YHTEISREKISTERINPITJYYDEST SOPIMINEN OKM N SEK RAHOITTAJIEN JA TUTKIMUSORGANISAATIOIDEN

YHTEISREKISTERINPITÄJYYDESTÄ SOPIMINEN OKM: N SEKÄ RAHOITTAJIEN JA TUTKIMUSORGANISAATIOIDEN VÄLILLÄ 13. 3. 2019 Jukka Haapamäki

Yhteenveto • Tutkimustietovarannon henkilötietojen käsittelyperusteita selvitetty ja luonnosteltu 2017 -18 ottaen huomioon muuttuva lainsäädäntökehys • OKM käsittely marraskuu 2018: Yleislainsäädäntö mahdollistaa etenemisen niiden kokonaisuuksien osalta jotka vastaavat nykyistä tieteellistä käytäntöä (julkaisu-, tutkimusaineisto-, tutkimusinfratietojen näyttäminen) sekä niiden kokonaisuuksien osalta, joissa käsittelyperusteeksi voidaan yksilöidä tutkijoiden suostumus tai sopimus. Tarve erillislainsäädännölle tiettyjen TTV: n käyttötapausten osalta (tietojen laaja yhdistäminen, tietojen välittäminen avoimen rajapinnan kautta). • Yhteisrekisterin osapuolien (OKM ja rahoittajat / OKM ja tutkimusorganisaatiot) välillä valmisteltu sopimuksia. Tavoite saada sopimuspohjat valmiiksi kevään aikana

Pidempi versio • Vuonna 2017 -18 valmisteltu yleisesittelyä henkilötietojen käsittelyperusteista tutkimustietovarannossa – https: //wiki. eduuni. fi/pages/viewpage. action? page. Id=83527374 – Huomioitu lainsäädäntökehikon täsmentyminen • Käsittelyperusteet perustuvat sille, että tutkimustietovaranto: 1. Välittää tietoa Suomessa tehtävästä tutkimuksesta tutkimuskentän toimijoiden välillä helposti hyödynnettävien tietovirtojen avulla. 2. Esittää ja näyttää kerättyä tutkimustietoa sen yhteyteen rakennetun portaalin välityksellä. • Tutkimustietovarannon sisältämät tiedot kuvailevat tutkimusta (ts. ne ovat tutkimusta kuvaavia metatietoja). Lähtökohtaisesti tiedot ovat valmiiksi avoimia, julkaistuja ja haettavissa lukuisista järjestelmistä ja tietokannoista sekä Suomessa että kansainvälisesti. Ne ovat suurelta osin myös EU: n tietosuoja-asetuksen (GDPR) määritelmän mukaisia henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyperusteet • Henkilötietojen käsittely on mahdollista tietosuoja-asetuksessa käsiteltyjen kuuden perusteen mukaisesti: a) b) c) d) e) f) rekisteröidyn suostumus sopimus rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite elintärkeiden etujen suojaaminen yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu • Tietoja toimittavilla tahoilla on alun perin ollut erilaisia käsittelyperusteita omissa järjestelmissään. Tutkimustietovarantoon toimittamiensa tietojen (ns. omat tiedot) osalta rekisterinpitäjät voivat käyttää samoja käsittelyperusteita kuin aiemmin. Muutoin tietojen käsittelylle tarvitaan lainmukainen käsittelyperuste. • Tutkimustietovarannon rakentaminen käynnistetään yleislainsäädännön pohjalta. Pääasiallinen käsittelyperuste on yleinen etu (e).

Yleinen etu käsittelyperusteena tutkimustietovarannossa • Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta on täytynyt antaa lailla tai muilla oikeudellisilla säännöksillä. Yleinen etu on käsittelyperusteena tutkimustietovarannossa niiden tietojen osalta, jotka ovat tiedeyhteisön vakiintuneen käytännön mukaisesti julkisia ja vapaasti hyödynnettävissä. Näitä tietoja ovat julkaisujen tiedot, tutkimusaineistojen tiedot sekä tutkimusinfrastruktuurien tiedot • Yleisen edun tarkennus kansallisessa tietosuojalaissa (4 § Käsittelyn lainmukaisuus) ” 2) käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi. ” − Vertaa mm. valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuriministeriöstä, jossa OKM: n tehtävä on huolehtia tieteen ja tutkimuksen yleisistä edellytyksistä ja strategisesta kehittämisestä. Lisäksi mm. valtioneuvoston asetuksen mukaisesti asetettu tutkimuseettinen neuvottelukunta, joka on ohjeissaan kuvannut hyvän tieteellisen käytännön. • Johtopäätös: Käsittelyperusteena on yleinen etu sekä välitettäessä julkaisujen, tutkimusaineistojen ja tutkimusinfrastruktuurien tietoja tutkimustietovarannon kautta että julkaistaessa näitä tietoja tutkimustietovarannon portaalissa.

Muut käsittelyperusteet (1/2) • Tutkimustietovarannon suunnitellut toiminnallisuudet ja käyttötapaukset ovat laajat ja tuovat käyttöön uusia mahdollisuuksia käyttää ja näyttää tietoa. Tutkimustietovarantoon siirretään myös tietoja, joiden käyttöön tiedeyhteisössä ei ole vakiintunutta käytäntöä eikä yleinen etu edellisen perusteella ole yhtä selvästi sovellettavissa • Näissä tapauksissa käytetään käsittelyperusteena pääosin tutkijan suostumusta eli yksiselitteistä, tietoista, yksilöityä ja vapaaehtoista tahdonilmaisua tai sopimusta (a, b). • Johtopäätös: Rahoituspäätöstietojen käsittelyperuste tutkimustietovarannossa ja tietojen julkaisemisessa portaalissa on joko tutkijalta saatu suostumus tai tutkijan kanssa tehty sopimus. Tutkimustietovarannon tietoja hyödyntävällä taholla tulee olla jokin käsittelyperuste. • -> Tutkijoiden suostumus/sopimus rahoittajaorganisaation vastuulla

Muut käsittelyperusteet (2/2) • Suostumus on perusteena ns. tutkijoiden profiili- ja aktiviteettitietojen hyödyntämiseksi tutkimustietovarannossa. – Profiilitietoja ovat esimerkiksi tutkijan affiliaatio, titteli, oppiarvo, tutkimusaiheet, nimivariantit, tutkijatunnisteet (esim. ORCID-tunniste, Researcher. ID), joita tutkija tyypillisesti on tallentanut esimerkiksi omaan kotiorganisaatioonsa tai muuhun palveluun, jossa tutkija voi ylläpitää omaa profiiliaan (esim. ORCID). Aktiviteettitiedot ovat esimerkiksi osallistumisia konferensseihin, asiantuntijaryhmien jäsenyyksiä, palkintoja, arviointitoimintaa, esiintymisiä, jne. Niiden julkaiseminen ei ole yhtä vakiintunutta ydintietoihin verrattuna, vaikka ne mainitaankin TENK: n hyvän tieteellisen käytännön ohjeissa. • Tutkimustietovarannon keskeinen toimintaperiaate on tietojen kytkeminen toisiinsa. Kytketyistä tiedoista syntyy uusi tietokokonaisuus, jollaisten luominen tässä mittakaavassa ei aiemmin ole ollut mahdollista. Vaikka tietokokonaisuuden yksittäiset tiedot voidaan julkaista yleisen edun perusteella yhdistettyjen tietojen julkaisemisesta ei ole vielä muodostunut käytäntöä. • Johtopäätös: Suostumus on pääosin perusteena muiden tietojen käytölle. • -> Tutkijoiden suostumukset suostumuksenhallintapalvelusta

Rekisterinpitäjyys • Tutkimustietovaranto muodostaa henkilötietoja sisältävän rekisterin, jolla on enemmän kuin yksi rekisterinpitäjää. Heidän keskinäisten vastuiden määrittelystä pitää sopia. • Tutkimustietovarannossa on käytössä yhteisrekisterinpitäjyys tietoja toimittavien tahojen kesken. OKM: llä on vastuu tietojen luovuttamisesta ja käsittelystä, ja kukin tietoja toimittava taho vastaa omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. OKM sopii jokaisen rekisterinpitäjän (rahoittajat ja tutkimusorganisaatiot) kanssa vastuunjaosta ja muista yhteisrekisterinpitäjyyden edellyttämistä asioista. • Yhteisrekisterinpitäjyyden myötä tutkimustietovaranto ei ole yksittäisen rekisterinpitäjän näkökulmasta ulkoinen rekisteri, johon tiedot tulee luovuttaa. Kun yhteisrekisterinpitäjyyteen kuuluvasta vastuunjaosta on sovittu, yksittäiselle rekisterinpitäjälle tutkimustietovaranto on yksi sen omista rekistereistä.

Yhteisrekisteristä sopiminen (1/4) • Valmistellut aineistot a) Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä (OKM – rahoittaja) b) Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä (OKM – tutkimusorganisaatio) c) Valtakunnallisen tutkimustietovarannon tietosuojaseloste • Kommentteja sopimusaineistoista pyydetty Suomen Akatemialta, Säätiöiden neuvottelukunnalta, Helsingin yliopistolta ja Business Finlandilta • Tavoite saada sopimuspohjat valmiiksi kevään 2019 aikana. Tämän jälkeen sopimusten teko OKM: n ja yksittäisten rahoittajien sekä tutkimusorganisaatioiden välillä. • Mahdollinen erillislaki toisi sovittavia asioita lainsäädäntöön, jolloin sopimuksia yhteisrekisterinpitäjyydestä ei tarvittaisi jollain aikavälillä.

Yhteisrekisteristä sopiminen (2/4) • Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Sopijapuolet Sopimuksen tavoite ja tausta Henkilötietojen käsittelyn tavoite ja laajuus Rahoittajan / tutkimusorganisaation vastuut ja velvollisuudet Opetus- ja kulttuuriministeriön vastuut ja velvollisuudet Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteutuminen Yhteisrekisterinpitäjien yhteistoiminta ja avunanto Sopimuksen voimassaolo Riitojen ratkaisu ja lainvalinta Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset

Yhteisrekisteristä sopiminen (3/4) • 3. Henkilötietojen käsittelyn tavoite ja laajuus 3. 1. Käsiteltävien henkilötietojen kuvaus 3. 2. Henkilötietoja käsitellään Tutkimustietovarannossa seuraaviin tarkoituksiin: a) b) c) Tiedot julkaistaan avoimesti verkossa tutkimustietovarannon portaalissa Tiedot voidaan luovuttaa tutkimustietovarannosta niille tahoille, joilla on tietoihin lainmukainen käsittelyperuste. Tietoja käsitellään kansallisen tutkimusjärjestelmän tilastoinnissa ja ohjaamisessa, joka on opetus- ja kulttuuriministeriön lakisääteinen tehtävä. 3. 3 Liitetäänkö useista eri lähteistä tulleita henkilötietoja toisiinsa 3. 4 Henkilötietojen luovutus eteenpäin Tutkimustietovarannon tietoja voi selata ja hakea sen yhteyteen rakennetun portaalin kautta. Tietoja ei voi ladata Tutkimustietovarannosta massana erilliseen tiedostoon. Tutkimustietovarannon tietoja koneluettavan rajapintojen välityksellä voivat käyttää sellaiset tahot, joilla on laillinen käsittelyperuste tietojen hyödyntämiselle. Henkilötietoja ei siirretä EU: n/ETA: n ulkopuolelle muuten kuin henkilön yksilöidyllä suostumuksella.

Yhteisrekisteristä sopiminen (4/4) • Rahoittajan/tutkimusorganisaation vastuut ja velvollisuudet (luku 4) – – – Rahoittaja luovuttaa tämän sopimuksen mukaiseen Tutkimustietovarantoa koskevaan käyttöön myönteisen rahoituspäätöksen saaneiden hakijoiden kohdassa 3. 1 luetellut tiedot. Tutkimusorganisaatio luovuttaa tämän sopimuksen mukaiseen Tutkimustietovarantoa koskevaan käyttöön tutkijoiden kohdassa 3. 1 luetellut tiedot. Rahoittaja/tutkimusorganisaatio vastaa luovutettavien tietojen keräämisestä ja tietojen oikeellisuudesta Rahoittaja/tutkimusorganisaatio vastaa omalta osaltaan henkilötietojensa käsittelyn oikeudellisista perusteista. Rahoittaja/tutkimusorganisaatio vastaa omalta osaltaan rekisteröityjen informoimisesta. Rahoittaja/tutkimusorganisaatio huolehtii henkilötietojen päivittämisestä, korjaamisesta ja poistamisesta • Opetus- ja kulttuuriministeriön vastuut ja velvollisuudet (luku 5) – – Opetus- ja kulttuuriministeriö on Tutkimustietovarannon vastuullinen rekisterinpitäjä. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa Tutkimustietovarannon tietojärjestelmäkuvauksista, tarvittavista tietosuojaasetuksen mukaisista vaikutusarvioista, tietosuojavaltuutetun informoimisesta sekä muista TSA: n mukaisista rekisterinpitäjille kuuluvista käytännön toimenpiteistä luvun 4 asioita lukuunottamatta. Opetus- ja kulttuuriministeriö sopii kirjallisesti henkilötietojen käsittelijän kanssa henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta Tutkimustietovarannossa ja velvoittaa käsittelijää sopimaan niistä kirjallisesti omien alihankkijoidensa kanssa. Henkilötietojen käsittelijä ylläpitää Tutkimustietovarannon tiedonvälityskanavia ja huolehtii viestien välittämisestä vastuulliselle rekisterinpitäjälle

Avoimia kysymyksiä • Missä määrin tutkimustietovarannossa voidaan yhdistellä eri lähteistä saatavia tietoja yleislainsäädännön pohjalta. Esim. liittää julkaisujen ja tutkimusaineistojen tietoja hankkeisiin tai tutkijoihin. Onko ratkaisu erillislainsäädännössä? • Voivatko tutkimustietovarannon yhteisrekisterinpitäjät sopia keskenään, että tiedot olisivat näiden kaikkien hyödynnettävissä esimerkiksi siten, että rahoituspäätösten tiedot voitaisiin automaattisesti luovuttaa tutkijan kotiorganisaatioille tai muille rahoittajille?

Päätösesitys • Edetäänkö rahoittajille ja tutkimusorganisaatioille tehtyjen sopimuspohjien valmistelussa ja pyritään tekemään sopimuksia mahdollisimman monen organisaation ja OKM: n välillä? • Onko sopimuksissa yhteisrekisterinpitäjyydestä huomioitu kaikki tarvittavat seikat?