La dematerializzazione dei documenti Gestione documentale archiviazione e

La dematerializzazione dei documenti Gestione documentale, archiviazione e protocollo elettronico Forum PA - Roma 13 maggio 2005 Vincenzo Giannattasio Dell’Isola Public Sector Director

Indice • Profilo aziendale di Atos Origin • Protocollo e gestione documentale nella Pubblica Amministrazione • La soluzione JDoc • Principali referenze 2 Turning Client Vision into Results

Un gruppo internazionale Uno dei principali Information Technology service provider che offre supporto globale su tre linee di intervento: consulenza, systems integration e managed operations • Revenues totali 5, 3 mld € • Oltre 46. 000 professionisti • Presenza in 40 paesi 3 Turning Client Vision into Results

Presenza nel mondo UK 6, 500 6, 700 Francia France 12, 400 12. 600 North Nord America 1, 000 800 South Sud America 1, 300 1. 900 Spagna Spain 4, 800 4. 700 Nordic 1, 500 1. 500 Benelux 9, 300 9. 200 Europa Centrale Europe 2, 600 3. 600 Italia Italy 3, 100 3. 000 Asia/Pacifico Asia/Pacific 2, 000 2. 100 Middle East & Africa 500 Risorse totali 46. 600 5 Turning Client Vision into Results

Atos Origin in Italia Atos Origin lavora in team con il cliente per individuare insieme le soluzioni migliori e integrarle in un sistema informativo robusto ed efficace e gestito a regola d’arte grazie ad un mix bilanciato di soluzioni e servizi PSM Milano Ivrea Torino 39% Roma Napoli 61% Consulting & Systems Integration Managed Operations Palermo Giro d’affari 2003: circa 300 milioni di Euro Circa 3000 risorse Sedi: Roma, Milano, Pont Saint Martin, Torino, Ivrea, Napoli e Palermo, 6 Turning Client Vision into Results

Atos Origin: servizi e soluzioni Soluzioni ICT per mercati verticali Consulting Systems Integration Managed Operations Business e Processes Sviluppo applicativo Gestione Infrastruttura Metodologie Applications Management Telecomunicazioni Security Services Trasporti Strategia IT Change Management Settore Pubblico Servizi finanziari Energy & Utilities Program & Project management BPO 7 Network Management Media Industria Servizi Turning Client Vision into Results

I Giochi Olimpici: IT vincente per un evento su scala mondiale Atos Origin è orgogliosa d’essere stata scelta come “Worldwide Information Technology Partner” per le Olimpiadi di Salt Lake 2002, Atene 2004, Torino 2006, Pechino 2008, Vancouver 2010 e dei Giochi Olimpici del 2012 “Supportiamo la realizzazione dei Giochi Olimpici con persone, processi e competenze tecnologiche. Siamo responsabili della definizione della strategia IT, della gestione e direzione del progetto, dell’integrazione delle principali applicazioni software e della sicurezza di rete e integrità dei dati” Con un pubblico di oltre 3 miliardi di persone in tutto il mondo, questo progetto rappresenta per Atos Origin un’occasione unica per dimostrare le proprie competenze ed esperienze nella gestione di progetti complessi e a lungo termine secondo tempistiche certe 8 Vancouver 2010 Giochi Olimpici 2012 Turning Client Vision into Results

Protocollo e gestione documentale nella Pubblica Amministrazione

Contesto normativo • Validità del documento informatico Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15) “Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. ” • Gestione dei flussi documentali DPR 428/98 art. 15 punto 3 “Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di protocollo informatico” DPR 445/00 art 64 punto 2 “I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge” 10 Turning Client Vision into Results

Cosa prevede la normativa • Protocollo (Applicazione custom) – Protocollo informatizzato • Archiviazione dei documenti (DMS applicazioni custom) • Protocollo informatizzato con memorizzazione immagini • Gestione dei flussi documentali (Workflow) • Protocollo informatico integrato al sistema documentale ed alla gestione dei procedimenti 11 BPR Gestione Procedimenti Funzionalità aggiuntive Nucleo minimo Turning Client Vision into Results

BPR a supporto del cambiamento Come opportunità per un veloce reengineering dei processi e come strumento di gestione del cambiamento (formazione) Potenziale recupero di produttività, quindi di risorse Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E Initial situation Optimization of the structural organization Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E Optimization as a permanent process Result Process optimization Adaptation/reconfiguration of the IT structures 12 Turning Client Vision into Results

Dalla protocollazione alla gestione dei flussi documentali Approccio tradizionale: la protocollazione è in molte organizzazioni un processo a bassa centralità organizzativa e a basso livello di automazione Approccio Innovativo: protocollo è un processo nel sistema di gestione documentale Workflow • • Semplice registro di numeri per i documenti in ingresso Archiviazione stand-alone di documenti Escluso dai processi organizzativi Attività poco qualificante Il protocollo è un processo “strategico” nel sistema di gestione dei flussi documentali in una Organizzazione Document Management Protocollo Gestione Corrispondenza Archiviazione Posta Certificata e Firma Digitale Processi Document / Storage Management Per avere una visione globale, d’insieme della propria organizzazione dal punto di vista funzionale 15 Turning Client Vision into Results

Gli strumenti logici indispensabili per la gestione dei processi documentali sia elettronici sia cartacei sono: • • • 16 Titolario di classificazione Segnatura di protocollo Fascicoli Strumenti di ricerca dei fascicoli (repertori, basi di dati ad hoc, etc) Massimario di conservazione Tabella dei procedimenti / processi Turning Client Vision into Results

Il Sistema di gestione documentale Un sistema di gestione documentale è molto di più di un semplice archivio strutturato di file E’ un insieme consistente di dati, flussi, processi, e attori, coinvolti nel ciclo di gestione di un documento Un sistema di gestione documentale offre un ampia gamma di servizi per una completa gestione del ciclo di vita documentale APPROVAZIONE LAVORAZIONE Redazione, verifica, approvazione RICEZIONE PROTOCOLLAZIONE 18 Classificazione, Smistamento Turning Client Vision into Results

Il processo della corrispondenza in ingresso TRACCIABILITA’ Registrazione Estremi di protocollo DISTRIBUZIONE Acquisizione ottica Ufficio di Protocollo A. O. O. di Competenza U. O. R. di competenza 1° Classificazione documenti Protocollazione Assegnazione Smistamento • Regole di Classificazione • Regole di Distribuzione • Utenti, unità operative, uffici di appartenenza • Modelli, tipologie documenti • Categorie mittenti e destinatari • Stato del documento • Massimario 19 R. P. A. Base Dati Documentale Fascicolazione ASSEGNAZIONE Competenza ARCHIVIAZIONE Turning Client Vision into Results

Il processo di corrispondenza in uscita TRACCIABILITA’ Base Dati Documentale DISTRIBUZIONE Iter di rifiuto Ufficio di Protocollo U. O. R. di Competenza Ko Ko R. P. A. OK OK Protocollazione Fascicolazione Redazione Documenti ed eventuali allegati 1° livello Autorizzazione n° livello Autorizzazione Eventuale trasformazione documentale • Regole di predisposizione • Regole di autorizzazione • Regole di distribuzione • Utenti, unità operative, uffici di appartenenza • Modelli, tipologie documenti • Categorie mittenti e destinatari • Stato del documento • Massimario 20 Base Dati Documentale ARCHIVIAZIONE Iter di approvazione Destinatario Interno/Esterno Turning Client Vision into Results

Il documento elettronico La sottoscrizione • La sottoscrizione autografa di un documento ha due funzioni: – indicativa: identificazione dell’autore del documento – dichiarativa: attribuzione di responsabilità del contenuto all’autore medesimo • Le funzioni garantite dalla sottoscrizione nel caso del documento informatico oggi sono sostanzialmente riconducibili all’uso della firma digitale La conservazione • Non è possibile conservare solo il documento elettronico, ma anche la capacità di riprodurlo ed i vincoli archivistici (relazioni con altri documenti, fascicoli, . . ) 21 Turning Client Vision into Results

La conservazione sostitutiva Documento cartaceo Acquisizione documento Conservazione sostitutiva Firma elettronica Marcatura temporale Conservazione Accesso/ricerca Riversamento Distruzione originali La conservazione sostitutiva dei documenti non sempre coincide con la gestione elettronica dei documenti: • • Semplice conservazione digitale Nessuna integrazione con i processi aziendali (solo recupero e consultazione) La digitalizzazione dei documenti e la distruzione delle copie cartacee consente di abbattere i costi inerenti la gestione degli archivi: • • 22 Drastica riduzione degli spazi fisici Ricerca/accesso su archivi digitali Turning Client Vision into Results

Enterprise content management Enterprise Content Management • • Document Management (DM) Business Process Management (BPM) • Content Management (CM) • 23 – – Information Management (IM) Knowledge Management (KM) e. Collaboration e groupware Turning Client Vision into Results

l’ECM: i partner di Atos Origin Creazione Gestione Distribuzione Come per gestione più Cattura 24 Archiviazione Turning Client Vision into Results

La soluzione JDoc

Jdoc Definizione e Caratteristiche JDOC: Java Document Object Controller • • • 26 Un sistema avanzato per la gestione documentale (protocollo, workflow, gestione archivio della carta e archiviazione ottica sostitutiva) Libero da schemi e regole Altamente programmabile e personalizzabile Frutto dell’esperienza Atos Origin nell’ambito dei Sistemi di Gestione Documentale e Product Document Management (PDM) Permette di realizzare sistemi documentali, di knowledge management e PDM in tempi brevi e con investimenti contenuti Royalty Free – Nessun costo di licenze Turning Client Vision into Results

Jdoc Definizione e Caratteristiche Presentation Layer Browser standard (HTML) o stand-alone (Application) Application Server Web. Sphere, Apache/Tomcat/Jboss, . . . RDBMS Sistema Operativo • • • 27 DB 2, Oracle, SQL*Server, Post. Gres. SQL, . . . Linux, Windows, Solaris, OS/390, AIX, . . . Completamente personalizzabile grazie al pieno controllo del codice Basato al 100% su tecnologia Java Standard J 2 EE, XML e W 3 C come riferimento Turning Client Vision into Results

L’architettura software 28 Turning Client Vision into Results

Principali referenze

Ministero della Difesa Protocollo e Gestione Documentale Obiettivi • • • Miglioramento dell’efficienza interna e delle comunicazioni inter, intra-ente adottando un sistema unico di protocollo a norma CNIPA Razionalizzazione della condivisione e dell’accesso ai documenti cartacei ed elettronici trattati nell’ambito dell’Amministrazione Difesa, tramite informatizzazione dei flussi documentali Implementazione di un sistema di workflow per il tracciamento e lo snellimento dei processi di lavorazione dei documenti La Soluzione • • TELEDIFE è l’ufficio che svolge attività di Procurement per tutto il Ministero della DIFESA. I clineti finali del progetto sono tutti quelli citati nel bando di gara istituito per questo progetto (cfr. Bando. . . ) 30 • • Sistema di protocollazione e gestione dei documenti cartacei ed elettronici interamente sviluppato su prodotto (JDoc) proprietario AO, basato su Java/XML, ed offerto in licenza Open. Source a TELEDIFE Sistema di Work. Flow personalizzabile dall’utente in base alle proprie esigenze ed integrato con il sistema documentale Fornitura di Hw e Sw di base Servizio di Help Desk e garanzia di 36 mesi I Risultati • Un sistema completo e scalabile per la protocollazione e gestione efficiente dei procedimenti amministrativi Turning Client Vision into Results

Ministero della Giustizia Corte Suprema di Cassazione - NIF Obiettivi • • Creare un sistema informativo per reperire le informazioni contenute nella raccolta delle leggi italiane dal 1870 ad oggi Rendere pubblico a tutti i cittadini le leggi italiane La Soluzione • • • Il CENTRO ELETTRONICO DI DOCUMENTAZIONE della Corte Suprema di Cassazione offre un servizio di consultazione telematica di testi di interesse giuridico raccolti e organizzati in apposite banche dati on-line (30 archivi per oltre 4 milioni di documenti). 32 Analisi, progettazione, realizzazione, fornitura e avvio del software applicativo NIF (Nuovo Italgiure-Find) Predisposizione della infrastruttura tecnologica Fornitura, installazione e avvio della stazione di monitoraggio e controllo Costituzione di un centro di manutenzione e sviluppo Costituzione di una struttura di help-desk I Risultati • • Divulgazione e accessibilità per tutti i cittadini alla conoscenza delle leggi italiane, utilizzando strumenti di estrema facilità e di immediata comprensione. Servizio capace di colloquiare con tuti gli utenti cui il servizio è destinato: cittadini, professionisti, funzionari e personale della pubblica amministrazione. Turning Client Vision into Results

Presidenza del Consiglio dei Ministri Dip. della Funzione Pubblica Sistema Informativo di Protocollo e Archiviazione Obiettivi • • Sviluppare un sistema per la gestione efficace ed informatizzata della documentazione nel rispetto delle normative vigenti in materia Strutturare il flusso di informazione, sia all’interno sia all’esterno La Soluzione • • Il Dipartimento della Funzione Pubblica fa parte della Presidenza del Consiglio dei Ministri e si occupa di coordinare, indirizzare e promuovere iniziative che riguardano il funzionamento e l’organizzazione delle pubbliche amministrazioni e del loro personale. 33 Soluzione tecnica web-based indipendente da piattaforme hw-sw e conforme alla normativa CNIPA Architettura a 3 livelli, Java, RMI Oracle I Risultati • La soluzione consente: • • • Gestione protocollazione in uscita e in entrata Gestione classificazione e fascicolazione Gestione dei procedimenti Realizzazione del Protocollo (DPR n. 428/98) Gestione del Work. Flow cooperativo delle attività Realizzazione di interfacce verso sistemi esterni Turning Client Vision into Results

Banca D’Italia CKM Document Management Obiettivi • • • Adozione dell’infrastruttura Intranet per assicurare una gestione flessibile, scalabile e facilmente manutenibile Creare un ambiente di lavoro di facile uso ed intuitivo Estensione alle filiali dell’ambiente Collaborative Knowledge Management La Soluzione • Applicazione web based a tre livelli basata su Docs. Fusion di Hummingbird I Risultati Banca D’Italia è la banca centrale italiana. Si occupa di emissione, vigilanza creditizia e finanziaria, supervisione dei mercati, tutela della concorrenza sul mercato del credito, analisi, ricerca e studio in materia economica e istituzionale e congiuntamente con la Banca centrale europea, di sorveglianza sui sistemi di pagamento. 35 • • • Realizzazione di un sistema documentale e workflow su intranet Gestione del flusso documentale cartaceo in arrivo e in uscita Gestione del flusso documentale elettronico in arrivo e in uscita Gestione flusso documentale telex Gestione archivio di deposito Turning Client Vision into Results

Grazie per l’attenzione Vincenzo Giannattasio Dell’Isola Public Sector Director Atos Origin Italia S. p. A. Via Riccardo Morandi, 32 00050 Roma (RM) Tel. +39 06 8307 4314 Fax. +39 06 8307 4200 Mob+39 348 2511762 vincenzo. giannattasio@atosorigin. com 38 Turning Client Vision into Results