Priprema i organizacija poslovnog sastanka Poslovni razgovor priprema

Priprema i organizacija poslovnog sastanka

Poslovni razgovor, priprema i vođenje poslovnog razgovora Ø Poslovni razgovor ćemo definisati kao svaku usmenu razmenu informacija sa drugim licem koja je unapred organizovana i koja za cilj ima nekakvu akciju vezanu za poslovanje bar jedne strane. Najvažnija odlika poslovnog razgovora je dobro organizovan, jer samo dobra priprema osigurava dobre rezultate.

Ø Poslovne razgovore najpre možemo podeliti po tome da li u njima učestvuju osobe koje su iz jedne organizacije ili razgovaraju osobe od kojih jedna strana nije iz naše organizacije. Dalje, možemo razlikovati različite oblike poslovnih razgovora: • Konsultacija (brifing) – kraći razgovor u okviru organizacije koji za cilj ima obezbeđivanje potrebnih informacija ili dogovor oko određene akcije. • Sednica – periodični ili vanredni sastanak vodećih ljudi u organizaciji ili nekom njenom delu, gde se sumiraju rezultati nekih završenih aktivnosti, diskutuje o trenutnim aktivnostima ili dogovara o budućem smeru delovanja. • Konferencije, konvencije i simpozijumi – veći skupovi osoba iz iste delatnosti, gde se razmenjuju iskustva, upoznaju novi pravci i načini rada. • Klasični poslovni razgovor – jedan ili više sastanaka između bar dve strane koje međusobno dogovaraju uspostavljanje, održavanje ili modifikovanje međusobnog odnosa i saradnje.

Faze poslovnog razgovora su: Ø Priprema - Definišite jasno i konkretno cilj koji želite da postignete. Definišite na šta ste spremni da pristanete, a od čega ne možete odustati. Informišite se u potpunosti o osobama sa kojima ćete razgovarati, o njihovoj radnoj organizaciji, o temi razgovora i o svojim snagama i slabostima. Napravite strategiju i "plan B". Dogovorite se sa drugom stranom o mestu, vremenu i temi prvog susreta. Ø Početak i upoznavanje - Ne treba žuriti u temu razgovora pre nego što se dobro upoznate i opustite. Investirajte neko vreme u stvaranje dobrih odnosa i poverenje druge strane.

Ø Informisanje - Jedna i druga strana, naizmenično, izlažu najvažnije informacije i stavove koje imaju. U ovoj fazi se ne treba raspravljati i ubeđivati, za sada samo slušate drugu stranu, eventualno tražeći da pojasni nešto. Drugu stranu ne treba prekidati. Kada završi sa izlaganjem, upitajte je za pojašnjenja i detalje. Ø Argumentisanje - Na osnovu informacija dobijenih u prethodnoj fazi, ulazite u ravnopravan dijalog, gde pokušavate da nađete zajedničku osnovu oko koje se možete složiti. Krenite od onoga što se slažete, a ne od različitih stavova!

Ø Neutralisanje prigovora - Kada ste razmenili stavove, ostaju sitniji prigovori koje treba rzarešiti na obostanu korist. Ø Odluka - Bilo da je odluka da se sarađuje ili da se odustane, ostanite u dobrim odnosima sa drugom stranom, jer nikada ne znate kada ćete se ponovo sresti, a i ne želite da loša slika o vama kruži gradom.

Poslovni sastanak Ø Sastanci unutar kompanije su jedan od najčešćih oblika razmene informacija, prikupljanja predloga i planiranja budućih akcija. Veština pripremanja i vođenja sastanaka neophodna je u poslovnom svetu.

Prije sastanka Ø Priprema materijala i osiguravanje tehničkih uslova su dve osnovne stvari prilikom organizacije sastanka. Neophodno je da se dnevni red na vreme dostavi svim planiranim učesnicima, ako je moguće sa uvodnim izlaganjem i analizama, ali u sažetom obliku. Ukoliko uvodni materijal ipak nije dostavljen uz poziv, potrebno je, za početak sastanka, pripremiti kratko i jasno izlaganje iz koga će biti razumljiv cilj sastanka. Pored uvodnog dela, i ostatak izlaganja bi trebalo da bude dobro osmišljen, odnosno da sadrži analizu određenog problema, uz iznošenje tačnih i potpunih podataka, kao i zadataka, mera i rešenja koji bi trebalo da se donesu.

Na sastanku Ø Stručnjaci preporučuju da sastanak ne traje duže od sat i po, jer je prosečnom čoveku posle tog perioda teško da se koncentriše na određeni posao; veća je verovatnoća da će doći do greške, a isto tako je veća i mogućnost konflikta. Sastanak, pre svega, treba planirati tako da on traje umereno, da ne bi došlo do zamora i dosade. Ako se sastanak oduži, treba planirati pauzu.

Ø Kada sastanak počne, najvažniju ulogu ima predsedavajući. Pored vođenja računa o celokupnom trajanju sastanka, on bi trebalo da pazi i na trajanje pojedinih diskusija. Diskutanti moraju biti svesni da trajanje pojedinih izlaganja mora biti obrnuto proporcionalno broju učesnika. Opšte pravilo koje ističu stručnjaci jeste da diskusija posle 60 minuta postaje neefikasna, posle 90 nezanimljiva, a posle 120 beskorisna, često sa lošim i štetnim zaključcima. Ako je već neophodno da sastanak bude duži, predsedavajući posle 90 minuta treba da oglasi pauzu, a posle dva časa da obavezno završi ili prekine sastanak. Predsedavajući bi, naravno, trebalo da je u potpunosti upoznat sa problematikom o kojoj se raspravlja, kao i da vodi diskusiju u smeru postizanja cilja sastanka. On bi, takođe, trebalo da vodi računa o održavanje pažnje učesnika, da stimuliše raspravu i održava atmosferu saradnje i timskog rada, bez ulaska u polemiku i uz uvažavanje mišljenja učesnika.

Ø Diskusiju bi trebalo usmeravati na problem i na rešenje istog, a ne na ličnosti i na greške, odnosno na prekršioce, jer praksa pokazuje da kada se učesnici orijentišu samo na napad ili odbranu, onda tu nema zajedničkog rada, ni timskog traženja najboljih rešenja. Takva atmosfera se može preneti i van sastanka, što može da pogorša odnose i saradnju na samom radnom mestu.

Ø Učesnici kvalitetnog sastanka su koncentrisani i pripremljeni, tako da je učešće u diskusiji konstruktivno, jasno, sažeto, bez nepotrebnih ponavljanja detalja iz prethodnih diskusija. Istupanje učesnika je višestruko korisna stvar, jer se ono koristi i za upoznavanje sredine sa razmišljanjima i stavovima pojedinaca. Govornik na sastanku pokazuje svoju kulturu, elokventnost, logiku, zaključivanje, pronicljivost, uverenje, sposobnost za zajednički rad, i sl. Takva zapažanja rukovodioci mogu da koriste za kasniju podelu zadataka, odnosno za ocenjivanje sposobnosti pojedinaca i za njihovo napredovanje. Učesnici bi trebalo da budu aktivni, naročito ako ocenjuju da se donosi pogrešan zaključak, jer su, u protivnom, i sami pred kolektivom odgovorni za njegovo donošenje.