Digitaalne kirjavahetus Sigrid Felt Tnane teema Ekirjadest Vormistamine

Digitaalne kirjavahetus Sigrid Felt

Tänane teema E-kirjadest ◦ Vormistamine ◦ Haldamine ◦ Eelised ja puudused Dokumendivahetuskeskusest E-tähtkirjast (Eesti Posti esindaja)

E-kiri Sama ametlik kui paberil Koostatakse infovahetuse eesmärgil Kirjutatakse lühidalt ja lihtsalt Tekst peab olema üheselt mõistetav Tekst peab olema juriidiliselt ja keeleliselt korrektne

E-kiri E-kiri sisaldab: sissejuhatust, probleemi, kokkuvõtet E-kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad ja kaaskirjad Manust mainida kirja sisus

E-kirjad jagunevad Informatiivsed Organisatsiooni tegevust tõestavad Isiklikud

E-kirja vormistamine Adressaadiväli Pealkiri Pöördumine Sisu (sissejuhatus, sisu, kokkuvõte) Lugupidamisavaldus Allkiri Kontaktandmed

Adressaadiväli Saaja (TO)- isik, kellele e-kiri mõeldud Koopia (CC)- isik, keda tuleb informeerida kirja sisust Pimekoopia (BCC)- isik, kelle identiteeti ei avaldata teistele saajatele

Pealkiri (Subject) Võimalikult lühike Avab üldistatult e-kirja põhisisu Nimetavas käändes Pealkirja lõpus ei kasutata punkti Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad

Allkiri Mari Mustikas sekretär AS Mustikas Kuuse 50 12312 Tallinn Tel 6 723 123 info@mustikas. ee www. mustikas. ee

E-kirjale vastamine Igale kirjale tuleb vastata operatiivselt ◦ Vähemalt 24 tunni jooksul Kirjale tuleb vastata nii, et seda on meeldiv lugeda. ◦ küsimuste ja vastuste vahel peaks olema tühi rida. Kui töötaja on puhkusel või komandeeringus, peaks tema kirjakasti kontrollima keegi teine, näiteks sekretär, ning hoolitsema, et kõik kirjad edasi saadetaks ja vastataks. http: //www. ap 3. ee/? Publication. Id=31503 ED 6 -39 D 4 -4163 -9 D 98 -74 AA 1 E 3959 CE&code=52099

E-kirjade haldamine Organisatsiooni tegevust tõestavad e-kirjad tuleb süsteemi hõlmata e registreerida E-kiri peab jääma digitaalseks dokumendiks Postkast peaks ühilduma EDHS-iga

E-kirjade haldamise protsess Registreerida Määrata vastutaja Suunata täitmiseks Koostada vastus Juhile allkirjastamiseks Saata adressaadile

E-kirjavahetuse eelised Sõnum ei sega saajat ebasobival ajal; Alati on aega sõnumi viimistlemiseks; Pole vaja otsida kirjapaberit, ümbrikku, postmarki; Ei ole vaja muretseda käekirja pärast; Saab lugeda kirju igal pool, kus on internet;

E-kirjavahetuse eelised (2) Teate saaja loeb kirja siis, kui talle sobiv hetk; Ei pea kohe vastama, on võimalik koguda mõtteid; Sobib hästi teavitamiseks, korraldamiseks; Edastamine on lihtne ja kiire.

E-kirjavahetuse puudused Kirjad võivad olla saadetud kiirustades, kirjavigadega, mis võib rikkuda suhteid Rämpskirjade saamine Kui teade pole vastuvõtjale oluline, ei pruugi vastust tulla Ka kiire vastus võib jääda tulemata Teate sisu võib jätta vale mulje Kiri ei pruugi kohale jõuda

E-kirjade haldamine Veebipõhised e-kirjade haldamissüsteemid ◦ Gmail – ca 1 Gb postkastimaht ◦ Hot. ee – 10 Mb postkastimaht ◦ Mail. ee - 20 Mb postkastimaht Töölaua rakendused ◦ MS Outlook ◦ Mozilla Thunderbird ◦ Outlook Express

POP 3 Elektronposti vastuvõtmiseks E-kirju hoitakse ISP meiliserveris Kasutaja arvuti kontrollib perioodiliselt postkasti sisu serverist Kui on uusi kirju, laadib alla saabunud sõnumid Tänapäeval valdavalt asendatud uuema IMAP protokolliga www. vallaste. ee

IMAP Võimaldab kasutajale juurdepääsu meiliserveris hoitavatele sõnumitele Käsitleb neid nii, nagu asuksid kasutaja arvutis Kasutaja saab serveris luua uusi postkaste Sõnumite originaalid jäävad serverisse, kasutaja arvutisse laaditakse koopiad www. vallaste. ee

Dokumendivahetuskeskus

DVK (1) Dokumendi- ja infovahetusteenust pakkuv infosüsteem Saavad kasutada avaliku sektori asutused DVK-d kasutades jõuab dokument kohale Vastuvõtja on kontrollitud Väheneb käsitöö Dokumente saab vahetada laia kasutajagrupiga

DVK (2) Andmevahetus on turvaline - viiruste ja rämpsposti vaba Dokumendi kohalejõudmise teade saabub automaatselt Vahetada saab kõikides formaatides ja ükskõik kui mahukaid dokumente Saadetavate dokumentide arv ja maht pole piiratud http: //www. ria. ee/dokumendivahetus/

DVK eelised e-kirjade ees Dokument jõuab kindlasti kohale Metaandmed kantakse automaatselt EDHS-i

Kirjakeskus Eesti Post

Kirjakeskus Edastada on võimalik: ◦ E-tähtkirja ◦ Tähtkirja ◦ Kirja Kirjakeskusesse kiri üleslaadida Amphora ja Kirjakeskuse liidestus Amphorast on võimalik otse saata kiri Kirjakeskusesse

Nõuded e-tähtkirjale Saadetav fail ei tohi olla suurem kui 5 MB Faili formaadid, mida saata: ◦ ◦ RTF, DOCX XLS, XLSX PDF (max 7 lehekülge) DDOC http: //www. post. ee /e-tahtkiri

Kirjakeskus (2) Kirju ei pea printima, ümbrikusse panema, margistama; E-tähtkirja vastuvõtmine ID-kaardiga/Mobiil. ID-ga sisselogides; Kirjakeskus avatud 24 h Äriklient – peab sõlmima teenuslepingu http: //www. post. ee/failid/Kirjakeskuse_lyhitutvustus. pdf

Tänan! Küsimused? sigrid@interinx. com