Programmi elluviimine Partnerluslepingute tutvustus eelarve koostamine Dokumentide vormistamine

Programmi elluviimine Partnerluslepingute tutvustus eelarve koostamine Dokumentide vormistamine Urve Vool Tegevjuht urve@archimedes. ee

Partnerid Programmi tegevuste elluviimiseks kaasatakse programmi partnerid, kelleks on Eesti Üliõpilaskondade Liit (edaspidi EÜL), Eesti Infotehnoloogia Sihtasutus (edaspidi EITSA) ning Eesti kõrgkoolid, kes täidavad järgmisi nõudeid: • on kas Rektorite Nõukogu, Rakenduskõrgkoolide Rektorite Nõukogu või Eraülikoolide Rektorite Nõukogu liikmed • on liitunud kas ülikoolide kvaliteedileppe või rakenduskõrghariduse kvaliteedikindlustuse süsteemi arendamise deklaratsiooniga • on liitunud Eesti kõrgkoolide rahvusvahelistumise Heade Tavade Leppega

Partnerid • • • • • • Eesti Üliõpilaskondade Liit (edaspidi EÜL) Eesti Infotehnoloogia Sihtasutus (edaspidi EITSA) Eesti Infotehnoloogia Kolledž Eesti Kunstiakadeemia Eesti Maaülikool Eesti Mereakadeemia Eesti Muusika ja Teatriakadeemia Estonian Business School Kaitseväe Ühendatud Õppeasutus Lääne Viru Rakenduskõrgkool Mainori Kõrgkool Sisekaitseakadeemia Tallinna Pedagoogiline Seminar Tallinna Tehnikakõrgkool Tallinna Tehnikaülikool Tallinna Tervishoiu Kõrgkool Tallinna Ülikool Tartu Kõrgem Kunstikool Tartu Lennukolledž Tartu Tervishoiu Kõrgkool Tartu Ülikool

Partnerite osalus (esialgne arvestus, projekt)

Juhtnõukogu Programmi juhtimiseks moodustab elluviija programmi juhtnõukogu, kuhu kuuluvad • Elluviija • HTM • kolme rektorite nõukogu ja • EÜL i esindajad ning • valdkonna eksperdid. Juhtnõukogu võib olla allstruktuuridega (nt üldkogu ja töö rühmad) ning moodustada tegevuste kavandamiseks partnerite esindajatest töörühmi.

Juhtnõukogu ülesanneteks on • Kinnitada programmi tegevused, juhendid, olulisemad aruande ja töövormid, rahastamise mahud ja eelarve • Teha ettepanekuid tegevuste või eelarve muutmiseks ning langetada programmi juhtimisega seotud otsuseid. Juhtnõukogu liikmed osalevad tegevuste kavandamise ja läbirääkimiste juures ning võivad programmi raames eksperdina tehtud tööde eest saada töötasu. Programmi sisuliseks rakendamiseks loob elluviija tegevmeeskonna.

Partnerlusleping • Elluviija sõlmib partneritega partnerlusleppe, milles kehtestatakse lepingupoolte õigused ja kohustused, elluviija ja partneri vastutuse piir ning konkreetsed tegevused, kuhu partner kaasatakse. • Erinevate tegevuste raames võivad erinevad partnerid kanda erisugust vastutust ning omada erinevaid võimalusi tulenevalt riikliku koolitustellimuse täitmisest. Programmi partnerite nimekiri võib programmi rakendamise jooksul muutuda. • Programmi tegevustes on võimalus osaleda kõikidel Eesti kõrgkoolidel programmi juhtnõukogu kinnitatud tingimustes ja korras.

Partnerlusleping • Sõlmitakse peale juhtnõukogu poolt programmi tegevuste, juhendi, olulisemad aruande ja töövormide ning eelarve kinnitamist • Eeldatavalt septembri lõpus

Partnerluslepe (kavand) • Lepingu dokumendid • Lisa 1. Inimressursi arendamise rakenduskava prioriteetse suuna „Teadus ja arendustegevuse inimressursi arendamine” meetme „Teaduspoliitika ja kõrghariduse kvaliteedi arendamine” kolmanda taseme õppe kvaliteedi arendamise programm „PRIMUS” • Lisa 2. Koordinaatori ja kompetentsikeskus juhi finantseerimine ja tööülesanded • Lisa 3. Eelarve minimaalmahud tegevuste kaupa • Lisa 4. 2008. aasta tegevuskava ja eelarve • Jne

Partnerluslepe (kavand) Lepingu eesmärk • Lepingu eesmärk on reguleerida Partnerite koostööd programmi „PRIMUS“ (edaspidi programm) elluviimisel. Lepingu kestus Leping kehtib tagasiulatuvalt 01. jaanuarist 2008. aasta kuni programmi abikõlbulikkuse perioodi lõpuni. Programmi abikõlblikkuse periood on 1. jaanuar 2008 kuni 31. mai 2015. Abikõlblikuks võib lugeda kulud, mis on tekkinud abikõlblikkuse perioodil ja sellele järgneva 90 kalendripäeva jooksul tingimusel, et tegevused on toimunud abikõlblikkuse perioodil.

Partnerlusleping, mõisted – Toetuse saaja on isik või asutus, kes on määratud programmi ellu viima. Käesolevas lepingus on toetuse saaja Sihtasutus Archimedes (edaspidi Elluviija). – Programmi rakendusasutus on vastavalt Vabariigi Valitsuse 19. aprilli 2007. a määrusele nr. 111 „Perioodi 2007– 2013 struktuuri toetuse andmist korraldavate asutuste määramine” Haridus ja Teadusministeerium (edaspidi Rakendusasutus). – Programmi rakendusüksus on vastavalt Vabariigi Valitsuse 19. aprilli 2007. a määrusele nr. 111 „Perioodi 2007– 2013 struktuuri toetuse andmist korraldavate asutuste määramine” Sihtasutus Archimedes (edaspidi Rakendusüksus). – Elluviija koordinaator – Partneri koordinaator

Partneri õigused Programmi tegevustes osalemine ja elluviimine (Tegevuskava projekti esitamine ja kinnitatud tegevuskava elluviimine ) • Kõrgharidusstandard • Ülikooli ja rakenduskõrgkooli seadus • Kõrgkooli arengukava

Partneri kohustused Partnerile kohalduvad kõik struktuuritoetuse seaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides toetuse saajale sätestatud kohustused Partner peab toetust kasutama sihtotstarbeliselt abikõlblike kulude katteks, mis on vajalikud programmis kirjeldatud eesmärgi ja tulemuste saavutamiseks, ning rakendama programmi vastavalt kinnitatud eelarvetele ja tegevuskavadele

Partneri koordinaator • esindab Partnerit programmi elluviimisel; • korraldab Partneri tegevuskava ja eelarve esitamise; • koordineerib programmi tegevusi Partneri juures; • korraldab Partneri kuludokumentide kinnitamist ja esitamist Elluviijale; • korraldab Partneri seirearuannete ja lõpparuande esitamist

Partneri kohustused • • • Tegevuskava elluviimine Eraldi finantsarvestuse pidamine Väljamaksete prognoos Hangete kava Väljamakse taotluse esitamine Programmi dokumentatsiooni säilitamine kuni 31. detsembrini 2025. a. Elluviijal on õigus valesti kasutatud toetus partnerilt tagasi nõuda

Partneri vastutus Partner vastutab Elluviija ees oma kulude abikõlbulikkuse eest. • Juhul kui hilisema auditi käigus selgub, et Partneri kuludokumendi alusel makstud kulutused ei olnud abikõlbulikud ja Rakendusüksus nõuab toetuse saajalt toetuse osa tagastamist, toetuse saaja arvestab abikõlbmatute kulude eest makstud hüvitise summa maha järgmistest Partneri kuludokumentidest või Partner tagastab Elluviijale viimase nõudmisel toetuse osa, mis kanti üle mitteabikõlbulikuks osutunud kulude hüvitamiseks.

Elluviija õigused – Elluviijal on õigus Programmi käigus kaasata programmi täitmisesse uusi Partnereid, kes vastavad Programmi tingimustele, sõlmides nendega vastavad kahepoolsed partnerluslepingud – Juhul kui Partner ei esita Elluviijale maksetaotlust tähtaegselt, on Elluviijal õigus esitada ühine maksetaotlus rakendusasutusele ilma maksetaotlust tähtaegselt esitamata jätnud Partneri andmeteta

Elluviija kohustused – Elluviija hüvitab Partneri poolt tehtavad abikõlbulikud kulutused 95% ulatuses – Elluviija maksab Partneri koordinaatorile töötasu Programmi eelarvest – Programmi väljamakse taotluste esitamine rakendusüksusele osaleva Partneri kulude osas esitab VMT rakendusüksusele Elluviija

Elluviija vastutus • Elluviija peab toetust kasutama sihtotstarbeliselt abikõlblike kulude katteks, mis on vajalikud programmis kirjeldatud eesmärgi ja tulemuste saavutamiseks, ning rakendama programmi vastavalt kinnitatud eelarvetele ja tegevuskavadele

Eelarve

Eelarve

Rea nr 1 1 1. 2 1. 3 1. 4 1. 5 1. 6 2 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 2. 5 2. 6 Struktuuritoetus Kulukoht 2 Riiklik ESF finantseering 3 4 Omafinantseering Kokku Elluviija osalus 5=3+4 6 Partnerite osalus 7 Kulud kokku Kokku 8 9=5+8 Administratiivkulud 19 339 093 0 19 339 093 1 017 847 0 1 017 847 20 356 940 Kulud tööta sudeks 14 216 788 975 555 1 729 000 532 000 1 097 250 788 500 0 0 0 14 216 788 975 555 1 729 000 532000 1 097 250 788 500 748 252 51 345 91 000 28 000 57 750 41 500 0 0 0 748 252 51 345 91 000 28 000 57 750 41 500 14 965 040 1 026 900 1 820 000 560 000 1 155 000 830 000 190919 850 1 522 100 8 526 313 10 048 413 200968 263 58 834 700 0 58 834 700 100 000 2 996 563 3 096 563 61 931 263 28 737 500 0 28 737 500 447 500 1 065 000 1 512 500 30 250 000 31 300 600 400 1 247 300 1 647 400 32 948 000 18 633 300 174 500 806 200 980 700 19 614 000 24 695 250 150 000 1 149 750 1 299 750 25 995 000 28 718 500 250 000 1 261 500 1 511 500 30 230 000 Üldkulud Üüri ja rendikulud Inventar Lähetuskulu ja osalustasud Muud kulud Programmi tegevuste elluviimisega seotud kulud Tegevus 1. Õppejõudude õpetamis ja juhendamisoskuste arendamine Tegevus 2. valiteetse K õpiväljundipõhise õppe arendamine Tegevus 3. VÕTA rakendamise kvaliteedi arendamine Tegevus 4. Strateegilise juhtimise suutlikkuse tõstmise toetamine kõrgkoolides Tegevus 5. Uuringute ja analüüside läbiviimine Tegevus 6. Õppija toimetuleku toetamine

Abikõlbulikkuse periood • Programmi abikõlblikkuse periood on 1. jaanuar 2008 kuni 31. mai 2015. Abikõlblikuks võib lugeda kulud, mis on tekkinud abikõlblikkuse perioodil ja sellele järgneva 90 kalendripäeva jooksul tingimusel, et tegevused on toimunud abikõlblikkuse perioodil

Abikõlbulikkuse periood • Programmi elluviimise jooksul teostatud tehinguid peab olema võimalik tõendada nende aluseks oleva dokumentatsiooniga. Dokumentidel märgitud kulud peavad vastama läbiviidud toimingute mahule ja sisule ning olema projektiga seotud ning kooskõlas õigusaktidega

Tegevuskava, eelarve • Tegevus: Konkreetne tegevuse nimetus näit koolitus “Aja juhtimine” , sihtgrupp, kuupäevad, kui võimalik • Kuu: Märkida summad • Tulemus: konkreetne, näit. osales 15 õppejõudu • Kulud kokku: Kuud kokku

Omafinant seering • Omafinantseering on elluviija ja partneri panus programmi. Programmi omafinantseeringuna arvestatakse ainult elluviija ja partnerite poolt tehtavaid abikõlblikke kulutusi. • Programmi ühendusepoolne maksimaalne finantseerimismäär on kuni 95% ning elluviija ja partneri omafinantseering on minimaalselt 5% toetatava tegevuse abikõlbulikest kulutustest.

Kulude abikõlbulikkus Tegevuste elluviimiseks tehtavad kulud on abikõlblikud, kui need on programmi tegevustega otsestelt seotud ning elluviimiseks vältimatult vajalikud ja vastavad järgmistele tingimustele: • kulud on kooskõlas Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EÜ) nr 1081/2006, mis käsitleb Euroopa Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1784/1999 (ELT L 210, 31. 07. 2006, lk 12 18); • kulud on kooskõlas „Perioodi 2007 2013 struktuuritoetuse seaduse” § 21 lg 2 alusel kehtestatud Vabariigi Valitsuse 31. jaanuari 2007. a määrusega nr 26 „Perioodi 2007 2013 struktuuritoetuse kulude abikõlblikkuse või mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord”

Kulude abikõlbulikkus Tehtud kulud peavad olema: • rahalised; • põhjendatud (seotud abi andmise tingimuste ja eesmärkide ning projekti tegevuste ja • eesmärkidega); • mõistlikud (järgivad riigihangete reegleid, kolme pakkumise nõuet); • vajalikud projekti elluviimiseks (kooskõlas programmi eesmärkide ja tegevustega); • tõendatud raamatupidamise dokumentidega; • vastavad kõikidele juhendmaterjalidele ning asjakohastele õigusaktidele.

Juhend partnerile Abimaterjal selgitab: • programmi elluviimist • programmi tegevusi • partneri raamatupidamiskohuslust • partneri kohustusi toetuse taotlemisel ja saamisel • kuludokumentide esitamist ja maksmist • aruandluskohustuse täitmist • paikvaatluste rolli • teavitamisnõuete täitmist Ehk teisisõnu – aitab dokumente vormistada

Juhend, 1. osa SISSEJUHATUS PROGRAMMI ELLUVIIMINE 1. Programmi eesmärk 2. Programmi elluviija ja partnerid 3. Programmi juhtimine 4. Programmi abikõlblikkuse periood

Juhend, 2. osa PROGRAMMI TEGEVUSED Sissejuhatus Tegevus 1. Õppejõudude õpetamis ja juhendamisoskuste arendamine (2008– 2015) – – – – – • Koolituskeskused Koolitused Nõuded koolitust läbiviivale õppejõule Koolituse hind Koolitusega kaasnevad kulud Koolitusega kaasnev aruandlus Üldised nõuded Kursuste finantseerimise skeem Koolituste valdkonnad Tegevus 2. Kvaliteetse õpiväljundipõhise õppe arendamine (2008 2011)

Juhend, 3. osa PROGRAMMI ELLUVIIMISEKS TEHTAVAD KULUD • Omafinantseering • Kulude abikõlbulikkus

Juhend, 4. osa RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE PROGRAMMI ELLUVIIMISEL • Raamatupidamisarvestus • Projekti kulude eristamine organisatsiooni raamatupidamises • Projekti kulusid tõendavad dokumendid • Sihtfinantseerimise kajastamine • Maksustamine • Käibemaks • Erisoodustuselt tasutava maksu ja erisoodustusena käsitletava kulu abikõlblikkus

Juhend, 5. osa TOETUSE VÄLJAMAKSMINE • Sissejuhatus • Toetuse väljamaksmise alus • Väljamakse taotluse edastamine ja väljamakse taotluse mitteaktsepteerimine • Toetuse tagasinõudmise alused • Väljamakse taotluse ja kuludokumentide esitamine ja täitmine – ü ldpõhimõtted • Toetuse väljamaksete tegemise üldpõhimõtted

Juhend, 5. osa • • • Näpunäiteid väljamakse taotluse komplekteerimiseks ja toetuse väljamakse aluseks olevate dokumentide vormistamiseks Nõuded kulu ja tasumist tõendavatele dokumentidele. Väljamakse taotluse komplekteerimise järjekord Kulud töötasudeks (sh. maksud) Lähetuskulud Transpordikulud programmi administreerimisega seotud isikule Transpordi , majutus ja toitlustuskulud programmi sihtgrupile Kulud programmi sisutegevustele Kulud inventarile Amortisatsioonikulud Üldkulud Teavituskulud

Juhend, 6. osa ARUANDLUS JA KONTROLL • Toetuse seire • Programmi aastaaruanne ja lõpparuanne • Programmi aruande täitmine • Kontroll partner juures • Järelkontroll • Audit

Juhend, 7. osa TEAVITAMINE • Euroopa Liidu ja Eesti riigi toetuse äramärkimine • Euroopa Sotsiaalfondi kaksiklogo kasutamine • Teiste logode kasutamine • Täiendav teave

Juhend, 8. 9. osa PARTNERI KOHUSTUSED LISAD • Lisa 1 Partneri tegevuskava ja eelarve • Lisa 2 • Lisa 3 • Lisa 4 • Lisa 5 • Jne

Eelarvevorm Ürituse nimi: Osalejate arv: Õppejõude: kursuse tundide arv: 6 2 5 ühik Töötasud Õppejõu nimi Koordinaatori töötasu kogus ühikuhind Summa tundi päev 3 5 2 500 600 Kokku: 2 002, 50 kr 3 337, 50 kr 1 602, 00 kr 6 942, 00 kr tk tk tk 6 4 2 10 0, 5 0, 8 100 Kokku: 60, 00 kr 12, 00 kr 9, 60 kr 100, 00 kr 181, 60 kr 300 100 Kokku: 1 500, 00 kr 2 000, 00 kr Jaotusmaterjalid Kaaned, kirjutusvahend Paljundus (1 poolne) Paljundus (2 poolne) e materjalid Rent Ruumirent Tehnikarent tundi Toitlustus Kohvipausid Lõuna Õhtusöök arv arv 3 1 2 50 100 150 Kokku: 900, 00 kr 600, 00 kr 1 800, 00 kr 3 300, 00 kr Osalejate ööbimine arv 3 1000 18 000, 00 kr Õppejõu ööbimine Õppejõu transport Osalejate transport arv 4 1500 340 150 12 000, 00 kr 340, 00 kr 150, 00 kr Kokku: 30 490, 00 kr Lähetuskulud Muud kulud Allhanked 1 1000 1 000, 00 kr Kokku: 1 000, 00 kr Kokku eelarve: 43 913, 60 kr

Töötasustamine • Töötasu – ainult kõrgkoolide ja koolituskeskuste koordinaatorid • Tegevustes osalemine tasustatakse tegevuste põhiselt – vastavalt panusele

Partneri, elluviija kohustused – kasutama toetust kooskõlas kinnitatud programmiga; – tagama ettenähtud omafinantseeringu olemasolu; – esitama elluviijale nõutud informatsiooni ja aruanded ettenähtud vormil, viisil ja tähtaja jooksul; – viivitamatult kirjalikult informeerima elluviijat programmi teostamise käigus ilmnenud programmi negatiivse tulemuse suurest tõenäosusest või vältimatusest ning programmi edasise jätkamise kaheldavast otstarbekusest; – teavitama elluviijat programmis kavandatavatest muudatustest, mille tõttu programmis esitatud andmed ei ole enam täielikud või õiged; – esitama põhjendatud taotluse programmi muutmiseks, kui ilmnevad objektiivsed vajadused programmi tegevuste, finantsplaani, eelarve või programmi abikõlblikkuse perioodi muutmiseks; – tagama enda raamatupidamises olevate programmi kulude ja neid kajastavate kulu ja maksedokumentide selge eristatavuse muudest kuludest ning kulu ja maksedokumentidest;

Partneri, elluviija kohustused – järgima hangete läbiviimisel riigihangete seaduses kehtestatud nõudeid, kui ta on seaduse tähenduses ostja; – võtma pakkujate paljususe korral vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist iga hanke puhul, mis ületab 30 000 krooni käibemaksuta. Pakkumised peavad olema kirjalikult fikseeritud; – korraldama programmi tegevustest ja tulemustest teavitamise kooskõlas Vabariigi valitsuse 20. 08. 2007 määrusega nr 211 „Struktuuritoetusega andmisest ja kasutamisest teavitamise, selle avalikustamise ning toetusest rahastatud objektide tähistamise ja Euroopa Liidu osalusele viitamise tingimused ning kord”; – säilitama ja kasutama sihtotstarbeliselt toetuse eest soetatud vara (asjad ja õigused) programmi teostamise ajal ja 5 aasta jooksul pärast partnerile viimase makse tegemist; – arhiveerima ja säilitama toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente vähemalt 2025. aasta 31. detsembrini. – dokumentide säilimise tagamiseks sätestada kõikide programmiga seotud dokumentide (raamatupidamise dokumendid, sertifikaadid, hankedokumentatsioon, kirjavahetus, lepingud, koosolekute protokollid, memod, aruanded jne) säilivustähtajaks nt asjaajamiskorras, arhiveerimiskorras 31. 12. 2025

• Aitäh! Urve Vool Tel: 7300 802 5040 574 E post: urve@archimedes. ee