Projektide finantsplaneerimine ja projektiphine raamatupidamine I pev projektide

Projektide finantsplaneerimine ja projektipõhine raamatupidamine I päev – projektide planeerimine ja projektipõhise raamatupidamise alused

Ülevaade senini läbiviidud välisprojektidest Tallinnas EL struktuurifondid • Euroopa Sotsiaalfond (Ettevõtlusamet, Sotsiaal- ja Tervishoiuamet) • Euroopa Regionaalarengufond (Kommunaalamet, Kultuuriväärtuste Amet) Ühtekuuluvusfond (Kommunaalamet, Keskkonnaamet)

EL algatuse programmid • INTERREG IIIA, IIIB ja IIIC (Keskkonnaamet, Ettevõtlusamet, Transpordiamet, Pirita LOV jt) • Leonardo da Vinci (Spordi- ja Noorsooamet, Ettevõtlusamet) • Euroopa Intelligentne Energia Keskkonnaamet ja (Elamumajandusamet) • Kultuur 2000 (Kultuuriväärtuste Amet) • Euroopa Noored (Spordi- ja Noorsooamet, Mustamäe LOV) • EL 6. raamprogramm (Linnakantselei, Transpordiamet) • URBACT (Haridusamet)

EL ettevalmistusfondid • Phare PPFII – Phare Ettevalmistusfond II (Kommunaalamet) • Phare ESC (Ettevõtlusamet) • Phare CBC (Ettevõtlusamet, Kristiine LOV, Nõmme LOV) Muud programmid • Norra Finantsmehhanism (Haridusamet) • Hollandi välisministeeriumi programm MATRA (Haridusamet) • EK Peadirektoraatide programmid (Kultuuriväärtuste Amet, Transpordiamet)

Ülevaade hetkel läbiviidavatest välisprojektidest Tallinnas Struktuurvahendid • Euroopa Sotsiaalfond (Sotsiaal-ja Tervishoiuamet) • Euroopa Regionaalarengufond (Kultuuriväärtuste Amet, Keskkonnaamet ja Haridusamet) • Ühtekuuluvusfond (Kommunaalamet, Transpordiamet) Euroopa territoriaalne koostöö • Kesk-Läänemere koostööprogramm, INTERREG IVA (Keskkonnamet, Linnakantselei) • INTERREG IVC (Ettevõtlusamet, Keskkonnaamet) • Läänemere koostööprogramm (Linnaplaneerimise Amet)

Ühenduse algatuse programmid • URBACT II (Linnaplaneerimisamet) • Leonardo da Vinci II (Linnakantselei) • Kultuuriprogramm 2007 -2013 (Kommunaalamet, Kultuuriväärtuste Amet) • Rahvaterviseprogramm 2007 -2013 (Sotsiaal- ja Tervishoiuamet) • Euroopa Noored (Spordi- ja Noorsooamet) • EL 7. raamprogramm (Transpordiamet) Muud programmid • Norra Finantsmehhanism • EK Peadirektoraatide programmid

Eesmärk • Koolitus on mõeldud eelkõige perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuste projektide elluviijatele • Koolitusmaterjal põhineb erinevatel struktuuritoetusi reguleerivatel õigusaktidel • Arvestatud on Rahandusministeeriumi ja rakendusüksuste seniseid tähelepanekuid ning toetuse saajate kogemusi

Projekti ettevalmistamine – tegevuste, meeskonna ja ajakava planeerimine ning eelarve koostamine

Projekti planeerimise etapid Projekti eesmärkide defineerimine (loogiline raammaatriks) Tegevuste ja ülesannete määratlemine Ajakava planeerimine Ressursside planeerimine (projekti meeskond ja eelarve) Protseduuride planeerimine (kommunikatsioon, dokumentatsioon, raamatupidamine) Projekti elluviimine

Projekti loogiline raammaatriks Kirjeldus Üldine eesmärk Otsene eesmärk Tulemused Tegevused Saavutamise indikaatorid Kontrolli allikad Eeldused

Tegevuste jaotamine ülesanneteks Ülesanne 1 Tegevus 1 Ülesanne 2 Ülesanne 3 Ülesanne 1 PROJEKT Tegevus 2 Ülesanne 3 Ülesanne 1 Tegevus 3 Ülesanne 2 Ülesanne 3 Ressursid: Inimesed Rahalised ja materiaalsed ressursid Aeg

Projekti ajakava planeerimine • Oluline jälgida: – rahastaja nõudeid; – tegevuste ja ülesannete järjestust ning seoseid; – projekti rahavoogusid; – vastutajate ajakavasid; – sessoonsust (hanked).

Projekti ajakava planeerimine jaanuar Tegevus 1 Ülesanne 2 Ülesanne 3 Tegevus 2 Ülesanne 1 Ülesanne 2 Ülesanne 3 veebruar märts aprill mai juuni juuli

Projekti meeskonna planeerimine • Projekti meeskonna komplekteerimine: – määratletakse vajalikud rollid – sõnastatakse ülesanded – otsitakse sobiva kogemuse ja oskustega eksperdid

Projekti meeskonna planeerimine • Projektijuht: – planeerib tegevusi ja ressursse – jälgib jooksvalt tegevuste elluviimist, eelarve täitmist ja ressursside olemasolu; – juhib meeskonna tööd, sh korraldab kommunikatsiooniplaani ning dokumendiringluse, tagamaks sujuvat projekti elluviimist; – suhtleb projekti rahastajate ja avalikkusega

Projekti meeskonna planeerimine • Eelarvestaja ja raamatupidaja: – tuleks kaasata projekti ettevalmistusse juba projekti planeerimise faasis, et neil oleks võimalik osaleda projekti eelarve ja rahavoogude planeerimisel; – projektijuht peab edastama ülevaatliku infot rakendusüksuse (edaspidi RÜ) poolsetest nõuetest rahastutingimuste, abikõlblike kulude, aruandluse jms kohta – need on vajalikud eelarve planeerimiseks, kulutuste kajastamiseks ja hilisema aruandluse koostamiseks

Eelarve koostamine - alused • Euroopa Nõukogu üldmäärus no 1083/2006; • Euroopa Nõukogu fondimäärused ESF (1081/2006), ERDF (1080/2006) ja ÜF (1084/2006); • VV määrus Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuse kulude abikõlblikkuse ja mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord; • Vastava meetme määrus (kululiigid, abikõlblikud kulud, omafinantseeringu ja toetuse proportsioonid jms); • RÜ nõuded ja taotlusvormid.

Eelarve koostamine - alused • Eelarve peab sisaldama: – ressursse kõikide planeeritud tegevuste elluviimiseks, st struktuuritoetust (ehk välisfinantseerimist) ning projekti omafinantseerimist (ehk Linna eelarvet ja partnerite poolset finantseerimist); – nii abikõlblikke kui ka mitteabikõlblikke kulutusi, mis on hädavajalikud selle projekti elluviimiseks; • Kõik tegevused planeeritakse eelarvesse tekkepõhiselt, lähtudes projekti tegevuskavast – st projekti kulutused ja tulud planeeritakse sellele ajaperioodile, millal tegevused reaalselt ellu viiakse ja kulutused tekivad.

Eelarve koostamine • Projekti omafinantseering: – toetuse saaja rahaline või rahaliselt mõõdetav panus projekti; – teise projektis osaleva juriidilise isiku panus rahaline või rahaliselt mõõdetav panus projekti. • Struktuuritoetus on rahaline abi, mida antakse: – Struktuurifondide (ESF, ERDF) või Ühtekuuluvusfondi vahenditest; – Eesti riigi poolt nende vahendite kaasrahastamiseks eraldatavatest vahenditest.

Eelarve koostamine • Projekti eelarve planeerimisel tuleb ette näha ka kõik projekti mõistes mitteabikõlbulikud kulud, mida toetuse saaja/partner peab katma projektiväliselt omadest vahenditest • Kulude planeerimisel tuleb jälgida projekti enda eelarvet kululiikide lõikes • Linna eelarve mõistes tuleb näha ette KÕIKI sihtfinantseeringust ja nii abikõlblikke kui mitteabikõlblikke kulusid omafinantseeringust

Eelarve koostamine Abikõlblik kulu Struktuuritoetus Struktuurifondide ja Ühtekuuluvusfondi toetus Eesti riigi poolne kaasfinantseerimine Linna poolne sildfinantseerimine Mitteabikõlblikud kulud Omafinantseering Toetuse saaja osalus projektis Partneri osalus projektis Linna eelarve (omavahendid)

Eelarve koostamine Kirjeldus Abikõlblik kulu Struktuuritoetus Omafinantseering Toetuse saaja osalus Kokku Partneri osalus Tegevus 1 1 875 Tegevus 2 5 625 1 500 Tegevus 3 3 750 1 250 5 000 Tegevus 4 750 250 1 000 625 2 500 375 7 500 Tegevus 5 Kokku Mitteabikõlblikud kulud 250 1 000 12 000 3 000 16 000 1 250

Projekti planeerimise dokumenteerimine • Asendamatuid inimesi pole olemas! • Projekti tegevuste sisu, eesmärkide, ajakava planeerimise ja eelarve planeerimise kohta käivatest aruteludest ja analüüsidest peab märk maha jääma • Projektijuht säilitab dokumentatsiooni projekti vältel abimaterjalina – MIKS nii planeeriti ja otsustati projekti teha

Toetuse saaja kohustused • tagama omafinantseeringu ettenähtud määras; • kasutama toetust ettenähtud tingimustel; • tagama, et temal või projektis osaleval isikul on projekti abikõlblikkuse perioodil projekti elluviimiseks vajalik kvalifikatsioon või õiguslikud eeldused; • tagama toetuse väljamaksmise aluseks olevate dokumentide nõuetele vastavuse ning kulude abikõlblikkuse; • esitama toetuse saamise ja kasutamise kohta nõutud teabe ning aruanded tähtaegselt;

• viivitamata kirjalikult teavitama projektiga seotud andmete muutumisest; • taotlema eelnevat nõusolekut toetuse kasutamise tingimuste muutmiseks; • võimaldama auditi, järelevalve või kontrolli teostamist ning osutama selleks igakülgset abi, sealhulgas võimaldama volitatud isikul esitatud andmete õigsuse kontrollimiseks viibida toetuse saaja ja projektis osaleva isiku ruumides ja territooriumil, mis on seotud toetuse kasutamisega; • andma õigustatud isiku kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid õigustatud isiku määratud tähtaja jooksul;

• eristama selgelt oma raamatupidamises ja tagama, et projektis osalev isik eristaks oma raamatupidamises, toetuse kasutamisest saadud tulu muust tulust (sh sihtfinantseerimisest saadud tulu ja majandustegevusest saadud tulu) ning toetuse kasutamisega seotud kulud muudest kuludest; • eristama kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja maksedokumentidest;

• järgima projektiga seotud hangete tegemisel riigihangete seaduses sätestatud nõudeid, kui toetuse saaja on ostja riigihangete seaduse tähenduses, või meetme tingimustes sätestatud nõudeid, kui toetuse saajale ei kohaldata riigihangete seaduses sätestatut;

• tagama projekti eesmärgi saavutamiseks vajaliku vara säilimise ja sihtotstarbelise kasutamise ettenähtud tingimustel vähemalt viie aasta jooksul projekti abikõlblikkuse perioodi lõppemisest arvates või ENPI puhul vastavalt ühises rakenduskavas sätestatule; • näitama, et tegemist on toetuse abil elluviidava projektiga, kasutades selleks ettenähtud sümboolikat ja teavitustegevusi; • täitma muid talle käesoleva seadusega või selle alusel antud õigusaktidega pandud ülesandeid.

Toetuse saaja • Esitab rakendusüksusele kuludokumendid ja väljamaksetaotlused vastavalt toetuse andmise ajagraafikule • Esitab vastavalt aruandluse nõuetele rakendusüksusele seirearuanded antud ajahetkeks saavutatud tulemuste kohta koos indikaatorite saavutustasemega aruandmise hetkel • Võimaldab teostada kohapealset kontrolli

Toetuse saaja • Reageerib rakendusüksuse poolt esitatud põhjendatud nõudmistele • Projekti lõppedes koostab lõpparuande projekti raames saavutatud tulemuste kohta ja esitab selle koos valjamaksetaotlusega rakendusüksusele (viimane väljamakse tehakse alles peale lõpparuande heakskiitmist) • Kohustub säilitama kõiki projektiga seonduvaid dokumente (sh kuludokumente ja lepinguid) kuni 2025. aasta lõpuni.

Projekti rahavoogude planeerimine, sildfinantseerimine

Projekti ajakava planeerimine jaanuar Tegevus 1 Ülesanne 2 Ülesanne 3 Tegevus 2 Ülesanne 1 Ülesanne 2 Ülesanne 3 Kokku KULU veebruar märts aprill mai juuni juuli

Rahavoogude planeerimine • Toetuse väljamakseid tehakse proportsionaalselt kasutatud omafinantseeringuga; • Üldjuhul makstakse toetus välja alles pärast toetuse saaja poolt kulutuste tegemist.

Toetuse väljamakseid tehakse • Tasutud kuludokumentide alusel (kõige sagedasem); • Osaliselt tasutud kuludokumentide alusel • Väljamakse saajaks võib olla: – toetuse saaja (reeglina ERF-i ja ESF-i puhul) – Töövõtja (reeglina Ühtekuuluvusfondi puhul)

Rahavoogude planeerimine • Projekti etappideks jaotamine taotleja finantskoormuse vähendamiseks • Näiteks: Projekti maksumus on 100 000 krooni, millest 50% on omafinantseering ja 50% toetus. Toetus kantakse toetuse saajale üle pärast finantsaruande aktsepteerimist. Seega on vajalik 50 000 omafinantseeringut ja 50 000 linna poolset sildfinantseeringut (toetuse katmiseks). 2 3 - 20 000 +10 000 - 20 000 + 10 000 - 20 000 - 30 000 - 40 000 - 50 000 - 60 000 - 50 000 1 4 5

Harjutus – rahavood (vt. pdf faili “Ülesanne projekti kulude rahavood” ja “Ülesanne projekti kulude rahavood_lahendus”

Sildfinantseerimine (Tallinna Linnavolikogu määrus nr 6, 21. 02. 2008, ptk. 3) • Välisprojektide puhul, kus sihtfinantseerimine laekub pärast kulutuste tegemist, tuleb toetuse saajal esitada Tallinna Linnavalitsusele taotlus sildfinantseerimise avamiseks. • Nõusolek sildfinantseerimise avamise kohta kinnitatakse Tallinna Linnavalitsuse korraldusega, korralduses märgitakse projekti nimi ja sildfinantseerimise summad (aastate lõikes). • Väljamakse limiidi suurendamiseks tuleb projektijuhil edastada õigeaegselt info sildfinantseerimise väljamakse kohta ametiasutuse haldusala ressursijuhile. • Ressursijuht edastab kogu haldusala järgmise kuu rahavoo prognoosi (nädalate lõikes) koos sildfinantseerimise arvelt väljamakstavate summadega Tallinna Linnakantselei finantsteenistuse linnakassa osakonnale neli tööpäeva enne jooksva kuu lõppu, info väljamakse kohta sisestatakse SAP-i.

Projekti dokumentatsioon – projektipõhine raamatupidamine, kommunikatsiooniplaan, dokumentide korraldamine ja säilitamine

Projekti raamatupidamine eeldab Toetuse saaja ja partnerorganisatsiooni(de)s: • projekti tegevusi toetava süstematiseeritud dokumentatsiooni (nn protseduurireeglite) olemasolu ja selle säilitamist; • raamatupidamise toimimist vastavalt ametiasutuse poolt sätestatud kordadele, eeskirjadele ja muudele töökorralduslikele dokumentidele (nt raamatupidamise sise-eeskirjadele, ametiasutuse juhi poolt välja antud käskkirjadele, väljatöötatud tööaja arvestamise süsteemile, üldkulude arvestamise metoodikale)

Projekti raamatupidamine eeldab • täpselt defineeritud kulukeskusi; • raamatupidamistarkvara, mis võimaldab projektiga seotud majandustehinguid eristada kulukoha või tunnuse abil; • selget tööjaotust ja tihedat koostööd projektijuhi, raamatupidaja ja eelarve vastutava täitja ning toetuse saaja ja tema partnerorganisatsiooni(de) vahel; • usaldust toetuse saaja ja tema partnerite vahel.

Projekti kommunikatsiooniplaan • Projektisisese ja -välise infovahetuse korraldamine on oluline, kuna: – kõigil meeskonnaliikmetel peab olema tööks vajalik informatsioon ja juhised; – rahastaja ja partnerid peavad saama õigeaegset infot projekti käigust ja ressursside kasutamisest; – avalikkuse silmis on vajalik kujundada projekti suhtes positiivseid hoiakuid.

Kontrollküsimustik – projektipõhine raamatupidamine

Kontrollküsimustik – projektipõhine raamatupidamine

Kontrollküsimustik – projektipõhine raamatupidamine

Projektiga seotud dokumentatsioon • Organisatsiooni asjaajamiskord: – dokumendiringluse korraldamine; – dokumentide registreerimine ja menetlemine; – vormistatavad dokumendid; – dokumentide säilitamine; – projekti asjaajamise eest vastutajad ja nende asendamine.

Projektiga seotud dokumentatsioon Projekti toetusleping, ajagraafik, eelarve jms Raamatupidamise dokumendid (arved, saatelehed, maksekorraldused, lepingud, tööaja arvestuse tabelid, aktid, aruanded jms) Projekti nõupidamiste protokollid ja kirjavahetus Projekti aruanded Hangetega seotud dokumendid (PKD, pakkumised, käskkirjad, protokollid, lepingud, aktid, load, kooskõlastused jms)

Projektiga dokumentide säilitamine • Toetuse saaja peab alles säilitama ja projekti auditi ajaks kättesaadavaks tegema: – taotluse, haldusotsuse, aruanded, muudatuste kinnitused, koosolekute protokollid, memod jms; – raamatupidamise dokumendid; – hankedokumentatsiooni; – kirjavahetuse; – lepingud, load, kooskõlastused; – muud dokumendid

Projekti dokumentatsioon • Hea projekti dokumentatsiooni korraldus annab igal ajahetkel: – – Kiire ja korraliku ülevaate projekti hetkeseisust Tõhusa taustamaterjali analüüside läbiviimiseks Saavutatud (vahe-)eesmärkidest Rahavoogude vastavusest planeeritud eelarvele, tegevuste hetkeseisule – Võimaluse kiirelt ja väikese vaevaga koostada aruandlust RÜ-le

Teema 4: Projekti kulude eristamine organisatsiooni raamatupidamises, projekti kulusid tõendavad dokumendid

Projekti raamatupidamise alused • Projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada vastavalt raamatupidamise seadusele ning Raamatupidamise toimkonna juhenditele ning Riigi raamatupidamise üldeeskirjale. • Vastavalt perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuse seaduse § 22 on toetuse saaja kohustatud eristama toetuse kasutamisega seotud kulutusi oma raamatupidamises muudest kulutustest ning neid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja maksedokumentidest. • NB! Sama nõue kehtib ka projektis osalevatele partneritele (institutsioonid, kes kaasrahastavad projekti omafinantseeringu osa).

Raamatupidamise sise-eeskirjad • Projekti alguses tuleks teha kas täiendused organisatsiooni raamatupidamise sise-eeskirjadesse või koostada ametiasutuse juhi käskkiri, mis sisaldaks vähemalt alljärgnevat: – projektiga seotud tehingute kajastamine; – projekti üld-, personali- ja transpordikulude arvestamise metoodika (vt ka vastavad peatükid allpool); – põhivarade arvestus; – sihtfinantseerimise kajastamine; – dokumentide koostamise, kinnitamise ja säilitamise nõuded. • Samad nõuded tuleb partnerorganisatsioonidel fikseerida enda dokumentatsioonis; kui toetuse saaja ja partnerite vahel sõlmitakse lepingud, siis ka neis oleks soovitav ülaltoodud tingimused sätestada.

Kulude eristamine: • Toetuse saaja ja partnerite raamatupidamises peavad olema eristatud: – abikõlblikud kulutused (sh tegevuskulud ja põhivara soetus); – mitteabikõlblikud kulutused (sh tegevuskulud ja põhivara soetus). • Sõltuvalt EL programmist või meetmest, võib esineda vajadus eristada ka järgmisi kulutusi (NB! See vajadus tuleb juba projekti algfaasis täpsustada toetuse andja või RÜ-ga): – toetuse arvelt tehtavad kulutused (sh tegevuskulud ja põhivara soetus); – abikõlbliku omafinantseeringu arvelt tehtavad kulutused (sh tegevuskulud ja põhivara soetus); – mitteabikõlbliku omafinantseeringu arvelt tehtavad kulutused (sh tegevuskulud ja põhivara soetus).

Kulude eristamine • Tallinnas, majandustarkvaras SAP, eristatakse projektiga seotud majandustehinguid projektikoodi abil (nn FA koodiga). • Raamatupidamisarvestuses majandustehingute kirjendamisel lisatakse see kood kõikidele projektiga seotud abikõlblikele kulutustele, projekti käigus teenitud tulule ning sihtfinantseerimise kannetele (sihtfinantseerimise nõuded, kohustused, tulud, kulud). • NB! Projektikood tuleb lisada ka abikõlblikele mitterahalistele kulutustele (nn in-kind kuludele) ning projekti käigus majandustegevusest teenitud tulule.

Kulude eristamine • Kui RÜ tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt abikõlblikena deklareeritud kulutused mitteabikõlblikeks, tuleb toetuse saaja (või partneri) raamatupidamisarvestuses teha vastav parandus. • St raamatupidamises tuleb teha korrigeeriv kanne, millega nendelt kulutustelt võetakse projektikood ära ning need kulutused tuleb kajastada ilma projektikoodita; arvele võetud sihtfinantseerimise tulu tuleb tagasi võtta. • Mitteabikõlbulikke kulutusi võib soovi korral eristada kas täiendava koodi, eelarve fondi, viite numbri, lepingu numbri või teksti välja kaudu (lepingu numbri väli on seetõttu kõige kindlam, et seda ei saa hiljem muuta ning see andmeväli käitub analoogselt FA koodi väljaga).

Kulude eristamine • NB! Juhul, kui toetuse saajail on mitmeid projekte, peab kindlasti olema võimalik eristada toetuse saaja raamatupidamises kulutusi erinevate projektide lõikes. • Projekti kulutusi peavad olema eristatavad ka projekti partneri raamatupidamises.

Projekti kulusid tõendavad dokumendid • Vastavalt Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuse seaduse § 22 on toetuse saaja kohustatud tagama toetuse väljamaksmise aluseks olevate dokumentide nõuetele vastavuse ning kulude abikõlblikkuse.

Projekti kulusid tõendavad dokumendid • Projektiga kulusid ja tegevuste elluviimist tõendavad dokumendid võivad olla järgmised (nimekiri ei ole lõplik): – raamatupidamise sise-eeskirjad, asjaajamise kord, ametiasutuse käskkirjad; – personalikuludega seotud dokumendid; – teenuste osutamist, tööde teostamist või asjade ostmist tõendavad dokumendid; – väljamakseid tõendavad dokumendid; – hangetega seotud dokumendid; – tegevuste elluviimist tõendavad dokumendid; – projektiga seotud kirjavahetus; – projekti aruanded.

Projekti kulusid tõendavad dokumendid • Kuludokumentide koostamise juures tuleb jälgida, et: – arvel märgitud kuupäevad ja muu info töö teostamise või teenuse osutamise kohta kattuksid lepingutes ja aktidel märgituga ning vastaksid planeeritud eelarvele; – lepingutes sisalduvad sätted vastaksid Töölepingu seaduse ja/või Võlaõigusseaduse nõuetele; – töövõtulepingutes sisalduks üleandmise-vastuvõtmise akti esitamise nõue; – kuludokument vastaks Raamatupidamisseaduses kehtestatud algdokumendi nõuetele.

Algdokument • Vastavalt Raamatupidamise seaduse § 7 on raamatupidamise algdokument majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised andmed: – – – – dokumendi nimetus ja number; dokumendi koostamise kuupäev; tehingu majanduslik sisu; tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); tehingu osapoolte nimed; tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist; – vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

Projekti kulusid tõendavad dokumendid • Soovitav on, et projekti kuludokumentidele oleks märgitud lisaks ka järgmine informatsioon: – projekti kood; – arvutuskäik või informatsioon projekti kuludesse arvestatud summade ja nende arvestusmeetodi kohta; – muu lisainfo, mis selgitab kulu seotust projektiga. • Raamatupidamise kanded võib märkida kas kuludokumendile või teha nende kohta raamatupidamisprogrammist eraldi väljatrükk. • Näidisarve kannetega. tif

Teema 5: Sihtfinantseeringu kajastamine projekti raamatupidamises

Sihtfinantseerimise kajastamine: • Toetuse saaja kajastab sihtfinantseerimist vastavalt Raamatupidamise Toimkonna Juhendis nr 12 “Valitsusepoolne abi” kehtestatud reeglite järgi. • Sihtfinantseerimise kajastamisel võib kasutada ainult brutomeetodit!

Sihtfinantseerimise tulu kajastamine toetuse saaja raamatupidamises • Kuna Linna finantsarvestuses on aruandluskuuks kalendrikuu, tuleb projektijuhil igakuiselt kontrollida ja kinnitada projekti raames tehtud kulutusi ning nende alusel kajastatud tulusid. • See tähendab koostööd projektijuhi ja ameti pearaamatupidaja (ning eelarvestaja) vahel. • Tulude kajastamiseks on raamatupidajal vaja teada välisabist hüvitatavate kulutuste osakaalu (välisrahastuse määra) projekti abikõlblikest kulutustest. • Välisrahastuse määr on fikseeritud kas toetuslepingus ja/ või konkreetses EL fondi tingimustes. • Projektijuhil tuleb antud %-määr edastada raamatupidajale juba projekti algusfaasis!

• Sihtfinantseerimise tulude kajastamise alusdokumendiks on kas: – asutuse raamatupidaja poolt koostatud õiend kulutuste kohta koos eelarve vastutava täitja (projektijuhi) ja raamatupidaja allkirjaga; – SAPi väljatrükid kulutustest koos eelarve vastutava täitja (projektijuhi) allkirjaga ja nende alusel kajastatud sihtfinantseerimise tuludest raamatupidaja allkirjaga. • Õiend/ SAP väljatrükk peaks sisaldama järgmist informatsiooni: – toetuslepingu number; – toetuse andja juriidiline nimi (sh riigi nimetus, kui on tegemist välisriigiga); – EL fondi nimetus, millest kulutused hüvitatakse; – välisabi arvelt hüvitatavate kulutuste %-määr; – kalendrikuu jooksul kajastatud kulutuste summa; – sihtfinantseerimise tulude summa.

Sihtfinantseerimise kajastamine põhivarade soetamisel • Saadud sihtfinantseerimise ettemaks kajastatakse raamatupidamisarvestuses selle laekumisel sihtfinantseerimise kohustusena ning kantakse sihtfinantseerimise tuluks vara arvelevõtmise momendil (etapiviisiliselt arvele võetud põhivara puhul toimub tuluks kandmine proportsionaalselt arvelevõetud põhivara maksumusega).

Sihtfinantseerimise kajastamine põhivarade soetamisel • Saamata sihtfinantseerimise ettemaksu puhul kajastatakse raamatupidamisarvestuses vara arvelevõtmise momendil saamata sihtfinantseerimise nõue ja saadaolev sihtfinantseerimise tulu (etapiviisiliselt arvele võetud põhivara puhul toimub tulu kajastamine proportsionaalselt arvelevõetud põhivara maksumusega).

Sihtfinantseerimise kajastamine tegevuskulude finantseerimisel • Saadud sihtfinantseerimise ettemaks kajastatakse raamatupidamisarvestuses selle laekumisel sihtfinantseerimise kohustusena ning kantakse sihtfinantseerimise tuluks proportsionaalselt sellega seonduvate kuludega, st kulude tegelikul tekkimise ajal.

Sihtfinantseerimise kajastamine tegevuskulude finantseerimisel • Saamata sihtfinantseerimise ettemaksu puhul kajastatakse raamatupidamisarvestuses kulude tekkimise hetkel saamata sihtfinantseerimise nõue ja saadaolev sihtfinantseerimise tulu.

Mitterahaline omafinantseering

Mitterahaline sissemakse • Mitterahaline sissemakse on omafinantseeringuna abikõlblik kulu, kui nii on sätestatud meetme tingimustes. • Mitterahaline sissemakse omafinantseeringuna on: – tasuta ruumide pakkumine, seadmete, materjalide ja vahendite tasuta kasutada andmine, tasuta teenuste osutamine ettevõtete ning teadus- ja arendusasutuste vahelise koostööprojekti raames; – vabatahtliku töö tasuta pakkumine.

Mitterahaline sissemakse • Projekti taotlusesse tuleb lisada info mitterahalise sissemakse omafinantseeringuna kasutamise ja selle suuruse kohta. • Juhul, kui mitterahalise sissemakse kasutamine selgus projekti elluviimise käigus, tuleb sellest eelnevalt teavitada RÜ-d. • NB! Mitterahalise sissemakse väärtust peab olema võimalik tõendada. Selleks on vaja esitada väärtuse kujunemise detailne kirjeldus koos seda tõendava dokumentatsiooniga.

Mitterahaline sissemakse • Mitterahalise sissemakse väärtuse tõestamiseks esitatakse: – hinnakiri (tasuta ruumide projekti raames kasutusse andmise puhul on üürihinna määramise aluseks vähemalt kuus kuud enne projekti abikõlblikkuse perioodi algust kehtinud hinnakiri); – hinnakirja puudumisel sõltumatu kvalifitseeritud hindaja hinnang; – seadmete, materjalide ja vahendite hinnakiri, mis tõendab nende üüri- või kasutusväärtust, või selle puudumisel kirjeldus seadmete, materjalide ja vahendite kasutamisest tekkinud reaalsete kulude kohta; – muu väärtuse kujunemist tõendav detailne kirjeldus koos toetava dokumentatsiooniga.

Mitterahaline sissemakse • Vabatahtliku tasuta töö väärtus peab olema kindlaks määratud selleks tööks kulutatud aja ja tehtud töö eest tavaliselt makstava tunni-, päeva-, nädala-, kuu- või ühikumäära järgi. • Vabatahtliku tasuta töö hinna kujunemist näidatakse asutuse või piirkonna keskmise tasuga samasisulise töö eest (Statistikaameti andmete põhjal). • Vabatahtliku tasuta töö kohta tuleb pidada tööajatabeleid.

Mitterahaline sissemakse • Abikõlblik ei ole: – Projektis tasustatud töötaja vabatahtlik töö; – Vabatahtliku töö pealt arvestatavad maksud. Vabatahtliku töö kulusid arvestatakse projektis ainult netopalga ulatuses (s. t. maksudeta).

Projektis osalevad partnerid – mida meeles pidada

Projekti partnerid • Toetuse saaja võib projekti eesmärkide saavutamiseks kaasata projekti partneri või mitu partnerit. • Partner võib osaleda projektis: – kas rahalise panusega (nö rahalise kaasfinantseerimisena), kandes toetuse saajale kokkulepitud summa arveldusarvele; – või teha ise kulutusi. • Partnerite vahelised suhted tuleb täpselt reguleerida partnerluslepinguga.

Partnerluslepingus tuleb määratleda Kohustustustes: – – elluviidavad tegevused (sh tähtajad, vastutajad); rahalise osaluse tagamine; aruandlus (sh tegevus- ja finantsaruanne); kommunikatsiooniskeem (kirjalik infovahetus, regulaarsed projekti meeskonna koosolekud ja memod); – dokumentide esitamine (esitamise aeg, dokumentide nimekiri, partneri esindaja, kes dokumendid kinnitab) – projektiga seotud tehingute kajastamine, dokumentide säilitamine (partneri raamatupidamise sise-eeskirjad, asjaajamiskord)

Partnerluslepingus tuleb määratleda Kohustustustes • muudatuste kooskõlatamise protseduur Õigustes • toetuse väljamaksed partnerile (väljamakse tingimused, tähtajad); • infopäringud; • projekti meeskonna koosoleku kokku kutsumised Sanktsioonides • väljamaksete peatamine; • lepingu ennetähtaegne lõpetamine jne

Kõik on võrdsed. . . Kõik on teinud kõik projekti eesmärgi saavutamiseks Riskimaanduse meetmed Kohustused JAH Õigused EI Sanktsioonid

Kasusaaja kohustused Tehnilised – projekti tegevustest ja eesmärkidest tulenevad. Täidab tegevusi, mis on eeltingimuseks partneri ülesannete täitmiseks. Projekti tegevuste läbiviimine vastavalt ajakavale. Administratiivsed – projekti nimel ainus vastutaja meetme määrusest (administratiivsetest nõuetest) kinni pidamisel, projektijuhtimisest tulenevad kohustused, seaduste järgmine ja nende täitmise kontroll, info edastamine partnerile, aruandlus rahastajale. Takistavatest asjaoludest kõigi osapoolte informeerimine. Finantsilised – järgida kulude projektipõhist arvestust, kulude vastavust abikõlblikkuse nõuetele ja eelarves kirjeldatud kululiikidele, maksta partnerile sihtfinantseeringu osa Partneri kohustused Tehnilised – projekti tegevustest ja eesmärkidest tulenevad. Millised projekti tegevused-ülesandedtulemused-väljundid (tooted) on partneri täita? Kvaliteet ja kvantiteet! Administratiivsed – tehniliste aruannete ja muude projekti väljundite esitamine kasusaajale õigeaegselt, osalemine avalikustamistegevustes, meetme määrusest kinni pidamine. Kooskõlastama allhanke lepingud kasusaajaga. Finantsilised – projektipõhine raamatupidamine, kulude vastavus abikõlblikkuse reeglitele ja projekti kululiikidele, ei ületa ette antud eelarvet. Esitada dokumentatsiooni kasusaajale, mis tavamõttes võib olla konfidentsiaalne (nt töölepingud, palgaandmed jms). Korraldama projekti kulude auditi (või osalema projekti auditis, mida korraldab kasusaaja)

Kasusaaja õigused Partneri õigused Tehnilised – projekti tegevustest ja eesmärkidest tulenevad Administratiivsed – meetme määrusest, projektijuhtimisest, projekti organisatsiooni ülesehitusest tulenevad, aruandlusnõuetest tulenevad Finantsilised – lähtuvalt projektist, meetme määrusest, organisatsiooni eelarvest. Kontrollida partneri raamatupidamist; nõuda vajalikku informatsiooni, kuludokumente ja aruandeid ning kulude tegemist tõendavaid dokumente; partneri kaasfinantseerimist (kui seda ette näeb). Finantsilised – lähtuvalt projektist, meetme määrusest, organisatsiooni eelarvest. Saada osa sihtfinantseeringust.

Kasusaaja sanktsioonid Administratiivsed – projekt lõpetatakse sihtfinantseerija poolt. Kui kasusaaja süül? Finantsilised – projekti sihtfinantseering nõutakse tagasi Partneri sanktsioonid Administratiivsed – partnerluslepingu lõpetamine, puuduste ja vigade parandamine partneri omal kulul Finantsilised – sihtfinantseeringut ei maksa kasusaaja enne, kui kõik tehnilised kohustused aruandlusperioodil on täidetud, sihtfinantseeringu tagasi nõudmine, viivised

Rahalise kaasfinantseerimise kajastamine partneri raamatupidamises • Partner kajastab rahalise kaasfinantseerimise enda kuludes: – koheselt ülekande hetkel, kui kaasfinantseerimise kogusumma jääb alla 30 000 krooni; – või jälgides tekkepõhisuse printsiipi, s. o hetkel, millal meie kulutused aset leiavad, milleks partner meile kaasfinantseerimist andis (st partner kajastab kaasfinantseerimise kulu meie kuluaruande alusel); • Avalikust sektorist partneri poolt antud rahaline kaasfinantseerimine tuleb kahe osapoole vahel eelnevalt kokku leppida (sh kokku tuleb leppida toetuse liik, raamatupidamise kannete kirjendamisel kasutatavad kontod ning tekkepõhised kuupäevad). • Mitte avalikust sektorist partneri puhul kajastamise viisi kokku leppida pole vaja (NB! omavahelised raamatupidamise saldod ei pea kokku minema).

Partneri kulude arvestamisel projekti kaasfinantseerimiseks • Partneri tegevuskulude arvestamisel projekti kaasfinantseerimiseks ei maksta raha partneri poolt toetuse saajale, vaid projekti kulutused eristatakse partneri raamatupidamises. • Projektiga seotud kulutuste kajastamine partneri raamatupidamises on sarnane toetuse saaja projekti raamatupidamisega, st eristada tuleb üksteisest projektiga seotud abikõlblikud ja mitteabikõlblikud kulutused, kuid vajadusel ka omafinantseerimise ja struktuuritoetuse arvelt tehtavad kulutused (NB! See täiendav nõude tuleb juba projekti algusfaasis toetuse saajal partnerile edastada!).

Partneri kulude arvestamisel projekti kaasfinantseerimiseks • Partneri tegevuskulude arvestamisel projekti kuludesse lähtutakse partneri poolt kulude tegemise või põhivara soetamise kuupäevast. • Partner esitab toetuse saajale kuluaruande (või õiendi) koos kuludokumentidega tehtud kulutuste kohta vastavalt partnerlepingus sätestatud tingimustele: – avalikust sektorist partneri puhul peaks see olema vähemalt kvartali lõpu seisuga; – mitte avalikust sektorist partneri puhul poolaasta seisuga.

• Kui projekti finantsskeem näeb ette, et toetuse andja kannab kogu välisabi toetuse saajale, millest üks osa tuleb toetuse saajal edasi kanda partnerile (nende kulutuste eest, mida partner ise tegi), kajastab ka partner enda raamatupidamises sihtfinantseerimise tulu. • Vastavalt partneri poolt esitatud kuluaruandele (või õiendile) kajastab partner enda raamatupidamises sihtfinantseerimise tulu (toetuse saaja vastu): – saamata sihtfinantseerimise korral: võetakse üles nõue saamata sihtfinantseerimise eest ja sihtfinantseerimise tulu (nõue läheb maha toetuse ülekandmisel); – ettemakstud sihtfinantseerimise korral: vähendatakse saadud sihtfinantseerimise ettemaksu ja kajastatakse sihtfinantseerimise tulu

• Partneri aruande (õiendi) alusel kajastab toetuse saaja enda raamatupidamises (partneri vastu): – ettemaksuta sihtfinantseerimise korral: võetakse üles sihtfinantseerimise kohustus üle kandmata sihtfinantseerimise eest ja sihtfinantseerimise kulu (kohustus läheb maha raha ülekandmisel); – ettemakstud sihtfinantseerimise korral: vähendatakse antud sihtfinantseerimise nõuet ja kajastatakse sihtfinantseerimise kulu • Avalikust sektorist partneri puhul tuleb mõlemal osapoolel kajastada sihtfinantseerimist vähemalt kvartaalselt (aluseks toetuse saajale esitatud kuluaruanne või õiend, saldode kontroll on jooksvalt kohustuslik!) • Mitte avalikust sektorist partneri puhul tuleb Linna asutusel kajastada sihtfinantseerimist vähemalt poolaasta seisuga, partner võib kajastada sihtfinantseerimist enda raamatupidamises samuti poolaasta seisuga (aluseks toetuse saajale esitatud kuluaruanne või õiend, saldode kontroll ei ole jooksvalt kohustuslik!)

• Kui projekti finantsskeem näeb ette, et toetuse andja kannab osa välisabist toetuse saajale (st nende kulutuste eest, mida toetuse saaja tegi) ja osa välisabist otse tema partnerile (st nende kulutuste eest, mida partner tegi), kajastab partner enda raamatupidamises sihtfinantseerimise tulu otse toetuse andja vastu! • Vastavalt partneri raamatupidamises kajastatud tekkepõhistele abikõlblikele kulutustele, kajastab partner sihtfinantseerimise tulu: – saamata sihtfinantseerimise korral: võetakse üles nõue saamata sihtfinantseerimise eest ja sihtfinantseerimise tulu (nõue läheb maha raha laekumisel); – ettemakstud sihtfinantseerimise korral: vähendatakse saadud sihtfinantseerimise ettemaksu ja kajastatakse sihtfinantseerimise tulu.

Partneri kulude arvestamisel projekti kaasfinantseerimiseks • Partneri tegevuskulude arvestamisel projekti kuludesse peab toetuse saaja säilitama koopiad partneri poolt tehtud kulutustest. • Partneri tegevuskulude tõendamine on sarnane toetuse saajale kehtestatud tingimustele. • Toetuse saajal on õigus saada koopiad kõigist partneri kulusid tõendavatest dokumentidest, sh: – allhanke lepingud; – töölepingud, palgalehed, tööaja tabelid; – töösisekorra eeskirjad ja raamatupidamise siseeeskirjad

Harjutus – partnerlusleping (vt. pdf faili “Ülesanne partnerluslepingu tingimused”)

Väljamaksed ja aruandlus

Väljamaksed • Üldised alused väljamaksete teostamiseks : – perioodi 2004 -2006 kohta on rahandusministri 19. 08. 2005. määrus nr 59 „Struktuuritoetuse väljamaksmise üldised tingimused ja kord” – perioodi 2007 -2013 kohta on rahandusministri 01. 03. 2007. määrus nr 15 „Perioodi 2007 -2013 struktuuritoetuse väljamaksmise tingimused ja kord”. • Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuste väljamakseid tehakse rakenduskava abikõlblikkuse perioodi jooksul, mis kestab 01. 2007 – 31. 12. 2015.

Väljamaksed • Toetuse väljamakse tehakse: – proportsionaalselt omafinantseeringuga, st väljamakstud toetuse kogusumma ja proportsioon ei tohi ületada taotluse rahuldamise otsuses ette nähtud toetussummat ja proportsiooni; – kas tasutud kuludokumentide alusel (toetuse saajale – kõige sagedasem variant!); – või osaliselt tasutud kuludokumentide alusel (toetuse saaja tasub hankijale või töövõtjale väljamakse taotluse abikõlblikust kogusummast vaid omafinantseeringu osa).

Väljamakse taotlusega esitatavad dokumendid • Väljamakse taotlusega esitatavad dokumendid on: – dokumentatsioon hangete toimumise kohta ning töövõtu, müügi-, teenuse osutamise või tarnelepingud; – palgaarvestuse lehed, tööajatabelid, lähetuskulude aruanded, sõidupäevikud; – taotlejale teenuse või töö või kauba tarnija väljastatud ja kinnitatud arve-saatelehe või arve koopia; – osutatud teenuse või tehtud töö või müüdud kauba üleandmist-vastuvõtmist tõendava dokumendi koopiad; – arve-saatelehe või arve, palga ja maksude, lähetuste eest jms tasumist tõendava maksekorralduse väljavõte või panga kinnitatud koopia;

Väljamaksetaotlusega esitatavad dokumendid – korrektselt täidetud ja allkirjastatud väljamaksetaotlus vastavalt etteantud meetme vormile; – kuludokumentide koondnimekiri ehk kulude loetelu, kui väljamaksetaotluse aluseks on mitu eri kuludokumenti • Väljamakse taotluse aluseks olevad konkreetsed dokumendid (sh nõuded nende esitamisele) täpsustatakse meetme tingimuste määruses.

Väljamaksed • Kindlasti tuleb meeles pidada, et väljamakse taotlusel näidatud summad oleksid vastavuses raamatupidamise andmetega. • NB! Juhul, kui väljamakse taotlust muudetakse, tuleb vastavad muudatused sisse viia ka asutuse raamatupidamises!

Abikõlblikud kulud

Kulude abikõlblikkuse periood • Kulude abikõlblikkuse periood on ajavahemik, millal projekti tegevused algavad ja lõppevad ning projekti teostamiseks vajalikud kulutused tekivad. • Kulude abikõlblikkuse periood sätestatakse, kas: – toetuse taotluse rahuldamise otsuses; – investeeringute kavas; – programmi reeglites; – programmi elluviijaga sõlmitavas halduslepingus; – või meetme tingimustes

Kulude abikõlblikkuse periood • Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuste kulude abikõlblikkuse või mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord on sätestatud: – meetme määruses; – toetuse taotluse rahuldamise otsuses; – või halduslepingus. • Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuste puhul on abikõlblikkuse periood 01. 2007 – 31. 12. 2015.

Abikõlblikud kulud • Kulud peavad olema tekkinud abikõlblikkuse perioodil; • Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuste puhul võivad kuludokumendid olla koostatud abikõlblikkuse perioodil või 90 päeva jooksul pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu; • Kuludokumentide tasumise periood sätestatakse rakendusasutuste poolt meetmete tingimuste määrustes; • RÜ-d võivad kulude abikõlblikkuse algusena arvestada ka juba taotluse registreerimise kuupäeva; • Sel juhul võib taotleja hakata projektiga seotud kulutusi tegema kohe pärast taotluse esitamist RÜ-le; • Kuni rahastusotsuseni teeb taotleja kulutusi omal vastutusel.

Abikõlblikud kulud • Abikõlblik kulu on kulu, mis on; – põhjendatud, mõistlik ja vajalik projekti elluviimiseks; – tehtud kooskõlas õigusaktides või toetuse taotluse rahuldamise otsuses sätestatud nõuetega. Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuse seaduse § 2 lg 2

Mitteabikõlbulikud kulud

Mitteabikõlblikud kulud • • • Intressikulud, valuutavahetuse teenustasud ja kursivahed; laenu, liisingu, pangagarantii ja muude finantseerimisteenustega kaasnevad kulud, välja arvatud pangakonto avamise ja haldamisega seotud kulud ning ülekandetasud, kui projekti raames on avatud eraldi pangakonto; trahvid, viivised ja muud rahalised karistused ning kohtukulud; kindlustusettevõtete teenustega kaasnevad kulud; kindlustusmaksed, välja arvatud kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-, tööandja vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad kindlustusmaksed;

Mitteabikõlblikud kulud • • • hüvitised ametist vabastamise ja töölepingu lõpetamise korral (nt. koondamistasud); kulud projekti personali lisahüvedele ja töötasule lisaks makstavatele toetustele; rahvusvaheliste ja riigisiseste organisatsioonide liikmemaksud, mis ei ole lisandunud projekti rakendamisega; hangetest või teenuse osutamisest tingitud kulud, kui hangete korraldamine või teenuste osutamine tekitab projektile kulusid, loomata sellele lisaväärtust; kinnisasi, mille maksumus ületab 10% projekti abikõlblikest kogukuludest. Meetme tingimustes võib keskkonnakaitsemeetmete puhul lubada kõrgemat protsendimäära, välja arvatud Ühtekuuluvusfondi poolt toetatavate projektide raames;

Mitteabikõlblikud kulud • mööbel, seadmed, liiklusvahendid, kinnisasi Euroopa Sotsiaalfondi poolt toetatavate meetmete raames, välja arvatud nõukogu määruse (EÜ) nr 1083/2006 artikli 34 lõikes 2 kirjeldatud juhul. • NB! Täpse ülevaate saamiseks, milline kulu on konkreetses projektis mitteabikõlblik, tuleks vaadata toetuse andja poolt kehtestatud nõudeid, meetme määrusi jm toetuse andmist reguleerivaid õigusakte.

Käibemaks

Käibemaks • Käibemaks projekti raames on abikõlblik kulu, kui on võimalik näidata, et: – vastavalt käibemaksu reguleerivatele õigusaktidele ei ole projekti raames tasutud käibemaksust õigust maha arvata sisendkäibemaksu; – või käibemaksu tagasi taotleda; – ning käibemaksu ei hüvitata ka muul moel. NB! Käibemaks ei ole abikõlblik kulu, kui käibemaksu on võimalik sisendkäibemaksuna maha arvata või tagasi taotleda, aga toetuse saaja otsustab seda mitte teha!

Näide: Käibemaksu kajastamine • Organisatsioon on KM-kohuslane ning käive on 100% maksustatav. • Projekti raames tehakse abikõlblikke üldkulusid summas 100 000 krooni, millele lisandub käibemaks 18%. • Arve kajastamine projekti raamatupidamisarvestuses oleks järgmine: - üldkulud 100 000 kr - tasutud sisendkäibemaks 18 000 kr

Näide: käibemaksu kajastamine • Organisatsioon ei ole KM-kohuslane. • Soetatakse seadmed 59 000 kr (sisaldab km 18%). • Arve kajastamisel projekti raamatupidamisarvestuses oleks järgmine: • põhivara 50 000 krooni • käibemaksu kulu 9 000 krooni

Projektist teenitav tulu ja selle kajastamine

Projektist teenitav tulu • Abikõlblikest kuludest tuleb maha arvata projektist saadav tulu, mis saadakse projekti abikõlblikkuse perioodil või 5 aasta jooksul pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõppu ja mis ületab toetuse taotluses või programmis prognoositud tulu. • Juhul, kui toetuse taotlemise faasis taotleja teab, et projekt hakkab tulu teenima, esitab ta koos projekti taotlusega finantsanalüüsi tulu hindamise kohta. Finantsanalüüs on kohustuslik, maha arvamisele läheb PUHAS tulu.

Projektist teenitav tulu • Juhul, kui projekti jooksul või pärast projekti lõppu (5 aasta jooksul) selgub, et tegelik tulu on algselt prognoositust suurem, peab toetuse saaja toetuse saadud tulu (esialgsest prognoosist suurema osa) väärtuses tagasi maksma või tasaarveldatakse saadud tulu projektile tehtava järgmise toetuse väljamaksega. • Seetõttu soovitatakse projektikoodiga eristada ka projektist saadav tulu (SAPis nn FA koodi abil).

Teavitamine

Teavitamine • Vabariigi Valitsuse 30. augusti 2007. a määrus nr 211 “Struktuuritoetuse andmisest ja kasutamisest teavitamise, selle avalikustamise ning toetusest rahastatud objektide tähistamise ja Euroopa Liidu osalusele viitamise tingimused ning kord” http: //www. riigiteataja. ee/ert/act. jsp? id=1286188 8&search. Current

Teavitamine ja sihtfinantseeringu märgistus • Objektide tähistamise vahendid: – struktuuritoetuste logo – kleebis – infosilt – stend – Tänutahvel • Teavitusmaterjalide kulud tuleb eelarves planeerida (kontrolli meetme määrusest kulude abikõlbulikkust!)

Hanked

Hangete läbiviimine • Projekti raames hangitud asjad, teenused ja ehitustööd peavad vastama projekti eesmärkidele ning olema hinna poolest mõistlikud – st ostetud keskmise turuhinnaga või odavamalt. • Selle tõestamiseks peab taotleja näitama, et on hanget teostades küsinud alternatiivseid pakkumisi erinevatelt tarnijatelt ja valinud sobivaima pakkumise kutse kriteeriumitele vastava pakkumise. • Kui pakkumisi pole võetud, on RÜ pädevuses otsustada, kas projekti tegevuseks kuluv hind on mõistlik või mitte.

Hangete planeerimine ja läbiviimine • Hangete läbiviimise kord Tallinnas: https: //intra. tallinn. ee/yldine/personal/eeskirjad_ja_korrad /riigihange • Hanke korraldamisel soovitav koostada hanke tingimused selliselt, et need välistavad ettemaksu hankijale • Hanke korras teostatud tööde eest maksmisel planeerida rahavood mõistlikult (etapiviisiliselt, ühe lõppmaksena) ja arvestades ka RÜ poolt kehtestatud sihtfinantseeringu väljamakse tingimusi

Riigihangete läbiviimine • Vastavalt Perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuse seaduse § 22 on toetuse saaja kohustatud järgima projektiga seotud hangete tegemisel riigihangete seaduses või meetme tingimustes sätestatud nõudeid, kui toetuse saajale ei kohaldata riigihangete seaduses sätestatut. • Riigihangete seaduse mõistes ei ole hankija kohustatud riigihangete seaduses sätestatud korras hankemenetlust korraldama, kui hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on väiksem kui riigihanke piirmäär. • Sellisel juhul lähtub hankija hankelepingute sõlmimisel üksnes riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest.

Riigihanke piirmäärad • Vastavalt riigihangete seadusele, mis hakkas kehtima 01. 05. 2007, on 2008. aastal alustatud riigihangete piirmäärad: • asjade ja teenuste ning ideekonkursside korral 40 000 eurot (625 864 EEK); • ehitustööde ja ehitustööde kontsessiooni korral 250 000 eurot (3 911 650 EEK)

Riigihanke aruanded • Riigihangete seaduse § 37 lõikes 2 sätestatud nõudest lähtuvalt tuleb hankijal esitada riiklikule riigihangete registrile riigihanke aruanne, kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab: – 10 000 eurot (156 466 EEK) asjade või teenuste puhul; – 30 000 eurot (469 398 EEK) ehitustööde puhul. Nimetatud kohustus ei kehti raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute korral. • Riigihangete puhul tuleb info struktuurivahenditest rahastamise kohta märkida ka riigihanke aruandesse, mis avaldatakse Riigihangete Ameti kodulehel.

Soovitavad sammud hanke läbiviimiseks alla riigihanke piirmäära • Projektijuht koostab hankedokumendid, mis sisaldavad: – teenuse kirjeldust; – lepingu tingimusi; – pakkumuse struktuuri ja nõutud lisadokumentide loetelu; – pakkumuse esitamise tähtaega, kohta ja kontaktandmeid; – infot selle kohta, kas hankija sõlmib hankelepingu majanduslikult soodsama või madalaima hinnaga pakkumuse alusel (esimesel juhul lisatakse ka hindamiskriteeriumid).

Hankega seonduvad dokumendid • Kogu hangetega seotud dokumentatsioon tuleb säilitada koos muu projekti dokumentatsiooniga. • Hankega seonduvad dokumendid, mida tuleb säilitada on näiteks: – hankedokumentatsioon (s. h. hankedokumendid, tehniline kirjeldus või lähteülesanne, protokollid, riigihanke aruanne); – pakkumist puudutav kirjavahetus (nii elektrooniline kui paberkandjal); – alternatiivsed hinnapakkumised või kirjad pakkumise mittetegemise kohta; – leping; – üleandmise-vastuvõtu aktid; – arved