Sistema Com Doc II Ministerio de Economa y

Sistema Com. Doc II Ministerio de Economía y Producción 2003

COMDOC II Comunicaciones Documentales II Es un sistema de seguimiento electrónico de expedientes que se adapta al decreto 1883/91 que reglamenta los procedimientos administrativos. Fue desarrollado por el Ministerio de Economía y cedido al SIU, para su distribución entre las Universidades Nacionales.

Objetivo Principal Solucionar la Administración de la Documentación, llevando un seguimiento detallado de la ubicación, composición, responsables y estado de la Documentación existente y circulante dentro de la Organización

PORQUE COMDOC? • Este sistema permite llevar un seguimiento detallado de la documentación, tanto la que circula en nuestra área como en todas las áreas de la universidad. Informando que usuario o área tiene la documentación que buscamos. • Al ser centralizado permite manejarse con los mismos criterios de uso, y el mismo lenguaje, colaborando en el orden y mejor gestión de la documentación. • Registro automático de cada uno de los avances de un trámite • Permite mantener un adecuado nivel de reserva en las tramitaciones, y evita errores del tipo de que algún usuario tome intervención en un trámite para el cual no está habilitado.

PORQUE COMDOC? • El código de barras permite una gran agilidad a la hora de la búsqueda de la documentación o la carga de la misma. • Posibilidad de detectar expedientes cuyo número se desconoce, a través de un funcional numero de criterios de búsqueda • Se puede efectuar un seguimiento físico de los expedientes en papel, facilitado por la impresión de los códigos de barra, conteniendo sus datos esenciales, lo que permite su registración exacta al ingresar o egresar de las mesas de entrada de las distintas áreas, que cuentan con lectores ópticos de códigos de barra. • La generación de remitos al momento de la transferencia permite inmediatamente saber quien es el nuevo depositario de la documentación y si la información llego a destino. • Fecha cierta en cada una de las instancias del trámite y posibilidad consecuente de realizar auditorias de tiempo de gestión incurridos por cada área.

Qué servicios brinda el Com. Doc II? • Asignación Numeración única y correlativa de los distintos Tipos de Documentos (CUDAP). • Generación Código de Barras. • Recepción y Registro de Papeles. • Creación de Distintos Tipos de Documentación. • Transferencia de Documentación entre Areas

Qué servicios brinda el Com. Doc II? • Asociación de Palabras Claves a la • Documentación. Asignación de Estados (Pendiente, Terminado, Archivado) a la Documentación. • Agregar y/o Desglosar Documentación. • Agregar Notas internas (Avances) al Area para ser leídas por los usuarios del Area.

Qué servicios brinda el Com. Doc II? • Controlar la Documentación Generada por el • • Area. Archivar/Reactivar la Documentación Búsqueda de la Documentación.

Conceptos Generales Destinatario/Depositario de la Documentación • Destinatario/Responsable: A quién va dirigida la Documentación. • Depositario: Quién tiene físicamente la Documentación.

Responsables de la Documentación • De Gestión: Area de Competencia Inicial para resolver un trámite dentro del ámbito de la Administración Pública y permanece invariable. Se utiliza si la documentación pasa entre Organismos. • Locales: Responsable dentro de un Organismo de la Resolución de un trámite. Si la documentación pasa de un Organismo a otro existirá más de un Responsable Local

Definición DOCUMENTACION Identificada Univocamente Documentos Carpetas • Indivisibles • Contenedor • No contienen otra Documentación • Divisibles o Desglosables • Facturas, Notas, Resoluciones, Memorandums, etc. • Expedientes, Legajos , Actuaciones, etc.

Identificación de la Documentación CUDAP Clave Unica De la Administración Pública

FORMATO CUDAP Servidor Año AAAA-SSS: 0000000/aaaa Tipo de Documento Número Único Correlativo por Tipo de Documento

Identificación de la Documentación

Identificación de la Documentación

Documentación en un Area Documentación de la cual es Depositario Documentación de la cual es Responsable o Destinatario Remitos en Tránsito hacia Ud o su Area Remitos en Tránsito desde Ud o su Area Remitos Rechazados o Revertidos

Creación de Documentación Documentos Alta de Documentos Generados dentro del Area: Notas, Memorandums, Disposiciones, Resoluciones, etc Datos Esenciales del Documento: Tipo, Carátula/Asunto, Causante, Area Destinataria, texto, Vencimiento, Folios. Datos Adicionales del Documento: Palabras Claves , Avances, Lista de Etapas

Creación de Documentación Expedientes (Carpeta) Inicio de Carpetas Generadas dentro del Area: Actuaciones, Legajos, Expedientes, , etc Datos Esenciales de la Carpeta: Tipo, Carátula/Asunto, Causante, Area Destinataria, Texto, Vencimiento, Folios. Datos Adicionales de la Carpeta: Documentación Contenidos, Palabras Claves , Avances, Lista de Etapas

Agregar Contenidos Documento 1 Documento 2 Exp. 1 Exp. 2 Documento 3

Incluir en Expediente Documento Expediente

Desglosar Documentación Expediente 1 Documento 2 Expediente 2

Documentación Agregada y No Agregada • Documentación Agregada: Es aquella que se ha incluido en algún expediente. • Documentación no Agregada: Es la que no esta incluida en ningún expediente, pero puede contener a la vez documentación agregada.

Estados Posibles de la Documentación • Pendiente: Es el estado que asume la Documentación cuando se la ingresa, es el estado inicial y significa que debe ser resuelta. • Terminada: Estado siguiente al de Pendiente y significa que está resuelta o ya está tratada. • Archivada: La Documentación está Terminada y almacenada. • En Tránsito: Documentación incluída en un Remito y que aún no ha sido recibida por el destinatario

Relacionar Documentación ACTA-S 01: 0000001/2003 EXP-S 01: 0000063/2003 EXP-S 01: 0000064/2003 NOTA-S 01: 0000021/2003 RESO-S 01: 0000010/2003 EXP-S 01: 0000065/2003 MEMO-S 01: 0000022/2003 MEMO-S 01: 0000024/2003 MEMO-S 01: 0000023/2003

Transferir Documentación AREA ORIGEN DOCUMENTACIÓN AREA DESTINO REMITOS DEPOSITARIO

Documentación Cambiar Estado PENDIENTE Documentación TERMINADA

Archivar Documentación OK Terminado Expediente 1 OK DOCUMENTO 1 Expediente 3 DOCUMENTO 2 Terminado Expediente 2 Terminado OK DOCUMENTO 5 NO Terminado DOCUMENTO 6 Expediente 4 DOCUMENTO 7 Pendiente Expediente 5 Terminado Pendiente ARCHIVO

Impresión Documentación Carátula DATOS REGISTRACION DATOS DOCUMENTACION CODIGO DE BARRAS

Impresión Documentación Documentos/Carpetas ARCHIVO PDF

Búsqueda de Documentación Por CUDAP Por Datos de Procedencia Elementos Transferidos Por Fecha de Alta/Vencimiento Carpetas Iniciadas Por Depositario Por Etapa Por Tesauro Por Título, Texto, Avances, Causante y Motivo Archivo/Desarchivo Búsqueda Simple/Búsqueda Extendida/Búsqueda Experta

Listados de Documentación Documentos y Carpetas Originados por su Area. Documentos y Carpetas por Usuario Depositario Documentos y Carpetas Originados por su Area mostrando números internos. Promedios de Permanencia en Area. Promedios de Permanencia por Usuario. Documentos y Carpetas Transferidos a otros Organismos. Documentos y Carpetas Archivados/Desarchivados por Area

Administración Permisos Areas Por Tipo de Documentación • Registrar o Recibir Papeles • Iniciar Carpetas o Crear Documentos • Archivar Documentos o Carpetas • Cambiar el Estado • Corregir Documentos o Carpetas Mesa de Entradas Administradora

Administración Permisos Usuarios Agregar Avances Actualizar Depositario Agregar/Desglosar Contenidos Registrar con Numeración Manual Recibir Remitos Transferir Documentos/Carpetas a Areas Transferir Documentos/Carpetas a Usuarios

Administración Permisos Usuarios Asignar y Prorrogar Vencimientos Administrar Tesauro Administrar Lista de Etapas Cambiar Responsable Primario Local Por Tipo de Documentación • Registrar o Recibir Papeles • Iniciar Carpetas o Crear Documentos • Archivar Documentos o Carpetas • Cambiar el Estado • Corregir Documentos o Carpetas

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