LA RIORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI CIMITERIALI DEL COMUNE DELLA

LA RIORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI CIMITERIALI DEL COMUNE DELLA SPEZIA Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 1 ANALISI DELLA SITUAZIONE E LINEE PROGETTUALI

GLI OBIETTIVI GENERALI DELLA RIORGANIZZAZIONE • Sportello unico Rendere più efficiente l’organizzazione del lavoro Attivazione agenda elettronica Potenziare i servizi Nuovo impianto di cremazione • Pagamento più facile • Ufficio relazioni con il pubblico • Nuova carta dei servizi Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 Trasparenza nei costi Accreditamento agenzie di onoranze funebri Completamento banca dati Miglioramento programmazione e controllo di gestione Aumentare trasparenza e anti corruzione Nuovi servizi: sala commiato, punto ristoro, parcheggio ecc. Inserimento di tutti gli operatori nell’agenda (fino ai marmisti) 2 Migliorare il servizio ai cittadini

ORGANIZZAZIONE ATTUALE Comune della Spezia Affidamento servizi riscossione e informatici Spezia Risorse Partner tecnologico scelto con gara Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 NUOVA ORGANIZZAZIONE • supporto operativo e organizzativo, • implementazione banca dati • cartografia • pagamenti • Supporto informatico, agenda digitale, progettazione nuovo sistema informatico • Coordinamento e responsabilità Spezia Risorse Comune della Spezia Partner PAdigitale tecnologico Agenzie di onoranze funebri • Funzioni di sportello unico 3 LA COMPAGINE DEL PROGETTO

Con Spezia Risorse Con imprese onoranze Con ufficio comunale Con imprese servizi • Implementazione banche dati con frazionali – tombe famiglia – perpetui • Attività back office e front office e gestione rinnovi • Gestione unificata con luci votive • Organizzazione pagamenti con PAGOPA in aggiunta ai sistemi di pagamento tradizionali • Accreditamento imprese onoranze per accesso sistema informatico • Le imprese diventano sportello unico per: prenotazione – pagamento (PAGOPA) – domanda concessione • Reingegnerizzazione procedimenti - work flow – e chiarezza nelle responsabilità • Revisione PEG – controllo di gestione • Organizzazione URP • Valorizzazione professionalità interne e rafforzamento del know how. • Informatizzazione completa dei servizi (anche marmisti) • Assegnazione microchip a salme e resti gestiti all’interno dei cimiteri • Controllo informatizzato sulle attività e le strutture cimiteriali (compresi i nove frazionali) Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 GLI STRUMENTI DELL’INNOVAZIONE 4 IL QUADRO DEI COMPITI

LA SITUAZIONE ATTUALE: LE SCELTE DEI CITTADINI 5% 19% tumulazioni inumazioni cremazioni 51% tombe famiglie 25% Il grafico mostra, in percentuale, le scelte che i nostri concittadini hanno fatto nel 2015 tra la cremazione e i diversi metodi di sepoltura dei propri congiunti deceduti. Il numero di cremazioni ci pone sicuramente tra le città più avanzate nel settore, mentre dalla ridotta percentuale di tumulazioni emerge la necessità di rivedere alcune politiche di servizi cimiteriali (politiche tariffarie e pianificazione). Di seguito i valori assoluti. Tumulazioni 288 Inumazioni 387 Tombe famiglia 69 Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 772 LE SCELTE DEI CITTADINI NEL 2015 5 Cremazioni

100% 81 48 35 432 400 75 41 43 47 391 301 453 69 90% 80% 288 480 413 70% 387 60% 477 50% 650 40% 600 419 384 410 437 30% 677 20% 10% 217 314 340 553 787 772 360 0% 2009 2010 Cremazioni Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 2011 inumazioni 2012 tumulazioni 2013 2014 2015 tombe famiglia L’ANDAMENTO DELLE OPERAZIONI 6 2008

LO SPORTELLO UNICO: I CITTADINI DI FRONTE ALL’AGENZIA POTRANNO… … prenotare eventuali servizi accessori (sala del commiato ecc. ) Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 … prenotare il funerale individuando data e orario del servizio (tumulazione inumazione e cremazione) … effettuare tutti i pagamenti sia verso il comune che verso l’agenzia con garanzia di trasparenza Utilizzo sistema PAGOPA oltre ai sistemi tradizionali di pagamento che rimangono utilizzabili 7 … scegliere il loculo o l’ossario in cui tumulare il famigliare (la terra viene assegnata automaticamente secondo l’ordine di arrivo) e sottoscrivere gli atti necessari

IMPLEMENTAZIONE DELLE BANCHE DATI CON… … tombe di famiglia … concessioni perpetue 0 0 0. 60 TI E R N T E L M O I R E INS … mappe interattive di tutti i cimiteri Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 8 … cimiteri frazionali

IL SISTEMA DI PAGAMENTO PAGOPA Consente Ai cittadini e alle imprese Alla P. A. di scegliere il prestatore dei servizi di pagamento di scegliere gli strumenti di pagamento di scegliere il canale tecnologico preferito di velocizzare la riscossione dei crediti ridurre i costi uniformare i servizi agli utenti Il cittadino dai servizi on line potrà accedere al nuovo servizio e, a seguito di autenticazione troverà la propria posizione debitoria riguardante i servizi attivi. Una volta scelta la pendenza da pagare il cittadino sceglierà come pagare e con quale PSP. Una volta selezionata la modalità di pagamento e aver confermato il pagamento, compare la maschera di scelta per la tipologia di carta di pagamento. Una volta avvenuto il pagamento il PSP rilascerà la RT (Ricevuta Telematica) documento di attestazione dell’avvenuto pagamento. Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 9 Si tratta di un progetto strategico per la regolazione dei pagamenti elettronici verso la pubblica amministrazione Obiettivo di fondo del sistema proposto è quello di facilitare e diffondere gli strumenti di pagamento elettronici, in particolare quelli riferiti agli incassi della PA, rendendoli più semplici, veloci e trasparenti

NUOVA AGENDA INFORMATIZZATA. Tutti i soggetti che intervengono nel servizio saranno inseriti nel flusso informatizzato LE AGENZIE DI ONORANZE, di fronte al cittadino, dovranno essere in grado di prenotare la sepoltura (loculo, tumulo, ossario / cinerario) e il servizio (cremazione, tumulazione, inumazione) ricevendo il conseguente pagamento con il sistema PAGOPA oltre ai tradizionali sistemi di pagamento che rimangono attivi. GLI UFFICI COMUNALI avranno il compito di monitorare costantemente l’agenda e autorizzare le operazioni inserite dopo averne controllato la regolarità e la completezza della documentazione allegata. LE SOCIETA’ AFFIDATARIE DELLA GESTIONE DELL’IMPIANTO DI CREMAZIONE E DEI SERVIZI vedranno le prenotazioni fin dal momento dell’inserimento e, una volta inserito il nulla osta del comune, potranno procedere all’organizzazione dei servizi. Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 10 CHIUSURA OPERAZIONI. I gestori dei servizi (affidatari impianto di cremazione e servizi cimiteriali) e i privati che intervengono (marmisti) devono inserire nel sistema tutte le operazioni che svolgono fino a completamento dell’iter.

UNA POSSIBILE SCHERMATA SU CUI AGIRÀ L’AGENZIA Cimitero agenzia comune ditta Boschetti Fabiano Marola Cadimare Pieve Fabiano Campiglia Isola Marinasco Presenza operazione SI NO Data e ora anno Operazione Tumulazione Inumazione Cremazione Anagrafe defunto Anagrafe famigliare Anno nascita Luogo nascita giorno Data morte indirizzo ora Codice fiscale mese Pagamento Autorizzazioni Nulla osta SI NO Chiusura anno mese Allega file giorno ora

Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 12 VISIONE SETTIMANALE AGENDA

LA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE PROCEDURE Al momento dell’arrivo ad ogni salma viene associato un codice a barre che la segue in ogni operazione successiva All’urna con le ceneri viene associato un codice corrispondente a quello iniziale

LA REALIZZAZIONE DEL NUOVO IMPIANTO DI CREMAZIONE CON LA FINANZA DI PROGETTO Tariffe tendenzialmente più basse Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 Numero cremazione sufficiente per servire l’area vasta Servizi accessori: sala commiato, punto di ristoro, parcheggio 14 Investimento a carico del privato Miglioramento dei parametri di gestione ambientale (parametri europei)

REALIZZAZIONE DEL NUOVO IMPIANTO DI CREMAZIONE CON LA FINANZA DI PROGETTO Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 AREA UTILIZZABILE DI FRONTE ALL’ATTUALE IMPIANTO 15 AREA IN CUI SORGEREBBE IL NUOVO IMPIANTO

Previsioni nel project financing della cogenerazione per energia / caldo / freddo Il project premierà l’utilizzo di sistemi di risparmio energetico Interventi di miglioramento ambientale Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 Miglioramento nella gestione dei rifiuti - anche con miglioramento qualità del lavoro MIGLIORIAMO L’AMBIENTE 16 Produzione di energia da pannelli solari

Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 17 STUDIO E REVISIONE PROCEDIMENTI : UN ESEMPIO

MESSA IN FUNZIONE DEL SISTEMA INFORMATIZZATO. Interventi in collaborazione con Spezia Risorse S. p. a. e partner tecnologico Utilizzo di microchip per monitorare l’accesso delle salme al cimitero e tutti i successivi passaggi (il chip viene posto sulla bara al momento dell’ingresso al cimitero dall’ufficio che accetta la salma e controlla i documenti). Rilievo periodico, fotografico o con filmato delle aree cimiteriali (Boschetti e frazionali) anche tramite utilizzo di droni. Messa in opera di sistemi di controllo remoto dei cimiteri frazionali e sistemi di comunicazione informatica (telecamere, totem interattivo ecc. ). Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 18 Messa in opera e utilizzo di sistemi di rilevazione (anche biometrici) della presenza del personale delle ditte incaricate della pulizia e del guardianaggio).

Referente unico : tutti i servizi a uno sportello Facilitazioni nelle forme di pagamento (PAGOPA) Tariffe non variate Miglioramento della qualità del servizio e maggiori spazi I CITTADINI HANNO UN SERVIZIO MIGLIORE Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 19 Istituzione ufficio relazioni con il pubblico / accoglienza personalizzata

Viene inserita nel sistema un richiamo alla volontà di essere cremato già espressa in altre forme Viene inserita nel sistema la volontà dell’anziano di essere tumulato in loculo a disposizione o in tomba di famiglia Anziano solo Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 Viene inserito nel sistema un richiamo alla volontà di disperdere le ceneri già espressa nei modi e nelle forme previste L’ATTENZIONE AGLI ASPETTI SOCIALI 20 Il comune sostiene la formazione di una fondazione, finanziata dai cittadini, che si prenderà cura della manutenzione della sepoltura dopo la morte dell’anziano.

Più puntualità nei rinnovi contrattuali e nei relativi incassi Economie di scala attraverso i servizi all’area vasta per la realizzazione dell’impianto di cremazione e per la gestione delle operazioni Riorganizzazione ufficio con supporto Spezia Risorse S. p. a. 21 Più precisione nel sistema di programmazione, pianificazione e controllo di gestione. Più controllo dei servizi in appalto con possibili razionalizzazioni dei costi Controllo esteso a tutte le operazioni (marmisti) IL COMUNE RISPARMIA E MIGLIORA L’EFFICIENZA Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Completa informatizzazione dei procedimenti (compreso i pagamenti) e dematerializzazione Messa in funzione di punti informatizzati per informazioni - stampe - segnalazioni Completamento banca dati unica (frazionali, tombe famiglia, perpetui) Microchip per garantire la tracciatura del defunto APPLICHIAMO L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 22 Drone per mappatura e monitoraggio cimiteri e per rilevazione degli interventi edilizi

RIORGANIZZAZIONE ACCOGLIENZA Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 23 Con il progetto viene riorganizzato l’accesso operativo lato via del camposanto mentre quello monumentale rimane solo pedonale

Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017 24 GRAZIE