Processbeskrivning Rekrytering av lrare vid Linkpings universitet Vren

Processbeskrivning Rekrytering av lärare vid Linköpings universitet Våren 2014

SYMBOLBESKRIVNING Processaktivetet Resurs Processaktivitet som utgör ett steg i en process Resurs som är medverkar i processen Input till en processaktivitet från en resurs (resursen kan utföra eller bidra med information) Output från en processaktivitet till en resurs (kan vara lagring i ett system eller information som skickas från systemet till en resurs) Automatisk överföring eller lagring av information/dokument

PROCESSÖVERSIKT Fakultet Institution Ansvarig Avsluta handläggning Ansvarig Förhandling och anställningsvillkor Ansvarig Göra urval Ansvarig Kungöra tillsättning Ansvarig Fastställa anställningsprofil Ansvarig Initiera rekrytering Ansvarig Planera kompetensförsörjning

Institution Li. UDok Reach. Mee Dokument Dialog mellan fakultet & institution Avsluta handläggning Göra karriärvägledning/ -planering Fakultetens budget Institutionens budget Finansiering Ja/Nej Göra sammanställning av planerad rekrytering Ansvarig Förhandling och anställningsvillkor Göra urval Finansieringsplan & underlag för rekrytering/befordran VOK Skapa institutionens verksamhets- & kompetensplan Institutionsstyrelsens beslut Fakultet Initieras av Genomföra verksamhets- & kompetensanalys (VOK) Kungöra tillsättning Ansvarig Fastställa anställningsprofil Medverkar Initiera rekrytering Ansvarig Planera kompetensförsörjning Förbereda rekrytering

Sammanställning av planerad rekrytering Fakultet Institution Li. UDok Reach. Mee (Se Detaljbeskrivning 1 för mer information) Kungöra tillsättning Göra urval Förhandling och anställningsvillkor Skapa förslag till anställningsprofil Förbereda rekrytering Söka sakkunniga Lagras i Fastställa anställningsprofil Ansvarig Initiera rekrytering Ansvarig Planera kompetensförsörjning Avsluta handläggning Fastställande av anställnings -profil

Fakultet Institution Li. UDok Reach. Mee * Detta steg sker för närvarande automatiskt. (Se Detaljbeskrivning 1 för mer information) Förhandling och anställningsvillkor Göra urval Fastställande av anställnings profil Uppdrag skapas i Reach. Mee* Lagras i Ansvarig Förslag till anställningsprofil Kungöra tillsättning Utförs i Fastställa anställningsprofil Utför Initiera rekrytering Lagras i Planera kompetensförsörjning Avsluta handläggning Utarbeta kungörelse

Fakultet Institution Li. UDok Reach. Mee Timecut etc. * Ansökan samt bilagor inkommer, via e-ansökan eller manuell registrering) Publicera ev. annons Utförs i Lagras i Publicera kungörelse Ansvarig Utarbeta ev. annons Avsluta handläggning Ansvarig Förhandling och anställningsvillkor Utförs i Göra urval Utförs i Utarbeta kungörelse Kungöra tillsättning Ansvarig Fastställa anställningsprofil Ansvarig Uppdrag skapas i Reach. Mee Initiera rekrytering Lagras i Planera kompetensförsörjning Sökande fyller i ansökningsformulär

Fakultet Institution Li. UDok Reach. Mee Förbereda handlingar för sakkunnigbedömning Lagras i Kontakta potentiella sakkunniga förslag Ansvarig Lagras i Handlägga ansökningar Avsluta handläggning Ansv. Förhandling och anställningsvillkor Göra urval Brev 1 skickas till sökande Lagras i Sökande fyller i ansökningsformulär* Kungöra tillsättning Utförs av Fastställa anställningsprofil Lagras i Publicera kungörelse & ev. annons Initiera rekrytering Lagras i Planera kompetensförsörjning Beslut om utseende av sakkunniga

Planera kompetensförsörjning Initiera rekrytering Fastställa anställningsprofil Kungöra tillsättning Göra urval Förhandling och anställningsvillkor Avsluta handläggning Genomföra sakkunnigbedömning Fakultet Institution Li. UDok Reach. Mee Sakkunniga *Teknisk och medicinsk fakultet: Delegationsbeslut Filosofisk fakultet: Ej delegationsbeslut Medverkar Ev. planeringsmöte med sakkunniga Ansvarig Kommuniceras via Information till sökande Ansvarig Kommuniceras via Information om uppdrag och handlingar till sakkunniga Ansvarig Lagras i Ansvarig Kontakta potentiella sakkunnniga och ta fram sakkunnigförslag Beslut om utseende av sakkunniga* Utse tätgrupp

Fakultet Institution Li. UDok Reach. Mee Sakkunniga *HU: även landstinget kan medverka Meddela AN: s beslut till institutionen, HR-direktören, m. fl. Intervju, ev. provföreläsning och institutionsbesök* Beslut om förslag till innehavare Meddela AN: s beslut till övriga sökande Meddela AN: s beslut till föreslagen innehavare Utförs i Sakkunnigbedömning Ansvarig Kommuniceras via/ lagras i Lagras i Ansvarig Lagras i Medverkar Utse tätgrupp Ansvarig Sakkunnigbedömning och eventuellt planeringsmöte Avsluta handläggning Ansvarig Genomföra sakkunnigbedömning Bjuda in till intervju Förhandling och anställningsvillkor Göra urval Lagras i Kungöra tillsättning Ansvarig Fastställa anställningsprofil Medverkar Initiera rekrytering Medverkar Planera kompetensförsörjning Samtal om anställningsvillkor/ återtagande

Åter till AN Beslut om förslag till innehavare Institution Li. UDok Reach. Mee Sakkunniga Lagras i Anhållan om att avbryta tillsättning Ansvarig Fakultet Avsluta handläggning Beslut om avbrytande Lagras i Förhandling och anställningsvillkor Ansvarig Göra urval Ansvarig Föreslagen innehavare återtar ansökan Kungöra tillsättning Lagras i Fastställa anställningsprofil Lagras i Vid återtagande! Initiera rekrytering Lagras i Planera kompetensförsörjning

Fakultet Institution CSG/LSG Reach. Mee Primula (Se Detaljbeskrivning 2 för mer information) Arbetstagaren sunderskrift av anställningsavtal Ansvarig Arbetsgivarens underskrift av anställningsavtal Ansvarig Skapa anställningsavtal Avsluta handläggning Utför Medverkar Utför Information till CSG/LSG Förhandling och anställningsvillkor Genereras via Göra urval Utför Kungöra tillsättning Ansvarig Ge sökande statusen ”anställd” i Reach. Mee Data överförs till Rektor/ HR-direktör Fastställa anställningsprofil Utförs i Samtal om anställningsvillkor Ansvarig Meddela AN: s beslut Initiera rekrytering Ansvarig Planera kompetensförsörjning Diarieföra avtal

Fakultet Institution Li. UDok Reach. Mee Primula Lagras i Stänga ärendet i diariet Utför Avsluta uppdrag efter 3 veckor Utförs i Skicka Brev 2 Lagras i Utför Anslå ärendet Avsluta handläggning Utför Förhandling och anställningsvillkor Utförs i Göra urval Utförs i Verkställa beslutet i Primula Kungöra tillsättning Utför Fastställa anställningsprofil Lagras i Arbetsgivarens original skickas till registrator Utför Underskrifter av avtal Initiera rekrytering Utför Planera kompetensförsörjning

AN-sekreterare Institutionsstyrelse Prefekt Personalintendent Universitetsregistrator Li. UDok Behandla förslag till anställningsprofil Lagras i Beslutar DETALJBESKRIVNING 1 Ansvarig Avsluta handläggning Beslut om anhållan om rekrytering Skapa och fastställa förslag till anställningsprofil Lagras i Begär Skapa diarie -nummer Förhandling och anställningsvillkor Göra urval Meddelar AN-sekr. AN Medverkar Ansvarig Förbereda rekrytering Kungöra tillsättning Ansvarig Fastställa anställningsprofil Lagras i Initiera rekrytering Levererar Planera kompetensförsörjning Beslut i AN

Institutionsstyrelse Personalintendent Li. UDok Reach. Mee Timecut etc. DETALJBESKRIVNING 1 Kungörelse lagras i Utförs i Publicera kungörelse (& ev. annons) Utarbeta kungörelse & ev. annons Utförs i Inbjudan till rekryteringsuppdrag Avsluta handläggning Utförs i Skapa uppdrag i RM via Li. UDok* Lagras i Beslut om fastställande Utför Beslut om fastställande Data överförs till AN-sekreterare Förhandling och anställningsvillkor Göra urval Revidera förslag till anställnings profil Utför AN Kungöra tillsättning Beslut om återremittering Meddelar Prefekt/pint. Lagras i Behandla förslag till anställningsprofil Fastställa anställningsprofil Utför Initiera rekrytering Utför Planera kompetensförsörjning

AN-sekreterare Prefekt Personalintendent CSG/LSG Reach. Mee Primula Utförs i Utför Meddela AN: s beslut till föreslagen innehavare Ge sökande statusen ”anställd” i Reach. Mee Samtal om anställnings villkor Ansvarig Meddela AN: s beslut till övriga sökande Utför Beslut om förslag till innehavare Avsluta handläggning Fylla i data i Primula & välja LSG/CSG DETALJBESKRIVNING 2 Granska förhandlingsunderlag Utförs i Skicka AN: s beslut till institutionen, HR-direktören m. fl. Förhandling och anställningsvillkor Utför Göra urval Lagras i Kungöra tillsättning Utför Fastställa anställningsprofil Data överförs till Initiera rekrytering Lagras i Planera kompetensförsörjning Generera anställningsavtal/ meddela personalintendent

Universitetsregistrator Primula DETALJBESKRIVNING 2 Bekräfta beslut Lagras i Brev 2 skickas till övriga sökande Utförs i Lagras i Arbetstagaren soriginal mottages & diarieförs Medverkar Arbetstagaren sunderskrift av anställningsavtal Avsluta handläggning Utför Förhandling och anställningsvillkor Utför Göra urval Ansvarig Arbetsgivarens underskrift av anställningsavtal Utför Generera anställningsavtal Rektor/HR-direktör Reach. Mee Kungöra tillsättning Behandla vid CSG-/ LSG-möte Personalintendent Li. UDok Fastställa anställningsprofil Meddela fördröjning till personalintendent Utför Granska förhandlingsunderlag Initiera rekrytering Utförs i Planera kompetensförsörjning

Personalintendent Universitetsregistrator Löneenheten Li. UDok Reach. Mee Primula Avsluta handläggning DETALJBESKRIVNING 2 Avsluta ärendet i Li. UDok Utför Avsluta uppdraget i Reach. Mee Registreras i Förhandling och anställningsvillkor Utför Verkställa beslutet i Primula Utför Anslå beslutet digitalt Göra urval Medverkar AN-sekreterare Kungöra tillsättning Utförs i Bekräfta beslutet Utför Brev 2 skickas till övriga sökande Fastställa anställningsprofil Utför Initiera rekrytering Utförs i Planera kompetensförsörjning

www. liu. se