Nagyvllalati dokumentcikezels 2004 09 30 A Paksi Atomerm

Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30 A Paksi Atomerőmű dokumentáció kezelésének fejlődése, jelene, jövője A műszaki dokumentáció kezelési rendszer működésfejlesztésének lehetőségei Bukóczki János PA Rt. Műszaki Igazgatóság Műszaki Főosztály Archív Dokumentációs Csoport Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

Bemutatkozás A PA Rt. mint a hazai villamos energia termelés alaperőműve Import: 6930 GWh Hazai termelés: 33690 GWh Egyéb 3, 3 % Olaj, gáz 35, 2 % Szén 28, 8 % Atom 32, 7 % Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

Hazai erőművek villamosenergia átlagárai 2004. I-IV hó Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

Az előadás érintett témái 1. Az Rt. dokumentáció kezelésének fejlődése, áttekintés 1. 1 A dokumentáció kezelés szerepe 1. 2 Dokumentáció kezelés a kezdetektől 1996 -ig ("spontán" szerveződés) 1. 3 A decentralizált dokumentáció kezelés megjelenése 2. Az eddig összegyűlt tapasztalatok összegzése 2. 1 A dokumentációs munkacsoport tevékenysége, intézkedési terv és annak megvalósítása 2. 2 A dokumentáció kezelési rendszer 2002, 2004 évi auditálása 2. 3 Összegzés: - Eredmények, megoldandó problémák 3. A működés fejlesztés lehetőségei 3. 1 A decentralizált dokumentáció kezelés fejlesztésének korlátai 3. 2 A "CENTRALIZÁLT" dokumentáció kezelés, mint a jövő záloga Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

1. Az Rt. dokumentáció kezelésének fejlődése, áttekintés 1. 1 A dokumentáció kezelés szerepe · A DOKUMENTÁCIÓ (dokumentum) mint fogalom, jelenléte mindennapi életünkben · A dokumentációk megjelenési formái · A dokumentáció kezelés szerepe az atomerőművek esetében · A dokumentáció kezelés rendszerbe foglalása (átfogó leíró rendszer, rendszer elemek azonosítása) Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

1. Az Rt. dokumentáció kezelésének fejlődése, áttekintés 1. 2 Dokumentáció kezelés a kezdetektől 1996 -ig ("spontán" szerveződés) · A dokumentáció kezelés fejlődése szorosan összefüggött (függ még ma is) más vállalati folyamatok , szervezetek működésének fejlődésével · A dokumentum és a műszaki dokumentáció kezelés szétválása · A tanulás időszaka, „SPONTÁN” szerveződés: - A központi irányítást mellőzte - Átfogó leíró rendszer hiánya - Egyetemleges szervezeti felelősség nincs - Aki amivel bánik, annak gazdája · A SPONTÁN szerveződés eredménye: - Sok "kis fiók dokumentáció tár" - A dokumentációk föllelhetősége bonyolult és időigényes - Nyilvántartási hiányosságok - A "probléma tornyosodik" Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

1. Az Rt. dokumentáció kezelésének fejlődése, áttekintés 1. 3 A decentralizált dokumentáció kezelés megjelenése · A szervezeti változások (szervezetfejlesztési törekvések) · A tervezett 2 db 1000 MW-os blokk előkészületei · A PA Rt. archív Központi Dokumentáció Tárának létrehozása (A biztonsági pld. dokumentáció témaköre) · A decentralizált dokumentáció kezelés létrejötte (1996) · A decentralizált dokumentáció kezelés jellemzői: - Szabályozási háttér elkészítése (iránymutatási szinten) - A műszaki dokumentációk rendszerezése - Szervezeti felelősségek megjelenése - Szabályozott dokumentáció készítési gyakorlat meghonosodása - 2000 -es évek elejére dokumentáció kezelési "kultúra” kialakulása · A decentralizált dokumentáció kezelési gyakorlat fejlődése 1996 -tól napjainkig Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

2. Az eddig összegyűlt tapasztalatok összegzése 2. 1 A dokumentációs munkacsoport tevékenysége, intézkedési terv és annak megvalósítása · · · Részletes, cégszintű felmérés az életrajzi és műszaki dokumentációkat és kezelő szervezeteiket érintően Az életrajzi és műszaki dokumentációk folyamatok mentén történő rendszerezése, dokumentációs mátrix elkészítése A cégszintű szabályozási háttér elkészítése (FU-MSZA-02, ELJ-MSZA-02 -01, ELJ-MSZA-02 -02, ELJ-MSZA-02 -03, ELJ-MSZA-02 -04) Integrált dokumentáció nyilvántartó rendszer specifikálása, létrehozása (IMDR) A kialakított dokumentációs rendszer vállalaton belüli oktatása Egységes társasági dokumentáció tár kialakítása tárgyában intézkedési terv készítés és annak végrehajtásában való részvétel Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

Az intézkedési terv főbb pontjai és azok teljesülése: • A kétszintű központosított dokumentáció kezelési rendszer kialakítása • Minden érintett főfolyamatra el kell készíteni a dokumentáció kezelési utasítást • Társasági szinten, az IMDR-ben publikálni kell az összes meglévő dokumentáció nyilvántartást • A nem változó, végleges megőrzésű dokumentáció esetében tömörített tárolási formák bevezetése, ezt a feltételt biztosító készítési technológiák bevezetése (mikrofilm, digitális archiválás) • A PA Rt. I. szintű dokumentáció kezelési feladatát középtávon önálló szervezetre bízni Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

2. 2 A dokumentáció kezelési rendszer 2002, 2004 évi auditálása A. ) 2002 évi audit: Célja: Képet alkotni az Rt. dokumentáció kezelési gyakorlatáról Megállapítások: - A dokumentáció kezelési rendszer mint folyamat, alapvetően jól szabályozott, de a keretszabályozási jellegből fakadóan helyenként túl általános, többféle értelmezésre csábító - A dokumentációs mátrix további pontosításra szorul, úgy szervezeti mint dokumentáció megnevezési vonatkozásban - A nyilvántartások (ha egyáltalán vannak!!) sokfélék - Az átszervezéseknek "köszönhetően" az élettörténeti dokumentációk általában nem komplettek - A nem hagyományos papír formátumban keletkező dokumentációk kezelésére nincs előírás rendszer - 28 szervezetnél mintegy 48 eltérés került rögzítésre négy fő csoportban - Dokumentáció tárakkal szembeni fizikai követelményeknek való nem megfelelés - Dokumentáció kezelés hiányosságai (kijelölt dokumentátor hiánya, tárolási rend és nyilvántartási hiányosságok) - Dokumentációs mátrixszal kapcsolatos problémák - Egyéb hiányosságok Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

B. ) 2004 évi audit: Célja: A 2002 évi audit során rögzített eltérésekből származtatott feladatok visszaellenőrzése (9 feladat nem teljesült, többek között ezek visszaellenőrzése is cél volt), illetve a még nem ellenőrzött törzspéldány kezelő szervezetek bevonása a felülvizsgálatba Megállapítások: - A decentralizált felelősség a dokumentáció kezelés vonatkozásában, (szabályozási rendszer MIG, végrehajtás SZMSZ szerinti adott törzspéldány kezelő kompetencia) - A törzspéldány kezelők nagy száma miatt a jelenlegi rendszer tovább nem fejleszthető - A rendszer továbbra is igényli a szakmai felelősség meglétét, ami szervezeti szinten továbbra sem jelenik meg - Centralizációra való spontán törekvések megjelenése (BIG, MIG NUFO központi dokumentáció tár, IMDR mint központi nyilvántartó, dokumentációs fegyelem megjelenése) - 8 eltérés került rögzítésre három csoportban - Dokumentációs mátrixszal kapcsolatos problémák - Dokumentáció kezelési hiányosságok - VBJ forrásdokumentáció komplex probléma köre (nyilvántartási, tárolási hiányosságok) - Javaslat a szabályozási koncepció felülvizsgálatára, (centralizált dokumentáció kezelés) Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

2. 3 Összegzés: Eredmények: · · · Létezik előírás rendszer Megjelent a felelősségi rendszer (ha nem is egyetemleges) Törekvés van az integrált központi nyilvántartás megvalósítására Megvalósult a központi biztonsági példány dokumentáció kezelés Elindult egy egészséges folyamat, amely a sok "kis fiók dokumentáció tárat” nagyobb központi tárakba igyekszik integrálni · Működnek a szakmai dokumentáció tárak (végrehajtási utasítások, nevesített dokumentáció kezelők stb) Problémák: · Továbbra is indokolatlanul magas a törzspéldány dokumentáció kezelő szervezetek száma · A jelenlegi dokumentációs mátrix egyenszilárdsága felülvizsgálatra szorul · Hiányzik az egyetemleges szervezeti felelősség a dokumentációs rendszer megfelelő működtetéséért · A jelenlegi rendszer pazarlóan bánik az erőforrásokkal · Az integrált nyilvántartás gyermekcipőben jár, szervezeti felelőse nincs Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

3. A működés fejlesztés lehetőségei 3. 1 A decentralizált dokumentáció kezelés fejlesztésének korlátai A decentralizált dokumentáció kezelési rendszer, a jelenlegi szabályozási keretek között, tovább már nem fejleszthető! Okok: · Ilyen magas számú "szervezeti egység érintettségben" lehetetlenség olyan koordinációt végezni, amely a szabályozási rendszernek való megfelelést garantálja. (Az egyes szervezeti egységek nem érdekeltek cégszintű "gondolkodásban", hiszen a dokumentáció kezelés nem főprofiljuk, a dokumentáció, mint fontos melléktermék jelenik meg náluk, amivel csak a "gond" van. ) · A dokumentáció kezelő csoportok munkaprofilja nem tiszta, sok esetben csak"muszáj" tevékenység a dokumentáció kezelés. · Rt szinten nem jelenik meg az egyetemleges szervezeti felelősség a dokumentációs rendszer megfelelő működtetéséért, illetve a szervezeti felelősség úgymond szétmosódik a sok szervezet között. · Integrált központi nyilvántartást ilyen szervezeti keretek között igen "gyötrelmesen” lehet létrehozni. E téren cégszintű pénzbeli erőforrás még sohasem lett "befektetve". Az IMDR házon belüli fejlesztése "olcsó megoldás", de a végeredmény szempontjából nem a megfelelő eszköz. Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

3. 2 A "CENTRALIZÁLT" dokumentáció kezelés, mint a jövő záloga Amennyiben a rendszer további fejlesztésén elmélkedünk, megoldást csak újszerű gondolkodás hozhat. A meglévő problémák (korlátok) felszámolását csak egy új rendszer bevezetésével érhetjük el. Az új rendszer legfontosabb eleme a központosítás, centralizáció. Egy tiszta, csak dokumentáció kezeléssel foglalkozó, SZMSZ szerinti egyetemleges felelősséggel bíró szervezeti egység "kezébe" kell helyezni a feladat végrehajtását! A központosítás célterületei: · · · Az irányítás centralizálása Erőforrások centralizálása (Humán, eszköz és pénzügyi erőforrások) Nyilvántartás további integrációja KULCSFONTOSSÁGÚ RENDSZER ELEM A MEGFELELŐ INFORMATIKAI TÁMOGATÁSSAL RENDELKEZŐ NYILVÁNTARTÁS!!!! Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30

ZÁRÁS Fejlődtünk, sokat tanultunk, de azt hiszem bőven van még mit tennünk dokumentáció kezelés terén. . . Megfigyelhető, talán nem véletlenül működnek a fejlett ipari országok cégeinél "dokumentációs centerek". Úgy tűnik, mi is eljuthatunk idáig a magunk kárán tanulva! Nagyvállalati dokumentációkezelés 2004. 09. 30