Prsentation de loutil INDICO Indico est loutil Cern

Présentation de l’outil INDICO Indico est l’outil Cern mis en place pour la gestion des conférences et workshops. Il permet la gestion : • des abstracts, • des présentations, • du programme, • des participations. Indico permet aussi la gestion de réunions simples. Julie Hadre ( AT-ADM) - Juin 2005

INDICO – Page d’accueil Login Liste des conférences Adresse : http: /indico. cern. ch

INDICO – Login Création d’un compte utilisateur, Possibilité d’utiliser les login et password Nice, Etape obligatoire pour la soumission et l’approbation des abstracts/présentations.

INDICO – Liste des conférences Ajouter un évènement Accès au contenu de l’évènement par un simple clic.

INDICO – Exemple avec AMT 01 Page d’accueil d’un évènement Possibilité de logo Crayon rouge pour accéder à l’interface de modification Contact support = secrétaire Rubriques actives accessibles

INDICO – Accès à l’interface Management area 13 onglets : Main, Programme, Contribution, Book of abstracts, Timetable, Call for abstracts, Access control, Archiving, Registration form, Registrants, Display, Tools.

INDICO – Management area Onglet « Main » Description de l’évènement : nom, lieu, dates, horaires, responsables. Possibilité d’ajouter des documents (lettre d’info, documents de présentation, etc. ).

INDICO – Management area Onglet « Programme » Cette page présente le programme scientifique de l’évènement. Liste des présentations ; possibilité d’accès aux documents relatifs (abstracts, slides).

INDICO – Management area Onglet « Contributions » Cette page présente la liste des abstracts acceptés pour l’évènement (+ processus d’approbation pour la/les personnes qui ont les « full rights » ) Accès aux documents « déposés » par les auteurs pour leurs présentations. ! Si le document n’est pas approuvé, il est impossible de soumettre le papier !

INDICO – Management area Onglet « Timetable » (1)

INDICO – Management area Onglet « Timetable » (2) Pour chaque session de l’emploi du temps, vous pouvez : • Modifier les couleurs, • Modifier le contenu, • Supprimer la session sans incidence sur les autres sessions, • Lier les contributions qui se rattachent à la session, • Ajouter des contrôles d’accès spécifiques, • Ajouter des commentaires.

INDICO – Management area Onglet « Call for abstracts » Permet de gérer la soumission des abstracts (dates de début, de fin, de prolongement exceptionnel, templates). ! Dates strictes !

INDICO – Management area Onglet « Abstracts » Statut de l’abstract : Accepted, withdrawn, under review, propose to reject, etc. Gestion des abstracts : enregistrement et processus d’acceptation.

INDICO – Management area Onglet « Access Control » Gestion des accès et possibilité de définir un mot de passe d’accès à la conférence. Gestion des accès utilisateurs, pour créer, modifier, supprimer des données de l’interface.

INDICO – Management area Onglet « Registration Form » Formulaire d’enregistrement : Dates de validités du formulaires, infos relatives à l’évènement, etc. Jusqu’à 5 sessions réponses pour le participant : - Motifs de participation, - Détail de la présence aux sessions, - Réservations d’hôtel, - « activités » durant l’évènement, - Autres informations. Synthèse des infos sous l’onglet « Registrants »

INDICO – Management area Onglet « Display » Permet la gestion des rubriques ; • A tout moment, des rubriques peuvent être activées ou désactivées. • Il est possible d’ajouter des rubriques non prévues par Indico. Pour cela il faut créer la rubrique manquante sur une page web, via Frontpage par exemple, et lier la nouvelle rubrique vers cette page web. Permet la gestion de la « trame » de l’évènement : couleurs de fonds et de texte ; Permet d’insérer un logo.

INDICO – Management area Onglet « Tools » Cet onglet permet entre autre de graver des dvd de la conférence.

INDICO – Listings Les informations de mêmes catégories peuvent être éditées sous forme de listes : • Auteurs, speakers, chairpersons, • Abstracts, contributions, • Participants (liste par session, hôtel…).

INDICO – Gestion de réunions simples La gestion de simples réunions est grandement simplifiée par rapport à celle des conférences et workshops. Indico permet de stocker à long terme tous les fichiers relatifs à une réunion. Il offre aussi beaucoup d’autres possibilités : • préparation de la timetable, du calendrier, du planning • Export vers les outils d’agenda personnel…

INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Timetable

INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Calendrier

INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Planning

INDICO – Avantages et inconvénients (1) Inconvénients : • Pas de guide de formation rapide, • Problème de visibilité de l’ensemble de la structure.

INDICO – Avantages et inconvénients (2) Avantages : • Uniformisation de la gestion des conférences et workshop, • Nombreuses possibilités offertes par l’outil, • Un interlocuteur réactif et efficace en cas de soucis (contact : indico-project@cern. ch), • Gain de temps dans la gestion des abstracts et contributions, • Interactivité de l’outil.

INDICO -Exemple d’infos pour la soumission des contributions (1) ABSTRACTS Instructions for Authors: – The abstracts will be based on the keywords and the questions as defined by the Chairman. – Deadline for abstract submission: “date”. – The abstracts are to be submitted via Indico • Abstract submission: step by step – Login to Indico (if you are a new user, you will have to define a login first) – Complete: Main Data – Complete: Author details – Select your track (session) – Final submission CONTRIBUTIONS • All Speakers should write up their presentations. • The Chairman should write up their summary talks. • Contributors should consult the proceedings from previous workshops to get a feeling of what is expected. As usual the deadlines must be strictly respected. • All papers to be submitted by “date” to optimize the use of the indico tool.

INDICO - Exemple d’infos pour la soumission des contributions (2) PRESENTATIONS The Indico tool will be used during the Workshop as archive for the presentations. To optimize its use, authors are therefore requested to submit their presentations BEFORE the workshop. Submission of presentations: step by step: – – Login to Indico (same as for submission of your abstract) Select "my conference" (appears only after login) Select your title Select "submit material" Select material type : "presentation" and indicate the path of your source file (ppt or pdf). Submitted material can be updated at any time.