PRIPREMA I ORGANIZACIJA POSLOVNOG SASTANKA Sanja Arambai Luka

PRIPREMA I ORGANIZACIJA POSLOVNOG SASTANKA Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 1

ČEGA POJEDINCI NISU SVJESNI • OBJEKTIVNA STANJA: - da su sastanci jedini način za donošenje odluka - što su sve sastanci - da se stalno nalaze u sustavu sastanaka • SUBJEKTIVNO STANJE: – da neučinkoviti sastanci donose probleme • MOGUĆNOSTI: – da su sastanci prilike, a ne obveze • RJEŠENJE: – da se učinkovito sudjelovanje/vođenje sastanaka mora učiti Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

Činjenice o sastancima: • dio rezultata ankete o sastancima provedeni u Hrvatskoj (2002. god. ) Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

Činjenice o sastancima: Rezultati ankete vođene u kolovozu 2003. godine od Effective Meetings, SAD: 1. Pitanje: Koliko često vodite zapisnike u vašoj organizaciji? 2. Odgovori: a) uvijek – 32% b) ponekad – 29 % c) nikada 39 % Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

Činjenice o sastancima: Wharton centar za primijenjena istraživanja iz SAD-a objavio je sljedeće nalaze u Wall Street Journal-u: • srednji menadžeri provedu 11 sati na sastancima tjedno • glavni menadžeri provede oko 17 sati svaki tjedan na sastancima • rukovoditelji provedu prosječno 23 sata na sastancima tjedno Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

POSLOVNI SASTANAK Vrste: 1. formalni 2. neformalni 3. druženje vezano uz posao Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

FORMALNI SASTANAK • po utvrđenoj shemi • razgovori o ideji, problemima, zajedničkom poslovanju, mogućem sklapanju ugovora. . . • uključuju procese informiranja, planiranja, konzultacija, donošenja odluke. . . Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

NEFORMALNI SASTANAK • obično u okviru jedne organizacije • sastanci pojedinog tima na kojem se planiraju, dnevni, tjedni, mjesečni planovi i podjele zadataka • neformalni sastanci s poslovnim partnerima (npr. na različitim koktelima i slično) Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

VRSTE PRIPREME POSLOVNOG SASTANKA • organizacijska priprema • tehnička priprema • osobna priprema Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

ORGANIZACIJSKA PRIPREMA • konzultacije o dnevnom redu sastanka • izrada protokola održavanja sastanka • utvrđivanje mjesta održavanja sastanka • utvrđivanje vremena održavanja sastanka • slanje poziva za sastanak • izrada zapisnika Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 10

TEHNIČKA PRIPREMA • priprema i dostava poziva za sastanak • bitni dijelovi poziva – ime vježbeničke tvrtke – vrijeme održavanja poslovnog sastanka – vrijeme kad bi trebao završiti sastanak – mjesto i datum održavanja sastanka – potpis ovlaštene osobe • priprema prostorije Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 11

OSOBNE PRIPREME • • • odnose se na svakog sudionika na sastanku izražavati se lijepo i bez zamuckivanja držati se dnevnog reda (teme sastanka) pripremiti se za izlaganje (prezentacije) za poslovni sastanak pripremiti materijale: posjetnice, katalog, letke i dr. promidžbeni materijal, uvjete kupnje, uvjete prodaje, narudžbenice i ostalo. Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

ZAPISNIK POSLOVNOG SASTANKA Dijelovi zapisnika: – zaglavlje ili uvod – razrada dnevnog reda – završnog dijela Zaglavlje zapisnika sadrži: – riječ zapisnik (pisana verzalom, boldirana i centrirana) – redni broj i vrsta sastanka – tko održava sastanak Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 13

• • • mjesto i vrijeme održavanja sastanka podatke o nazočnima ime zapisničara otvaranje sastanka i uvodni pozdrav predlaganje i usvajanje dnevnog reda usvajanje zaključka prethodnog sastanka – razradu dnevnog reda – rasprava i zaključci • završni dijelovi poslovnog sastanka – vrijeme završetka, datum, potpis zapisničara, potpis voditelja sjednice, pečat Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 14

PRAVILA ZA VOĐENJE USPJEŠNOG SASTANKA • • • čvrsto utvrđen dnevni red strogo pridržavanje vremenskih okvira držati se utemeljenih činjenica – spriječiti besmislene rasprave • donijeti odluke – odabrati prave osobe za sastanak, one koje mogu donijeti odluke Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

KAKO NAJBOLJE PRIPREMITI SASTANAK • • odrediti teme i ciljeve sastanka organizirati odrediti sudionike odrediti tijek sastanka Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 16

ORGANIZACIJA SASTANKA • • • koliko vremena imate na raspolaganju? pokušajte definirati među ciljeve četvrtina vremena je prazan hod hoćete li pozivnice poslati pravovremeno? je li konferencijska dvorana slobodna? koja radna sredstva Vam stoje na raspolaganju? Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 17

SUDIONICI § tko dolazi u obzir kao sudionik? (Uzmite u obzir: funkciju, stručno zvanje, socijalne kompetencije, organizacijske sposobnosti, i vrijeme u obzir) • koga još želite pozvati? • jesu li svi sudionici dobili informacije o sastanku pismeno? • zamoliti jednu osobu da pripremi izvješće. • jesu li potrebni prethodni razgovori s određenim osobama? • treba li se u pojedinačnim razgovorima još nešto razjasniti? Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 18

TIJEK SASTANKA • pozdrav i naziv prve teme • Pregled tema: predstaviti trenutno stanje i aktualno stanje stvari te pojasniti stanje koje bi trebalo biti cilj • rješavanje problema: diskusija uz prikupljanje ideja (uvedite sve u razgovor, zapisujte ideje), strukturirajte ideje i vrednujte ih • plan provedbe: što tko radi, kada i kako? • završetak: zahvalite se i oprostite od sudionika? Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 19

PRIJEDLOZI ZA VJEŽBANJE Simulirajte sastanke: Sastanak odjela – pripremanje sastanka, zakazivanje sastanka, održavanje sastanka - tema: “Želim razgovarati s vama o tome i tome” Neformalni sastanak u “ 4 oka”- podređeni u odnosu na šefa – “Želim vam skrenuti pozornost na to i to” Tjedni sastanak upravljačkog tima – “Imali smo problema s tim i tim” Važan sastanak na kojem se donose odluke – ”Želim vam predložiti ta rješenje” Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

ORGANIZACIJA POSLOVNOG PUTA Poslovi pripreme – cilj poslovnog puta – organizaciju tijeka poslovnog puta – odrediti sudionike Cilj poslovnog puta – odrediti kamo želimo ići – koje zadatke moramo riješiti u kojem roku – vrijeme trajanja poslovnog puta Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 21

TIJEK PUTA • • organizacija tijeka puta odrediti mjesto i vrijeme polaska na put vrijeme koje ćete provesti na putu što vam je sve potrebno – auto karta – odredišna adresa – broj telefona ili mobitela osobe zadužene za kontakt – ostalo Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 22

ORGANIZACIJA TIJEKA PUTA • odrediti vrijeme kad želimo stići – datum i sat dolaska • odrediti mjesto kamo želimo stići – adresu i kućni broj • • • vrijeme povratka odrediti mjesto povratka prijevozno sredstvo Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka 23

Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka

Sanja Arambašić, Luka Rupčić: Organizacija poslovnog sastanka