Museokokoelmat Finna Maija Ekosaari Leena Paaskoski 20 11

Museokokoelmat & Finna Maija Ekosaari & Leena Paaskoski 20. 11. 2019

Pariinkymmeneen minuuttiin mahtuu • • Kokoelmahallinnan tavoitteita Kulttuuriperintötiedon määrittelyä Museoiden tiedonhallinnan historiaa Digitalisaation esteitä museoissa Miten asioita voi ratkoa Dokumentointia, tietoa ja sisältöä Ja lopuksi keskustelua

Museoiden kokoelmahallinnan tavoitteet • Tietosisältöjen tuottaminen ja tallentaminen (dokumentoimalla, merkitysanalysoimalla, arvoluokittamalla ja monissa muissa prosesseissa) • Tietosisältöjen kehittäminen: minkälaista tietoa meidän pitäisi tuottaa? • Kokoelmien hallinta • Miten hallinnoimme kokoelmia? Miten löydämme tiedon ja objektit? • Tietosisältöjen välittäminen museon käyttäjille • Mikä käyttäjiä kiinnostaa? Mitä voimme tarjota? • Haettavuus • Saavutettavuus

Kulttuuriperintötieto Luettelointitieto Taustatieto Viitetieto Kontekstitieto Metadata

Pääkirjoista kokoelmahallintajärjestelmiin: lyhyt historia • 1000 objektin raja • • Diaarikirjoissa 4 tietoa + verifikaatit erikseen Pääkirjoissa (objektityypeittäin) n. 10 - 25 tietoa Kortistot 1920 – luvulta eteenpäin ”Hakujärjestelmät” esim. objektityypin, tekijän, paikan, aiheen mukaan • Tietojärjestelmäkokeilut 1970 -l; Käyttöön 1980 -l • Relaatiotietokantojen kehitys 1990 -l • Kortistojen rakenne ja tiedot siirrettiin yksinkertaisiin ja sitten monimutkaisempiin digitaalisiin järjestelmiin

Tiedon keräämisen käytäntöihin vaikutti • Keräämisen ajankohdan vallitsevat tieteelliset käsitykset ensin Turun ja myöhemmin Helsingin yliopistojen piirissä • Ensiaskeliaan ottavan museologian tulkinnat • Muutama yksittäinen, aktiivinen persoona • Rahoittajat ja heidän ohjauksensa • Tradition mukaan merkityt metatiedot ovat suhteellisen yhtenäiset (mitä tietoja tallennettiin) • Sisällön nimityksissä ja merkitsemistavoissa on variaatiota (miten / missä muodossa tallennettiin) • Ensimmäisten luettelointiohjeiden metsästys… 1970 - l, 1994, 2013

Huolellisen dokumentoinnin hyötyjä 1. Evidence of ownership 2. Information about each object's history 3. Unique identification of each object 4. Ease of location 5. Access to descriptions which help with the recovery of stolen objects 6. Control over intellectual property rights issues 7. Access to research and publications relating to the collection 8. Supporting information about themes of relevance to the collection 9. Material for educational purposes and exhibitions 10. Guidance on procedures and decision-making 11. A full audit trail of work done on the collections 12. Information about alienated objects

Mikä estää museoiden innovaatioita? • • • Digitalisaation perusteluita mm Työn tehostuminen Alkuperäisen aineiston parempi säilyminen Innovaatioiden ja uusien palveluiden mahdollistaminen Tuntuu etenevän kovin hitaasti hyödyistä huolimatta Delfoi-tutkimus: mikä on museoissa digitalisaation ja siten innovoinnin esteenä?

Kisan voittajat—pahikset kaikkien ryhmien keskiarvon mukaan Sisältö Lainsäädäntö 1 3 2 11/23/2020 Organisaatiokulttuuri Ekosaari_TAKO_kevät 2018 11

Kokoelmapäällikön pahimmat ongelmat KOK NÄY IT JOHT kaikki Sisältö Resurssit Lainsäädäntö Organisaatiokulttuuri 5 3 4 2 14 4 2 0 2 8 2 2 4 4 2 3 3 4 12 12 Kommunikaatio Tekniset ongelmat Käytetttävyys Puuttuva toiminto Asenteet Osaaminen Poliittinen päätöksenteko Tekninen infrastruktuuri Total 2 2 1 1 1 0 0 0 20 2 2 6 1 0 0 20 2 3 1 1 0 1 1 1 20 2 1 1 0 0 2 1 1 20 8 8 9 3 1 4 2 2 80 Ongelmaluokat 11/23/2020 Ekosaari_TAKO_kevät 2018 12

Näyttelypäällikön perspektiivi KOK NÄY IT JOHT kaikki Käytetttävyys Sisältö Organisaatiokulttuuri Lainsäädäntö 1 6 1 1 9 5 3 4 2 2 3 3 4 2 2 4 4 14 12 12 Resurssit Kommunikaatio Tekniset ongelmat Osaaminen Puuttuva toiminto Poliittinen päätöksenteko Tekninen infrastruktuuri Asenteet Total 4 2 2 0 1 0 0 1 20 2 2 2 1 1 0 0 0 2 3 1 1 0 20 2 2 1 2 0 1 1 0 20 8 8 8 4 3 2 2 1 80 Ongelmaluokat 11/23/2020 13

Mistä ”sisältöongelmissa” on kyse? Tietojen kirjava merkitsemistapa hankaloittaa työtä. … kenttien tietosisällöt eivät kaikilta osin vastaa toisiaan. Jokainen luetteloija luetteloi "saman" aineiston eri tavalla … luettelointiohjeistusta ei aina noudateta. Nämä kaikki hidastavat hakujen tekoja ("samaa" aineistoa täytyy hakea usealla eri tavalla) ja jättävät osan aineistosta kokonaan hakujen ulkopuolelle. . . asiakkaat eivät "osaa" tehdä useita erilaisia hakuja eivätkä välttämättä ymmärrä tietokannan rakennetta ja hakutulosta rajaavien /laajentavien hakujen käyttöä. (Kokoelmapäällikkö X) Alan yhteisten (kuvailu)käytäntöjen puute ; Tietokantojen konversiot eli migraatiot; Tiedon laatu kärsii ; Aikaisemmat käytännöt

Kuka tekee (on tehnyt) ja kenelle • Museon omasta käytöstä museon käyttäjille ja asiakkaille • Nykyinen tieto tuotettu osaksi vain museon sisäiseen käyttöön (koska tuotettu ennen julkisia) • Mikä osa dokumentoinnista vastaa nykyisiä vaatimuksia? • Paljonko resursseja takautuvaan dokumentointiin • Dokumentoinnin tavoitetaso [kokoelmittain] kokoelmapolitiikassa

Dokumentoinnin ja tiedon jakamisen haasteita • Luottamuksellinen tieto vs avoimuus • Riittävää vai täydellistä • Monimutkaista vai ymmärrettävää • Nopeus ja helppous vai pysyvyyden vaatimus • Yksikielisyys vai kansainvälinen käyttäjäkunta • Rajattomat tarpeet vs rajalliset resurssit

Finna tai muu julkinen selain avainasemassa Sen lähemmäksi museokokoelmia käyttäjä harvoin pääsee!

Tiedontarpeen ja –tuottamisen muutos • Museoiden pitäisi nykyistä enemmän pohtia tiedontuottamisen ja tietosisältöjen kehittämistä käyttäjänäkökulmasta • Tarinallisuus ja merkitykset tärkeitä, mutta miten ne saadaan osaksi luettelointietoa? • Puhutaanko sisällöstä vai muodosta?

Dynaamiset kokoelmat Finnassa Dynaamisten kokoelmien käsitteellä (Peter van Mensch) korostetaan ajatusta, että museokokoelmat ovat enemmän väline kuin lopputulos. Dynaamisuus merkitsee yhteisöllistä museointiprosessia ja kokoelmien kehittämistä tallennuksen ja poistojen keinoin, mutta myös olemassa olevien kokoelmien ja museo-objektien reflektointia, merkityksellistämistä ja kontekstualisointia yhä uudelleen ja uusista näkökulmista. Kokoelmien potentiaali ja käyttöarvo korostuvat. Miten kehittää kulttuuriperintötiedon näkyvyyttä Finnassa dynaamisten kokoelmien periaatteiden mukaisesti?

Kiitos! maija. ekosaari@gmail. com & leena. paaskoski@lusto. fi