PRIPREMA I ORGANIZACIJA POSLOVNOG SASTANKA 3 komercijalisti Danas

PRIPREMA I ORGANIZACIJA POSLOVNOG SASTANKA 3. komercijalisti

Danas ćemo saznati…. �Važnost poslovnih sastanaka �Vrste poslovnih sastanaka �Pripreme koje treba izvršiti �Koga sve pozvati

ČEGA POJEDINCI NISU SVJESNI �OBJEKTIVNA STANJA: - sastanci su jedini način za donošenje odluka - uobičajen način rada, dogovaranja, rješavanja problema - stalno se nalaze u sustavu sastanaka �SUBJEKTIVNO STANJE: �traju predugo, zamorni, neučinkoviti problemi �MOGUĆNOSTI: �sastanci su prilike, ne obveze �RJEŠENJE: �učinkovito se sudjelovanje/vođenje sastanaka mora učiti

Činjenice o sastancima: �Wharton centar za primijenjena istraživanja (SAD) objavio sljedeće nalaze u Wall Street Journal-u: üsrednji menadžeri provedu 11 sati na sastancima tjedno üglavni menadžeri provede oko 17 sati svaki tjedan na sastancima ürukovoditelji provedu prosječno 23 sata na sastancima tjedno

POSLOVNI SASTANAK � Vrste: 1. formalni 2. neformalni 3. druženje vezano uz posao

FORMALNI SASTANAK �po utvrđenoj shemi �razgovori o ideji, problemima, zajedničkom poslovanju, mogućem sklapanju ugovora. . . �uključuju procese informiranja, planiranja, konzultacija, donošenja odluke. . .

NEFORMALNI SASTANAK �obično u okviru jedne organizacije �sastanci pojedinog tima na kojem se planiraju, dnevni, tjedni, mjesečni planovi i podjele zadataka �neformalni sastanci s poslovnim partnerima (npr. razl. kokteli i sl. )

PRIPREME POSLOVNOG SASTANKA � organizacijska priprema � tehnička priprema � osobna priprema

ORGANIZACIJSKA PRIPREMA �konzultacije o dnevnom redu sastanka �izrada protokola održavanja sastanka �utvrđivanje mjesta održavanja sastanka �utvrđivanje vremena održavanja sastanka �slanje poziva za sastanak �izrada zapisnika �priprema potrebnih materijala

TEHNIČKA PRIPREMA �priprema i dostava poziva za sastanak �bitni dijelovi poziva �ime vježbeničke tvrtke �vrijeme održavanja poslovnog sastanka �vrijeme kad bi trebao završiti sastanak �mjesto i datum održavanja sastanka �potpis ovlaštene osobe �priprema prostorije

OSOBNE PRIPREME • odnose se na svakog sudionika na sastanku • izražavati se lijepo i bez zamuckivanja • držati se dnevnog reda (teme sastanka) • pripremiti se za izlaganje (prezentacije) • za poslovni sastanak pripremiti materijale: posjetnice, katalog, letke i

ZAPISNIK POSLOVNOG SASTANKA Dijelovi zapisnika: �zaglavlje ili uvod �razrada dnevnog reda �završnog dijela Zaglavlje zapisnika sadrži: �riječ zapisnik (pisana verzalom, boldirana i centrirana) �redni broj i vrsta sastanka �tko održava sastanak

�mjesto i vrijeme održavanja sastanka �podatke o nazočnima �ime zapisničara �otvaranje sastanka i uvodni pozdrav �predlaganje i usvajanje dnevnog reda �usvajanje zaključka prethodnog sastanka �razradu dnevnog reda �rasprava i zaključci �završni dijelovi poslovnog sastanka �vrijeme završetka, datum, potpis zapisničara, potpis voditelja sjednice, pečat

PRAVILA ZA VOĐENJE USPJEŠNOG SASTANKA �čvrsto utvrđen dnevni red �strogo pridržavanje vremenskih okvira �držati se utemeljenih činjenica – spriječiti besmislene rasprave �donijeti odluke – odabrati prave osobe za sastanak, one koje mogu donijeti odluke

KAKO NAJBOLJE PRIPREMITI SASTANAK �odrediti teme i ciljeve sastanka �organizirati �odrediti sudionike �odrediti tijek sastanka

ORGANIZACIJA SASTANKA �koliko vremena imate na raspolaganju? �pokušajte definirati među ciljeve �četvrtina vremena je prazan hod �hoćete li pozivnice poslati pravovremeno? �je li konferencijska dvorana slobodna? �koja radna sredstva Vam stoje na raspolaganju?

SUDIONICI § tko dolazi u obzir kao sudionik? (uzmite u obzir: funkciju, stručno zvanje, socijalne kompetencije, organizacijske sposobnosti, i vrijeme u obzir) �koga još želite pozvati? �jesu li svi sudionici dobili informacije o sastanku pismeno? �zamoliti jednu osobu da pripremi izvješće �jesu li potrebni prethodni razgovori s određenim osobama? �treba li se u pojedinačnim razgovorima još nešto razjasniti?

TIJEK SASTANKA �pozdrav i naziv prve teme �Pregled tema: predstaviti trenutno stanje i aktualno stanje stvari te pojasniti stanje koje bi trebalo biti cilj �rješavanje problema: diskusija uz prikupljanje ideja (uvedite sve u razgovor, zapisujte ideje), strukturirajte ideje i vrednujte ih