PENGERTIAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI dan MANAJEMEN KESEHATAN Dr

PENGERTIAN & RUANG LINGKUP ADMINISTRASI dan MANAJEMEN KESEHATAN Dr. Achmad Chusnul Chuluq Ar. MPH Lab IKMKP FKUB --- 0341. 575848/787845/08123314620 Email: chusnul_cq@yahoo. com 1. KAMIS, 11 OKTOBER 2012

ASAL USUL ISTILAH ADMINISTRASI • Bahasa Belanda, “administratie” ---- segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan – pekerjaan Tata Usaha kantor) • Bahasa Yunani, “Ad ministrare” -- Ad = pada, ministrare= melayani ---- administrasi berarti memberikan pelayanan. • Administrasi bararti : “Pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/ komputer, pelayanan surat menyurat , dan

PENGERTIAN ADMINISTRASI • Tidak bisa terlepas dari asal kata Administrasi : “Kegiatan Tata Usaha Kantor” & “Melayani” • Prof. Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakannya dalam 2 pengertian, yaitu : 1. Administrasi dalam pengertian sempit 2. Administrasi dalam pengertian luas

ADMINISTRASI DALAM PENGERTIAN SEMPIT • Dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) • Seperti : – Tulis menulis, – Pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan komputer), – Agenda, – Kearsipan, – Pembukuan – dan lain sebagainya.

ADMINISTRASI DALAM PENGERTIAN LUAS • Administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu : 1. Proses 2. Fungsi atau Tugas 3. Kepranataan/Institusi

PROSES ----- Administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.

FUNGSI ATAU TUGAS • Administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” (memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). • Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi --- Misal: – – – Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin); Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana); Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas); Orang-orang yang mengorganisir (organisator), Dan lain sebagainya.

KEPRANATAAN (INSTITUSI) • Administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu. • Misal: – Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; – Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain); – Kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan – Kantor lain sebagainya.

ADMINISTRASI MEMPUNYAI PENGERTIAN: ”AKTIVITAS UNTUK MENCAPAI TUJUAN” ATAU “PROSES PENYELENGGARAAN KERJA UNTUK MENCAPAI TUJUAN”

DEFINISI ADMINISTRASI PENULIS INDONESIA 1. The Ling Gie – Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan” 2. Sutarto – Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan” 3. Sondang P Siagian – Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yg telah ditentukan”

DEFINISI ADMINISTRASI PENULIS ASING 1. William H. Newman – Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama”. 2. Dwight Waldo – Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi

3. H. A. Simon, cs – Dalam bukunya “ Public Administration” ------administrasi adalah kegiatan sekelompok orang yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. 4. George R. Terry – Administrasi adalah upaya mencapai tujuan yg ditetapkan dengan mempergunakan orang lain 5. Robert D. Calkins – Administrasi adalah kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari keputuan tsb untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Kesimpulan • Dari definisi-difinisi di atas dapat disimpulkan bahwa ADMINISTRASI mengandung unsur-unsur : 1. Adanya orang-orang 2. Adanya pedoman/petunjuk 3. Adanya kegiatan-kegiatan 4. Adanya kerjasama 5. Adanya rasionalitas 6. Adanya tujuan yang hendak dicapai

Unsur-Unsur Pokok Administrasi • Ditemukan setidaknya ada lima UNSUR POKOK ADMINISTRASI, antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. Masukan (input) Proses /fungsi-fungsi administrasi Keluaran (output) Sasaran Administrasi sebagai sistem

1. MASUKAN (INPUT) • Masukan dalam administrasi adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan administrasi. • Dikenal juga dengan perangkat administrasi (tools of administration) : : 1. Sumber (resources) - segala sesuatu yang dapat dipakai untuk menghasil barang atau jasa --dibedakan 4 macam: a. Sumber Tenaga (labour resources)- terdiri dari tenaga ahli (skilled/expert) seperti ahli ekonomi, ahli akuntansi, ahli teknik sipil/arsitek, ahli computer, ahli kearsipan dan lain. Sumber tenaga lainya dan tenaga bukan ahli, seperti pesuruh, penjaga malam dan tenaga kasar lainnya.

b. Sumber Modal (capital resources) -dibedakan 2 macam yaitu: “modal bergerak”, seperti uang dan giro serta “modal tidak bergerak”, seperti bangunan, tanah, kendaran dinas, sarana dan prasarana lainnya. c. Sumber Hukum (legitimate resources) -adalah aturan/ketentuan/perundang-undangan yang berlaku dalam menjalankan kegiatan administrasi, misalnya Keputusan Presiden (Kepres), Peraturan Pemerintah (PP), Keputusan Menteri (Kepmen). d. Sumber Alamiah (natural resources) --segala sumber yang dapat dimanfaatkan dari alam semesta, misalnya energi matahari, energi angin, gas alam, air terjun dan sumber alam lainnya. 2. ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI ------- tata cara dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknolog

• KOONTZ DAN DONNELLS: – Membedakan masukan terdiri 4 macam, yaitu : manusia (man), modal (capital), manajerial dan teknologi. • Pembagian lain dari Masukan -- untuk organisasi yng tidak mencari keuntungan dikenal dgn 4 M, yaitu : 1. 2. 3. 4. Manusia (man), Uang (money), Material (bahan-bahan) dan Metode (method) • Pembagian lain dari Masukan ---- Untuk organisasi yang profit /mencari keuntungan dikenal dgn 6 M : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Manusia (man), Uang (money), Material Metode (method), Mesin (machinery) Pasar (market)

2. PROSES/FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI • Adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. • • Dalam administrasi dikenal dengan sebutan fungsi administrasi • Beberapa fungsi administrasi yang penting menurut para ahli adalah : – Freeman, Membedakan 6 fungsi administrasi yaitu : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Directing), Pengawasan (Controlling), Koordinasi (Coordinating); – George R. Teryy, membedakan 4 fungsi administrasi, yaitu : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan (Actuating) Dan Pengawasan (Controlling) – Henry Fayol, membedakan 5 fungsi administrasi, yaitu : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Perintah (Commanding), Koordinasi (Coordinating) Dan Pengawasan (Controlling). Dengan semakin berkembangnya ilmu administrasi, untuk memudahkan pelaksanaannya, fungsi-fungsi administrasi disederhanakan menjadi 4, yaitu : • Umumnya fungsi administrasi menjadi tanggung jawab pimpinan (pejabat manajemen). 1. Perencanaan (planning)

3. KELUARAN (OUT PUT) • Adalah hasil dari suatu pekerjaan administrasi. • Dari pengertiannya ---- keluaran yang dihasilkan dapat dibedakan menjadi 2, yaitu : 1. Pengertian sempit (kegiatan perkantoran ) -------catatan surat masuk dan keluar, kumpulan surat masuk dan keluar, daftar nama pegawai, daftar inventaris barang, daftar gaji pegawai dll. 2. Pengertian luas, terdiri dari : 1. Hasil dari proses adalah pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai, petunjuk pelaksanaan/teknis, tugas-tugas/personil kepanitian dll 2. Hasil dari fungsi/tugas adalah kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian

3. Kelembagaan adalah fungsi/aktivitas kelembagaan, system, pelayanan umum (in servise & public service) a. Untuk sektor pemerintahan adalah pelayanan publik, b. Untuk sektor perusahaan/swasta adalah jasa dan produksi 4. SASARAN ADMINISTRASI – Adalah tujuan keluaran yang dihasilkan, antara lain: • Instansi atasan, • masyarakat umum, • keperluan intern dan ekstern organisasi

5. ADMINISTRASI SEBAGAI SYSTEM • Semua tata aturan yang berlaku untuk menjalankan tugas-tugas/ fungsi-fungsi administrasi dibuat secara sistematis, dalam rangka efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. • Perkataan system – mengandung pengertian banyak ragam dan yang dipandang cukup penting, antara lain : 1. Sistem sebagai gabungan dari elemen-elemen yang saling berhubungan oleh suatu proses, berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi untuk menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan; 2. Sistem adalah struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit organik;

Sistem sebagai gabungan dari elemen-elemen yang saling berhubungan oleh suatu proses, berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi untuk menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan

Sistem adalah struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit organik;

Sistem adalah satu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang saling terkait dan mempengaruhi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian System Secara Umum Dapat Di Bedakan Menjadi 2 Bagian, Yaitu 1. Sistem Administrasi sebagai suatu wujud (entity) ---membentuk suatu wujud dengan ciri-ciri dapat didiskripsikan dengan jelas --- dibedakan menjadi : a. Wujud yang konkrit --- sistem dpt di tangkap oleh pancaindera. Mis. Undang-undang, Peraturan- Peraturan, Keputusan-keputusan , Petunjuk-petunjuk tertulis. b. Wujud yang abstrak -- sistem tidak dapat ditangkap oleh pancaindera. Mis. Kebijakan dan kebijaksanaan, birokrasi, hak prerogative pimpinan. 2. Sistem Administrasi sebagai suatu metode (method) ---bagian yang terhimpun dalam sistem tsb membentuk suatu metode/rumusan/pedoman yang dapat dipakai sebagai alat dalam melakukan tugas administrasi. Mis. system penerimaan pegawai yang bagian-bagiannya terdiri dari berbagai peraturan.

TERIMA KASIH