CENTRO DI GESTIONE DOCUMENTALE Roma via Osvaldo Licini

CENTRO DI GESTIONE DOCUMENTALE Roma - via Osvaldo Licini, 12 Dicembre 2013

Premessa Il Centro di Gestione Documentale dell’Agenzia delle Entrate è una struttura deputata alla conservazione e gestione del proprio patrimonio documentario e alla ricerca e al reperimento e invio degli atti. Tale attività prevede il progressivo trasferimento degli archivi delle strutture territoriali dell’Agenzia presso un unico deposito d’archivio sito in Roma, organizzato e gestito secondo standard e procedure condivise a livello nazionale.

I nostri servizi

Attualmente il Centro di Gestione Documentale offre alle proprie strutture territoriali i seguenti servizi: • Analisi delle tipologie documentali custodite presso gli archivi • Normalizzazione delle voci di descrizione e realizzazione di un piano di codifica standard • Trasferimento fisico degli atti (con ausilio di una ditta esterna) • Posizionamento, conservazione e manutenzione del materiale presso il CGD (scatola) • Acquisizione ottica del materiale (faldone) e relativa codifica informatizzata (data entry) • Assistenza informatica per l’inserimento dei dati e l’aggiornamento delle banche dati centrali • Attività di ricerca, reperimento e invio degli atti • Attività di selezione e scarto dei documenti

La struttura La sede del CGD dell’Agenzia delle Entrate è situata a Roma in via O. Licini 12 (zona La Rustica). Il nuovo complesso immobiliare è costituito da 5 fabbricati destinati a depositi d’archivio e da una palazzina uffici.

Gli uffici I depositi

Gli uffici sono dotati di un’ampia sala con 18 postazioni informatiche, per riunioni ed eventuali corsi di formazione. Attigue agli uffici ci sono le sale tecniche: control room, sala server e area lavorazioni.

I Depositi

I Depositi: Caratteristiche Tecniche I 5 edifici destinati a depositi, corrispondenti a circa 50. 000 m 2 sono dotati di tutti gli impianti necessari a garantire la sicurezza e la buona conservazione del materiale immagazzinato (compartimentazione dei locali, impianti di rilevamento e spegnimento automatico e sistemi di evacuazione del fumo e del calore, impianti di riscaldamento, condizionamento e ventilazione). I locali, forniti di buona illuminazione diurna e notturna , garantiscono condizioni operative ottimali I depositi sono così suddivisi : 4 in tre comparti e 1 in quattro con tre livelli di scaffalature ognuno. Ogni deposito è provvisto di: • una banchina esterna per lo scarico e carico del materiale in transito • Un locale uso ufficio per lavorazioni interne • 2 Montacarichi ogni comparto • Servizi igienici

I Depositi: Caratteristiche Tecniche I Corridoi Ogni comparto è diviso in corridoi e in celle (ubicazioni) che costituiscono le unità base per l’individuazione del materiale conservato

Depositi: Caratteristiche Tecniche Le Celle I depositi sono dimensionati per contenere circa 25000 celle aventi le seguenti dimensioni: cm 206 x 100 x 67 (h). In ogni cella possono essere conservate 20 scatole, aventi le seguenti dimensioni: cm 38 x 47 x 32 (h) disposte su 2 livelli.

Servizi: Le macroattività I servizi forniti dal CGD possono essere divisi in 3 macroattività: 1. 2. 3. Attività di trasferimento Attività di Data Entry Attività di Ricerca Atti

Il “barcode” L’elemento essenziale utilizzato nel processo di trasferimento e successivo reperimento delle unità d’archivio (faldone/fascicoli) in contenitori standard (scatole) è il codice a barre. I codici a barre vengono generati da un apposito programma e attualmente stampati presso la Struttura centrale e distribuiti agli uffici. Essi servono esclusivamente ad identificare in maniera univoca gli oggetti trasferiti, ma non rappresentano una transcodifica logica delle informazioni archivistiche. L’unico codice a barre “parlante” è quello indicato con “U” che permette il posizionamento del materiale nelle ubicazione e il successivo prelievo dei documenti. L’Agenzia delle Entrate utilizza un software specifico dedicato al riconoscimento dei barcode Formato del Bar. Code in uso Lo standard è il Code 39 La lunghezza totale è di 10 byte

1. TRASFERIMENTO Comprende tutte quelle operazioni propedeutiche e necessarie al trasferimento dall’ufficio “versante” al CGD: • • Verifica delle tipologie documentarie Etichettatura dei faldoni Preparazione delle scatole Associazione codici “X” faldone al codice “S” scatola tramite lettore ottico Acquisizione fotografica dei faldoni Composizione dei bancali Carico dei camion Invio dei dati di trasferimento al CGD Materiale necessario: Etichette X-S fornite dal CGD, Scatole fornite dal CGD, Lettori ottici PDA forniti dal CGD, Fotocamera digitale Stativo fotografico

Codifica Standard • Sulla base dei criteri di archiviazione e conservazione degli atti già in uso presso gli uffici dell’Agenzia, sono state scelte alcune voci primarie che, garantendo una descrizione univoca degli stessi, fornissero i criteri standard di accesso alla documentazione. • La normalizzazione di tali criteri ha portato alla stesura di un Piano di codifica standard valido e condiviso a livello nazionale. Le voci di codifica così strutturate sono diventate chiavi di indicizzazione e ricerca degli atti anche nelle fasi di descrizione identificativa e consultazione

Preparazione faldoni presso gli Uffici

Verifica omogeneità delle serie

Creazione delle associazioni

Acquisizione digitale delle immagini

Aggiornamento banche dati

I Controlli

Preparazione dei bancali presso gli Uffici

Arrivo presso i Depositi

Tipi di barcode e regole di archiviazione POSIZIONE DI ARCHIVIO D 010989781 D 010989781 D 010989781 S - SCATOLE D 010989781 X- FALDONI C - CARTELLINE D - DOCUMENTI

Codifica descrittiva 2. DATA ENTRY Gli uffici che hanno trasferito i propri atti al CGD procedono alla loro codifica cioè all’inserimento nel sistema informativo delle voci di descrizione necessarie per le successive richieste. Per tale operazione il CGD rilascia le necessarie e abilitazioni al personale che gli uffici hanno precedentemente indicato attraverso il modello apposito. La codifica dei documenti si basa sull’inserimento, secondo standard approvati e condivisi delle voci di codifica( o chiavi di ricerca) precedentemente concordate per ogni tipologia documentaria. Terminata la fase di inserimento e lavorazione dei dati il CGD comunica agli uffici la possibilità di richiedere gli atti Materiale necessario: I responsabili del CGD forniscono il Manuale del Data Entry e il Kit per l’installazione.

Esempi di Codifica Standard Estratto del piano Dettagli

Esempi di codifica standard Dettaglio piano di codifica Acquisizione informatica

3. RICERCA ATTI Gli uffici richiedono al CGD l’abilitazione per il programma di ricerca in uso presso il sistema archivistico nazionale utilizzando l’apposito modello. Il personale autorizzato accede al programma di ricerca documenti e può richiedere gli atti di propria competenza prenotandoli direttamente in modalità web. Presso il CGD verificata l’esistenza dell’atto richiesto all’interno del faldone si procede alla sua scansione ottica e al suo invio per posta elettronica. Ogni atto scansionato viene successivamente codificato e archiviato su supporto ottico costituendo progressivamente un archivio elettronico on demand per ulteriori richieste. Materiale necessario I responsabili del CGD forniscono all’Ufficio il Manuale di Logon. Net Ricerche.

Richiesta, ricerca ed invio documenti E’ possibile ricercare e prenotare i documenti in modalità WEB direttamente dagli uffici che li hanno trasferiti al CGD.

La griglia risultante dalle condizioni impostate riporta in Colonna tutte le voci di filtro inserite; si può avviare la ricerca.

La stringa mostra i barcode X, S, U, relativi all’oggetto cercato e ne permette il reperimento fisico.

Modalità di richiesta elettronica dei documenti

Evasione delle richieste Il personale del Centro di Gestione Documentale provvede: • alla ricerca in archivio della pratica richiesta • alla scansione e all’invio della copia elettronica del documento richiesto alla casella di posta istituzionale indicata • alla conservazione e indicizzazione su supporto ottico, delle copie inviate • all’invio in formato cartaceo, quando richiesto, del documento originale • al riposizionamento in archivio delle pratiche lavorate

Processo sperimentale di archiviazione elettronica “on demand” I documenti, inviati in formato elettronico, risiedono in un archivio digitale integrabile con il più generale sistema di gestione documentale dell’Agenzia.

Alcuni dati Percentuale di Uffici trasferiti presso il CGD sul totale degli Uffici delle Direzioni Regionali. 100% 92% 100% 82% 90% 70% 85% 71% 69% 66% 62% 57% 60% 100% 82% 73% 80% 100% 50% 50% 39% 40% 30% 20% 10% 0% 0% AN A TR EN TO U VA M BR LL E IA D 'A O ST A VE N ET O IA SC C IL TO SI EG N A A LI D G PU R SA PI EM O LI N TE SE E O R C H M M BA AR D IA IA R U M A O ZI LI G LO EZ N VE LA IU LI IA O R IA IL LI FR IU EM G AG N A IA M PA R AM C AB AL C N IA O N A LZ A AT BO SI BA AB R U LI C ZZ O 0%

Numero totale di richieste documenti: 76. 842

Esito delle ricerche degli atti richieste rich. in in anomalia lavorazione 0, 47% 3, 45% richieste evase 96, 08% Chart Title

Tipologie di atti richiesti IVA II. DD. 2%Tipologie 2% atti richiesti Successioni Atti registro 45% Successioni IVA 51% II. DD.

Stato di riempimento dei depositi