KOMENDA GWNA PASTWOWEJ STRAY POARNEJ Sekcja Archiwum Komendy

KOMENDA GŁÓWNA PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ Sekcja Archiwum Komendy Głównej WARSZTATY ARCHIWALNE „Archiwizacja dokumentacji w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej” Warszawa, 21. 09. 2016 r.

Obowiązujące akty prawne Ø Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2015, poz. 1446, 566 i 978); Ø Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015, poz. 1743);

Ø Zarządzenie Nr 23 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 października 2015 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz. Urz. Min. SW 44).

Ø Decyzja Nr 17 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 kwietnia 2009 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP Nr 1, poz. 13).

Ø Instrukcja określa szczegółowe zasady postępowania z jawnymi i niejawnymi materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, gromadzonymi w archiwach zakładowych jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej oraz zakres działania tych archiwów. Ø W szczególności instrukcja reguluje zasady i tryb: • przejmowania dokumentacji powstałej w toku działania jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej przez archiwa zakładowe Państwowej Straży Pożarnej,

• gromadzenia, zabezpieczenia i konserwacji dokumentacji przez właściwe archiwa, • kwalifikowania i klasyfikowania akt, • porządkowania i ewidencjonowania zasobu archiwalnego, • brakowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, • udostępniania akt (dokumentacji), • przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (innych archiwów).

Ø Zarządzenie Nr 21 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 25 stycznia 2013 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. MSW Nr 3, poz. 27).

Archiwa wyodrębnione Ø Działalność archiwalną w Państwowej Straży Pożarnej prowadzi sieć archiwów zakładowych, którą tworzą: 1) archiwa komend wojewódzkich Państwowej Straży Pożarnej, 2) archiwa komend powiatowych (miejskich) Państwowej 3) 4) 5) 6) Straży Pożarnej, archiwum Centralnej Szkoły Państwowej Straży Pożarnej, archiwa szkół aspirantów Państwowej Straży Pożarnej, archiwum Szkoły Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej, archiwum Centralnego Muzeum Pożarnictwa.

Ø Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej lub osoba przez niego upoważniona sprawuje nadzór nad działalnością archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej. Ø Za funkcjonowanie archiwów w poszczególnych jednostkach organizacyjnych odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek.

Podział akt na kategorie archiwalne Ø Dokumentacje powstałą w toku działalności jednostki organizacyjnej, dzieli się na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, na następujące kategorie archiwalne: materiały archiwalne (kategoria „A”), dokumentację niearchiwalną (kategoria „B”).

Porównanie „A” materiały archiwalne „B” dokumentacja niearchiwalna 1. Mają wartość historyczną. 1. Nie ma wartości historycznej. 2. Przechowywane są wieczyście przez 50 lat w archiwach wyodrębnionym a następnie przekazywane są na wieczyste przechowywanie do archiwum państwowego. 2. Przechowywana jest tylko przez okres wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i ma jedynie czasową praktyczną wartość dla jej wytwórcy.

„A” materiały archiwalne „B” dokumentacja niearchiwalna 3. Nie mogą być brakowane. 3. Może być brakowana. 4. Znajdują się tylko w niedużej części ważnych dla życia publicznego i gospodarki narodowej jednostkach organizacyjnych – organach władzy i urzędach administracji publicznej. 4. W każdej instytucji 5. Stanowią ok. 10 -20% całości dokumentacji. 5. Stanowi około 80 -90% całości dokumentacji.

6. „A” materiały archiwalne „B” dokumentacja niearchiwalna Obejmują dokumentację najważniejszą. 6. Obejmują wszelką dokumentację. 7. Podlega kontroli. 8. Podlega ochronie prawnej (jej niszczenie, utrata lub uszkodzenie przed upływem obowiązujących okresów zagrożone jest również sankcją karną). 7. Podlega kontroli. 8. Podlegają ochronie prawnej.

Ø W uzasadnionych sytuacjach materiały kategorii „B” mogą być przekwalifikowane na kategorię „A” lub może być wydłużony okres ich przechowywania. Ø Decyzję w sprawie zmiany kategorii z „B” na kategorię „A” lub wydłużenie okresu przechowywania akt kategorii „B” podejmują kierujący pracą archiwów lub kierownicy jednostek, w których zostały wytworzone. Ø Nie dopuszcza się przekwalifikowania akt kategorii „A” na kategorię „B” oraz obniżania okresu przechowywania akt kategorii „B”.

Przejmowanie akt przez archiwa Ø Każdego roku archiwa jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej przejmują akta z komórek organizacyjnych danej jednostki. Przejęciu podlegają wszystkie akta spraw zakończonych najpóźniej po dwóch latach licząc od pierwszego stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy przez komórkę organizacyjną. Ø Archiwa zobowiązane są do udzielenia instruktażu osobom przygotowującym akta do przekazania. Instruktaż dotyczy trybu i metod porządkowania oraz ewidencjonowania akt podlegających przekazaniu.

Uporządkowanie materiałów archiwalnych Archiwa przejmują akta jedynie w stanie uporządkowanym i kompletnymi rocznikami. Przez uporządkowanie rozumie się: Ø zgrupowanie akt spraw w teczkach założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a zatem zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną,

Ø wydzielenie akt kategorii „B” z teczek zawierających akta kategorii „A”. Przykładowo: jeżeli teczka zawiera sprawozdania, to usuwamy z niej cząstkowe opracowania czy duplikaty i pozostawiamy tylko sprawozdania. Nie wolno łączyć w jednej teczce akt o różnych symbolach klasyfikacyjnych i różnych kategoriach archiwalnych, jeżeli pismo niejawne posiada kartę zapoznania z dokumentem, to kartę tę należy dołączyć do pisma w teczce,

Ø wydzielenie: – dokumentów i pism stanowiących akta kategorii „BC”, – wtórników oraz kopii akt przekazanych do archiwum, Ø sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ chronologiczny, a zatem od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie, Ø usunięcie wszelkich części metalowych z teczek akt (spinacze, zszywki, itp. ) oraz części plastikowych (koszulki, okładki, itp. ),

Ø ponumerowanie (paginowanie) zapisanych stron (ołówkiem w prawym górnym rogu). Jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, to strony w każdym tomie należy numerować oddzielnie. Zdjęcia, fotografie i inne materiały ilustrowane traktuje się jak karty, Ø akta w teczce powinny być zszyte,

Ø dołączenie spisów spraw lub spisu dokumentów niejawnych zawartych w teczce, Ø dołączenie karty kontrolnej (wykaz osób korzystających z teczki), Ø opisanie teczek. ZADANIE 1

Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej Ø zgrupowanie akt spraw w teczkach założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a zatem zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną, Ø wydzielenie: – dokumentów i pism stanowiących akta kategorii „BC”, – wtórników oraz kopii akt przekazanych do archiwum,

Ø sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ chronologiczny, a zatem od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie, Ø usunięcie wszelkich części metalowych z teczek akt (spinacze, zszywki, itp. ) oraz części plastikowych (koszulki, okładki, itp. ), Ø opisanie teczek. ZADANIE 2

Teczkom należy nadać układ zgodny z kolejnością symboli klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt, a w obrębie tego samego symbolu teczkom nadaje się układ chronologiczny. Wymienione wyżej czynności spoczywają na komórkach organizacyjnych, które przekazują akta do archiwum zakładowego.

Ø Akta archiwum przejmuje na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje czytelnie osoba przekazująca i przejmująca akta z podaniem daty przekazania. Ø W spisie zdawczo-odbiorczym kategorii „A” - jedna pozycja spisu to jedna teczka aktowa (także dla akt osobowych). ZADANIE 3 i 4

Ø Przekazywanie dokumentacji między poszczególnymi archiwami Państwowej Straży Pożarnej może nastąpić wyłącznie na podstawie protokołu przekazania akt i spisu akt przekazywanych przez daną jednostkę organizacyjną, za zgodą archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

Ewidencja zasobu archiwalnego Ø Ewidencję archiwalną stanowią: spisy zdawczo-odbiorcze akt, które rejestruje się w kolejności wpływu i nadaje się im kolejny numer zgodnie z wykazem spisów zdawczo-odbiorczych, jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w kolejności numerów z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, drugi egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w teczkach prowadzonych oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej,

rejestr (wykaz) spisów zdawczo-odbiorczych, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, karty udostępnienia akt, spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego. ZADANIE 5

Ø Spisom zdawczo-odbiorczym nie można nadawać numerów w obrębie każdego roku kalendarzowego, kategorii archiwalnej „A” i „B” czy komórki organizacyjnej. Numeracja spisów musi być ciągła od pierwszego, który wpłynął do archiwum do ostatniego przyjmowanego w roku bieżącym. Ø Kartom udostępniania akt nadaje się w ciągu roku kolejne numery bieżące, według których są przechowywane przez dwa lata licząc od daty zwrotu akt dla akt jawnych a przez dwadzieścia lat dla akt tajnych, a następnie brakowane.

Ø Archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej prowadzi centralną ewidencję zasobu archiwalnego podległych jednostek organizacyjnych. Ø Archiwa szczebla terenowego zobowiązane są przekazywać do archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych (kat. „A”) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kat. „B”).

Brakowanie akt Ø Brakowanie akt powinno odbywać się systematycznie. Ø Brakowanie akt polega na wydzieleniu z zasobu archiwalnego akt kategorii „B”, których termin przechowywania już minął, w celu przekazania ich na przemiał (na zniszczenie). Brakowaniu podlegają wyłącznie akta kategorii ”B”. Ø Brakowania dokonuje się po dniu 1 stycznia roku następnego po roku, w którym wygasa obowiązek przechowywania akt kategorii „B”.

Brakowanie akt kategorii „B” Ø Czynności związane z brakowaniem akt kategorii „B” polegają na: • ocenie wartości archiwalnej akt podlegających brakowaniu oraz sporządzeniu spisu wydzielonej dokumentacji proponowanej do zniszczenia, • przekazaniu spisu dokumentacji niearchiwalnej, kierownikom komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu, w celu zgłoszenia uwag i wniosków w określonym przez komisję terminie, ZADANIE 6

• sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, • sporządzeniu protokołu z ekspertyzy (dotyczy dokumentacji kategorii „BE”), • wystąpieniu z wnioskiem o wydanie zezwolenia jednorazowego na brakowanie. ZADANIE 7 i 8

Ø Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” i „BE” przez jednostkę organizacyjną Państwowej Straży Pożarnej odbywa się wyłącznie na podstawie zgody archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

Ø Czynności dotyczące brakowania akt kategorii „B” wykonuje komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej dokonującej brakowania akt. Ø Komisja, o której mowa wyżej, może wnioskować o przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji kategorii „B” do kategorii „BE”, przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, do materiałów archiwalnych oraz wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

Ø W skład komisji wchodzi archiwista zakładowy oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja przeznaczona jest do brakowania. Jeżeli brakowana jest dokumentacja niejawna w skład komisji wchodzi również kierownik kancelarii tajnej.

Ø Powołana w jednostce organizacyjnej komisja ze swojej czynności sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, który zatwierdza kierownik danej jednostki. Ø W przypadku braku właściciela akt, bądź jego prawnego następcy, powołuje się trzyosobową komisję brakowania akt złożoną z archiwisty oraz dwóch członków.

Ø Po dokonaniu analizy przedstawionych do brakowania akt komisja sporządza protokół (w dwóch egzemplarzach), zawierający spis akt zakwalifikowanych do zniszczenia. Ø Protokoły zatwierdza dla archiwów komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Centralnej Szkoły Państwowej Straży Pożarnej, szkół aspirantów i szkoły podoficerskiej PSP oraz Centralnego Muzeum Pożarnictwa – kierujący daną jednostką organizacyjną Państwowej Straży Pożarnej.

Zezwolenie jednorazowe na brakowanie akt Ø Zezwolenia jednorazowe na przekazywanie akt na przemiał, na podstawie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, wydają dyrektor biura nadzorującego archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej dla akt kategorii „B” i „BE” dla archiwów: komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich) PSP; Centralnej Szkoły PSP, Szkoły Podoficerskiej PSP, szkół aspirantów PSP oraz i Centralnego Muzeum Pożarnictwa.

Ø Po uzyskaniu zezwolenia na przekazanie akt na przemiał należy: • przekazać wybrakowane akta do składnicy surowców wtórnych lub zniszczyć je we własnym zakresie pod nadzorem upoważnionego pracownika archiwum do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści, • sporządzić protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ kpt. mgr inż. Ewa Łućko