PRIMULA FR HANDLGGARE Innehll Presentationsrunda Om SSC Primula

PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE

Innehåll • Presentationsrunda • Om SSC, Primula, support, information • Konteringsändringar • Granska: Friskvård, läkemedel, läkarvård, resor • LUNCH • ”Arvoden”, minirapportering • Handlägga: Nyanställningar, förändringar, avslut, ärendesökning • Rättningar och korrigeringar • Manuell utbetalning 2

Presentationsrunda • Namn • Institution/fakultet • Roll • Jobbat i Primula/liknande system tidigare? 3

Statens servicecenter (SSC) och Primula • SSC är en statlig myndighet under Finansdepartementet • SSC sköter administration åt cirka 150 statliga myndigheter med fokus på ekonomi- och lönerelaterade tjänster. Bland dessa finns Arbetsförmedlingen, Skatteverket, Försäkringskassan, Göteborgs universitet, Försvarets materielverk, Kronofogden, Lantmäteriet, Pensionsmyndigheten, ESF-rådet, Rekryteringsmyndigheten och länsstyrelserna. • Primula är ett av lönesystemen som SSC använder. 4

Statistik till SCB Primula i omvärlden - exempel Uppgifter till SPV Reac h Mee (rekr yteri ng) SSC handläg g are Lön Primula Lönerevisionsmodul ör Chef / källrapport Datalagret ren beta r a d Me GUPAIDA Agresso CMS (Växel) Retendo 5

Händelser / ärenden i Primula Ny i organisationen: Sökt ledig anställning* Särskilda skäl* Intermittent anställning* Uppdragstagare* Under anställningstiden: Semester Övertid/mertid/kompledig Sjuk- och friskanmälan Barnledig Ledigt utan lön Ledigt med lön Resor – traktamente och utlägg Förmåner – friskvård, läkemedel, läkarbesök Bisyssla Byta jobb inom GU* Utökad omfattning av tjänst* Ändrad kontering* Uppdrag (som t. ex. prefekt m. m. )* Lämnar organisationen: Egen uppsägning Pension (*) Arbetsbrist* Avliden* Annan avgångsorsak* Många ärenden registrerar medarbetaren själv i Primula. Ärenden markerade med * registreras av handläggare på institution. 6

Frågor&svar, lathundar, instruktioner 7

Hjälptexter i Primula 8

Support Statens servicecenter (SSC) Support kring lön, lönespecifikation och Primula-verktyget fås genom Statens Servicecenter. Svar lämnas inom 16 arbetstimmar Ringa: § Direktnummer 0771 – 456 000 och välj 1 för lönerelaterade frågor § Öppettider 09. 00 -16. 00 helgfria vardagar § Frågor kan ställas på engelska Skriva: Skicka ärende på SSC: s Kundwebben hittar du: § I Primula under externa länkar § På www. statenssc. se välj Kundwebben § Kundwebben finns just nu bara på svenska – frågor kan ställas på engelska. § Ärenden besvaras kl 08. 00 – 16. 30 helgfria vardagar 9

HUR? VAD? • Om tillgänglig information och din lokala HR-kompetens inte kan svara på frågan ska du vända dig till personalspecialist vid personalenheten via personalfragor@gu. se 10

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Roller som kan tilldelas i Primula En roll kan ha en eller flera behörighetsmallar. Vi förordar inte att samma person har både roll Attestare och Granskare/Resegranskare för då måste användaren behandla ärendet två gånger. • Medarbetare • Källrapportör • Kännedom • Granskare • Kontering_avslut • Resegranskare • Kännedom 2 • Attesterare 3 • Lönehandläggare 11

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Medarbetare • En medarbetare kan rapportera sina ärende i Primula samt ändra egna personuppgifter. – Denna roll får alla medarbetare automatiskt 12

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Källrapportör • Rollen Källrapportör kan rapportera ärenden i Primula för annan person. De kan lägga upp alla anställningar i formulär eller i minirapportering och arvodisters ersättningar. • Källrapportören får ej ärenden att hantera (förutom nyanställningar som initieras via Reach. Mee-integration), och ej påminnelser från Primula (till exempel vid sjukdom, upphörande av anställningar och så vidare) • I denna roll ingår möjlighet att ta ut egna rapporter i Primulas rapportgenerator och menyn ”Tjänster” (frånvarokalender, lönekostnadsspecifikationer, kontrolluppgifter/lönespecifikationer på andra personer). 13

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Kännedom • Rollen Kännedom innebär att du får ett antal ärendetyper att ”Ta del av” i Primula. De ärenden som avses är medarbetares ledighetsansökningar, samt formuläret ”Egen uppsägning”. Rollen innebär även att du får information via mail när en medarbetare blir sjukanmäld och när en medarbetare varit sjuk längre än sju dagar, samt ett antal bevakningsrapporter som skickas ut en gång i månaden (upphörande anställningar, upphörande uppdragstillägg, provanställningar som övergår till t. v. samt upphörande ledigheter) – En person har vanligtvis både rollen Källrapportör och Kännedom, men om du inte vill ha ärenden för kännedom och Primulas påminnelser utan istället bara se utdata och ha möjlighet att rapportera så räcker det med rollen Källrapportör. 14

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Granskare • Rollen Granskare innefattar behörighetsmallarna – ”granska ledighet” och ”granska bemanning”. De får ärenden för granskning avseende ledighet och ersättningar/arvoden (till exempel OB, kvällsundervisning, skrivvakt etc. ) Genom att de kan granska ärenden så kan de även starta ärenden motsvarande rollen Källrapportör för de ärendetyper de har granskabehörighet till. • I denna roll ingår möjlighet att ta ut egna rapporter i Primulas rapportgenerator och menyn Tjänster (frånvarokalender, lönekostnadsspecifikationer, kontrolluppgifter/lönespecifikationer på andra personer). 15

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Kontering_avslut • Rollen Kontering_avslut innehas vanligtvis av ekonomer som kan ändra grundkonteringen. • Möjligheten finns att ta ut egna rapporter via Primulas rapportgenerator (till exempel bokföringsunderlag, personalredovisning) och menyn ”Tjänster” (lönekostnadsspecifikationer) 16

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Resegranskare • Rollen Resegranskare granskar ärenden de får avseende resor (reserelaterade kvitton såsom taxi) och utlägg (friskvård, läkemedel, sjukvård) • Resegranskaren har tillgång till rapporten för friskvårdsaldo. • Genom att de kan granska ärenden så kan de även starta ärenden motsvarande rollen Källrapportör för de ärendetyper de har granskabehörighet till. 17

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Kännedom 2 • Fackliga representanter som får ”ta del av” nyanställningar och förändring/förlängning av anställningar. • Behörighet tilldelas av personalenheten. 18

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Attesterare • Attesterar alla typer av ärenden och är den som är sist i kedjan. Attesterar ej sjukdom (får bara ärendet för kännedom) och ej doktorandtid (rapporteras av Källrapportör utan attest). • Attesterare kan starta alla typer av ärenden motsvarande Källrapportör åt en medarbetare. • Som Attesterare ingår möjlighet att ta ut egna rapporter i Primulas rapportgenerator och menyn ”Tjänster” (frånvarokalender, lönekostnadsspecifikation, kontrolluppgifter/lönespecifikation på andra personer). 19

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Attesterare 3 • Prefekt har denna roll – används vid rapportering av bisyssla då attest inte ska göras av lägre nivå än prefekt. 20

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Lönehandläggare • Statens servicecenters handläggare som är sist i vissa flöden till exempel nyanställning, ändring avslut av anställningar och timersättningar. 21

Hur vet Primula vart ärenden ska skickas? • Organisationsenheter – Anges på varje medarbetare – I rapporten ”Personalredovisning” visar medarbetares organisationsenhet (”orgenhet”) – Kallas ”Sektion/avdelning” i formuläret i Primula 22

Vem har vilken roll i Primula? 23

Roll / behörigheter • Blanketter för begäran av behörigheter finns på Medarbetarportalen/ Blanketter http: //medarbetarportalen. gu. se/digital. Assets/1617578_primu la---beh--righeter. pdf • Dessa skall efter de har fyllts i scannas in och skickas till SSC via kundwebben 24

Sammanställning flöden för Göteborgs universitet Ersättningar/Arvoden Beredskap GU Beredskap (beloppsrapport) Kvällsundervisning GU OB-tillägg GU Skrivvakt GU Timersättning (dagrapport) Fast löne- uppdragstillägg Övriga arvoden (beloppsrapport) Övertid/mertid GU Förmånsvärde (kost, övrigt) Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare-SSC lönehandläggare Källrapportör-Attesterare-SSC lönehandläggare Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare-SSC lönehandläggare Bisyssla Anst/Källrapportör-Attesterare 3 Löneväxling GU Anst/Källrapportör-Attesterare-SSC Lönehandläggare 25

Sammanställning flöden för Göteborgs universitet Anställning/avslut Avsluta anställning Egen uppsägning Funktion Förändring/förlängning Grundkontering Nyanställning (ny person) Källrapportör-Attesterare-SSC lönehandläggare Anst-Attesterare-Kännedom-SSC lönehandläggare Källrapportör-Attesterare-Kännedom 2 -SSC lönehandläggare Resor/utlägg - Reseräkning inrikes GU - Reseräkning utrikes GU - Reseförskott 1 Enbart utlägg GU 1 Friskvård GU 1 Sjukvård och läkemedel GU Anst/Källrapportör-Resegranskare-Attesterare Anst/Källrapportör-Resegranskare-Attesterare * Kännedom 2 - personalorganisationerna 26

Sammanställning flöden för Göteborgs universitet Doktorandtid Källrapportör-SSC lönehandläggare Ledighet, uttag komp Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare Kompetensärende Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare Minirapporteringsärende Källrapportör Semesterärende Anst/Källrapportör-Attesterare Ledighetsärende utan lön Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare-Kännedom-SSC lönehandläggare Ledighetsärende med lön Anst/Källrapportör-Granskare-Kännedom-Attesterare Ledighetsärende tillfällig föräldrapenning Anst/Källrapportör-Granskare-Kännedom-Attesterare Sjukärende Anst/Källrapportör-Attesterare(enbart kännedom)-SSC lönehandläggare 27

Processbeskrivningar 28

29

PRIMULA IRL

KONTERINGSÄNDRINGAR

Grundkontering Visar hur konteringen ser ut idag. Går att kopiera och ändra. ”Omföring” fungerar inte fullt ut – kontakta ekonom 32

LÄKEMEDEL, LÄKARVÅRD, FRISKVÅRD, RESOR

Läkemedel och läkarvård • Kvittot avseende läkarvård och sjukgymnastik skall redovisas i högkostnadskort • Medarbetaren registrerar i Primula och bifogar inscannat kvitto under ”Medd/bil”. • Ett besök/utlägg redovisas per rad • Datum är besöksdatum (läkarbesök/sjukgymnastik), sista dag (sjukhusvård) alternativt datum för köp (läkemedel) • Originalkvitton för läkemedel (receptspecifikationen) och kopia på högkostnadskortet häftas på utläggsbilaga och skickas in till institutionen/motsvarande för arkivering innevarande år plus tio år. 34

Läkarvårdsersättning Rätten till ersättning är förfallen om den anställde inte har begärt ersättning hos Göteborgs universitet senast två år efter den dagen då den anställde hade utgiften. Att tänka på: • Läkarbesök, sjukgymnast med mera ska alltid registreras i högkostnadskortet, kopia är godkänt som underlag till universitetet eftersom det vanligtvis inte går att skicka in pågående högkostnadskort i original. Om region/landsting tillhandahåller elektroniska högkostnadskort skall information från websida med motsvarade information lämnas. • Utgifter som inte går in i högkostnadskortet ersätts ej som tex vaccination, mammografi och privat läkarvård • Sjukhusvård ersätts med 70 kronor/vårddag • Ersättning för läkarvård, sjukgymnastisk behandling, psykologbehandling (avser behandling som efter remiss av läkare ges av legitimerad psykolog, legitimerad psykiatriker eller legitimerad psykoterapeut), tandvård i form av oralkirurgisk behandling (avser oralkirurgisk behandling som utförs på sjukhus eller vid odontologisk fakultet) ersätts max till gränsen för högkostnadsskyddet. En förutsättning för att kostnader ska ersättas är att registrering skett i ett högkostnadskort. 35

Digitala högkostnadsskydd och läkarbesök • Vissa regioner/landsting har bara digitala högkostnadskort. Hur redovisar jag sådana i Primula? • Information om högkostnadsläge finns att nå och kan skrivas ut från regionens webbsida. • Är läkarkontakt via internet frikortsgrundande och gäller frikort? • Ja, läkarbesök via internet är frikortsgrundande och frikort gäller. Du måste dock spara ditt kvitto, ta med det till valfri vårdcentral eller sjukhus och be dem registrera kostnaden. Har du redan ett frikort är läkarbesöket kostnadsfritt. I samband med bokningen anger du att du har frikort. 36

Läkemedelsersättning Att tänka på: • Receptspecifikation lämnas in i original till institution/motsvarande, samt skannas in och bifogas i Primula • På specifikationen ska den anställdes namn och personnummer framgå samt verifieras att det är en läkare som skrivit ut medicinen • Det ska framgå av receptspecifikationen att utlägget varit i form av egenavgift förmån/inom kostnadsförmån • Medicin som är specificerad som ”Utom förmån” ersätts ej • Göteborgs universitet ersätter bara den anställdes mediciner och ej utgifter för mediciner utskrivna av veterinär 37

Friskvård • Medarbetaren registrerar i Primula och bifogar inscannat kvitto under ”Medd/bil”. • Originalkvitton häftas på utläggsbilaga och skickas in till institutionen/motsvarande för arkivering innevarande år plus tio år. • Momsen redovisas av granskare (se följande sidor) 38

Friskvård Från och med 1 januari 2015 gäller: Rätten till friskvårdsersättning är förfallen om den anställde inte har begärt ersättningen senast två år efter det datum som framgår av kvittot. Att tänka på: Friskvårdsersättning erbjuds samtliga anställda vid Göteborgs universitet oavsett anställningsform: tidsbegränsad anställning, intermittent anställning, timanställning, vikariat samt doktorandanställning. Även föräldralediga och sjukskrivna erbjuds friskvårdsersättning. Medarbetare som är tjänstlediga på heltid erhåller ingen friskvårdsersättning. Friskvårdsersättningen är max 2000 kr per anställd och kalenderår 39

Friskvård Att tänka på fortsättning: Anställd del av året får ersättning för de månader då den varit anställd. Exempel: 2000/12 = 167 kr per anställd månad. Om en person är anställd tre månader under året blir friskvårdsersättningen 167 x 3 = 501 kr Utgiften som anställd söker friskvårdsersättning för ska vara under samma period som anställningen. Exempel: Om anställd börjar arbeta på universitetet den 1 maj 2017 och söker friskvårdsersättning för utgift innan den 1 maj 2017 är den anställde inte berättigad till friskvårdsersättning för den utgiften. Det året den anställde har sin utgift för friskvård är det året ersättningen kan betalas ut. Exempel: Den anställde köper ett gymkort 28 november 2017 och ansöker om ersättning för utgiften under 2018. Då fås ersättningen från 2017 års friskvårdsbidrag. 40

Friskvård Att tänka på: Det är väldigt viktigt kontrollera anställningstiden för den anställde som begär friskvårdsersättning eftersom Primula inte gör det. Det ligger på varje granskares ansvar. Kolla alltid om den anställde fått hel eller del av friskvårdsersättning innan du godkänner ersättning för samma period som de begär ersättning för (rapporten Friskvårdsackumulator). Ersättning betalas ej ut för medlemsavgifter eller startavgifter för motionslopp (tex Vasaloppet, Göteborgsvarvet eller Vårruset) Ersättning betalas ej ut för utrustning kopplad till aktiviteten (tex löparskor, yogamatta eller boxningshandskar) 41

Friskvårdsavtal (autogirobetalning) • Avtal (kopia) mellan den anställde och säljaren av friskvård • Bankutdrag eller underlag från friskvårdssäljaren som visar att friskvården är betald varje månad samt att året är specificerat (tex 2017 -03 -25) Exempel Den anställdes 1 september 2016 och köpte ett träningskort för 12 månader 6 september 2016. Den anställde har då rätt till fyra månader (sep-dec) gånger 167 kronor, alltså blir ersättningen 668 kronor för 2016 (det blir ingen ersättning för 2017). 2017 börjar den anställde träna yoga och köper träning för ett år för en summa på 3500 kronor inklusive moms 198, 10 kronor (6 %). Momsen måste räknas om till den summa som universitetet ersätter (alltså 2000 kronor). Uträkningen blir då 2000 x 0, 0566 = 113, 20 kronor som anges i Primula. 2000 – 113, 20 = 1886, 80 kronor anges som summan på den begärda ersättningen i Primula. 42

Kvitto Ett kvitto ska alltid innehålla/uppge följande uppgifter: • Det ska framgå av kvitto/kontoutdrag/intyg vem som är köpare • Säljarens namn • Vilken typ av friskvård det gäller • Erlagt belopp • Datum • Giltighetstid • Eventuell moms ska vara specificerad 43

Resor • Finns 4 olika formulär för resor – – Reseförskott Inrikes resa Utrikes resa Övriga utlägg – reseräkning med mindre uppgifter 44

Reseförskott bara i undantagsfall när medarbetaren skall resa till länder där kort inte fungerar. 45

Inrikes resa • Används för resor inom Sverige • Anställningens kontering används om det inte anges annan kontering 46

Utrikes resa • Används för resor till utlandet – man kan bara ange utresa från Sverige • Här rapporteras om man har ett avbrott under tjänsteresan (kan ej vara utresedag och hemresedag) – tänk på att GU: s försäkring inte gäller om man tar antal semesterdagar som är fler än antalet förrättningsdagar 47

Enbart utlägg GU – reseräkning med färre uppgifter Detta formulär används när personen begär reseersättning eller bilersättning, inte traktamente 48

LUNCH VI TRÄFFAS IGEN KL XX

Tillfällig personal (”arvodister”) • Registrering görs i två steg: 1. Minirapportering (personinformation) 2. Ersättningar/arvoden (information om ersättning) • Se även Lathund för Primula – Arvoden, intermittenta anställningar och uppdragstagare utan lön 50

NYANSTÄLLNING

Anställning / avslut 52

Ny anställning • Data från Reach. Mee – vid utlysning • Manuellt inregistrerad data – vid särskilda skäl • Minirapportering – vid tillfällig personal (intermittent anställda, uppdragstagare) 53

Anställningslöpnummer • 1 -3 och 5 -9. Nr 4 används för tillfällig personal (”arvodister”) • När en anställning avslutas helt betalas eventuella semesterdagar ut månaden efter avslut. • Om fortsatt anställd oavsett tidsbegränsad eller tillsvidareanställning så fortsätt på anställning nr 1. • Endast när personen har mer än en anställning som används ytterligare ett löpnummer. • Semester i primula är personbunden och inte kopplad till anställningslöpnummer • Personen nedan har varit ”arvodist”, samt haft parallella anställningar på olika institutioner 54

Nyanställning – data kommer från Reach. Mee • När personen får status ”Anställd” i Reach. Mee skickas data till Primula. • Det skapas automatiskt ett nytt anställningslöpnummer. • Om det inte ska vara nytt anställningslöpnummer, måste nyanställningsärendet tas bort av SSC. Källrapportören gör ett ärende i SSCs kundwebb. Ange ärendenumret för nyanställningsärendet och orsak till att ärendet ska tas. 55

Vad kommer från Reach. Mee? Följande information kommer från Reach. Mee! • Personnummer (p. Nr) • Förnamn (fornamn) • Efternamn (efternamn) • Utdelningsadress (utdelnings. Adress) • C/O Adress (co. Adress) • Postnummer (post. Nr) • Ort (post. Anstalt) • Land (Utland) • Orgkod (inst. Kod) – viktigt att sätta rätt orgkod i Reach. Mee • Telefonnummer (tele 1) • Telefonnummer (tele 2) • Befattning • När en anställning markeras i RM som anställd går informationen över till Primula. Det som matchar är Org koden och befattningen. Det blir ett anställningsärende som kommer i Formulär Nyanställning (ny person). Grundinformationen kommer in. Fyll på med data. • Överföring varje kvart 00, 15, 30, 45 • Om det inte går över – registrera från början i Primula 56

Nyanställning – ny person • Man kan lägga upp en ny person manuellt, t. ex. när en utlysning inte har gjorts (särskilda skäl t. ex. vakansvikariat) • Fast lista med befattningar, samma lista som i Reach. Mee 57

För Kännedom Personalorganisationerna • I Primula kan personalorganisationerna få meddelande om alla anställningar. 58

Nyanställning – ny person 1 • Se ”Lathund för Primula – Anställningar” Viktigt! • Fältet ”Anst staten” ska lämnas tomt – detta hanteras centralt inom GU. • Kontering inkl kontonummer måste fyllas i. • Ämnestillhörighet SCB samt BESTA måste fyllas i. • Man kan bifoga påskrivet anställningsavtal i Medd/Bil om det är någon annan än t. ex. prefekt som har rollen attesterare (t. ex. enhetschef) 59

Typ av anställning Lön ej pension Anställning utan statlig pensionsrätt, Avgått med statlig pensionsförmån. Lön tidsbegr anst Visstidsanställning, ex allmän visstidsanställning, vikariat, Provanställning, Postdoktor, Forskarass, bitr universitetslektor, gästprofessor, Doktorand, Amanuens, Adjungerad lärare med lön, anställning på URA-avtal …. . Lön tidsbegr intyg A 1 Visstidsanställning, arbetsgivaravgift betalas inte i Sverige. Personen kvarstår i hemlandets socialförsäkring. Arbetsgivaravgifter ska betalas till hemlandet. Lön, individuell Tillsvidareanställning, även Kombinationsanställning vid SA Lön, chefsavtal Ex Rektor Studentmedarbetare Enl centralt kollektivavtal AVA Chef-T Försvarsmakten Komb-tj-T Komb-Tjchef-T Löne- och förmånsavtal för statl läkare Lönebidrag Pensionär utan pensionsrätt Studmedarb tidsbegr URA UVA VASA Villkorsavtal –T Vissa högre anställningar Övriga Ej tillämpligt GU Tillämpningsområde lokala chefskretsen vid GU organiserade inom OFR_s och Seko Tillämpningsområde lokala chefskretsen vid GU organiserade inom Saco-S Ej tillämpligt GU Kombinationstjänst – ej Saco-S Kombinationstjänst – Saco-S Kombinationstjänst chef ej Saco-S Kombinationstjänst chef – Saco-S Finns ej längre Tillämpas ej Avtal om tidsbegränsad anställning som studentmedarbetare Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands Ej tillämpligt GU Särskilt villkorsavtal för vissa statliga anställningar Allmänna anställningsvillkor OFR-S och Seko Allmänna anställningsvillkor Saco-S För rektor 60

Nyanställning – ny person 2 • Övriga uppgifter – – Ersätter tidigare avtal Särskilda skäl utan föregående utlysning Vilket forskningsprojekt mm • Lägg in attestant som handläggare, gör i form av orghem. Följ organisationens attestordning! • Anställningsavtalet i papper och anställningen i Primula går i 2 parallella spår. Attesten i Primula gör att löneutbetalning sker och tillgång till Medarbetarportalen, oavsett underskrifter på anställningsavtal. Anställningsavtal ska även fortsättningsvis sändas till registrator för arkivering. Primula har ingen arkivering av underskrivet anställningsavtal. • GU logga måste manuellt läggas på avtalet innan utskrift. • Man kan när som helst skriva ut ett nytt tidigare skapat anställningsavtal i Primula. Ex. om ett anställningsavtal inte kommer tillbaka med underskrifter. 61

Anställningsbeslut/Bevis och Anställningsavtal • Dokumentet kommer som ett Word dokument – man måste klistra in en logo i övre vänstra hörnet. • GU’s logga finns via Verktyg/Egenrapporterin g-Primula / För chefer /personalhandläggare Se även ” Förklaringar till de vanligast förekommande underlagen för personalärenden”: http: //medarbetarportalen. gu. se/service-stod/for-arbetsgivare/anstallning/ 62

Förändring - förlängning • Formuläret visar nuvarande anställningsuppgifter. Uppdatera det som ska ändras. • I vissa ärenden krävs skriftligt beslut e. dyl med underskrift av chef. Läs mer ” Förklaringar till de vanligast förekommande underlagen för personalärenden”: http: //medarbetarportalen. gu. se/service -stod/for-arbetsgivare/anstallning/ • Om ärendet ska diarieföras så begär diarienr från Gudok (registrator) 63

Funktion • Formuläret används när en person har något av följande uppdrag: OBS att lönetillägget måste registreras i separat formulär, se nästa sida 64

Fast löne- uppdragstillägg • Tänk på att vissa lönetillägg har annan kontering än grundanställningen. Kolla med ekonom! 65

Avsluta anställning Avgångsorsak Förklaring Annan avgångsorsak* t. ex. visstidsanst. Upphör Arbetsbrist* Avgång enl övergångsbestämmelse* C: a 20 personer har annan pensionsålder än 65 år – de vet själva vilka de är. Kontakta GUs pensionshandläggare Avgång förordn/chefspension Används inte inom GU Avliden* Avslut* Egen begäran Professorsavslut handhas även utanför systemet: Rektor beslutar om att en anställning ska upphöra. Förordning (2010: 1064). Attest i Primula som för andra avslut. Förtida uttag* Ålderspension före 65 års ålder Sjukpension* Efter beslut från försäkringskassan Ålderspension* Vid 67 års ålder *Registreras av handläggare på institution 66

Egen uppsägning • Som anställd är det lätt att tänka ”Egen begäran” och missa att man ska ange vad man övergår till ex ”Statlig /Kommunal anställning”. Dessa uppgifter används för GUs statistik • När ärendet kommer till chefen skall chefen ange sista anställningsdatum. Detta är det som gäller. Datumet som medarbetaren angett är ett önskat datum. • Självklart har ni en dialog medarbetaren om vad som skall gälla. 67

TFP Vård sjukt barn • Barn upp till 12 år, utökande undantag finns • Ingen lön från arbetsgivaren • Avdrag kan ske för 12, 5%, 25%, 50%, 75% eller 100% per dag • Ersättning från försäkringskassan, arbetstagaren anmäler själv till försäkringskassan • Läkarintyg från 8: e dagen (medarbetaren skickar till institutionen – Institutionen meddelar SSC from dag 15 via kundwebben) 68

Sjukfrånvaro • Medarbetaren registrerar själv första sjukdag i Primula (25%, 50%, 75% eller 100%) • Chef och rollen ”kännedom” får mail • Läkarintyg från 8: e dagen (medarbetaren skickar till institutionen – Institutionen meddelar ändringar i omfattning till SSC via kundwebben. OBS! Läkarintyg skickas INTE till SSC utan arkiveras på institution) • SSC anmäler till försäkringskassan från sjukdag 15 • Medarbetaren begär själv sjukpenning från försäkringskassan • Medarbetaren friskanmäler sig i Primula 69

Exempel Ett exempel på uträkning av rätt procent vid till exempel ”tjänstledighet vid deltid”. Nedan finns två exempel på hur du kan räkna ut vilket avdrag det ska vara. 1. Anställd på 60 % ska vara tjänstledig 40 %. Uträkningen blir då 40/60 = 67 % tjänstledig och arbetar 33 % 2. Anställd arbetar 24 timmar per vecka och är tjänstledig 16 timmar och ska arbeta 8 timmar. 16/24 = 67 % och 8/24 = 33%. 67 % + 33 % = 100 % En deltid är också anställd på 100 % eftersom deltiden räknas som den deltidsanställdes hela tjänstgöring.

Ärendesökning 71

Rättningar och korrigeringar • Medarbetarnas ärenden: Se hjälptexterna i Primula • Handläggarnas ärenden: Gör nytt ärende i Förändring/Förlängning och skriv i meddelanderutan att ärendet ersätter tidigare inskickat ärende. • Osäker? Fråga SSC! 72

Extra utbetalning (nytt från 2018 -01 -01) • Två tillfällen per månad: C: a 7 samt ordinarie löneutbetalningsdag • Pengar tillgängliga ca 3 bankdagar senare (utbetalningsavi ytterligare några dagar senare) • Deadline för underlag: Två arbetsdagar innan utbetalningsdag för att garanterat komma med. Tillvägagångssätt: 1. Attesterande chef godkänner via mail att en extra utbetalning ska göras. Attestantens mailsignatur alternativt namn och befattning måste finnas med i mailet. 2. Ärendet (t. ex. korrigering av tjänstledigt, anställningsärende m. m. ) måste vara attesterat i Primula. 3. Handläggare på institution/motsvarande skapar ett ärende i SSCs kundwebb med begäran om att extra utbetalning ska göras. Instruktioner för ärendet: • Ärenderubrik ska vara ”BEGÄRAN OM EXTRA UTBETALNING” med versaler. • Redogör tydligt för vad den extra utbetalningen avser, t. ex. korrigerad tjänstledighet under period xx-xx. • Mailet med attesterandes chefs godkännande (se punkt 1 ovan) läggs med som bilaga till ärendet. 73