulutusmateriaali, prosessikuvaus. Tuotokset tulevat tavoitteista sekä projektin rajauksessa mukaan kuuluvista asioista Älä listaa projektin sisäiseen toimintaan ja hallintaan tarvittavia tuotoksia kuten projektisuunnitelma, edistymisraportteja, pöytäkirjoja jne. 26. 10. 2020 9

Tehtävät ja aikataulu <Esitä projektissa suoritettavat tehtävät ja aikataulu loogisesti sekä selkeästi projektin laajuuteen sovitettuna. Jäsennä tehtävät tarvittaessa osakokonaisuuksiin. Aikataulun tulee sisältää vähintään suunnitellut ajankohdat Propellin määrittelemille porteille (P 1 (=alku), P 2 (toteutus), P 2, 5 (käyttöönotto), P 3 (tehtävät tehty) ja P 4 (=loppu)) ja projektin tarkistuspisteille. > <Tarvittaessa liitä erillinen tehtävä- ja aikataulusuunnitelma työmäärineen projektisuunnitelmaan. Esitä tällöin tässä kalvossa yhteenveto suunnitelmasta ja linkki varninaiseen suunnitelmaan. Liite voi olla taulukko, gant-kaavio, wiki-sivu yms. > Tips’n tricks • • Aikataulun tarkkuus voi olla päivä, viikko tai kuukausi riippuen projektin luonteesta ja tarpeesta. Vältä liian yksityiskohtaista ositusta ja tehtävälistausta projektisuunnitelmassa. Muista huomioida sisällön tuottamiseen liittyvien tehtävien lisäksi myös mahdolliset muutoksen johtamiseen ja käyttöönottoon liittyvät tehtävät projektisuunnitelmassa. Muista myös, että kaikki tehtävät vaativat myös työaikaa. Tehtävä- ja aikataulusuunnitelmapohjia löytyy työkalupakista. 26. 10. 2020 10

Kustannukset Työmäärä Budjetti <Esitä projektin kokonaistyömääräarvio ja työmääräarviot tehtäville, mitkä on esitetty osituksessa ja aikataulussa. > <Esitä työmäärät myös tiimeittäin sekä puolivuosittain. > <Tarvittaessa liitä erillinen tehtävä- ja aikataulusuunnitelma työmäärineen projektisuunnitelmaan. Esitä tällöin tässä yhteenveto työmääristä ja linkki varsinaiseen suunnitelmaan. > <Esitä Projektin kokonaisbudjetti ja mistä osakokonaisuuksista se koostuu sekä mistä rahoitus saadaan. > <Esitä budjetti myös kalenterivuosittain, jos projekti kestään yli vuoden vaihteen. <Tarvittaessa liitä erillinen budjetti projektisuunnitelmaan. Esitä tällöin tässä yhteenveto budjetista ja linkki varsinaiseen suunnitelmaan. > Tips’n tricks Muista huomioida ja arvioida myös projektin johtamiseen, hankintoihin koulutukseen, viestintään ja matkustamiseen kuluva työaika ja raha kuten myös riskien pienentämiseen tai poistamiseen tarvittavat resursit. Muista myös, että suunnittelu sekä seuranta ja raportointi on hyvä olla samalla tasolla. 26. 10. 2020 11

Projektiorganisaatio <Kuvaa projektin organisaatio (omistaja ja ohjausryhmä, projektipäällikkö, ja projektiryhmä(-t)/aliprojektit sekä mahdolliset tukifunktiot kuten referenssiryhmä, viestintävastaava, arkkitehti, laatupäällikkö jne. ) keskeisine rooleineen ja vastuualueineen. > Tips’n tricks Suosi kuvia pelkän tekstin sijasta. 26. 10. 2020 12

Riippuvuudet Tarvitsee <Listaa ne projektit, kehitystehtävät ja toiminnot mistä projekti on riippuvainen. Kuvaa listauksessa myös tuotokset ja tiedot mitä projekti tarvitsee. > Tarjoaa <Listaa projektit, kehitystehtävät ja toiminnot, jotka ovat riippuvaisia projektin tuotoksista. Kuvaa listauksessa myös projektin tuotokset ja tiedot, joita muut tarvitsevat. > 26. 10. 2020 13

<Listaa Projektin merkittävimmät (kriittiset ja korkeat) riskit vaikutuksineen ja ehkäisemistoimenpiteet vastuuhenkilöineen. Aseta riskit (numeroa vastaavat biljardipallot) koordinaatistoon todennäköisyyden ja vaikutuksen mukaisesti. Liitä tarvittaessa listauksen lisäksi erillinen riskitaulukko, josta löytyy riskianalyysin koko tulos. > Riskit korkea 1 2 3 4 5 VAIKUTUS 1 Riski Kuvaus Toimenpiteet (vastuu henkilö) <Kuvaa lyhyesti riski> <Kuvaa riski ja vaikutus projektiin, jos riski toteutuu> <Kuvaa toimenpiteet vastuuhenkilöineen riskin ehkäisemiseksi ja vaikutusten liventämiseksi> 2 3 TODENNÄKÖISYYS Alhainen Keskisuuri Korkea Kriittinen korkea Tips’n tricks 4 • Kerää riskianalyysissä projektin kaikki riskit, kuten liiketoiminta-, teknologia-, projekti- ja hankinta ja muut ulkoisetsidosryhmäriskit. • Dokumentoi suunnitelmaan ainakin kriitiset ja korkeat riskit (esim. 5 kpl). Vältä jäännösriskien eli riskien, joille projektin puitteissa ei voida tehdä mitään tai sellaisia joille ei ole tarkoitus tehdä mitään, listaamista projektisuunnitelmassa, jos sille ei ole erityistä esim. viestinnällistä tarvetta. 5 • Älä listaa riskejä asioihin, jotka eivät kuulu projektin vastuulle esim. asia on rajattu projektin ulkopuolelle. • Työmäärältään ja rahallisesti merkittävät toimenpiteet kannattaa liittää projektin tehtävärakenteeseen, aikatauluun ja budjettiin. Vältä useiden eri tehtävälistojen luomista ja ylläpitämistä. • Jo tiedossa olevat ongelmat ja faktat eivät ole riskejä 26. 10. 2020 14

Viestintä ja raportointi <Kuvaa mitä viestitään kenelle, milloin, kuinka usein ja millä keinoilla sekä kuka viestinnän hoitaa. > <Tarvittaessa voit liittää erillisen viestintäsuunnitelman. Liite voi olla taulukko, muistikartta, wiki-sivu yms. > Tips’n tricks • • • Käytä muutos ja/tai sidosryhmäanalyysia työkaluna viestinnän suunnittelussa Muista, että viestintä vaatii aikaa, joten suunnitelmaa tehtäessä arvioi samalla kuinka paljon aikaa viestintään tarvitaan ja voidaan käyttää aikaa. Älä unohda kuvata, että miten projektin muutoksista viestitään. 26. 10. 2020 15

Projektin muutostenhallinta <Kuvaa miten muutokset projektin laajuuteen, aikatauluun, budjettiin ja työmääriin hoidetaan projektissa. Kerro kuka (roolitasolla) tekee mitäkin ja miten ja mihin muutokset kirjataan ylös. > Tips’n tricks Käytä projektin muutoshallintaprosessia mallina ja sovella sitä projektin tarpeiden mukaiseksi 1. 2. 3. 4. Muutostarve esitetään projektin tai projektin sidosryhmän toimesta. Projektipäällikkö kirjaa tarpeen projektin muutoslokiin. Mikäli muutospyynnön analysointi vaati merkittävän työpanoksen analysoinnin käynnistämisestä päätetään ohjausryhmässä. Projektipäällikön johdolla analysoidaan muutoksen vaikutukset laajuuteen, aikatauluun ja kustannuksiin (rahalliset kustannukset ja henkilötyömäärät). Merkittävissä muutoksissa vaikutukset analysoidaan myös portfolion kannalta. Analyysin lopputuloksena syntyy 1 -3 ratkaisuehdotusta. Tulokset dokumentoidaan muutospyyntölomakkeella (CR) ja muutoslokiin lisätään asianmukainen viittaus muutospyyntöön. Projektipäällikkö tuottaa muutokseen liittyvän päätösesityksen projektin ohjausryhmälle ja merkittävien muutosten yhteydessä myös portfolionhallinnalle. Ohjausryhmä ja tarvittaessa portfolionhallinta päättävät toteutetaanko muutos vai ei. Päätös dokumentoidaan muutoslokiin. Hyväksytty muutos viedään osaksi projektin suunnitelmia ja toteutetaan 26. 10. 2020 16

Projektin käytännöt <Kuvaa miten projekti sisäisesti toimii; • miten tehtävien tarkempi suunnittelu ja kirjaaminen sekä käynnistys ja seuranta hoidetaan • tiedon säilitys; mitä ja missä • minkälaisia kokouksia ja kuinka usein • Miten riskien hallinta hoidetaan • miten ongelmat ja ”action pointit” kirjataan> <Tarvittaessa voit käyttää useampia kalvoja> Tips’n tricks Älä käytä suunnitelmaa jatkuvasti muuttuvan ja raporteissa käytettävän tiedon, kuten action pointit, issue lokit ja muutoslokit, säilytyspaikkana. 26. 10. 2020 17