Ruang Lingkup Manajemen Proyek SAFITRI JAYA Faktor keberhasilan

Ruang Lingkup Manajemen Proyek SAFITRI JAYA

Faktor keberhasilan dan kegagalan sebuah proyek Faktor keberhasilan (CHAOS, 1995) 1. Keterlibatan user 2. Misi proyek yang jelas 3. Pernyataan kebutuhan proyek yang jelas 4. Perencanaan proyek yang matang Faktor kegagalan (William V. Leban) 1. Lemahnya defenisi 2. Ketidakjelasan ruang lingkup

Defenisi 1. Ruang lingkup mendefenisikan dan mengendalikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang termasuk/tidak termasuk dalam proyek. 2. Ruang lingkup meliputi semua pekerjaan yang terkait pada proses untuk menyelesaikan tujuan proyek atau untuk menghasilkan produk proyek. 3. Untuk kepentingan ini, tim proyek dan stakeholder proyek harus mempunyai pandangan dan pengertian yang sama tentang apa yang akan dihasilkan dari proyek dan bagaimana proses mencapainya

Scope Proyek dalam siklus hidup proyek • Strategic Planning • Project Selection Initiating Planning Controlling • Scope Planning • Scope Definition Executing • Scope Verification • Scope Change Control Closing

Project Life Cycle

Proses pada Manajemen Ruang Lingkup (Siklus hidup proyek) 1. 2. 3. 4. Inisiasi : memulai proyek atau melanjutkan fase sebelumnya Perencanaan ruang lingkup proyek Pendefenisian ruang lingkup proyek Membangun WBS (Work breakdown structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. 5. Verifikasi ruang lingkup proyek 6. Kendali perubahan ruang lingkup proyek

Manajemen Ruang Lingkup pada Tahapan Initiating 1. Inisiasi merupakan tahap permulaan proyek. 2. Output dari tahap ini berupa project chapter (bagan proyek) yang merupakan dokumen utama identitas proyek, sekaligus merupakan ringkasan proyek. 3. Inisiasi proyek : perencanaan strategis dan seleksi proyek § Identifikasi proyek-proyek potensial Ø Pemahaman terhadap rencana strategis organisasi (analisis Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Ø Memahami area bisnis (keselarasan antara strategi bisnis dengan strategi teknologi informasi) § Menggunakan metode realitis dalam melakukan seleksi proyek § Pembuatan bagan proyek

Driver pengembangan teknologi informasi 1. Driver bisnis a. Problem solving b. Mendukung proses-proses bisnis c. Meningkatkan keuntungan dan meminimalkan resiko 2. Driver teknologi a. Peluang pengembangan teknologi baru b. Meningkatkan nilai kompetitif c. Meningkatkan komunikasi dan kerjasama (kolaborasi)

Identifikasi proyek-proyek IT 1. Perencanaan strategis teknologi informasi Menyusun rencana strategis proyek teknologi informasi disesuaikan dengan visi, misi, dan rencana strategis organisasi. Termasuk dalam kegiatan ini adalah menentukan area bisnis utama organisasi. 2. Analisis area bisnis Melakukan analisis area bisnis untuk menentukan area bisnis mana yang memerlukan dukungan teknologi informasi atau area bisnis mana yang dapat ditingkatkan nilai keuntungan / kompetitifnya menggunakan teknologi informasi. 3. Perencanaan proyek Menyusun proyek-proyek potensial, mendefinisikan scope proyek, manfaat dan batasan-batasan proyek berdasarkan analisis area bisnis. 4. Alokasi sumberdaya Memilih proyek IT dan memetakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek.

Metode Seleksi Proyek 1. Fokus pada kebutuhan organisasi a. Kebutuhan (need) b. Pembiayaan (funding) c. Dukungan (will) 2. Kategorisasi proyek TI a. Problem Solving b. Opportunity c. Directive (berorientasi pada perilaku customer)

Metode Seleksi Proyek 3. Analisis Nilai Investasi Proyek a. analisis NPV (Net Present Value) b. ROI (Return on Investment) c. analisis periode pengembalian (Payback Analysis) 4. Menggunakan Model skor terbobot