SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2 S 1 Manajemen Informatika

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2* S 1 Manajemen Informatika Otomatisasi Perkantoran Dody Pernadi

Pendahuluan • Otomatisasi kantor (Office automation= OA) dimulai oleh IBM di tahun 1960 -an – Word processing – Magnetic Tape/Selectric Typewriter • Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh komunikasi

Otomatisasi Kantor (OA) OA meliputi: • Sistem elektronik formal dan informal • Komunikasi informasi • Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan • Digunakan oleh manager, professional, sekretaris, dan karyawan administratif – manager dan profesional sering disebut knowledge workers

The Virtual Office • Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda → virtual organization, muncul sebagai akibat OA • Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik • Dampak – Emerged with the appearance of low cost microprocessors – Teleprocessing – Telecommuting

Keuntungan Virtual Office • • • Mengurangi biaya fasilitas Mengurangi biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Mengurangi work stoppages Kontribusi sosial – Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.

Kekurangan Virtual Office • • Kurangnya rasa memiliki Ketakutan kehilangan pekerjaan Moral rendah Tekanan keluarga These are disadvantages to the employee!

Strategi Virtual Office yang direkomendasikan • Menyediakan sumberdaya komputer • Menyediakan akses ke sumberdaya informasi • Menyediakan perlengkapan nonkomputer • Mengatur penerusan panggilan telepon • Menggunakan konferensi telepon • Menjadwalkan pertemuan reguler • Mengikuti pekerjaan rutin

Virtual Organization • Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan • Tidak terikat pada lokasi fisik • Tiga I Ekonomi – Informasi – Ide – Inteligensi

Model OA • Informasi dan komunikasi – Tidak ada data • Aplikasi komputer dan nonkomputer • "Other problem solvers" – Internal – Environmental

An OA Model The firm Communications Environment Information Office Automation System Noncomputer Apps Other Problem Solvers Problem Solver Computer. Apps Database Input physical resources Transform Output physical resources Environment

Pergeseran dari Penyelesaian Masalah Administratif Menjadi Manajerial • OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi • Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah • Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb • Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan PDA

Aplikasi Otomatisasi (OA) • • • Word processing Electronic and voice mail Computer calendaring Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing FAX Videotex Imaging Desktop publishing

Word Processing • Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak • Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif

Sistem Word Processing Secretary or manager CPU Document storage Typed documents

Electronic Mail (E-mail) • Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan • Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan • Eliminates phone tag

Sistem Electronic Mail display and entry User 2 Mail display and entry User 1 User n CPU Mail storage

Voice Mail • Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio • Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima • Manager tidak perlu mengetik • Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit daripada e-mail

Computer User 1 Sistem Voice Mail User 2 Message coding and decoding unit Secondary storage

Kalender Elektronik • Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment) • Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain • Fasilitas penjadwalan • Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah

An Electronic Calendaring System Calendar display and entry Manager 2 Calendar display and entry Manager 1 CPU Calendar storage Manager n

Audio Conferencing • Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis • Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama

Hal-hal yang Meningkatkan Efisiensi dalam Audio Conferencing • • • Ada moderator Jumlah partisipan dapat dikendalikan Kirim agenda terlebih dulu Perkenalkan diri saat bicara Rekam pembicaraan Distribusikan transkrip percakapan atau minute rapat

Sistem Audio Conferencing Location 1 Location n Audio Channel

Video Conferencing • Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis • Tiga konfigurasi umum – One-way video and audio – One-way video and two-way audio – Two-way video and audio

Location 1 Video Conferencing Location n Video channel A. One-way video transmission Video channel B. Two-way video transmission

Desktop Video Conferencing • Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara • Hal teknis yang harus diperhatikan – Banyak komputer desktop yang cukup powerful tersedia – Membutuhkan jaringan komunikasi dengan kecepatan tinggi

Computer Conferencing • Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu • Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer – Lebih dari 4, 000 topik – Lebih dari 40, 000 anggota • Komputer harus terhubung dalam jaringan

Teleconferencing • Gabungan semua teknik konferensi • Meliputi: – – – audio video computer conferencing

FAX Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end Original document Facsimile machine Analog channel Facsimile machine Document copy

Videotex • Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT • Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri – Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan (contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service) – Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

Imaging • Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder • Dikerjakan oleh sistem document management (DM) • Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

Sistem Managemen Dokumen Documents to be read Workstation OCR Reader Network server DBMS Workstation Laser printer Workstation Optical disk storage unit Workstation

Desktop Publishing • Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak • Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi • Tiga area aplikasi – administrative – technical – corporate

Desk-Top Publishing System High-resolution screen Keyboard Microcomputer Document storage Laser printer output

OA dan Virtual Office dalam Perspektif • Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis – Pelengkap komunikasi interpersonal – Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih baik