PERSONALENHETEN PRIMULA FR HANDLGGARE JONAS HAAGE SABINA OLSSON

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE JONAS HAAGE & SABINA OLSSON

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Innehåll • Presentationsrunda • Om SSC, Primula, support, information • Konteringsändringar • Granska: Friskvård, läkemedel, läkarvård, resor • LUNCH • ”Arvoden”, minirapportering • Handlägga: Nyanställningar, förändringar, avslut, ärendesökning • Rättningar och korrigeringar • Manuell utbetalning 2

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Presentationsrunda • Namn • Institution/fakultet • Roll • Jobbat i Primula/liknande system tidigare? 3

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Statens servicecenter (SSC) och Primula • SSC är en statlig myndighet under Finansdepartementet • SSC sköter administration åt cirka 150 statliga myndigheter med fokus på ekonomi- och lönerelaterade tjänster. Bland dessa finns Arbetsförmedlingen, Skatteverket, Försäkringskassan, Göteborgs universitet, Försvarets materielverk, Kronofogden, Lantmäteriet, Pensionsmyndigheten, ESF-rådet, Rekryteringsmyndigheten och länsstyrelserna. • Primula är ett av lönesystemen som SSC använder. 4

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Statistik till SCB Primula i omvärlden - exempel Uppgifter till SPV Reac h Mee (rekr yteri ng) SSC handläg g are Lön Primula Lönerevisionsmodul ör Chef / källrapport Datalagret ren beta r a d Me GUPAIDA Agresso CMS (Växel) Retendo 5

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Händelser / ärenden i Primula Ny i organisationen: Sökt ledig anställning* Särskilda skäl* Intermittent anställning* Uppdragstagare* Under anställningstiden: Semester Övertid/mertid/kompledig Sjuk- och friskanmälan Barnledig Ledigt utan lön Ledigt med lön Resor – traktamente och utlägg Förmåner – friskvård, läkemedel, läkarbesök Bisyssla Byta jobb inom GU* Utökad omfattning av tjänst* Ändrad kontering* Uppdrag (som t. ex. prefekt m. m. )* Lämnar organisationen: Egen uppsägning Pension (*) Arbetsbrist* Avliden* Annan avgångsorsak* Många ärenden registrerar medarbetaren själv i Primula. Ärenden markerade med * registreras av handläggare på institution. 6

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Frågor & svar, lathundar, instruktioner 7

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Hjälptexter i Primula 8

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Support Statens servicecenter (SSC) Support kring lön, lönespecifikation och Primula-verktyget fås genom Statens Servicecenter. Svar lämnas inom 16 arbetstimmar Ringa: • Direktnummer 0771 – 456 000 och välj 1 för lönerelaterade frågor • Öppettider 09. 00 -16. 00 helgfria vardagar • Frågor kan ställas på engelska Skriva: • Skicka ärende på SSC Portalen. • Portalen hittar du: • i Primula under externa länkar • På www. statenssc. se välj Portalen • SSC Portalen finns just nu bara på svenska – frågor kan ställas på engelska. • Ärenden besvaras kl 08. 00 – 16. 30 helgfria vardagar 9

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE HUR? VAD? • Om tillgänglig information och din lokala HR-kompetens inte kan svara på frågan ska du vända dig till personalspecialist vid Personalenheten via HR-support https: //medarbetarportalen. gu. se/service-stod/for-arbetsgivare/hrsupport/ 10

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Roller som kan tilldelas i Primula En roll kan ha en eller flera behörighetsmallar. Vi förordar inte att samma person har både roll Attestare och Granskare/Resegranskare för då måste användaren behandla ärendet två gånger. • Medarbetare • Källrapportör • Kännedom • Granskare • Grundkontering (behörighetsmall) • Resegranskare • Kännedom 2 • Attesterare 3 • Lönehandläggare 11

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Medarbetare • En medarbetare kan rapportera sina ärende i Primula samt ändra egna personuppgifter. – Denna roll får alla medarbetare automatiskt 12

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Källrapportör • Rollen Källrapportör kan rapportera ärenden i Primula för annan person. De kan lägga upp alla anställningar i formulär eller i minirapportering och arvodisters ersättningar. • Källrapportören får ej ärenden att hantera (förutom nyanställningar som initieras via Reach. Mee-integration), och ej påminnelser från Primula (till exempel vid sjukdom, upphörande av anställningar och så vidare) • I denna roll ingår möjlighet att ta ut egna rapporter i Primulas rapportgenerator och menyn ”Tjänster” (frånvarokalender, lönekostnadsspecifikationer, kontrolluppgifter/lönespecifikationer på andra personer). 13

PERSONALENHETEN UTBILDNING I UNIVERSITETETS REGELVERK, VILLKOR OCH AVTAL Rollen Kännedom • Rollen Kännedom innebär att du får ett antal ärendetyper att ”Ta del av” i Primula. De ärenden som avses är medarbetares ledighetsansökningar, samt formuläret ”Egen uppsägning”. Rollen innebär även att du får information via mail när en medarbetare blir sjukanmäld och när en medarbetare varit sjuk längre än sju dagar, samt ett antal bevakningsrapporter som skickas ut en gång i månaden (upphörande anställningar, upphörande uppdragstillägg, provanställningar som övergår till t. v. samt upphörande ledigheter) – En person har vanligtvis både rollen Källrapportör och Kännedom, men om du inte vill ha ärenden för kännedom och Primulas påminnelser utan istället bara se utdata och ha möjlighet att rapportera så räcker det med rollen Källrapportör. 14

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Granskare • Rollen Granskare innefattar behörighetsmallarna – ”granska ledighet” och ”granska bemanning”. De får ärenden för granskning avseende ledighet och ersättningar/arvoden (till exempel OB, kvällsundervisning, skrivvakt etc. ) Genom att de kan granska ärenden så kan de även starta ärenden motsvarande rollen Källrapportör för de ärendetyper de har granskabehörighet till. • I denna roll ingår möjlighet att ta ut egna rapporter i Primulas rapportgenerator och menyn Tjänster (frånvarokalender, lönekostnadsspecifikationer, kontrolluppgifter/lönespecifikationer på andra personer). 15

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Grundkontering (behörighetsmall) • Rollen Grundkontering innehas vanligtvis av ekonomer som kan ändra grundkonteringen. • Möjligheten finns att ta ut egna rapporter via Primulas rapportgenerator (till exempel bokföringsunderlag, personalredovisning) och menyn ”Tjänster” (lönekostnadsspecifikationer) 16

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Resegranskare • Rollen Resegranskare granskar ärenden de får avseende resor (reserelaterade kvitton såsom taxi) och utlägg (friskvård, läkemedel, sjukvård) • Resegranskaren har tillgång till rapporten för friskvårdsaldo. • Genom att de kan granska ärenden så kan de även starta ärenden motsvarande rollen Källrapportör för de ärendetyper de har granskabehörighet till. 17

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Kännedom 2 • Fackliga representanter som får ”ta del av” nyanställningar och förändring/förlängning av anställningar. • Behörighet tilldelas av personalenheten. Denna behörighet används inte ännu, personalenheten kommer förtydliga vilka företrädare för personalorganisationerna som kommer att tilldelas denna behörighet. 18

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Attesterare • Attesterar alla typer av ärenden och är den som är sist i kedjan. Attesterar ej sjukdom (får bara ärendet för kännedom) och ej doktorandtid (rapporteras av Källrapportör utan attest). • Attesterare kan starta alla typer av ärenden motsvarande Källrapportör åt en medarbetare. • Som Attesterare ingår möjlighet att ta ut egna rapporter i Primulas rapportgenerator och menyn ”Tjänster” (frånvarokalender, lönekostnadsspecifikation, kontrolluppgifter/lönespecifikation på andra personer). 19

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Attesterare 3 • Prefekt har denna roll – används vid rapportering av bisyssla då attest inte ska göras av lägre nivå än prefekt. 20

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rollen Lönehandläggare • Statens servicecenters handläggare som är sist i vissa flöden till exempel nyanställning, ändring avslut av anställningar och timersättningar. 21

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Hur vet Primula vart ärenden ska skickas? • Organisationsenheter – Anges på varje medarbetare – I rapporten ”Personalredovisning” visar medarbetares organisationsenhet (”orgenhet”) – Kallas ”Sektion/avdelning” i formuläret i Primula 22

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Vem har vilken roll i Primula? 23

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Roll / behörigheter • Blanketter för begäran av behörigheter finns på Medarbetarportalen > Blanketter alt. SSC Portalen under Hitta information • Dessa skall efter de har fyllts i scannas in och skickas till SSC via SSC Portalen. • Om inte typ av behörighet är specificerad på blanketten, förtydliga under upplysningar vilken behörighet som önskas. 24

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Sammanställning flöden för Göteborgs universitet Ersättningar/Arvoden Beredskap GU Beredskap (beloppsrapport) Kvällsundervisning GU OB-tillägg GU Skrivvakt GU Timersättning (dagrapport) Fast löne- uppdragstillägg Övriga arvoden (beloppsrapport) Övertid/mertid GU Förmånsvärde (kost, övrigt) Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare Källrapportör-Attesterare-SSC lönehandläggare Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare Anst/Källrapportör-Attesterare-SSC lönehandläggare Bisyssla Anst/Källrapportör-Attesterare 3 Löneväxling GU Anst/Källrapportör-Attesterare-SSC Lönehandläggare 25

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Sammanställning flöden för Göteborgs universitet Anställning/avslut Avsluta anställning Egen uppsägning Funktion Förändring/förlängning Grundkontering Nyanställning (ny person) Källrapportör-Attesterare-SSC lönehandläggare Anst-Attesterare-Kännedom-SSC lönehandläggare Källrapportör-Attesterare-Kännedom 2 -SSC lönehandläggare Resor/utlägg - Reseräkning inrikes GU - Reseräkning utrikes GU - Reseförskott 1 Enbart utlägg GU 1 Friskvård GU 1 Sjukvård och läkemedel GU Anst/Källrapportör-Resegranskare-Attesterare Anst/Källrapportör-Resegranskare-Attesterare * Kännedom 2 - personalorganisationerna 26

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Sammanställning flöden för Göteborgs universitet Doktorandtid Källrapportör-SSC lönehandläggare Ledighet, uttag komp Anst/Källrapportör-Attesterare Kompetensärende Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare Minirapporteringsärende Källrapportör Semesterärende Anst/Källrapportör-Attesterare Ledighetsärende utan lön Anst/Källrapportör-Granskare-Attesterare-Kännedom-SSC lönehandläggare Ledighetsärende med lön Anst/Källrapportör-Granskare-Kännedom-Attesterare Ledighetsärende tillfällig föräldrapenning Anst/Källrapportör-Granskare-Kännedom-Attesterare Sjukärende Anst/Källrapportör-Attesterare(enbart kännedom)-SSC lönehandläggare 27

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Processbeskrivningar 28

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE 29

PRIMULA IRL PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE

KONTERINGSÄNDRINGAR PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Grundkontering Visar hur konteringen ser ut idag. Går att kopiera och ändra. ”Omföring” fungerar inte fullt ut – kontakta ekonom 32

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE LÄKEMEDEL, LÄKARVÅRD, FRISKVÅRD, RESOR

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Läkemedel och läkarvård • Resor/Utlägg > 1 Sjukvård och läkemedel GU • Typ av ersättning: läkarbesök, sjukhusvård, sjukgymnastik, läkemedelsersättning • Ett besök/utlägg redovisas per rad • Datum: - Besöksdatum (läkarbesök/sjukgymnastik) - Sista dag (sjukhusvård) - Datum för köp (läkemedel) • Fyll i belopp • Bifoga inskannade kvitton under ”Medd/Bil” • Anst/Källrapportör-Resegranskare-Attesterare 34

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Läkarvårdsersättning (1/2) • Läkarvård: läkarbesök, sjukhusvård, sjukgymnastik • Arbetsgivaren ersätter utlägg upp till högkostnadsskyddet som är 1100 kr/år • Kvitton ska redovisas i högkostnadskort som scannas in och bifogas i ärendet under ”Medd/Bil” • Kvitton lämnas till institution/motsvarande för arkivering • Medarbetaren skickar Primula-ärendet vidare till granskare 35

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Läkarvårdsersättning (2/2) Att tänka på: • Rätten till ersättning är förfallen om medarbetaren inte har begärt ersättning senast två år efter den dagen då medarbetaren hade utgiften • En förutsättning för att kostnader ska ersättas är att registrering skett i ett högkostnadskort • Utgifter som inte går in i högkostnadskortet ersätts inte, som t. ex. vaccination, mammografi och privat läkarvård • Kopia på högkostnadskort är godkänt som underlag då det vanligtvis inte går att skicka in pågående högkostnadskort i original. Om region/landsting tillhandahåller elektroniska kort ska information från webbsida med motsvarade information lämnas • Ersättning för läkarvård, sjukgymnastisk behandling, psykologbehandling (avser behandling som efter remiss av läkare ges av legitimerad psykolog, psykiatriker eller psykoterapeut), tandvård i form av oralkirurgisk behandling (som utförs på sjukhus eller vid odontologisk fakultet) ersätts max till gränsen för högkostnadsskyddet. • Sjukhusvård ersätts med 70 kronor/vårddag 36

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Digitala högkostnadsskydd och läkarbesök Vissa regioner/landsting har bara digitala högkostnadskort. Hur redovisar jag sådana i Primula? Information om högkostnadsläge finns att nå och kan skrivas ut från regionens webbsida. Omfattas läkarkontakt via internet av högkostnadsskydd? Ja, läkarbesök omfattas av högkostnadsskyddet. Du måste dock spara ditt kvitto, ta med det till valfri vårdcentral eller sjukhus och be dem registrera kostnaden. Har du redan uppnått nivån för högkostnadsskydd är läkarbesöket kostnadsfritt. I samband med bokningen anger du att du har frikort. 37

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Läkemedelsersättning (1/2) • Arbetsgivaren ersätter utlägg upp till högkostnadsskyddet som är 2300 kr/år • Originalkvitton (receptspecifikationen) skannas in och bifogas i ärendet under ”Medd/Bil” • Receptspecifikationen i original häftas på utläggsbilaga och lämnas till institution/motsvarande för arkivering • Medarbetaren skickar Primula-ärendet vidare till granskare 38

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Läkemedelsersättning Att tänka på: • På originalkvittot (receptspecifikationen) ska den anställdes namn och personnummer framgå • Det ska framgå av receptspecifikationen att utlägget varit i form av ”Egenavgift/Inom kostnadsförmån” • Medicin som är specificerad som ”Utom förmån” ersätts inte • Endast den anställdes mediciner ersätts, inte utgifter för medicin utskriven av veterinär 39

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Friskvård (1/6) • Resor/Utlägg > 1 Friskvård GU • Typ av ersättning: Friskvård skfri max 2000 • Ev. moms fylls i av granskare, ej medarbetare • Datum: Datum för köp • Fyll i belopp, dock max 2000 kr • Bifoga inskannat kvitto under ”Medd/bil” • Originalkvitton häftas på utläggsbilaga och lämnas till institution/motsvarande för arkivering • Anst/Källrapportör-Resegranskare-Attesterare 40

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Friskvård (2/6) Att tänka på: • Rätten till friskvårdsersättning är förfallen om den anställde inte har begärt ersättningen senast två år efter det datum som framgår av kvittot • Friskvårdsersättning erbjuds samtliga anställda oavsett anställningsform: tidsbegränsad anställning, intermittent anställning, timanställning, vikariat samt doktorandanställning. Även föräldralediga och sjukskrivna erbjuds friskvårdsersättning • Medarbetare som är tjänstlediga på heltid erhåller ingen friskvårdsersättning • Friskvårdsersättningen är max 2000 kr per anställd och kalenderår 41

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Friskvård (3/6) Exempel: Anställd del av året får ersättning för de månader då hen varit anställd. Exempel: 2000/12 = 167 kr per anställd månad. Om en person är anställd tre månader under året blir friskvårdsersättningen 167 x 3 = 501 kr Utgiften som anställd söker friskvårdsersättning för ska vara under samma period som anställningen. Exempel: Om anställd börjar arbeta på universitetet den 1 maj 2019 och söker friskvårdsersättning för utgift 1 mars 2019, är den anställde inte berättigad till friskvårdsersättning för den utgiften eftersom hen inte var anställd vid GU då. Det året den anställde har sin utgift för friskvård är det året ersättningen kan betalas ut. Exempel: Den anställde köper ett gymkort 28 november 2018 och ansöker om ersättning för utgiften under 2019. Då fås ersättningen från 2018 års friskvårdsbidrag. Det är datumet på kvittot som styr vilken år friskvården gäller. 42

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Friskvård (4/6) Att tänka på fortsättning: Det är väldigt viktigt kontrollera anställningstiden för den anställde som begär friskvårdsersättning eftersom Primula inte gör det. Det ligger på varje granskares ansvar Kolla alltid om den anställde fått hel eller del av friskvårdsersättning innan du godkänner ersättning för samma period som de begär ersättning för (rapport i Datalagret, se beskrivning i Checklista för granskare) Ersättning betalas inte ut för medlems- eller startavgifter för motionslopp (t. ex. Vasaloppet, Göteborgsvarvet eller Vårruset) Ersättning betalas inte ut för utrustning kopplad till aktiviteten (t. ex. löparskor, yogamatta eller boxningshandskar) 43

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Friskvård (5/6) Autogirobetalning • Bankutdrag eller underlag från friskvårdssäljaren som visar att friskvården är betald varje månad samt att året är specificerat (t. ex. 2019 -03 -25) Moms • Moms redovisas av granskare, inte medarbetare • Moms ska vara specificerad på redovisat kvitto • Momsen beräknas sedan utifrån den ersättning GU ska betala ut Exempel: 2019 börjar en medarbetare träna yoga och köper träning för ett år för en summa på 3500 kronor inklusive moms 198, 10 kronor (5, 66 %). Momsen måste räknas om till den summa som universitetet ersätter (alltså 2000 kronor). Momsuträkningen blir då 2000 x 0, 0566 = 113, 20 kronor. I Primula anges friskvård 2000 – 113, 20 = 1886, 80 kr och moms 113, 20 kr. Summan blir då 2000 kr som utbetalas med nästkommande lön. 44

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Friskvård (6/6) Ett kvitto ska alltid innehålla/uppge följande uppgifter: • Det ska framgå av kvitto/kontoutdrag/intyg vem som är köpare • Säljarens namn • Vilken typ av friskvård det gäller • Erlagt belopp • Datum • Giltighetstid • Eventuell moms ska vara specificerad 45

Resor PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Finns 4 olika formulär för resor • • Reseförskott Inrikes resa Utrikes resa Enbart utlägg – reseräkning med färre uppgifter Personliga utlägg hanteras i inköpssystemet 46

Reseförskott I yttersta undantagsfall kan reseförskott godkännas av prefekt/motsvarande Följande generella regler gäller: • Förskottet får endast avse den skattefria delen, traktamentet, eller kostnad som inte kan betalas via faktura eller med betalkort • Förskott får normalt inte tas ut tidigast två veckor före avresedagen om inte särskilda skäl föreligger • Förskott ska redovisas senast 1 månad efter hemkomst. Om reseförskott inte reglerats efter 3 månader dras det ej redovisade reseförskottet på lönen • Vid uttag av reseförskott ska eventuella tidigare förskott vara slutredovisade och reglerade 47

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Inrikes resa • Används för resor inom Sverige • Resans grunduppgifter är obligatoriska • Anställningens kontering används om det inte anges annan kontering 48

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Utrikes resa • Används för resor till utlandet • Resans grunduppgifter obligatoriska • Anställningens kontering används om det inte anges annan kontering • Möjligt att rapportera resa som startar i annat land än Sverige för att få utlandstraktamente m. m. • Avbrott i resa - kan inte vara utresedag och hemresedag Obs! GU: s försäkring gäller inte om man tar antal semesterdagar som är fler än antalet förrättningsdagar 49

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Enbart utlägg GU – reseräkning med färre uppgifter Detta formulär används när personen begär reseersättning eller bilersättning, inte traktamente. Observera att dessa utlägg är kopplade till tjänsteresa. 50

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE LUNCH VI TRÄFFAS IGEN OM EN TIMME!

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Tillfällig personal (”arvodister”) Personer som inte har en anställning vid GU med månadslön. Registrering görs i två steg: 1. Minirapportering - Personuppgifter - Anställningsuppgifter 2. Ersättningar/arvoden - Information om ersättning Se lathundar här: Primula arvoden, intermittenta anställningar och uppdragstagare utan lön 52

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Tillfällig personal - Minirapportering • Sök fram befintlig person eller skapa ny person • Fyll i person- och skatteuppgifter • Fyll i anställningsuppgifter 53

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Tillfällig personal – Ersättningar/Arvoden För tillfällig personal används formulären: • Skrivvakt GU - för skrivvakter • Timersättning (dagrapport) - används vid timlön • Övriga arvoden (beloppsrapport) - används om man har kommit överens om ett fast belopp, t. ex. för sakkunniga • Undervisning kväll/helg GU - används om personen har haft schemalagd undervisning på kväll eller helg 54

Tillfällig personal – bosatt utomlands • Om personen är bosatt utomlands ska ersättning inte registreras i Ersättningar/Arvoden • Istället fyller man i blanketten Remuneration/Travel reimbursement/Disbursement och skickar med post till Utländska arvoden, Box 100 • Dessa ersättningar hanteras i Agresso och inte i Primula Frågor om utländska arvoden kan skickas till utlandska. arvoden@gu. se 55

ANSTÄLLNING PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Anställning/avslut • Fem olika formulär 57

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Nyanställning • Data från Reach. Mee – vid utlysning • Manuellt inregistrerad data – vid särskilda skäl • Minirapportering – tillfällig personal 58

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Nyanställning - Anställningslöpnummer • 1 -3 och 5 -9. Nr 4 används för tillfällig personal (”arvodister”) • Om fortsatt anställd, oavsett tidsbegränsad eller tillsvidareanställning, så fortsätt på anställning nr 1 • Endast när personen har mer än en anställning som används ytterligare ett löpnummer • Semester i Primula är personbunden och inte kopplad till anställningslöpnummer • När en anställning avslutas helt betalas eventuella semesterdagar ut månaden efter avslut Personen nedan har varit ”arvodist”, samt haft parallella anställningar på olika institutioner 59

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Nyanställning – data kommer från Reach. Mee • När personen får status ”Anställd” i Reach. Mee skickas data till Primula • Datan från Reach. Mee skapar ett nytt ärende i formuläret Nyanställning • Det skapas automatiskt ett nytt anställningslöpnummer • Om det inte ska vara nytt anställningslöpnummer, måste nyanställningsärendet tas bort av SSC. Källrapportören gör ett ärende i SSC Portalen. Ange ärendenumret för nyanställningsärendet och orsak till att ärendet ska tas. 60

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Nyanställning - Vad kommer från Reach. Mee? Följande information kommer från • Det som gör att det matchar mellan Reach. Mee: • Födelsedatum • Förnamn (fornamn) • Efternamn (efternamn) • Utdelningsadress (utdelnings. Adress) • C/O Adress (co. Adress) • Postnummer (post. Nr) • Ort (post. Anstalt) • Land (Utland) • Orgkod (inst. Kod) – viktigt att sätta rätt orgkod i Reach. Mee • Telefonnummer (tele 1) • Telefonnummer (tele 2) • Befattning Reach. Mee och Primula är Org. koden och befattningen • Överföring varje kvart 00, 15, 30, 45 • Om det inte går över – registrera från början i Primula • Anställningsavtalet skrivs ut från Primula och scannas in i Reach. Mee för att det ska gå över till diariet 61

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Nyanställning – formuläret (1/3) • Man kan lägga upp en ny person manuellt, t. ex. när en utlysning inte har gjorts (särskilda skäl t. ex. vakansvikariat) • Fast lista med befattningar, samma lista som i Reach. Mee 62

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Nyanställning – formuläret (2/3) Viktigt! • Fältet ”Anst staten” ska lämnas tomt – detta hanteras centralt inom GU. • Kontering inkl. kontonummer måste fyllas i. • Ämnestillhörighet SCB samt BESTA måste fyllas i. • Man kan bifoga påskrivet anställningsavtal i ”Medd/Bil” om det är någon annan än t. ex. prefekt som har rollen attesterare (t. ex. enhetschef) Se lathund: Primula formuläret nyanställning 64

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Nyanställning – formuläret (3/3) • Övriga uppgifter – – Ersätter tidigare avtal Särskilda skäl utan föregående utlysning Vilket forskningsprojekt det gäller mm • Lägg in attestant under ”Skickas till handläggare på”. Följ organisationens attestordning! • Anställningsavtalet i papper och anställningen i Primula går i två parallella spår. Anställningen i Primula gör att löneutbetalning sker och tillgång till Medarbetarportalen, oavsett underskrifter på anställningsavtal. Anställningsavtal ska även fortsättningsvis sändas till registrator för arkivering. Primula har ingen arkivering av underskrivet anställningsavtal. • Man kan när som helst skriva ut ett nytt tidigare skapat anställningsavtal i Primula. Ex. om ett anställningsavtal inte kommer tillbaka med underskrifter. 65

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Anställningsbeslut/Bevis och Anställningsavtal • Dokumentet kommer som ett Worddokument • Man behöver manuellt infoga GU: s logga i det vänstra hörnet. Loggan finns att hämta här Se även: Förklaringar till de vanligast förekommande underlagen för personalärenden 66

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Förändring/Förlängning • Förlänga en anställning eller göra förändringar i en pågående anställning • Formuläret visar nuvarande anställningsuppgifter, uppdatera det som ska ändras • I vissa ärenden krävs skriftligt beslut eller dylikt med underskrift av chef (se vilka via länken på föregående slide) • Om ärendet ska diarieföras så begär diarienummer från Gudok (registrator) 67

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Funktio n • Formuläret används när en person har något av följande uppdrag: OBS! Lönetillägget måste registreras i separat formulär, se nästa sida 68

Fast löne- uppdragstillägg PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE • Under ’Ersättningar/Arvoden’ • Tänk på att vissa lönetillägg har annan kontering än grundanställningen. Kolla med ekonom! • Observera att du inte kan ändra eller ta bort rapporterat uppdragstillägg. Ändring/borttag görs via ärende i SSC Portalen 69

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Avsluta anställning Avgångsorsak Förklaring Annan avgångsorsak* t. ex. visstidsanst. Upphör Arbetsbrist* Avgång enl övergångsbestämmelse* C: a 20 personer har annan pensionsålder än 65 år – de vet själva vilka de är. Kontakta GUs pensionshandläggare Avgång förordn/chefspension Används inte inom GU Avliden* Avslut* Egen begäran Professorsavslut handhas även utanför systemet: Rektor beslutar om att en anställning ska upphöra. Förordning (2010: 1064). Attest i Primula som för andra avslut. Förtida uttag* Ålderspension före 65 års ålder Sjukpension* Efter beslut från försäkringskassan Ålderspension* Vid 67 års ålder *Registreras av handläggare på institution 70

Egen uppsägning PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE • Medarbetaren fyller i önskad sista anställningsdag och avgånsorsak • Avgångsorsak är vad man går över till t. ex. ”Statlig /Kommunal anställning”. Dessa uppgifter används för GUs statistik • När ärendet kommer till chefen skall chefen ange sista anställningsdatum. Detta är detta datum som gäller • Självklart har ni en dialog medarbetaren om vad som skall gälla. 71

PRIMULA GOTT OCH BLANDAT 72

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE TFP Vård av sjukt barn • Barn upp till 12 år, utökande undantag finns • Ingen lön från arbetsgivaren • Avdrag kan ske för 12, 5%, 25%, 50%, 75% eller 100% per dag • Ersättning från Försäkringskassan, medarbetaren anmäler själv till Försäkringskassan • Läkarintyg från 8: e dagen (medarbetaren skickar till institutionen – Institutionen meddelar SSC fr. o. m. dag 15 via Portalen) 73

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Sjukfrånvaro • Medarbetaren registrerar själv första sjukdag i Primula (25%, 50%, 75% eller 100%) • Chef och rollen ”kännedom” får mail • Läkarintyg från 8: e dagen • SSC anmäler till Försäkringskassan fr. o. m. sjukdag 15 • Medarbetaren begär själv sjukpenning från Försäkringskassan • Medarbetaren friskanmäler sig i Primula 74

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Tjänstledighet vid deltid Ett exempel på uträkning av rätt procent vid till exempel ”tjänstledighet vid deltid”. Nedan finns två exempel på hur du kan räkna ut vilket avdrag det ska vara. 1. Anställd på 60 % ska vara tjänstledig 40 %. Uträkningen blir då 40/60 = 67 % tjänstledig och arbetar 33 % 2. Anställd arbetar 24 timmar per vecka och är tjänstledig 16 timmar och ska arbeta 8 timmar. 16/24 = 67 % och 8/24 = 33%. 67 % + 33 % = 100 % En deltid är också anställd på 100 % eftersom deltiden räknas som den deltidsanställdes hela tjänstgöring.

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Ärendesöknin g Sökperioden får inte vara längre än 6 månader Bocka i Arkivsökning för att få fram avslutade ärenden och bocka ur för att få fram 76 pågående ärenden

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Rättningar och korrigeringar • Medarbetarnas ärenden: Se hjälptexterna i Primula • Handläggarnas ärenden: Gör nytt ärende i Förändring/Förlängning och skriv i meddelanderutan att ärendet ersätter tidigare inskickat ärende • Osäker? Fråga SSC! 77

PERSONALENHETEN PRIMULA FÖR HANDLÄGGARE Extra utbetalning • Två tillfällen per månad: Se exakta datum i tidplan Primula 2019 • Pengar tillgängliga ca 3 bankdagar senare (utbetalningsavi ytterligare några dagar senare) • Deadline för underlag: Två arbetsdagar innan utbetalningsdag för att garanterat komma med Tillvägagångssätt: 1. Attesterande chef godkänner via mail att en extra utbetalning ska göras. Attestantens mailsignatur alternativt namn och befattning måste finnas med i mailet. 2. Ärendet (t. ex. korrigering av tjänstledigt, anställningsärende m. m. ) måste vara attesterat i Primula. 3. Handläggare på institution/motsvarande skapar ett ärende i SSC Portalen med begäran om att extra utbetalning ska göras. Instruktioner för ärendet: • Ärenderubrik ska vara ”BEGÄRAN OM EXTRA UTBETALNING” med versaler. • Redogör tydligt för vad den extra utbetalningen avser, t. ex. korrigerad tjänstledighet under period xx-xx. • Mailet med attesterandes chefs godkännande (se punkt 1 ovan) läggs med som bilaga till ärendet. 78

TACK FÖR IDAG! Vi rekommenderar att ni arbetar med de checklistor som är framtagna för HR-personal: Checklistor för HR-personal Behöver du få stöd och råd i olika personalrelaterade frågor – kontakta HR-support 79