Prestatie Management Prestaties Schatten en Managen Ad Marien

Prestatie Management Prestaties Schatten en Managen Ad Marien Corad Business Solutions

Introductie ‐ ‐ ‐ 25‐ 11‐ 2010 Probleemstelling Oplossing Managen prestatie Draaiboek Bi. SL voorbeeld Info Prestaties schatten en managen 2

Probleemstelling Plan van Aanpak verbeterprogramma’s: ‐ Business case gaat vaak over kosten, doorlooptijden, training, invoering, … ‐ Verwachte prestatieverbetering niet of minimaal onderbouwd Na afronden verbeterprogramma vallen prestaties tegen (niet objectief vastgelegd) Men neemt aan dat een model (o. a. CMMi) een niet nader gedefinieerde prestatieverbetering oplevert Prestatieverbeteringen zijn lastig aan te tonen 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 3

Oplossing 1. Nul‐meting ‐ Analyseer de huidige organisatie ‐ Bepaal/schat huidige prestatie parameters (o. a. KPI’s, budget, bemensing, …) 2. Schat/simuleer huidige en verbeterde (proces) prestaties 3. Onderbouw business case met de verwachte/geschatte opbrengst (objectiveren verwachting) 4. Prestatie manager realiseert de business case ‐ Manage objectief gemaakte prestatieverwachting 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 4

Managen prestatie Applicatie project: ‐ Definieer de applicatie verwachting (eisen) ‐ Project manager bestuurt het project en realiseert de applicatie (eisen) Prestatie project: ‐ Definieer de prestatie verwachting ‐ Bepaal organisatie prestatiefactoren (o. a. KPI’s, budget, bemensing, …) ‐ Doe computer simulaties (voorspel dynamisch procesgedrag) ‐ Prestatie manager bestuurt het prestatie verbeterprogramma en realiseert de verbetering 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 5

Draaiboek 1 Proces 3 Organisatie inzicht (KPI’s) Simulatie eisen 4 Simulatie/ analyse 5 Implementatie strategie 6 Stuur op prestatie lerende organisatie 1. Beschrijf de processen 2. Bepaal via data‐onderzoek of schatting realistische randvoorwaarden voor de belangrijkste organisatiegegevens / KPI’s 3. Bepaal de vragen die met proces‐simulatie beantwoord moeten worden. 4. Simuleer en analyseer een aantal scenario’s en toets de gevonden KPI’s op haalbaarheid 5. Bepaal hoe een KPI‐meetsysteem moet worden opgezet, geïntroduceerd en gebruikt 6. Leer de organisatie te acteren op basis van KPI’s en stuur op het bereiken van de verwachte prestatie. 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 6

Voorbeeld draaiboek Bi. SL Voorbeeld geeft slechts een idee van vele mogelijkheden Simulatie: ‐ Moet aangepast worden n. a. v. simulatie doelstellingen ‐ Is gebaseerd op het verkregen organisatieinzicht (processen en gegevens/KPI’s) 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 7

1. Beschrijf werkvolgorde Bi. SL YAWL: www. yawlfoundation. org 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 8

2. Organisatiegegevens / KPI’s Vraagstelling: Voor de oorzaak foute/onvolledige specificaties: ‐ ‐ 25‐ 11‐ 2010 Aantal bevindingen moet afnemen Extra tijd en kosten moeten afnemen (niet nader uitgewerkt) Prestaties schatten en managen 9

2: Organisatiegegevens / KPI’s Vereenvoudiging: ‐ We kennen slechts 3 specificatie bevindingen voor realisatie, test en In productie 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 10

2. Organisatiegegevens Bepaal voor iedere procestap het gedrag (bijv. via interviewsessies) Een mogelijk uitkomst voor de procestap "Specificeren (Bi. SL)" kan zijn Onderdeel Medewerkers Grootte 2 FTE Werkuur = Euro 90, ‐ Opstellen specificatie n. a. v. klantenwens Gem. 2 werkdagen (klein) Gem. 7 werkdagen (groot) Correctie bevinding Gem. 0. 5 werkdag (klein) Gem. 2 werkdagen (groot) 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen Gem = gemiddeld 11

3. Simulatie eisen Simulatie moet inzicht geven in: ‐ ‐ ‐ (Cumulatieve) aantallen bevindingen Doorlooptijden (Cumulatieve) aantallen klantenwensen, specificaties, … Kosten totaal, per specificatie, per bevinding, … Toepasbaarheid KPI’s … 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 12

4. Simulatie en dynamisch gedrag Simulatie dynamisch gedrag via een toevals‐ generator. Voorbeeld (uniforme kansverdeling): Onderdeel Aantal klantenwensen Bevindingen Locatie bevinding 25‐ 11‐ 2010 Grootte 0‐ 5 / week 0 – 5 /kwartaal (klein) 1 – 3 / kwartaal (groot) Kans bevinding: • 1/15 Realisatie • 1/10 Test • 1/25 In Productie Prestaties schatten en managen 13

4. Analyse vanuit basisgegevens Vereenvoudiging: ‐ Geen onderscheid kleine en grote bevinding ‐ Geen onderscheid tussen ontstaans locatie bevindingen 25‐ 11‐ 2010 Extra toename bevindingen Prestaties schatten en managen 14

4. Analyse vanuit berekende gegevens Extra toename bevindingen 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 15

5/6. Strategie en invoering KPI’s: ‐ Zijn KPI’s eenvoudig en eenduidig te meten en te berekenen? ‐ Wat zijn de target levels van de KPI’s? Algemeen: meten moet een doel hebben ‐ Hoe kun de KPI’s gebruikt worden om te sturen en verbeteren? ‐ Wie doet wat, wanneer, waarom, waar, welke (hoe), , waarmee (7‐w’s) 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 16

Info 25‐ 11‐ 2010 Prestaties schatten en managen 17