QIP Quality Improvement Program KETRAMPILAN KEGIATAN IMPROVEMENT STEP

QIP Quality Improvement Program KETRAMPILAN KEGIATAN IMPROVEMENT STEP 1

Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI OBJECTIVES q Memilih tema q Membentuk Tim IMPR q Menentukan batasan IMPR q Mengumpulkan data TOOLS BRAINSTORMING CHECK-SHEET STRATIFICATION PARETO SCATTER DELIVERABLES q Tema IMPR q Tim IMPR q Batasan Tema IMPR q Data-data terkait dengan tema

Objectives: MEMILIH TEMA Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Pertanyaan yang bisa dipakai untuk mencari tema: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Adakah yang bisa dibuat lebih AKURAT? Adakah yang bisa dibuat lebih CEPAT? Adakah yang bisa DITINGKATKAN? Adakah yang bisa dibuat lebih MURAH? Adakah yang bisa dibuat lebih MUDAH? Adakah yang bisa dibuat lebih RINGAN? Adakah yang bisa dibuat lebih BERSEMANGAT? 8. Adakah yang bisa dibuat lebih AMAN? When you know what to look for, you will soon discover problem AKURAT, CEPAT, MURAH, MUDAH, RINGAN, BERSEMANGAT, AMAN

Objectives: MEMILIH TEMA Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Isu-isu yang bisa dijadikan tema: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Peningkatan PRODUKTIVITAS Peningkatan KUALITAS Penurunan BIAYA Ketepatan PENGIRIMAN Peningkatan PROSES PRODUKSI Peningkatan KESELAMATAN Peningkatan SEMANGAT KERJA DIKATAKAN ADA MASALAH APABILA ADA PERBEDAAN ANTARA KENYATAAN DENGAN YANG DIHARAPKAN (TARGET)

Objectives: MEMILIH TEMA Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Data sebagai sumber tema. Manfaat data: 1. Bisa menggambarkan keadaan saat ini 2. Bisa digunakan untuk mengendalikan proses 3. Bisa digunakan untuk inspeksi dan evaluasi 4. Bisa digunakan untuk menganalisa dan memperbaiki proses Ada bermacam-macam data dari tempat kerja kita: kualitas, jumlah produksi, biaya, keselamatan/ kecelakaan kerja, kehaadiran/ absensi, dsb.

Objectives: MEMILIH TEMA Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Jenis-Jenis Data: Data Nominal KATEGORI, contoh jumlah karyawan laki-laki dan perempuan di PT XYZ. Data Ordinal Jenis Data RANKING, contoh perusahaan dirangking berdasarkan jumlah produksinya. Data Interval SKALA, contoh: suhu dalam o. F, jarak/ skala 50 o. F ke 60 o. F sama dengan 60 o. C ke 70 o. F Data Kontinyu PENGUKURAN, contoh: panjang, suhu, dsb. Data Diskrit PENGHITUNGAN, contoh: nomor sepatu Data Kontinyu Data Rasio RASIO, contoh: setengah usia 80 tahun adalah 40 tahun Data Diskrit

Objectives: MEMILIH TEMA Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Bicara Dengan Data q Nyatakan persoalan menjadi karakteristik yang terukur q Persoalan bisa dilihat dari data yang ada, bukan berdasarkan anggapan semata Langkah-Langkah Mengumpulkan Data q Rencanakan pengumpulan data (DATA APA, SIAPA YANG MENGUMPULKAN DATA, DIMANA DAN KAPAN DATA DIKUMPULKAN) q Pastikan cara memperoleh data (BAGAIMANA CARA MENGUMPULKAN DATA) q Kumpulkan data (SUMBER DATA)

Tools: CHECKSHEET Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Ø Check Sheet adalah suatu formulir, dalam bentuk diagram atau tabel yang digunakan untuk mengumpulkan data dan memeriksa kondisi Ø Haslinya merupakan alat bantu untuk memahami situasi yang sebenarnya, menganalisa persoalan, mengendalikan proses, mengambil keputusan dan membuat rencana. JENIS KEGUNAAN Defective Item CS Menentukan detil cacat Defect Factor CS Menentukan kejadian cacat per hari, operator, mesin, dsb. Defect Position CS Menentukan lokasi cacat Process Distribution CS Inspection & Validation CS Menentukan penyebaran dimensi, kekerasan, berat, dsb Inspeksi mesin, alat-alat, atau memeriksa prosedur

Tools: CHECKSHEET Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Contoh: DEFECTIVE ITEM CHECKSHEET

Tools: CHECKSHEET Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Contoh: INSPECTION & VALIDATION CHECKSHEET

Tools: STRATIFIKASI Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Ø Stratifikasi digunakan untuk mengurai / mengklasifikasikan data / masalah menjadi kelompok / golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur tunggal dari data / masalah sehingga menjadi lebih jelas Ø Contoh Stratifikasi: 1. Material Pembuat, merek, tanggal pembelian, nomor lot 2. Mesin, Peralatan Nomor mesin, model, lokasi, masa pakai 3. Operator A, Shift 1, usia, masa kerja 4. Prosedur (SOP) Suhu, tekanan, prosedur, kecepatan mesin 5. Pengukuran & Inspeksi PIC yang mengukur, alat ukur, cara mengukur, lokasi pengukuran 6. Waktu Jam, hari, minggu, bulan, shift 7. Lingkungan & Cuaca Musim hujan, musim kemarau, kering, lembab 8. Lain-lain Baru vs lama, Good vs NG, metoda pengiriman

Tools: STRATIFIKASI Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Contoh: Penjualan q Penjualan 1985 sebanyak 950 buah q Kita tidak tahu komposisi masing-masing dealer (penjual), juga tidak tahu jenis/kategori produk yang terjual q Untuk itu kita perlu menstratifikasi ke PENJUAL dan JENIS q Dari tabel stratifikasi kita bisa tahu PENJUAL mana yang paling banyak penjualannya, demikian juga kita bisa tahu jenis mana yang paling laku PENJUAL A B C D E F TOTAL I 125 100 50 75 100 50 500 II 50 100 25 25 50 50 300 III 25 25 - 25 25 50 150 TOTAL 200 225 175 150 950 JENIS 75

Tools: PARETO Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI q Pembuatnya adalah seorang Italia bernama Vilfredo Pareto q Diagram Pareto merupakan diagram yang terdiri atas grafik balok (frekuensi cacat, nilai RP) dan grafik garis yang menggambarkan perbandingan masing-masing jenis data terhadap keseluruhan q Diagram Pareto disusun dengan urutan terbesar ke terkecil (descending order) q Dengan memakai diagram Pareto, dapat terlihat masalah mana yang dominan dan tentunya kita dapat mengetahui prioritas penyelesaian masalah kita dapat melihat apakah kedua faktor. q Menyelesaikan masalah besar tentunya hasilnya akan lebih besar dibanding bila menyelesaikan masalah kecil. Biarpun masalah besar hanya terselesaikan 50%, tetapi umumnya masih lebih besar hasilnya dibandingkan bila menyelesaikan masalah kecil, apalagi masalah kecil tidak dapat diselesaikan secara tuntas.

Tools: PARETO Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI MEMBUAT DIAGRAM PARETO 1. Daftar semua masalah 2. Prosentasekan 3. Hitung nilai kumulatif

Tools: SCATTER DIAGRAM Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Ø Diagram ini disebut juga Diagram Pencar, merupakan diagram yang menggambarkan korelasi/hubungan antara 2 faktor/data yang ada. Ø Dengan memakai diagram ini kita dapat melihat apakah kedua faktor tersebut saling berhubungan atau tidak. Penjualan 6 9 7 7 8 3 5 4 10 2 9 10 8 8 3 5 4 11 9 1 SCATTER DIAGRAM 14 12 JUMLAH PENJUALAN No Jml kunjungan Penjualan No Jml kunjungan 1 90 4 21 125 2 130 3 22 131 3 140 8 23 137 4 100 5 24 100 5 123 7 25 128 6 121 6 26 85 7 133 8 27 110 8 96 3 28 113 9 88 2 29 139 10 136 10 30 80 11 117 4 31 122 12 125 5 32 130 13 92 3 33 127 14 132 7 34 96 15 106 11 35 103 16 129 4 36 115 17 102 3 37 106 18 118 2 38 19 107 12 39 124 20 136 10 40 97 10 8 6 4 2 0 0 50 100 JUMLAH KUNJUNGAN 150

Tools: HISTOGRAM Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Ø Histogram adalah satu diagram balok yang digunakan untuk memeriksa penyebaran/distribusi data. Biasanya adalah data kontinyu, tetapi untuk keperluan praktis bisa juga dipakai untuk data diskrit. Ø Data dikelompokkan (menunjukkan kelas) dengan rentang nilai tertentu (lebar kelas). Kemudian akan dicari frekuensi data-data yang ada berdasarkan kelasnya.

Tools: GRAFIK Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Ø Grafik (graph) menyajikan suatu informasi secara visual dan mudah dimengerti dan diingat. Ø Dengan grafik bisa mengetahui kecenderungan (trends), pola (pattern) dan karakteristik lainnya. Ø Grafik menyajikan informasi yang tersembunyi Ø Gunakan grafik sesuai dengan informasi apa yang akan disajikan. Penerapan Grafik Karakteristik Membandingkan Bar Untuk menyajikan balok identik (lebar sama) tetapi beda ukuran dua kuantitas Graph ketinggian, menya-takan dua kuantitas yang berbeda. Melihat perubahan Line Graph Menyajikan kecenderungan (trend) data dari waktu ke waktu sepanjang waktu Memperlihatkan bagian/komponen masing-masing komponen Pie Chart Membagian pada periode tertentu mudah dilihat masing-masing kuantitas Band Graph Memperlihatkan bagian/komponen masing-masing komponen Menjelaskan kesetim. Radar Chart bangan antar item yg ada Memperlihatkan Gantt Chart kemajuan suatu rencana Menjelaskan urutan Z data sampai tercapai Diagram Untuk mengamati karakteristik dan kecenderungan kesetimbangan antara beberapa item Mempermudah pemahaman rencana secara rinci dan kamajuannya apakah sesuai dengan skedulnya Untuk melacak perubahan pencapaian suatu rencana atau kemajuan sejauh mana pencapaian obyektif

Deliverables: TEMA Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Empat faktor Produksi : 4 M 1 E Ø Adakah masalah yang berhubungan dengan MATERIAL? Ø Adakah masalah yang berhubungan dengan MESIN? Ø Adakah masalah yang berhubungan dengan MANUSIA? Ø Adakah masalah yang berhubungan dengan METODA? Ø Adakah masalah yang berhubungan dengan ENVIRONMENT? Tiga besar Masalah dalam pekerjaan: N N N MUDA : masalah pemborosan MURA : masalah ketidakseimbangan MURI : masalah beban berlebihan

Deliverables: MENETAPKAN TEMA Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI Gunakan tools yang tersedia untuk menentukan tema dan setelah ketemu silakan dikonfirmasikan dimintakan persetujuan atasan. Pilih QCC LEADER dan juga catat siapa saja anggotanya (QCC MEMBER) QCC LEADER QCC MEMBER

Deliverables: RENCANA KEGIATAN Setelah tema ketemu maka saatnya membuat Rencana Kegiatan (jadwal) Gunakan Gantt Chart untuk membuat Rencana Kegiatan STEP 1. Menentukan Tema & Analisa Situasi 2. Menetapkan Target 3. Analisa Faktor & Menemukan Sumber Penyebab 4. Mencari Ide-Ide Perbaikan 5. Implementasi Ide-Ide Perbaikan 6. Evaluasi Hasil 7. Standarisasi & Rencana Pencegahan 8. Penetapan Rencana Berikut Juni 2008 Juli 20048