Drift og forvaltning av interregionale IKTlsninger i spesialisthelsetjenesten

Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten 1. 01 – 25. 09. 17

Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten - bakgrunn og forutsetninger* Det skal gjennom operasjonalisering av felles IKT strategi for spesialisthelsetjenesten gjennomføres flere felles IKT anskaffelser og tilrettelegges for økt samordning av felles tjenester og løsninger. Drift og forvaltning av fellesanskaffede, interregionale IKT-løsninger vil kreve en omforent modell for interregional drift og forvaltning. Interregionale IKT løsninger skal samspille med eksisterende og nye tjeneste- og systemporteføljer i de eksisterende IKT leverandørselskapene, inkludert aktuelle arbeidsflater, grensesnitt og integrasjoner. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF er bedt av styret i Nasjonal IKT HF om å utrede og foreslå en modell for drift og forvaltning av felles anskaffede, interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten. Det er et førende premiss for oppgaven at det ikke skal opprettes nye juridiske enheter for drift og forvaltning av felles anskaffede, interregionale IKT-løsninger. • Fellesanskaffede, interregionale IKT-løsninger skal i denne sammenhengen forstås som • Leveranser av ett eller flere IKT-system fra interregionale prosjekter i spesialisthelsetjenesten, som til sammen støtter virksomheten Rammebetingelse i spesialisthelsetjenesten for utarbeidet modell : • Strategi for Nasjonal IKT HF – En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten – Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler. • Modellen er generisk og rollebasert, og legger i seg selv ingen føringer for hvilke organisasjoner som bekler rollene som drifts- eller løsningsleverandører * For forklaring av begreper og definisjoner se kapittel «Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell» 2

Formål med en felles, interregional drifts- og forvaltningsmodell Drifts- og forvaltningsmodell for interregionale IKT- løsninger vil legges til grunn for de konkrete vurderingene tilknyttet utforming og operasjonalisering av løsningsspesifikke styrings- og finansieringsmodeller for interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten. Drifts- og forvaltningsmodell for interregionale IKT- løsninger skal generelt: • sikre at interregionale IKT-løsninger understøtter kvalitet og sikkerhet i pasientbehandling, samt de regionale foretakenes øvrige behov, på en best mulig måte • sikre at arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell for bruk av de interregionale IKT-løsninger, forvaltes og videreutvikles i takt med utvikling av IKT-løsninger. Dette inkluderer grunndata og kodeverk som håndteres i IKT-løsningene • sikre at funksjonaliteten i hvert enkel IKT-løsning blir forbedret og optimalisert • sikre at bruken av hver enkel IKT-løsning optimaliseres, herunder ibruktakelse av nye versjoner interregionalt • sikre en enhetlig og helhetlig utøvelse og tilnærming til interregional forvaltning • sikre og understøtte etablering og etterlevelse av interregionale standarder • sikre profesjonell og enhetlig samhandling med leverandører og andre interessenter • sikre at feil som blir oppdaget i IKT-løsningene håndteres effektivt og likt på tvers av helseregionene Drifts- og forvaltningsmodell for interregionale IKT-løsninger skal presist tydeliggjøre roller knyttet til beslutningsmyndighet og beslutningsprosesser: • mellom de aktuelle regionale IKT-systemene som i sum utgjør leveransekjeden for IKT-løsningen og innenfor en frittstående interregional IKT-løsning • med hensyn til prioritering av tiltak relatert til endringer og feil i IKT-løsningen 3

Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell* Fagsidens arbeidsprosesser IKT-tjeneste Begrep Definisjon IKT-tjeneste** En IKT-tjeneste er en IKT-løsning inkludert tilhørende drift og forvaltning av IKT-løsningen. En IKT-tjeneste er basert på informasjonsteknologi og støtter fagsidens arbeidsprosesser. Tjenesten inneholder personellressurser, produksjonsprosesser, teknologi, samt drift og forvaltning av tjenesten IKT-løsning** Ett eller flere tekniske IKT-system som til sammen støtter virksomheten IKT-system En enkeltstående applikasjon eller en applikasjon med flere integrasjoner inkludert tilhørende infrastruktur. Et IKT-system behandler, lagrer og overfører data og kan sees på som den tekniske delen av en IKT-løsning. Drift Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å sikre brukerne tilgang til et IKT-system med avtalt kvalitet. Det være seg basis drift (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m. m uten noen form forretningslogikk), samt applikasjonsdrift (tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen) Forvaltning Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å opprettholde krav til kvalitet i en IKT-tjeneste (IKT-løsning, metode, prosess etc) over tid. Forvaltning kan deles inn i Funksjonell forvaltning, Applikasjonsforvaltning og Teknisk forvaltning. Se også Systemforvaltning Personell Produksjon-/arbeidsprosesser IKT-løsning IKT-system Drift og forvaltning * I mangel av et felles begrepsapparat internt i spesialisthelsetjenesten er begrepene delvis basert på ITIL, IKT begreper i politiet og tilbakemeldinger fra helseregionene ** «IKT begreper i Politiet» (https: //www. politi. no/vedlegg/rapport/Vedlegg_2725. pdf) 4

Presisering av interregional drifts- og forvaltningsmodell • Modellen skal understøtte interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten, der det forvaltnings- og driftsmessige hovedansvaret for eierskap til den enkelte IKT-løsningen forutsettes å ligge hos de regionale helseforetakene (RHF). Dette kan være IKT-løsninger med et nasjonalt bruksområde for spesialisthelsetjenesten (fire regionale helseforetak) eller deler av spesialisthelsetjenesten (to eller tre regionale helseforetak) • Modellen introduserer rollen «Interregional Tjenesteleverandør» som skal kjøpes som en tjeneste av aktuelle leverandører*. Rollen skal på vegne av «Interregionalt Forvaltningsråd» (hovedansvarlig) ha ansvar for (utøvende og på vegne av), og sikre, koordinering mellom alle aktører i den tekniske leveransekjeden i IKT-løsningen, ved alle endrings- og hendelsesrelaterte aktiviteter. Ansvaret manifesteres gjennom kontrakter og avtaleverk. • Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger krever representasjon og involvering i «Interregional Systemeiergruppe» og «Interregionalt Forvaltningsråd» fra de (regionale) helseforetak som er interessenter av IKT-løsningen. • Modellen skisserer roller som er nødvendig for å sikre en god og sikker drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger. En drifts- eller løsningsleverandør kan ivareta flere roller. * Viser til ordlyd i vedtatt interregional IKT-strategi. «Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler» 5

Styringsstruktur for drift og forvaltning av interregional IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten «Strategisk endring» Hovedansvarlig Driftsavtale(r)* Interregional Systemeiergruppe RHF Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Avtale (SLA) Strategisk dialog ( «Strategisk endring» ) Forvaltningsråd RHF/HF** Interregional Tjenesteleverandør Operativ Dialog ( «Daglig drift» ) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) 2 Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre • Fungerer som styre for drift og forvaltning av interregionale løsninger • Fungerer som eskaleringspunkt for Interregional Systemeiergruppe(r) 2 Interregional Systemeiergruppe • Prioritere endringsbehov, sikre finansiering og beslutte andre strategiske valg relatert til endringer i arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell • Sikre at IKT-løsning er ihht vedtatt IKT-strategi og målarkitektur • Strategisk dialog med leverandører 3 Interregionalt Forvaltningsråd • Ivareta og forbedre aktuelle arbeidsprosesser • Definere rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell • Synkroniserte utviklings, vedlikeholds- og masterplaner ( «roadmap» ) med RHFene og Interregional Tjenesteleverandør • Tilrettelegge for og utarbeide beslutningsgrunnlag for interregional systemeiergruppes ansvarsområder • Forvalte oppgaver i et utviklingsperspektiv 4 Forvaltningsråd RHF • Operativt nivå for lokale og regionale innspill, erfaringer og involvering i helseregionen rundt beslutninger på prioritering av endrings- og feilrettingsønsker 5 Interregional Tjenesteleverandør • Gjennomføring av prioriterte tiltak ihht definerte prosesser for feil- og endringshåndtering • Operativ leverandørstyring og operativ avtalehåndtering • Ved «ekstern» leverandør er dette RHFs kontaktpunkt for operativ forvaltning av interregionalt IKT-system 6 Drifts- og Løsningsleverandører • Drift og forvaltning av løsninger i henhold til kontrakt og avtaleverk Hovedansvarlig Vedlikeholdsavtale(r)* 3 4 Forvaltningsråd RHF/HF** 5 Operativ Dialog ( «Daglig drift» ) 6 Løsningsleverandør(er) «Daglig drift» * Juridisk avtalepart på RHF nivå. Samarbeidsavtale mellom RHF **Organiseres og bemannes regionalt Strategisk dialog ( «Strategisk endring» ) Leverandør RHF/HF Interregionalt Forvaltningsråd 1 1 RHF (Hovedansvarlig) Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 6

Overordnet styringsstruktur for interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten – Eksemplifisert betjeningsmodell for brukerstøtte Hovedansvarlig Driftsavtale(r) Interregional Systemeiergruppe Interregionalt Forvaltningsråd Leverandør Driftsleverandør(er) Operativ Dialog ( «Daglig drift» ) Hovedansvarlig Vedlikeholdsavtale(r) Operasjonelt ansvarlig Driftsavtale(r) Interregional Tjenesteleverandør Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog Operasjonelt ansvarlig ( «Daglig drift» ) Vedlikeholdsavtale(r) Leverandører Driftsleverandør(er) Løsningsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) Regional* Brukerstøtte 1 -Linje Interregional Tjenesteleverandør 2/X-linje Inngangskanal Prinsipper for betjeningsmodell for brukerstøtte • Brukerne av interregionale IKT-løsninger skal ha 1. -linje brukerstøtte hos leverandør av den aktuelle arbeidsflaten/plattformen. • Interregionale IKT-løsninger har en koordinert, «Single-point-of-contact» (2/X-linje) brukerstøtte gjennom «Interregional Tjenesteleverandør» , med ansvar for koordinering på tvers av alle «Drifts-» og «Løsningsleverandør(er)» i den tekniske leveransekjeden • Melding om funksjonelle og tekniske avvik sendes til «Interregional Tjenesteleverandør» og koordineres ved behov mot driftsleverandør(er) (arbeidsflate, integrasjoner m. m) og løsningsleverandør(er) Eksemplifisert betjeningskanal for brukerstøtte for interregionale IKT-løsninger * I prinsippet de regionale IKT driftsleverandørene RHF (Hovedansvarlig) Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 7

Eksempel på en operasjonalisert organisering av drift «Interregional Tjenesteleverandør» er den koordinerende enhet for alle involverte drifts- og løsningsleverandører. I tenkt tilfellet anskaffes tjenesten fra 3 djepart sett fra et RHF perspektiv og reguleres gjennom avtale. Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Forvaltningsråd RHF/HF** Avtale Interregionalt Forvaltningsråd RHF/HF Leverandør Ansvar og myndighet for Interregional Tjenesteleverandør: • Interregional Tjenesteleverandør skal ha en tjenesteansvarlig for drifts- og forvaltningstjenestene knyttet til den enkelte interregionale IKT-løsning. • Hovedansvarlig for at alle drifts- og forvaltningsrelaterte endringsønsker og feil blir registrert, og sikre at alle prioriterte tiltak blir gjennomført i henhold til definerte prosesser for feil- og endringshåndtering • Hovedansvarlig for koordinering av alle Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m. m) og Løsningsleverandør(er) i den tekniske leveransekjeden ved behov • Utøvende rolle for å sikre at interregional standardisering blir ivaretatt i IKTløsningens leveransekjede. • Rapportere til Interregionalt Forvaltningsråd på avtaleregulerte KPI/SLA • Utøver operativ leverandørstyring og operativ avtalehåndtering • Utøver den operative dialogen med leverandører RHF Eksempler som har en tilsvarende organisering er MEDUSA, der NHN innehar et drifts- og koordinerings/fasiliteringsansvar, og drift av kontrollromsløsningene i Nødnett hvor HDO innehar et drifts- og koordineringsansvar på tvers av alle helseregionene Forvaltningsråd RHF/HF** Interregional Tjenesteleverandør* Avtaler Sykehu HNIKT spartne HVIKT r HEMIT HDO NHN <X> Løsningsleverandør(er) * Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler ** Organiseres og bemannes regionalt 8

Ansvarsmatrise - eksempel Det bør som del av operasjonalisering av en operativ drifts- og forvaltningsorganisasjon for en interregional IKT-løsning utarbeides et sett med ansvarsmatriser (HUKI) som tydelig identifiserer hvilke roller som er Hovedansvarlig og Utøvende, og hvilke roller som skal Konsulteres og Informeres. Se forøvrig «Eksempel ansvarsmatrise drift og forvaltning av RIS/PACS løsning» Roller Løsningsleverandør(er) Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) Interregional Tjenesteleverandør Forvaltningsråd RHF/HF Interregionalt Forvaltningsråd Interregional Systemeiergruppe Oppgaver HUKI/RACI Modellen H A Hovedansvarlig og beslutningstaker (Accountable) U R Utøvende og ansvarlig for at oppgaven blir utført (Responsible) K C Rolle(r) som må konsulteres før en beslutning/aksjon gjennomføres (Consulted) I I Rolle(r) som må informeres om beslutning/aksjon som er gjort (Informed) <Oppgave 1> <Oppgave 2> <Oppgave n+1> 9

Skisse til prosesskart – Funksjonalitetsendring ( «Strategisk endring» ) med påfølgende driftssetting Interregional Systemeiergruppe Prioriterer og beslutter endringsordre inkludert finansiering Interregionalt Forvaltningsråd Utformer beslutningsgrunnlag og utformer en anbefalt prioritert innstilling til endring av IKT-løsning og eventuelle arbeidsprosesser, rutiner m. m, Forvaltningsråd RHF/HF (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) Løsningsleverandør(er) Analyse, funksjonell og teknisk design, og test håndteres i regi av «Interregional Tjenesteleverandør» og i samarbeid med «Løsningsleverandør(er)» Interregional Tjenesteleverandør involveres i dialog Godkjenning av akseptansetest på vegne av «Interregional Systemeiergruppe» Endringen avstemmes mot Endringsråd hvor «Interregional Tjenesteleverandør» inngår. Eventuelle 3 djeparts leverandører deltar ved behov Driftsleverandør(er) Behov for endring identifiseres på HF/RHF nivå i en eller flere av regionene. Endringsønske/behov overleveres til «Interregionalt Forvaltningsråd» . Inngår dialog med leverandør på vegne av «Interregional Systemeiergruppe» og bestiller og effektuerer endring Kravstiller opplæring Interregional Tjenesteleverandør Fasilitere og gjennomføre akseptansetest Opplæring av brukere Deltar i Endringsråd Koordinert utrulling som del av releaseproessen 10

Skisse til prosesskart – avvikshåndtering*) i produksjon ( «Daglig drift» ) med påfølgende effektuering av tiltak *) Event/Incident Interregional Systemeiergruppe Interregionalt Forvaltningsråd RHF/HF Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) Løsningsleverandør(er) Informeres om avvik. Vurderer informasjon og eskaleringsbehov basert på kritikalitet Eskaleringsnivå gitt høy kritikalitet på avvik Initiere og koordinere analyse av feilårsak Eskaleringsnivå gitt høy kritikalitet på avvik Analyse av feilårsak Iverksette tiltak Konkludere feilårsak og tiltak. Innhente beslutning ved behov om gjennomføring av tiltak fra «Interregionalt Forvaltningsråd» Beslutte tiltak basert på anbefaling fra «Interregional Tjenesteleverandør» Iverksette tiltak (ikke-tekniske) Analyse av feilårsak Initiere og koordinere besluttet ikke-tekniske og/eller tekniske tiltak Iverksette tiltak (ikke-tekniske) Koordinere test og verifisering i produksjon Godkjenne endring og innrapportering ihht SLA Gjennomføre endring i produksjon 11

Vedlegg Ytterligere detaljering av Interregional drifts- og forvaltningsmodell 12

Mulig inndeling av drifts- og forvaltningsområder sett i lys av spesialisthelsetjenestens applikasjonsmodell Selvbetjening og samhandlingsløsninger IT systemer for innbyggere (inkludert «på vegne av» funksjonalitet for ansatte) Samhandlingsløsninger Integrasjon Arbeidsprosess / brukerflate Kliniske systemer Forskning, utdanning og opplæring Forskning og fagutvikling Laboratorier Kurve PAS-EPJ Prehospital AMK Løsning Utdanning Radiologi RIS-PACS Operasjonsplanlegging SW til Medisinsk Teknisk Utstyr Øvrige kliniske systemer Opplæring Støttesystemer HR / Personal Økonomi og finans Innkjøp og vareforsyning «Nissi» Pasientreiser Fasilitetsstyring FDVU for MTU og BHM Datavarehus Arkiv / Utdata IKT ( «IT 4 IT» ) Øvrige støttesystemer «MEDUSA" 13

Overordnet styringsstruktur forvaltning av interregional IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten Kommentarer • • RHF/HF RHF Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Strategisk dialog ( «Strategisk endring» ) Interregional Systemeiergruppe Hovedansvarlig Driftsavtale(r)* Strategisk dialog Hovedansvarlig Vedlikeholdsavtale(r)* ( «Strategisk endring» ) Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) Interregionalt Forvaltningsråd Utøvende Driftsavtale(r) Forvaltningsråd RHF/HF** Løsningsleverandør(er) Utøvende Vedlikeholdsavtale(r) Forvaltningsråd RHF/HF** Ledes av interregional representasjon RHF representanter, Driftsleverandør(er) og Systemleverandør(er) stiller på sak Hovedansvarlig aktiviteter relatert til «strategisk endring» : • Leder for interregional systemeier utnevnes av interregionalt drifts - og forvaltningsstyre. • Representant for drifts- og løsningsleverandør(er), samt interregional tjenesteleverandør deltar på sak Utøver aktiviteter relatert til «strategisk endring» : • Består av nødvendig representasjon fra IKT og virksomheten per RHF • Representant for interregional tjenesteleverandør deltar ved behov/på sak • Sammensettes og besluttes regionalt • «Strategisk endring» dreier seg hovedsakelig om strategisk endringshåndtering for IKT-løsningen, som er av en slik art at den krever strukturert oppfølging. Aktiviteten inkluderer funksjonelle og tekniske endringer relatert til arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og tilhørende opplæringsmateriell. Interregional systemeiergruppe er hovedansvarlig for å prioritere, beslutte og godkjenne alle strategiske endringer relatert til IKT-løsningen • Typisk vil selve gjennomføring av eksempelvis funksjoneller applikasjonsrelaterte endringer organiseres som et selvstendig prosjekt bestående av ressurser med tilhørighet til Interregionalt Forvaltningsråd og Drifts- og Løsningsleverandør(er). Prosjektet overleverer produksjonsklare produkter (kode, moduler osv) til «Daglig drift» og felles produksjonssettingsprosess * Juridisk avtalepart på RHF nivå. Samarbeidsavtale mellom RHF **Organiseres og bemannes regionalt RHF (Hovedansvarlig) Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 14

Overordnet styringsstruktur for daglig drift av interregional IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten Interregional Systemeiergruppe Driftsleverandør(er) Leverandør • • • Operasjonelt ansvarlig Driftsavtale(r) Forvaltningsråd RHF/HF** Avtale Forvaltningsråd RHF/HF** Operativ Dialog ( «Daglig drift» ) Hovedansvarlig Vedlikeholdsavtale(r)* Løsningsleverandør(er) Interregionalt Forvaltningsråd (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) RHF/HF RHF Hovedansvarlig Driftsavtale(r)* Forvaltningsråd RHF/HF** Interregional Tjenesteleverandør Forvaltningsråd RHF/HF** Kommentarer Hovedansvarlig for aktiviteter relatert til «daglig drift» : • Består av nødvendig representasjon fra IKT og virksomheten per RHF • Representant for interreginal tjenesteleverandør deltar på sak • Operativ Dialog Operasjonelt ansvarlig ( «Daglig drift» ) Sammensettes og besluttes regionalt Utførende for aktiviteter relatert til «daglig drift» : • RHF/HF, HDO eller NHN er ansvarlig eller representert avhengig av konkrete vurderinger og valgt driftsleverandør(er) Vedlikeholdsavtale(r) «Daglig drift» dreier seg i all hovedsak om oppfølging av IKT-løsninger som er i produksjon, og gjennomføring av prioriterte tiltak ihht de definerte prosesser for drift og forvaltning Interregionalt Forvaltningsråd er hovedansvarlig for IKT-løsningens tilgjengelighet overfor brukerne, men det er i praksis Interregional Tjenesteleverandør som er operativt utførende for den daglige styring og kommunikasjon mot Drifts- og Løsningsleverandør(er) Interregional Tjenesteleverandør fungerer som et Single-Point-Of-Contact (SPOC) for alle driftsavvik, og innehar således et koordinerende, teknisk leveransekjedeansvar på tvers av alle involverte Drifts- og Løsningsleverandører Interregional Tjenesteleverandør skal tilrettelegge for og bistå med integrasjons- og akseptansetest av IKT-løsningen, som del av felles produksjonssettingsprosess, i produksjonslike testmiljøer Krav til IKT-løsningens driftbarhet og tilgjengelighet reguleres gjennom inngått tjenesteavtale mellom Interregional Systemeiergruppe (utøves av interregionalt Forvaltningsråd) og Interregional Tjenesteleverandør. Krav beskrevet i tjenesteavtalen angir rammebetingelser for drifts- og vedlikeholdsavtaler inngått mellom Interregional Tjenesteleverandør og Drifts- og Løsningsleverandør(er) * Juridisk avtalepart på RHF nivå. Samarbeidsavtale mellom RHF **Organiseres og bemannes regionalt RHF (Hovedansvarlig) Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 15

Tjenestespekter* og ansvarsområder ved drift og forvaltning av interregionale ikt-løsninger Fordeling av drifts- og forvaltningsansvar kan fordeles gradert. Interregional drifts- og forvaltningsmodell støtter rollen der «helse» opptrer som tjenesteleverandør. Modellen tar ikke høyde for at «helse» skal ha ansvar utover dette Begrenset Teknisk integrasjonsleverandør ansvar Systemeier Funksjonell forvaltning Applikasjonsdrift Teknisk forvaltning Teknisk Applikasjons tjeneste-leverandør Begrep Definisjon Systemeier Rolle som er premissgiver og skal påse at utforming av systemeiers del av IKT-porteføljen/IKT-løsningen skjer i henhold til strategier og handlingsplaner for helse og krav fra eksterne interessenter. Funksjonell forvaltning Endringer i funksjonalitet. Dette inneholder blant annet konfigurasjonsendringer, enkelt systemoppsett, organisasjonsoppsett, brukerrolleendringer, maler, rapporter, m. m Applikasjons -forvaltning Vedlikeholde en forvaltningsplan for applikasjonen, samt holde dialog med kunden og leverandøren rundt endringsønsker og endringer i funksjonalitet (Arbeidsflate, integrasjoner m. m) Applikasjons -drift Tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen (Avtaler om drift og forvaltning (SLA)) Teknisk forvaltning Vedlikehold av forvaltningsplan knyttet til de tekniske tjenestene, herunder behov for modernisering og kapasitetsendringer Basisdrift Vedlikehold og patching av det tekniske utstyret og teknisk programvare (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m. m uten noen form forretningslogikk) Tjenesteleverandør Funksjonell leverandør Total leverandør Systemeiergruppe av g t tte s- o ø st rift ell e kt al d mod e ir ion gs d n ke rreg ltni k I te va in for Forvaltningsråd Driftsleverandør(er) og Løsningsleverandør(er) Basis drift * Basert på tilnærming utarbeidet av Helse Nord IKT FAKT-programmet, se lysbilde 33 16

Vedlegg: Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell 17

Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Applikasjonsdrift Tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen Applikasjonsforvaltning*** Vedlikeholde en forvaltningsplan for applikasjonen, samt holde dialog med kunden og leverandøren rundt endringsønsker og endringer i funksjonalitet Arbeidsflateleverandør Leverandør av den aktuelle arbeidsflaten applikasjonen tilgjengeliggjøres i. Basis drift Vedlikehold og patching av det tekniske utstyret og teknisk programvare (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m. m uten noen form forretningslogikk) Betjeningsmodell Beskrivelse av henvendelsesmønsteret fra brukeren og hvordan disse henvendelsene betjenes hos leverandør(er). Begrep Definisjon Drift Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å sikre brukerne tilgang til et IKT-system med avtalt kvalitet. Det være seg basis drift (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m. m uten noen form forretningslogikk), samt applikasjonsdrift (tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen) Driftsansvarlig* Rolle hos leverandøren som er ansvarlig for driften, og i mange tilfeller også vedlikeholdet, av infrastruktur og applikasjoner/løsninger Driftsleverandør En eller flere aktører som i sum håndterer den tekniske leveransekjede som en IKT-løsning (applikasjon(er)) består av. Besitter ekspertkompetanse om teknisk drift av IKT-løsningen. Driftsleverandøren utfører utvikling- og vedlikeholdsarbeid på den tekniske infrastrukturen IKT-løsningen kjører på. (Basis drift og Teknisk forvaltning) Endringsråd ( «Change Advisory Board» )** En gruppe som gir endringsansvarlig råd ved vurdering, prioritering og tidfesting av endringer. CAB kan utgjøres av relevante representanter fra alle områder hos IT-tjenesteleverandøren, virksomhet og tredjepart, som for eksempel leverandører. * «IKT begreper i Politiet» (https: //www. politi. no/vedlegg/rapport/Vedlegg_2725. pdf) ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2. 0 – mars 2012 *** Helse Nord 18

Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Begrep Funksjonell Forvaltning Endringer i funksjonalitet. Dette inneholder konfigurasjonsendringer, enkelt systemoppsett, organisasjonsoppsett, brukerrolleendringer, maler, rapporter, m. m Forvaltning Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å opprettholde krav til kvalitet i en IKT-tjeneste (IKT-løsning, metode, prosess etc) over tid. Forvaltning kan deles inn i Funksjonell forvaltning, Applikasjonsforvaltning og Teknisk forvaltning. Se også Systemforvaltning Porteføljen av kliniske systemer, administrative systemer, og felleskomponenter, som enten er installert, eller det er planlagt Interregionale installert, i flere helseforetak i interregional regi. I tillegg kommer IKT-systemer tilstøtende systemer med stor grad av grensesnitt mot de regionale systemene Integrasjonsleverandør Leverandør av integrasjonstjenester i den aktuelle leveransekjeden Interregional To eller flere Regionale Helseforetak (RHF) i Spesialisthelsetjenesten IKT-løsning* Ett eller flere tekniske IKT-system som til sammen støtter virksomheten IKT-system* En enkeltstående applikasjon eller en applikasjon med flere integrasjoner inkludert tilhørende infrastruktur. Et IKT-system behandler, lagrer og overfører data og kan sees på som den tekniske delen av en IKT-løsning. Definisjon IKT-tjeneste* En IKT-tjeneste er en IKT-løsning inkludert tilhørende drift og forvaltning av løsningen. En IKT-tjeneste er basert på informasjonsteknologi og støtter fagsidens arbeidsprosesser. Tjenesten inneholder personellressurser, produksjonsprosesser, teknologi, samt drift og forvaltning av tjenesten. Interregional Tjenesteleverandør Koordinerende enhet som har ansvaret for oppfølging og koordinering av alle Driftsleverandør(er) (arbeidsflate, integrasjon m. m) og Løsningsleverandør(er) i leveransekjeden IKT-systemet inngår som en del av. Tjenesteleverandørfunksjonen består gjerne også av tjenesteansvarlig og/eller driftsansvarlig fra leverandøren(e) knyttet til det enkelte interregionale IKT-system, og fungerer som Interregionalt Forvaltningsråds kontaktpunkt for operativ drift og forvaltning av det interregionale IKT-systemet. Leveransekjede** Aktiviteter i en verdikjede utført av leverandørene. En leverandørkjede omfatter ofte flere leverandører der hver enkelt leverandør bidrar til produktets eller tjenestens verdi. * «IKT begreper i Politiet» (https: //www. politi. no/vedlegg/rapport/Vedlegg_2725. pdf) ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2. 0 – mars 2012 19

Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Løsningsleverandør En eller flere aktører som i sum leverer den IKT-løsningen som understøtter aktuelle arbeidsprosess Systemeier* Rolle som er premissgiver og skal påse at utforming av systemeiers del av IKT-porteføljen/IKT-system skjer i henhold til strategier og handlingsplaner for helse og krav fra eksterne interessenter. Systemforvaltning* Systemforvaltning utøves fra et IKT-system overføres til IKT-drift og linjeorganisasjonen for ordinær produksjon. Gjennomføres for å bevare eller forbedre et IKT-system. Det skilles ofte mellom applikasjonsforvaltning og applikasjonsdrift. Systemforvalter* Ansvarlig for vedlikehold og nødvendige arbeidsoppgaver for å opprettholde tjenestekvaliteten som er spesifisert for IT-systemet. Har ansvaret for å utføre, koordinere og kvalitetssikre bestillinger og behov fra systemeier og tjenesteeier. Utarbeider årlige forvaltningsplaner inkludert budsjett. Foreslår endringskø og produktkø overfor Systemeier i samråd med Produktleder eller Tjenesteansvarlig. Systemforvalter besitter ofte den tekniske kompetansen som utfyller fagkompetansen til tjenesteeier og systemeier (Funksjonell forvaltning) Begrep Definisjon Teknisk forvaltning*** Vedlikehold av forvaltningsplan knyttet til de tekniske tjenestene, herunder behov for modernisering og kapasitetsendringer Tjenesteansvarlig** En leder som er ansvarlig for å styre livssyklusen til en eller flere IKTtjenester fra begynnelse til slutt. Betegnelsen brukes også med betydningen av enhver leder innad hos IKT-tjenesteleverandøren. Service Manager brukes ofte når en refererer til en ansvarlig forretningsforbindelser, prosessansvarlig, regnskapsansvarlig eller en senior leder med det overordnede ansvaret for IKT-tjenester. Tjenesteeier** En rolle som står til ansvar for leveransen av en bestemt IT-tjeneste Tjenesteleverandør** * «IKT begreper i Politiet» (https: //www. politi. no/vedlegg/rapport/Vedlegg_2725. pdf) ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2. 0 – mars 2012 *** Helse Nord En organisasjon som tilfører tjenester til en eller fler interne eller eksterne kunder. Tjenesteleverandør brukes ofte som kortform for IKT-tjenesteleverandør 20

Vedlegg: Rollebeskrivelser for Interregional Drift- og Forvaltningsmodell 21

Mandat Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre A Rapporteringslinje B Ansvar og myndighet C Bemanning og sammensetning D Sentrale grensesnitt E Møtefrekvens • <Under avklaring> • Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre vil få delegert overordnet beslutningsmyndighet i drifts- og forvaltningsspørsmål fra <under avklaring> og vil fungere som styre for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger • Fungere som eskaleringspunkt for Interregional(e) Systemeiergruppe(r) ved vurderinger rundt endringer og strategisk retning og veivalg knyttet til IKT-løsning(er) • Utforme og godkjenne mandat til Interregional Systemeiergruppe(r) • Følge opp Interregional Systemeiergruppe(r) • Rapportere periodisk til oppdragsgiver • Bestå av representativ og kompetansemessig tilfredsstillende representasjon fra helseregion(er) som benytter og/eller er interessent av den interregionale IKT-løsningen • Leder utnevnes av <under avklaring> • Interregional Systemeiergruppe fungerer som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker til som skal behandles i Interregionalt Drifts - og Forvaltningsstyre • Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre avstemmer faglige aktiviteter mot relevante fora i sektoren • TBD 22

Mandat Interregional Systemeiergruppe A B Rapporteringslinje Ansvar og myndighet • Medlemmene rapporterer stillingsmessig til sine respektive Regionale Helseforetak • Interregionalt drifts- og forvaltningsstyre er eskaleringspunkt for temaer knyttet til drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger • Hovedansvarlig for faglig og prosessrelatert forvaltning av interregionale IKT-løsninger, og skal sikre at løsningen til enhver tid understøtter relevante arbeidsprosesser og bidrar til nødvendig prosessforbedring • Hovedansvarlig for gevinstrealisering • Hovedansvarlig for å sikre at prosess rundt prioriteringer av endringsbehov fasiliteres, og at investeringer og andre strategiske valg for IKT-løsningen er ivaretatt • Hovedansvarlig for at alle endringer av IKT-løsning er i tråd med vedtatt IKT-strategi og teknisk og funksjonell målarkitektur • Hovedansvarlig for drifts- og vedlikeholdsavtale(r) og strategisk dialog med leverandørene • Hovedansvarlig for at drifts – og forvaltningsplaner utarbeides i samarbeid med interessentene på en konstruktiv måte, som sikrer stabil drift og forvaltning av IKT-løsningen, og forutsigbarhet hos Interregional Tjenesteleverandør • Hovedansvarlig for å følge opp Interregionalt Forvaltningsråd og dets oppdrag • Skal sørge for å være koordinert mot relevante interregionale og nasjonale initiativer og relevante fora i sektoren • Fungere som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker som skal behandles i Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Bemanning og sammensetning • Ett regionalt helseforetak vil bli gitt i oppdrag å etablere Interregional Systemeiergruppe i henhold til mandat fra Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre, og er hovedansvarlig for å bemanne dette med tilfredsstillende kompetanse for å løse oppdraget. • Interregional Systemeiergruppe skal bestå av representativ og kompetansemessig tilfredsstillende representasjon fra helseregion(er) som benytter og/eller er interessent av den interregionale IKT-løsningen. Drifts- og løsningsleverandør(er) deltar ved behov og på sak. D Sentrale grensesnitt • Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre: Interregional Systemeiergruppe fungerer som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker til som skal behandles i Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre. • Interregionalt Forvaltningsråd: Operasjonell gruppe forvaltning av interregional løsning; fungerer i praksis som sekretariat for Interregional Systemeiergruppe. • Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m. m) og Løsningsleverandør(er): Interregional Systemeiergruppe er hovedansvarlig for den strategiske dialogen mot Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m. m) og Løsningsleverandør(er). E Møtefrekvens C • TBD 23

Mandat Interregionalt Forvaltningsråd A Rapporteringslinje • Rapporterer til Interregional Systemeiergruppe Ansvar og myndighet • Fungere som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker som skal behandles i Interregional Systemeiergruppe • Utøvende rolle for å utvikle og dele god praksis med hensyn til bruk av systemene, herunder ivareta og foreslå endringer i arbeidsprosesser, samt utarbeide beskrivelser for rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell • Utøvende rolle for å sikre interregionalt synkroniserte vedlikeholdsplaner og bidra til å etablere en felles masterplan for aktiviteter for aktuell IKTløsning i samspill med RHFene og Interregional Tjenesteleverandør • Utøve strategisk dialog med Driftsleverandører (inkludert arbeidsflate, integrasjoner m. m) og Løsningsleverandører på vegne av Interregional Systemeiergruppe • Utarbeide målbilde og plan for videreutvikling av IKT-løsning, herunder foreslå prioritering av endringsønsker som understøtter IKT-strategi og målarkitektur • Beslutte og sikre prioritet for eskalert feilhåndtering og feilretting innenfor avtalte finansielle rammer og mandat • Utøvende rolle for å sikre oversikt og innsikt i gjeldende markedstrender • Utøvende rolle for å sikre at IKT-løsningen understøtter vedtatte strategier innenfor fagfeltet • Utøvende rolle for å være koordinert mot relevante nasjonale initiativ Bemanning og sammensetning • Ett regionalt helseforetak vil bli gitt i oppdrag å etablere Interregionalt Forvaltningsråd i henhold til mandat fra Interregional Systemeiergruppe, og er hovedansvarlig for å bemanne forvaltningsrådet med tilfredsstillende klinisk, teknisk og merkantil kompetanse. • Interregionalt Forvaltningsrådet skal bestå av representativ og kompetansemessig tilfredsstillende representasjon fra helseregion(er) som benytter og/eller er interessent av den interregionale IKT-løsningen. Drifts- og løsningsleverandør(er) deltar ved behov og på sak. • Interregionalt Forvaltningsråd skal måles på definerte KPIer definert i mandatet. D Sentrale grensesnitt • Interregional Systemeiergruppe: Interregional Forvaltningsråd rapporterer til og utarbeider beslutningsunderlag til Interregional Systemeiergruppe. • Interregional Tjenesteleverandør: Interregionalt Forvaltningsråd utøver forvaltning av avtale (SLA) mot Interregional Tjenesteleverandør på vegne av Interregional Systemeiergruppe. Interregional Tjenesteleverandør er videre kontaktpunkt mot leverandørene for operative, driftsrelaterte områder. • Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m. m) og Løsningsleverandør(er): Interregionalt Forvaltningsråd utøver strategisk dialog rundt drifts- og vedlikeholdsavtale(r) med leverandørene på vegne av Interregional Systemeiergruppe. • Relevante fagfora som Fagforum Arkitektur (NIKT FA), Fagforum for Porteføljestyring m. fl. E Møtefrekvens B C • TBD 24

Mandat Interregional Tjenesteleverandør A Rapporteringslinje B Ansvar og myndighet C Bemanning og sammensetning D Sentrale grensesnitt E Møtefrekvens • Rapporterer til Interregionalt Forvaltningsråd ihht avtaler • Interregional Tjenesteleverandør skal ha en tjenesteansvarlig for drifts- og forvaltningstjenestene knyttet til den (enkelte) interregionale IKTløsning(en). • Hovedansvarlig for at alle drifts- og forvaltningsrelaterte endringsønsker og feil blir registrert, og sikre at alle prioriterte tiltak blir gjennomført i henhold til definerte prosesser for feil- og endringshåndtering • Hovedansvarlig for koordinering av alle Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m. m) og Løsningsleverandør(er) i den tekniske leveransekjeden ved behov • Utøvende rolle for å sikre at interregional standardisering blir ivaretatt i IKT-løsningens tekniske leveransekjede. • Rapportere til Interregionalt Forvaltningsråd på avtaleregulerte KPI/SLA • Utøver operativ leverandørstyring og operativ avtalehåndtering • Utøver den operative dialogen med leverandører • Bemannes hovedsakelig som en del av linjeorganisasjonen til Interregional Tjenesteleverandør og ved behov fra Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, integrasjoner m. m) og Løsningsleverandør(er) • Tett samspill med Interregionalt Forvaltningsråd og Interregional Systemeiergruppe for å utarbeide omforente planer for feil- og endringshåndteringer – samt langsiktige planer for den aktuelle løsningen • Grensesnitt mot de eksisterende IKT funksjonene i RHFene • N/A 25