Personaladministratrsmte 2017 04 20 Att anstlla personal Statlig

Personaladministratörsmöte 2017 -04 -20

Att anställa personal Statlig myndighet – olika regelverk – några exempel: • Lagen om anställningsskydd, LAS • Lagen om offentlig anställning, LOA • Anställningsförordningen, AF • Högskoleförordningen, HF • LUs Anställningsordning (läraranställningar) • med flera…. ”Att anställa” (Arbetsgivarverket): Översiktlig och sammanfattande bild av regelverk

Alla anställningar ska annonseras …på LUs hemsida och genom Arbetsförmedlingen om inte särskilda skäl föreligger, t ex om det finns person/personer • under omplacering • med företrädesrätt till återanställning • under Trygghetsstiftelsens åtgärder (Anställningsförordningen 6§) En anställning behöver inte lysas ut om det är orimligt, t ex om tiden för anställningen är kortare än den tid det skulle ta att lysa ut och rekrytera. Även anställningar som varit utlysta tidigare och ska förlängas ska lysas ut igen (ej vikariat)

Utlysning behöver inte ske vid… • anställning som adjungerad professor, adjungerad universitetslektor eller adjungerad universitetsadjunkt • anställning som gästprofessor • anställning som professor genom kallelseförfarande • anställning som seniorprofessor • anställning av person som har erhållit extern finansiering i konkurrens med andra för att utföra specifik forskning eller utvecklingsarbete, till exempel från Vetenskapsrådet eller från EU (bidragsmottagarens namn ska framgå av kontraktet och finansieringen ska vara avsedd för lön)

Riktlinjer för anställning som professor • Rektor LU beslutade om riktlinjer för befordran till professor 2016 -01 -26, STYR 2016/141 • Uppdrag att ta fram kriterier och tydliggörande exempel för krav och bedömningsgrunder • Riktlinjer för anställning som, och befordran till, professor vid LTH, STYR 2017/22 (2017 -03 -22) • Olika dokument för vetenskaplig och konstnärlig professor • Målgrupp: chefer, anställda, sökande, sakkunniga, nämnder m fl • Finns på LTHs hemsida – medarbetare – anställning – föreskrifter och instruktioner

Statens Servicecenter SSC 2017 -04 -20

Bakgrund • Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter: – en statlig myndighet under Finansdepartementet – erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel • Den 30 mars 2016 tecknade Lunds universitet (LU) en avsiktsförklaring med Statens servicecenter (SSC) – LUs lönehantering ska övertas av SSC från början av april 2018 • Lönekontorets personal erbjuds verksamhetsövergång till SSC med organisatorisk tillhörighet till Göteborgskontoret men med placering i Lund.

Projekt för övergång till SSC Projektet syftar till • att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC • att LU får en välfungerande och kostnadseffektiv lönehantering även efter överflyttning till SSC • att påverka och dra nytta av den lönetjänst som SSC utvecklat för universitets och högskolesektorn

Projektet genomförs i två delprojekt: • Tjänsteprocesser • Teknik och system

Projektorganisation gemensam Styrgrupp Referensgrupp Långsiktig lösning IT Karin Ekborg Persson, Biträdande förvaltningschef; (LU) Birgitta Carlsson, Enhetschef lön, (LU) Kristin Widlund, tf personaldirektör, (LU) Charlotte Johansson Ahlström, Marknadschef (SSC) Ordförande: Hans Tynelius, avdelningschef lönerelaterade tjänster (SSC) Charlotte Johansson Ahlström Stefan Thoft Projektledare Johan Ekman IT Lång sikt Christian Sjöström Pernilla Hylén Processtöd: Peter Alm Tjänst processer Charlotte Johansson Ahlström VS: Malin Rundqvist, SA: Magnus Lindberg SA Katerina Tzova Stefan Thoft Karin Ekborg Persson ? ? Stefan Thoft Överenskommelse Verksamhetsövergång Lokaler Fredrik Rosén Ers dec-feb Christian Sjöström Charlotte Johansson Ahlström Märit Hagström Charlotte Johansson Ahlström

Tidplan Denna tidsplan har tagits fram av SSC och följer deras standardiserade anslutningsprocess 2016 2017 Fas 1 Fas 2 22/8 2016 – 28/3 2017 Projekt med SSC 3 april 2017 – 3 april 2018 Implementeringsprojekt med SSC Gå igenom rutiner och systemförvaltning för att se hur det kan fungera vid en övergång och lösa ev frågetecken. Arbeta fram hur hantering som finns kvar på LU ska se ut. (rutiner och systemstöd) Informera Utbilda 2018 Fas 3 4 april – 15 aug 2018 Stabiliseringsfas med SSC Övervaka att övergång går enligt plan och göra ev justeringar som behövs

Fas 2 - implementation • Genomgång av samtliga processer och systemstöd (SSC Primula) • Processansvariga leder arbetet för varje process tillsammans med projektkontoret och kommer att ha arbetsgrupper och referensgrupper till sin hjälp. • Genomgång av behörigheter • Uppsättning av en testmiljö som innehåller LU: s nuvarande information från Primula som kombineras med löneartskatalog från SSC och LU. • Information och utbildningar

Era insatser behövs! 4 processgrupper (workshop-grupper): • Delta i en eller flera processgenomgångar i workshopform för att kartlägga gränssnittet till Primula • Hjälpa till med undersökning och analys av processens koppling till Primula • Framtagning av kommande LU-gemensamma processer kopplade till systemstödet SSC Primula • Fungera som kontaktperson mellan projektet och verksamheten förankring • Stödja projektet i migrerings- och testarbete, efter behov • Tidsåtgång ca 20 -50 timmar under 2017. 6 -8 personer i varje grupp

Exempel på frågor att diskutera i workshoparna • Vem ska lägga in beslut i Primula (kan vara olika för olika processer) • Hur ska behörigheterna se ut? • Hur mycket ska självregistreras? • Vad riskerar vi att missa i handläggningen av ett ärende – utifrån de Primula-processbeskrivningar som finns?

Exempel på förändringar Primulaklienten kommer inte att finnas kvar vid LU. All handläggning, självrapportering och rapportuttag sker via Primula webb som har mycket ny funktionalitet som inte finns i LU: s nuvarande version. Blanketter Mycket få blanketter kommer att finnas kvar, vilket innebär att verksamheten själv lägger in sina uppgifter. Schemahantering Alla som arbetar koncentrerad deltid ska ha ett schema i Primula för att avdrag ska beräknas korrekt. Sjukfrånvarohantering Ändrad rutin för hantering, då man redan första sjukdagen ska registrera detta i Primula. Förändrad hantering vid anställningar Anställningsbeslutet skrivs och attesteras i Primula av verksamheten. Integration med Varbi planeras. Intermittenta anställningar Hantering sker i Primula webb och det kommer behövas en förändrad rutin samt en översyn av formuläret.

Workshop-grupp 1 Processansvariga: Anna Sjösten, Marta Santander • Sjuk-och friskanmälan • Sjukfrånvaro • Hantera partiell sjuk- och aktivitetsersättning • Sjukvård och läkemedel • Friskvård • Hantera ssk högriskskydd

Workshop-grupp 2 Processansvariga: Lena Annerfeldt, Lena Lindell, Andreas Lundin • Nyanställning • Hantera kombinationsanställning • Förändring av anställning • Examina och meriter • URA-anställning • Avsluta anställning • Begära arbetsgivarintyg

Workshop-grupp 3 Processansvarig: Viktoria Järnegren • Bisyssla

Workshop-grupp 4 Processansvarig: Viktoria Järnegren • Övertid/OB • Beredskap • Ledigheter • Föräldrapenningtillägg • Timavlönad personal • Arvode

Intresseanmälan • Anmäl ditt intresse till den workshop-grupp som du vill arbeta med • Kontakta processansvariga • Stäm av med din chef först

Kurs ”Vårt uppdrag” • Vår roll som statsanställda • För alla nyanställda • Statliga värdegrunden, offentlighetsprincipen, jäv m. m • Självstudiekurs • Ca 45 min • Både svenska och engelska • Information och anmälan i Kompetensportalen