ORGANZASYONLARDA KONTROL FAALYETLER VE UYGULAMASI DO DR CEMAL

ORGANİZASYONLARDA KONTROL FAALİYETLERİ VE UYGULAMASI DOÇ. DR. CEMAL ZEHİR

Kontrol Sürecinin Tanımı ve Önemi Örgütsel kontrol, erişilmesi arzulanan amaçlarla, başarı standartlarıyla ve planlarla belirlenmiş hususların, uygulamaya ilişkin örgütsel faaliyetlerle uyumlaştırılmasını sağlayan sistematik süreçler toplamıdır.

Örgütte Kontrol Sürecinin Evreleri Kuruluşlarda kontrol sürecinin evreleri birbirini izleyen dört kısım içerisinde incelenebilir. Ø Başarı standartlarının oluşturulması Ø Fiili veya mevcut başarı durumunun ölçülüp değerlendirilmesi Ø Ø Standartlarla erişilen fiili başarıların karşılaştırılması Gerekli düzeltici önlemlerin alınması

Başlıca Standart Türleri Bilimsel olarak belirlenen, olması gereken veya erişilmesi düşünülen standartları, türleri bakımından şu şekilde sınıflandırabiliriz. Ø Fiziksel Standartlar : Hammadde, malzeme, makine, teçhizat, üretilen mamullerin özellikleri bakımından tespit edilen ölçülerdir. Ø Gelir Standartları : İşletme veya kuruluşun faaliyetleri süresince ne oranda gelir ve kazanç sağladığına ilişkin ölçülerdir. Ø Maliyet Standartları : Üretilen mamüllerin toplam maliyetleri, birim maliyetleri, mamüllerin içine giren hammadde, işçilik gibi hususlar bilimsel esaslara göre incelenip oluşturulduğunda bunlar birer maliyet standardıdır.

Başlıca Standart Türleri Ø Sermaye Standartları : Sermaye standartları da kuruluşun ticaret veya endüstri işletmesi olması durumuna ya da hizmet işletmesi özelliğine göre oluşturulmakta, finansal ölçü ve rasyolar ile ifade edilmektedir. Ø Standart Olarak Programlar : Her program miktar, zaman, kalite, yer ve şahıs bakımında çok iyi düşünülmüş, analiz edilmiş ve hesaplanmış standartlardır. Ø Ölçülmeyen Standartlar : İşletmenin personelinin kalitesi, moral ve motivasyon düzeyleri halkla ve müşterilerle ilişkilerin düzeyi. . . vb.

Başlıca Standart Türleri Ø Standart Olarak Amaç ve Hedefler : Yöneticilerin kısa, orta veya uzun vadede gerçekleştirmek zorunda oldukları ve genel amaçlara erişilmeye hizmet etmek belirlenmiş bulunan alt amaç ve hedeflerin hepsi olması gereken standartlardır. Ø Standart Olarak Bütçeler : Hangi kaynaklardan ne kadar nakit sağlanacağı ve bununla ilgili olarak yapılacak sermaye harcamaları veya finansman bütçelerin belirlenmesidir. Ø Standart Olarak Stratejik Planlar : Stratejik planlar kuruluşun hangi yatırım ve endüstri alanlarında ve pazarlarında faaliyette bulunacağını ve kaynakları ne oranda tahsis edeceğini gösterir.

Örgütsel Kontrol Konuları Kontrol çabaları 3 kısıma ayrılır. Ø § İleriye destek verici kontrol § Süreçler ve işlemler esnasında kontrol § Faaliyet sonrası geri besleme biçiminde yapılan kontrol

İleriye destek verici kontrol Beşeri kaynaklar, hammadde, makina, malzeme, ve finansal kaynaklar için belirlenen ve beklenen miktar ve kalite ölçülerinde veya standartlarında olup olmadıklarına bakılarak daha baştan kuruluşta kabul edilip sürece katılıp katılmamasına karar verilmesidir.

Süreçler ve İşlemler Esnasında Kontrol Girdilerin çıktıya dönüştükleri sırada belirli kritik noktalara yerleştirilen personel aracılığıyla yapılan kontrol faaliyetlerinden ibarettir.

Faaliyet Sonrası Geri Besleme Biçiminde Yapılan Kontrol Tüm faaliyetler bitirildikten sonra ilgili yönetici, uzman veya müfettişlerce yapılan kontrol biçimidir. Çıktıların kontrolü, miktar, kalite, müşteri tatmini, prestij, personel morali gibi hususlardan oluşur.

Kontrol Sistemi Elemanları 1) Stratejik Plan 2) Finansal Plan 3) Faaliyet Bütçesi 4) Amaçlara Göre Yönetim 5) Yönetim Bilgi Sistemi Raporları 6) Faaliyetler Yönetimi Sistemleri ve Raporları

Kontrol Sistemi Organları Stratejik plan ve finansal plan düzeyinde faaliyette bulunan kontrol organları tepe yöneticileridir. Ayrıca, organizasyon hiyerarşisi içinde görevlendirilmiş olan her yöneticinin asli görevlerinden biri de kontroldür. Her yöneticinin ifa ettiği bu kontrole “asli kontrol” denir. Örgütlerde hesap ve bütçe kontrolü için oluşturulmuş en önemli bölüm finans bölümüdür. Burada yapılan planın parçaları şunlardır :

Finansal Planın Parçaları 1) Sabit masraflar 2) Değişken masraflar 3) İhtiyari giderler 4) Gelirler 5) Kar veya zarar

Örgüt Kültürü ve Kontrol Örgüt kültürü içinde kontrol sistemi 2’ye ayrılır. Birincisi resmi kontrol sistemi ve araçlarından oluşan “bürokratik kontrol”, diğeri ise personelin alışkanlıkları, sosyal ve bireysel değerleri ve inançlarından oluşan “gayri resmi kontrol” dür.

Bürokratik Kontrol Sistemi ve Araçları Ø Bürokratik kontrolün araçları şunlardır. - Kurallar ve Yöntemler - Yönetim Kontrol Sistemleri - Otorite Hiyerarşisi - Seçim ve Eğitim - Teknoloji

Biçimsel Kurallara Bağlı Olmayan Kontrol Ø Kuruluşla oluşmuş bulunan sosyal değerler, alışkanlıklar, gelenekler, paylaşılan inanç ve değerler ile örgütsel amaçlara erişme konusunda birbirine güvenden oluşan, ancak bürokratik bir süreç ve işleme dayanmayan, kendiliğinden insanların bilincinde oluşan kontrol ortamıdır. Ø Başlıca araçları şunlardır; - Örgüt Kültürü - Arkadaşlık Grupları - Kendini Kontrol - Çalışanın Seçimi ve Sosyalleştirilmesi