Flles rammer for hndtering af corona p statslige

Fælles rammer for håndtering af corona på statslige kontorarbejdspladser Version V – 5. marts 2021 1

Rammer for håndtering af corona Aktuelt er udgangspunktet, at alle statslige medarbejdere arbejder hjemmefra til og med 5. april 2021. Kun i helt særlige tilfælde kan kritiske funktioner møde fysisk ind på arbejde. Eventuelt fremmøde vil bero på en konkret chefvurdering af nødvendigheden af fremmødet i forhold til afledt smitterisiko. På de følgende slides præsenteres en række fokuspunkter, som kan have tværgående relevans og give en tværgående retning for den lokale håndtering af corona på de statslige kontorarbejdspladser. Dette omfatter bl. a. information om relevante forhold i forbindelse med: § Hjemmearbejde (fx hjemarbejdspladsens indretning og trivsel) § Fysisk fremmøde i helt særlige tilfælde (fx rengøring og hygiejne samt beredskab ved symptomer og positiv COVID-19 -test) Det er et ledelsesansvar at sikre, at retningslinjer mv. følges. De fælles rammer for håndtering af corona på de statslige kontorarbejdspladser justeres løbende i overensstemmelse med myndighedernes udmeldinger om gældende lokale og nationale tiltag mv. 2

Indhold 1. Hjemmearbejde • Grundlaget for hjemmearbejde • Regelmæssigt hjemmearbejde • Hjemmearbejdspladsens indretning • Omkostninger • Trivsel 2. I tilfælde af fremmøde • Fremmøde • Indretning af arbejdspladsen • Møder og kurser • Personaleforhold • Rengøring og hygiejne 3. Beredskab ved symptomer og positiv COVID-19 -test ifm. fremmøde • Symptomer på COVID-19 • Positiv test for COVID-19 • Nær kontakt • Generelt om beredskab 4. Ledelse og særlige sociale forhold • Onboarding • Inklusion • Sociale tilbud • Bred kommunikation • Forebyggelse og trivsel 3

1. Hjemmearbejde Udgangspunktet er, at alle statslige medarbejdere arbejder hjemmefra til og med 5. april 2021. Grundlaget for hjemmearbejde Regelmæssigt hjemmearbejde Der skal sikres dialog medarbejderne og overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen Reglerne gælder ved regelmæssigt hjemmearbejde • Medarbejder og arbejdsgiver skal i dialog fastlægge hjemmearbejdet. • Arbejdsmiljølovgivningen gælder også for hjemmearbejde. • Når hjemmearbejdet foregår regelmæssigt og svarer til mere end 1 dag om ugen inden for en normal arbejdsuge stilles der krav til indretningen. • Hvis hjemmearbejdet foregår i begrænset omfang, er der ikke krav til indretning af hjemmearbejdspladsen. Hjemmearbejdspladsens indretning Det skal sikres, at hjemmearbejdet kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt • Arbejdsgiver har ansvaret for at sikre, at medarbejdere, som regelmæssigt arbejder hjemme mere end 1 dag om ugen, har passende inventar og udstyr til rådighed for hjemmearbejdet , og hvis det er skærmarbejde, at medarbejderen bl. a. har en arbejdsstol, hvor sæde og ryg kan indstilles og en skærm, der er adskilt fra tastaturet. • Arbejdsgiveren kan dog lade medarbejderne anvende sit eget inventar og udstyr, hvis det opfylder de gældende krav til dette. • Arbejdsgiver skal evt. også stille mobil, pc og internet til rådighed. Omkostninger Trivsel Der skal sikres klarhed om dækning af udgifter Arbejdsgiver skal sikre, at hjemmearbejdet fungerer • Det er som udgangspunkt arbejdsgiver, der ved regelmæssigt hjemmearbejde skal afholde eventuelle udgifter til nødvendigt inventar og udstyr samt transport heraf. • Ved hjemmearbejde efter ønske fra en medarbejder, kan arbejdsgiveren stille som forudsætning, at medarbejderen enten selv har det nødvendige inventar og udstyr derhjemme eller selv transporterer det til og fra den faste arbejdsplads uden udgift for arbejdsgiver. • Arbejdspladsvurderingen (APV) skal også dække hjemmearbejde. • APV’en kan fx bruges til at vurdere trivslen ved hjemmearbejde og andre forhold vedrørende medarbejdernes arbejdsmiljø i forbindelse med hjemmearbejdet. 4

Fremmøde 2. I tilfælde af fremmøde Kun i helt særlige tilfælde kan kritiske funktioner møde fysisk ind på arbejde. Centrale og lokale udmeldinger og tiltag fra myndighederne skal følges. Kun i helt særlige tilfælde kan kritiske funktioner møde fysisk ind på arbejde. Eventuelt fremmøde vil bero på en konkret chefvurdering af nødvendigheden af fremmødet i forhold til afledt smitterisiko. Medarbejdere, som undtagelsesvist møder fysisk på arbejde, opfordres til at blive testet mindst en gang om ugen. Møder og kurser Personaleforhold Der skal sikres mindst muligt kontakt mellem medarbejdere Det skal sikres rene forhold ved servering af mad mv. • • • Møder afholdes digitalt. Eksterne fysiske møder udskydes eller holdes digitalt. Deltagelse på kurser skal ske digitalt. Indretning af arbejdspladsen • Mad serveres på en måde, hvor kontakten minimeres, fx ved brug af tallerkenservering/engangsservice. • Afspritning eller handsker anvendes ifm. ankomst til kantine e. l. • Eventuelle motionsrum og badefaciliteter holdes lukkede. Der skal sikres relevant afstand mellem medarbejderne • • • Håndhævelse af Sundhedsstyrelsens anbefalinger om afstand, dvs. alle skal kunne holde mindst 2 meters afstand til hinanden til alle tider. Antal pladser, som må anvendes, markeres i mødelokaler mv. Anvendelse af afstandsmarkeringer, pilemarkører mv. på fællesarealer. Remedier (tastatur mv. ) deles ikke. Mundbind skal udleveres til medarbejderne ved krav om brug i arbejdstiden. Rengøring og hygiejne Der skal sikres et højt hygiejneniveau • • Der skal gøres rent ofte, herunder med særligt fokus på kontaktpunkter (dørhåndtag, elevatorknapper etc. ), selv ved begrænset fremmøde. Der formidles information til medarbejdere om god hygiejne herunder brug af håndsprit, som gøres bredt tilgængeligt. Fokus på udluftning og i ventilationsanlæg må luften ikke recirkuleres. Borde, stole kopimaskine samt øvrigt udstyr og inventar, som anvendes af flere, rengøres hyppigt.

Symptomer på COVID-19 3. Beredskab ved symptomer og positiv COVID-19 -test ifm. fremmøde Positiv test for COVID-19 Medarbejderen skal blive hjemme og følge sundhedsmyndighedernes anbefalinger • • • Nærmeste leder orienteres om den positive test. Medarbejdere, der haft symptomer, må først møde fysisk på arbejdspladsen 48 timer efter symptomophør. Medarbejdere uden symptomer skal gå i selvisolation indtil 7 dage efter testtidspunktet. Aftal om der er opgaver, der kan løses hjemmefra afhængig af helbred. Følg Sundhedsstyrelsens pjece ’Til dig, der er testet positiv for ny coronavirus’. Medarbejderen skal blive hjemme og følge sundhedsmyndighedernes anbefalinger • • • Gå i selvisolation. Vær særligt opmærksom på hygiejne og rengøring. Sørg for at blive testet. Nærmeste leder orienteres. Aftal om der er opgaver, der kan løses hjemmefra afhængig af helbred. Følg Sundhedsstyrelsens pjece ’Til dig, der har symptomer på COVID-19’. Nær kontakt til person, der har symptomer på COVID-19 og/eller afventer svar på test • Medarbejderen kan, hvis det vurderes absolut nødvendigt, fortsat møde fysisk på arbejde. • Medarbejderen skal være ekstra opmærksom på sundhedsmyndighedernes råd om fysisk afstand, hosteetikette og hygiejne. Nær kontakt til en person, der er testet positiv for COVID-19 • Medarbejderen skal opføre sig som smittet. • Medarbejderen må ikke møde fysisk på arbejde. • Følg Sundhedsstyrelsens pjece ’Til dig, der er nær kontakt til en person, der er testet positiv for ny coronavirus’. Generelt om beredskab Ø Når en medarbejder har symptomer på COVID-19 • Er medarbejderen mødt ind, sendes vedkommende hjem. • Rengøring af arbejdspladsen iværksættes. • Selvisolation er ikke nødvendig for nære kontakter, hvis der ikke er testet positiv. Der opfordres til alligevel at orientere kollegaer, der er nære kontakter, så de kan tage forholdsregler. • Overvej evt. sammen medarbejderen, om der er kolleger eller eksterne parter, som har været tæt på medarbejderen i et relevant tidsrum, i forhold til at udgøre nære kontakter, så disse kan orienteres og hurtigt kan iværksætte selvisolation i tilfælde af positiv test. Ø Når en medarbejder er testet positiv for COVID-19 • Rengøring af arbejdspladsen iværksættes. • Medarbejderen bliver uafhængigt af arbejdspladsen kontaktet af Coronaopsporing (i Styrelsen for Patientsikkerhed), som hjælper med kontaktopsporing. • Medarbejderen opfordres til sammen med lederen at identificere, om der er kolleger eller eksterne parter (fx mødedeltagere), som kan kategoriseres som ”nær kontakt”. • Orientér medarbejderens samtykke nære kontakter på arbejdspladsen, og send dem hjem mhp. test. • Aftal med Coronaopsporing, hvem der orienterer evt. eksterne parter, der vurderes at være nære kontakter. • Overvej om der er grund til at orientere kolleger eller eksterne parter, som ikke er nære kontakter. Det skal i så fald understreges, at anbefalingerne for nære kontakter ikke gælder. • Ved tvivl kan arbejdspladsen kontakte Coronaopsporing på tlf. 32 32 05 11. 6

4. Ledelse og særlige sociale forhold Et særligt vigtigt fokusområde ved hjemmearbejde Onboarding Inklusion Nye medarbejdere skal sikres en god onboarding Sammenhængskraft i kontorer og afdelinger skal aktivt understøttes • Onboarding tilrettelægges med fokus på, hvordan opgaver varetages fra hjemmearbejdspladsen. • Fælles introduktionsmøder afholdes digitalt. Fokus på udtømmende og potentielt længerevarende digitale introduktionsforløb med kollegaer, faglige opgaver og andre afdelinger • Nye medarbejdere tildeles en kontakt, som er særligt tilgængelig (via telefon, digitale møder mv. ) • Der afholdes hyppigt digitale møder både på kontor og afdelingsniveau, hvor der i videst muligt omfang opfordres til aktiv deltagelse. • Kollegaer opfordres til løbende at være i kontakt via telefon og digitalt, hvor det giver mening (fokus på ikke kun at kommunikere via mail). • Den nærmeste personalechef er løbende samt med fast kadence i kontakt med alle medarbejdere. Sociale tilbud Bred kommunikation Forebyggelse og trivsel Der arrangeres sociale tilbud inden for de til enhver tid gældende rammer for samvær. Der kommunikeres bredt for at sikre tilstrækkelige informationsniveau hos alle medarbejdere. Der skal sikres et særligt fokus på stressrelaterede symptomer • Der afholdes alene digitale arrangementer, fx digitale fyraftensmøder, fredagsmorgenmad mv. • Det skal sikres, at alle medarbejdere løbende informeres om arbejdet på tværs af kontor, enhed og afdeling. • Den nærmeste personalechef giver løbende status på det generelle arbejde og praktiske forhold. • Ved faglige møder er der fokus på orientering fra de enkelte medarbejdere om status på arbejdsopgaver. • Ledelsen sørger for kommunikation af relevante opdateringer og generelle orienteringer om arbejdet mv. • Personalelederen er opmærksom på den enkelte medarbejders forudsætninger for længere perioder med hjemmearbejde, herunder ift. børnepasning, ensomhed mv. • Fokus på løbende dialog om trivsel samt bedst mulig tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne. • Der kan gennemføres mindre målinger af medarbejdernes trivsel ifm. hjemmearbejdet, hvis det er relevant. 7