IL CONTROLLO di GESTIONE Controllo budgetario budgetary control

IL CONTROLLO di GESTIONE Controllo budgetario (budgetary control)

Premessa sul “Controllo di gestione” L’ammodernamento dei processi di produzione e di scambio, l’ampliamento delle dimensioni aziendali, la presenza di una concorrenza sempre più agguerrita, sono le principali cause che hanno imposto l’affermarsi dei processi di controllo di gestione. L’imprenditore ha dovuto, infatti, instaurare procedure di autoanalisi economica e finanziaria (oltre che tecnica), e processi di pianificazione e programmazione della propria attività. Il Controllo di Gestione, in particolare, è quel complesso meccanismo che permette di tenere sotto controllo l'andamento dell'impresa attraverso una semplice ma completa rappresentazione dei dati. Realizzare il “controllo di gestione”, gestione in pratica, vuol dire tenere sotto controllo l'andamento aziendale usando i dati giusti al momento giusto (con tutti gli elementi che individuano i centri di costo e di ricavo, i processi e le responsabilità aziendali): il tutto da interpretare secondo procedure prestabilite per non lasciare nulla al caso o, peggio ancora, alle "sensazioni".

Concetto di “Controllo di gestione” Il controllo di gestione può essere inteso come un “insieme di tecniche e strumenti quantitativi finalizzati al miglioramento del processo decisorio o come strumento di autocontrollo direzionale”. Nella funzione del controllo di gestione troviamo un insieme di attività con le quali la direzione aziendale, anche attraverso l’utilizzo di strumenti contabili, rileva se la gestione si stia svolgendo secondo “criteri di economicità”. Tecnicamente il controllo di gestione è l’insieme degli strumenti che consentono all’imprenditore o al personale manageriale di focalizzare l’attenzione su quegli indicatori e quei dati necessari a gestire l’azienda in modo razionale, con lo scopo di ottenere informazioni precise sui costi, profitti, ricavi e investimenti imputabili ad ogni “centro di responsabilità”. L’insieme delle attività, originate da esigenze di controllo, consiste nella definizione di programmi, strumenti e modalità per la verifica degli stessi, e di interventi correttivi in caso di disfunzioni.

STRUMENTI CONTABILI DEL CONTROLLO DI GESTIONE Il CONTROLLO DI GESTIONE, GESTIONE quale processo decisionale, utilizza strumenti tecnico-contabili, riferibili principalmente al sistema informativo per il controllo economico-finanziario (essenzialmente la contabilità per la direzione, direzione senza sottovalutare le informazioni che possono derivare dalla CO. GE e dal relativo Bilancio d’esercizio). Gli STRUMENTI TECNICO-CONTABILI DEL CONTROLLO DI GESTIONE, in sostanza, sono i seguenti: a) Contabilità generale, bilancio ed analisi per indici e per flussi; b) Contabilità analitica; c) Budget; d) Reporting. Mediante tali tecniche si otterranno: n conoscenza dei costi di prodotto, fase, settore, ecc. ; n Conoscenza delle efficienze settoriali; n Valutazione sul perseguimento di obiettivi generali; n Paragone con altre imprese dello stesso settore; n Conoscenza dei margini di contribuzione.

Premessa sul controllo di gestione mediante il budget (controllo budgetario) Nelle aziende di maggiori dimensione il CONTROLLO DI GESTIONE viene realizzato principalmente mediante il budget (budgetary control). Il controllo budgetario è una particolare metodologia di controllo di gestione che si fonda sull’adozione dei budget come strumento per la programmazione dell’attività aziendale e sul continuo raffronto fra i dati preventivati e le concrete realizzazioni, allo scopo di individuare le eventuali deviazioni, di ricercare le cause e di predisporre gli opportuni “interventi correttivi”. Il budgetary control, control cioè il “controllo della gestione attuato con il budget” budget , richiede una procedura di preparazione, di approvazione e di esecuzione del budget assai complessa che prevede l’avvio negli ultimi mesi dell’anno precedente a quello a cui si riferisce la programmazione, per proseguire poi durante tutto l’esercizio. (vedi schema del controllo budgetario) budgetario La tecnica di analisi dei risultati conseguiti dall’azienda (rispetto agli obiettivi di budget prefissati) comprendente anche lo studio della azioni correttive necessarie alla rimozione delle inefficienze che impediscono il raggiungimento degli obiettivi stessi. Le verifiche degli scostamenti tra dati preventivi e dati consuntivi in questo ambito deve essere frequente, di solito mensile, in modo da definire tempestivamente le aree in cui si sono manifestate delle inefficienze; le azioni correttive conseguenti devono essere immediate in modo da neutralizzare i divari riscontrati al budget. I metodi per realizzare questa tecnica non sono contabili in quanto utilizzano schemi, schemi tabelle, tabulati, grafici, ecc.

Costi-benefici del controllo budgetario L’onere (cioè i costi) del “budgetary control” control è rilevante in quanto comporta un appesantimento della struttura aziendale, l’istituzione di un apposito organo permanente (l’ufficio budget e pianificazione), una certa burocratizzazione del lavoro amministrativo, la disponibilità di hardware e software appropriati. Il controllo budgetario (budgetary control) in base agli standard (costi standard) ha, pertanto, costi molto elevati, elevati per cui, prima di attivare questo tipo di “controllo di gestione”, occorre effettuare un’accurata analisi dei relativi costi-benefici. Dall’analisi costi-benefici risulta, generalmente, che: n n soltanto dimensioni aziendali di un certo rilievo rendono conveniente l’adozione di questo strumento (budgetary control basato sui costi standard), mentre le aziende di piccole dimensioni dovranno limitarsi a programmare la gestione sulla base dei “costi stimati”. In seguito, ci soffermeremo solo sul CONTROLLO BUDGETARIO

L‘attuazione del controllo di gestione attraverso il Budget I budget operativi rappresentano strumenti fondamentali dell’attività decisionale; essi, infatti, permettono alla Direzione aziendale di controllare costantemente lo svolgimento della gestione, in quanto: 1) specificano in modo dettagliato le operazioni che devono essere compiute per il raggiungimento degli obiettivi prefissati; 2) attuano il “controllo di gestione” perché consentono: a) l’accertamento della corrispondenza tra le operazioni programmate e quelle eseguite (fase di riscontro); b) la predispostone delle azioni correttive, necessarie per ricondurre il sistema delle operazioni gestionali sulla traiettoria programmata, eliminando le possibili deviazioni derivanti da eventi perturbatori (fase di controllo operativo). Alla programmazione, come sappiamo, segue la gestione, che comporta la rilevazione, in CO. GE. e in COA, dei dati riguardanti i fatti amministrativi. A consuntivo, poi, è possibile individuare le differenze fra i dati previsti e quelli effettivi (scostamenti) e indagare sulle cause che le hanno determinate, allo scopo di attivare le necessaria azioni correttive (controllo a consuntivo). In entrambi i casi, il budget rappresenta uno strumento di fondamentale importanza per individuare e correggere (ex post) o evitare (ex ante) gli scostamenti. Tale controllo (e azione correttiva) può avvenire: n n Per retroazione (feedback), feedback Per preazione (feedforward)

Realizzazione del Controllo budgetario Le aziende, come già detto, al momento della pianificazione strategica, specificano nel budget gli “obiettivi” obiettivi da conseguire nell’esercizio successivo. Nel corso di tale esercizio, tuttavia, possono verificarsi situazioni che non permettono di raggiungere tali obiettivi: risulta pertanto necessario intraprendere azioni correttive che consentano di ripristinare le condizioni di efficienza ed efficacia. A tale fine, le aziende svolgono sistematicamente un’attività di controllo che permette di monitorare, in periodi infrannuali, il grado di conseguimento degli obiettivi posti nel budget e che, in caso di risultati insoddisfacenti, induce le unità organizzative responsabili a intraprendere delle azioni necessarie per riallineare i risultati a consuntivo con quelli previsti.

Controllo budgetario: in concreto Il controllo budgetario (di gestione) si realizza nel seguente modo: A. Il controllo e i centri di responsabilità, responsabilità B. Il controllo e il reporting C. Il controllo e l’analisi degli scostamenti,