La dematerializzazione dei documenti amministrativi Prof Pierluigi Ridolfi

La dematerializzazione dei documenti amministrativi Prof. Pierluigi Ridolfi Componente CNIPA Presidente del Gd. L interministeriale per la dematerializzazione Convegno Infocamere Roma – 4 aprile 2006

Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale Amministrazioni coinvolte § Innovazione e Tecnologie § Presidenza del Consiglio dei Ministri § Beni e Attività Culturali § Funzione Pubblica § Interno § Giustizia § Economia e Finanze § Salute § Lavoro e Politiche Sociali § CNIPA 2

Obiettivi individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente 3

Grandi temi evitare la produzione di nuova carta eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale” ottenere risparmi diretti (carta, spazi, . . . ) attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, . . . ) ottenere benefici immediati e tangibili per il cittadino 4

Modus operandi del Gd. L esame della normativa e delle prassi vigenti audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo 5

Prime considerazioni complessità della problematica superiore al previsto prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche vastità della casistica “facilismo” nell’individuare soluzioni 6

Punti di forza il corpus normativo è pressoché completo le soluzioni tecniche sono adeguate § firma digitale § e-mail e PEC § archiviazione elettronica § protocollo e standard di interoperabilità § fatturazione elettronica ci sono già esperienze concrete la macchina è partita ma …. 7

Criticità alcune difficoltà interpretative delle norme carenza di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici scarsa usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e per la gestione dei documenti firmati scarsa fiducia nella e-mail per la trasmissione formale di documenti difficoltà di “esibizione” e ritrosia all’accettazione del documento informatico scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo 8

Opportunità per eliminare il cartaceo esistente processi qualificati per la trasposizione in formato digitale o per il riversamento attuazione delle pratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari) approfondimento degli aspetti tecnologici connessi alla conservazione permanente riduzione dei tempi di deposito obbligatorio 9

Opportunità per limitare la produzione cartacea linee guida semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta § § cartelle archiviazione personalizzata uniforme attivazione dei procedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie § § promozione dei documenti informatici nativi gestione integrata del ciclo di vita del documento comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni diffusione della firma digitale convincere gli incerti 10

Libro Bianco prima pietra miliare della dematerializzazione stato dell’arte nei diversi ambiti pubblici e privati evidenza delle criticità che sussistono disamina delle opportunità: § per eliminare la carta esistente § per limitare la produzione di documenti cartacei 11

Azioni del Gruppo di Lavoro istituiti dieci tavoli tecnici – 100 soggetti coinvolti § § per l’approfondimento di tematiche specifiche per la partecipazione e la disseminazione di un atteggiamento propositivo Tavoli trasversali § norme, tecnologie, azioni di promozione, ruolo del responsabile della conservazione Tavoli verticali § documentazione bancaria, della salute, tributaria, del lavoro 12

Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO T 1 Conservazione sostitutiva dei documenti T 2 Aspetti tecnologici della conservazione permanente T 3 Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni COORDINATORE AMMINISTR. Maria Grazia Pastura Beni Culturali Silvio Salza Università Roma 1 Anna Petrucci Innovazione 13

Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO COORDINATORE T 4 Riduzione dei tempi di Luciano conservazione dei Cannerozzi de documenti amministrativi Grazia T 5 Figura del Responsabile della conservazione T 6 Iniziative di incentivazione AMMINISTR. Funzione Pubblica Mirella Casini Schaerf CNIPA Elio Gullo Funzione Pubblica 14

Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR. V 1 Documentazione Enrico De Giovanni Innovazione V 2 Documentazione Walter Bergamaschi Sanità V 3 Documentazione a fini Paolo Puglisi Economia e Finanze Gaetano Arella Lavoro bancaria sanitaria tributari V 4 Documentazione del lavoro 15

Grandi progetti - 1 Progetto “lotta agli sprechi” § cedolino elettronico dei dipendenti pubblici Progetto “@P@” § 30 progetti finanziati per la diffusione della Posta Elettronica Progetto “protocollo in ASP” Progetti di razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi 16

Grandi progetti - 2 Dematerializzazione alla fonte (Poste) § § § studi di fattibilità completati sperimentazioni pianificate convenzioni (comma 51 Fin. 2005) Dematerializzazione bollettini postali (Poste) § § § 600 milioni di pezzi/anno sistema pronto a partire legittimazione normativa (comma 51 Fin. 2005) 17

Comma 51 finanziaria Al fine di semplificare le procedure amministrative delle pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell’ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l’integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l’integrità legale del contenuto, la marca temporale e l’identità dell’ente certificatore che presidia il processo. 18

Comma 51 finanziaria modificato Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, anche i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo dei documenti di cui al presente comma, generate mediante l’impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la conformità all’originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio. 19

Prossime azioni Attività di stimolo e informazione Libro Bianco 2 § risultati dei Tavoli Tecnici § indicazioni, suggerimenti e prospettive § pubblicazione a luglio Proposte al nuovo governo 20

Alcuni numeri Documenti protocollati nelle PAC (anno 2004 - dati su 61 amministrazioni – 700. 000 dipendenti) § § 110 milioni di documenti § § 50. 000 addetti alla gestione in 19. 000 uffici 160 milioni di protocolli, 147 milioni di archiviazioni costo stimato: 3 mld (27 euro/doc) Gestione del documento “fattura” § § 2, 8 miliardi di fatture/anno di cui 1, 4 miliardi B 2 B costo di gestione documentale 7 euro/fattura costo stimato: 10 miliardi / anno 21

Costi del documento cartaceo costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL costi diretti e indiretti § preparazione, trasmissione, classificazione, conservazione 80% costi di personale § archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, personale di segreteria, operatori di sportello 20% costi diretti § gestione dei locali, costi di spedizione, materiali 22