ORGANISASI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN MATA KULIAH ORGANISASI DAN

ORGANISASI, ADMINISTRASI, DAN MANAJEMEN MATA KULIAH ORGANISASI DAN TATA KERJA 2015 -2016

PENGERTIAN ORGANISASI � ORGANISASI =ORGANON (YUNANI) = ALAT. � Chester I. Barnard dalam Kreitner dan Kinicki (2007: 545) menyatakan bahwa “Organisasi adalah suatu sistem kegiatan terkoordinasi secara sadar (koordinasi atas hal-hal, seperti: upaya- upaya yang dilakukan, terhadap suatu tujuan bersama, pembagian kerja, dan hirarki kewenangan), atau merupakan kekuatan dari dua atau lebih orang. ” Jones (1999: 4) menyatakan bahwa ”Organisasi adalah suatu alat/wadah yang digunakan oleh orang-orang untuk mengkoordinasikan kegiatan mereka dalam rangka memperoleh sesuatu hal yang diinginkan atau yang memiliki nilai, yakni mencapai sasaran/tujuan mereka” James D. Mooney mengatakan bahwa : Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama Gibson, et al (1991: 5) menyatakan bahwa “Organisasi adalah wadah yang digunakan oleh masyarakat sehingga memungkinkan mereka untuk melaksanakan pencapaian maksud/tujuan mereka, yang tidak mungkin dapat dicapai oleh seorang individu secara sendiri” � � � Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

Dari pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi harus memiliki EMPAT unsur dasar, yaitu : 1. 2. 3. 4. Orang-orang (sekumpulan orang); Kerjasama; Tujuan yang ingin dicapai; dan Kepemimpinan. Jadi, organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

FAYOL’S FOURTEEN ADMINISTRATIVE PRINCIPLES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. DIVISION OF WORK AUTHORITY AND RESPONSIBILITY DISCIPLINE UNITY OF COMMAND UNITY OF DIRECTION SUBORDINATION OF INDIVIDUAL INTEREST TO GENERAL INTEREST REMUNERATION OF PERSONNEL 8. 9. 10. 11. 12. CENTRALIZATION SCALAR CHAIN ORDER EQUITY STABILITY OF TENURE OF PERSONNEL 13. INITIATIVE 14. ESPRIT DE CORPS

PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI Henry Fayol dengan teori organisasi klasiknya, mengemukakan adanya empat belas prinsip-prinsip atau asas-asas utama organisasi, yakni: 1. 2. La division du travail (division of work), atau asas pembagian kerja. Semakin orang menjadi spesialis maka semakin efisien orang tersebut dalam mengerjakan tugasnya. L’autorite/Responsabilite (authority and responsibility), atau asas kekuasaan (kewenangan dan tanggung jawab). Harus ada kekuasaan untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk membuat dirinya ditaati. Fayol membedakan kewenangan antara: a. b. l’autorite statutaire kewenangan karena jabatannya); dan l’autorite personelle kewenangan karena kepandaian, kecerdasan, pengalaman, wibawa dan nilai moral, dan sebagainya. Tidak ada kekuasaan tanpa tanggung jawab dan sebaliknya.

PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI 3. 4. 5. 6. La discipline (discipline), yaitu asas l’obeissance (ketaatan), l’assiduite (kesungguhan hati dan keseksamaan), l’activite (kerajinan, kesigapan), la tenue (sikap dan tingkah laku), les signes exte’rieurs de respect (bukti sikap nyata menghormati) terhadap segalanya yang menjadi conventions (peraturan, perjanjian, persetujuan, kebiasaan, tatakrama) antara organisasi dengan karyawannya. L’unite de commandement (unity of command), atau kesatuan pimpinan, yaitu bahwa hanya ada satu pemimpin yang memberikan perintah untuk setiap orang. L’unite de direction (unity of direction), atau asas kesatuan gerak. Satu pemimpin dan satu program untuk seluruh gerak operasi organisasi menuju ke satu tujuan. Misalnya kementerian personalia tidak boleh mempunyai dua direktur, dengan kebijakan rekrutmen yang masing-masing berbeda. La subordination des interests particuliersa a l’interests general, (subordination of individual interest to general interest) , atau asas yang menjelaskan bahwa kepentingan pribadi di dalam organisasi harus berada di bawah kepentingan umum organisasi.

PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI 7. 8. 9. La remuneration (renumeration/pay of personnel), yaitu asas bahwa karyawan harus mendapat penghargaan yang setimpal dengan jasa-jasa mereka kepada organisasi. Penghargaan itu harus adil, dan sedapat-dapatnya memberikan kepuasan kepada karyawan/pegawai dan organisasi, baik bagi manajer maupun pegawai secara keseluruhan. La centralisation/decentralisation (centralization/decentralization), yaitu asas yang menyatakan derajat pengambilan keputusan (terpusat atau tidak terpusat). Jangan dilihat dari segi “baik atau buruknya, ” melainkan dari segi “apa untung atau ruginya. ” Hierarchie, yaitu garis wewenang dalam organisasi dan sering digambarkan dalam bentuk kotak-kotak dan garis pada bagan organisasi berjalan menurut peringkat dari manajemen puncak ke tingkat paling bawah di dalam organisasi. Hierarki ini diperlukan untuk menjamin kelancaran komunikasi dan kesatuan pimpinan.

PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI 10. 11. 12. L’ordre, atau asas yang menyatakan bahwa dalam setiap organisasi itu harus ada tertib ( ordre). Setiap organisasi harus menyediakan tempat (jabatan) untuk setiap orang pegawai, dan setiap orang pegawai harus berada di tempat yang ditugaskan kepadanya. Fayol menyatakan bahwa setiap orang harus berada di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat ( the right man in the right place ). L’equite (equity), atau asas “kewajaran, ” yaitu para pegawai harus diperlakukan secara bersahabat dan adil oleh manajernya. La stabilite du personnel (stability of tenure of personnel), adalah asas yang menyatakan bahwa dalam organisasi jangan terlalu sering diadakan mutasi atau reorganisasi, karena menurut Fayol diperlukan waktu bagi seseorang pegawai untuk menyesuaikan diri dengan jabatan (fungsinya) yang baru agar dapat mencapai tingkat penunaian tugas yang baik. Jikalau seorang pegawai sebelum mencapai tingkat penyesuaian diri yang cukup, atau justru pada waktu dia telah mencapai tingkat penyesuaian diri yang cukup dalam suatu jabatan lalu dipindah, maka dia tidak akan pernah memperoleh kesempatan untuk menunjukkan karyanya dan pada gilirannya dia tidak akan mencapai kepuasan dalam karirnya.

PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI 13. 14. L’initiative (initiative), atau asas yang menyatakan bahwa manajer harus pintar memberikan prakarsa (inisiatif) kepada bawahannya, yaitu kesempatan untuk memikirkan, merencanakan sendiri suatu karya, mengusulkannya kepada manajer, dan kemudian diberikan kesempatan untuk melaksanakannya sendiri. Dengan demikian si pegawai merasa puas dan bangga dalam pekerjaannya dan hal ini sangat menguntungkan bagi organisasi. L’union du personnel (esprit de corps), Fayol merumuskannya sebagai, “L’harmonie, L’union dans le personnel d’ une entreprise est une grande force dans cette entreprise, ” (harmoni, persatuan atau kerukunan pada personil sesuatu badan usaha merupakan suatu kekuatan besar bagi badan usaha tersebut). Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

ASAL USUL ISTILAH ADMINISTRASI Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan –pekerjaan Tata Usaha kantor). Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, “administrare” yang artinya Ad= pada, ministrare= melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

PROF. PRAJUDI ATMOSUDIRDJO, MEMBEDAKAN ADMINISTRASI DALAM 2 PENGERTIAN, YAITU : 1. Administrasi dalam arti sempit, ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan komputer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

2. Administrasi dalam arti luas, yang dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu : a. Proses Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan, orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.

CONTOH: Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ? , apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ? Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN PROSES Proses Pemikiran Perencanaan Pengaturan Penggerakan Tujuan Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

ADMINISTRASI DALAM ARTI LUAS b. Fungsi dan Tugas Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” (memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

CONTOH: 1. 2. 3. 4. Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin); Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana); Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas); Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN FUNGSI ATAU TUGAS Pemimpin Perencana Integritas Pengatur Profesionalisme Pengorganisir Sinergi Pelayanan Pengawas Kesempurnaan

ADMINISTRASI DALAM ARTI LUAS c. Kepranataan (Institusi) Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu. CONTOH: 1) 2) Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu. Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain);

ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN KEPRANATAAN (INSTITUSI) Kantor Administrasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Integritas Profesionalisme Kantor Imigrasi Sinergi Kantor Urusan Agama Pelayanan Kesempurnaan

Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam arti luas mempunyai pengertian : ”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan” Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

MANAJEMEN 1. 2. 3. Menurut Mary Parker Follett, manajemen adalah suatu seni untuk mengerjakan sesuatu melalui orang lain (the art of getting things done through the other people). Menurut Peter Drucker, manajemen merupakan praktik spesifik yang mengubah sekumpulan orang menjadi kelompok efektif, berorientasi pada tujuan, dan produktif. Menurut Stoner dan Freeman, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang dinyatakan secara jelas. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

FUNGSI MANAJEMEN: 1. 2. Planning mencakup pendefinisian tujuan organisasi, pengembangan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan, dan pengembangan hierarki komprehensif dari rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan dalam mencapai tujuan yang diharapkan. Organizing merupakan tanggung jawab manajer untuk mendesain struktur organisasi dan mengatur pembagian pekerjaan, termasuk mempertimbangkan apa tugas yang harus dilaksanakan, siapa melakukannya, bagaimana tugas dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana keputusan harus dibuat. Organizing yang dilakukan ini merupakan persiapan sebelum pekerjaan sebenarnya dimulai.

3. 4. Staffing merupakan pekerjaan manajer untuk mengisi jabatan yang tersedia dalam organisasi. Kinerja seorang manajer sangat dipengaruhi oleh kemampuan dari orang-orang yang membantunya. Oleh karena itu, manajer harus cermat dalam memilih orang untuk ditempatkan dalam suatu jabatan agar dapat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Leading atau memimpin merupakan fungsi manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan orang dalam menjalankan pekerjaan agar tujuan dapat dicapai. Manajer memotivasi pekerja, mengarahkan aktivitas orang lain, memilih saluran komunikasi yang efektif, atau menyelesaikan konflik di antara anggota organisasi, dan mereka terikat untuk memimpin bawahan untuk mewujudkan tujuan organisasi.

5. 6. Actuating berkenaan dengan fungsi manajer untuk menjalankan tindakan dan melaksanakan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Actuating merupakan implementasi dari apa yang telah direncanakan dalam fungsi planning dengan memanfaatkan persiapan yang sudah dilakukan dalam organizing. Controlling merupakan aktifitas untuk meyakinkan bahwa semua hal berjalan sebagaimana mestinya dan memonitor kinerja organisasi. Kinerja aktual harus dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dan jika terdapat penyimpangan signifikan, maka harus dilakukan tindakan koreksi ke jalur yang tepat.

MODEL ORGANISASI MENURUT STEPHEN P. ROBBIN: Mekanistik Organik Spesialisasi tinggi Tim lintas fungsional Departementalisasi kaku Tim lintas hierarki Rantai perintah yang jelas Arus informasi yang bebas Rentang kendali yang sempit Rentang kendali yang lebar Sentralisasi Desentralisasi Formalisasi tinggi Formalisasi rendah Contoh: Mekanistik : Kementerian Organik : Universitas Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan 25 Kesempurnaan

BENTUK ORGANISASI BERDASARKAN SIFATNYA: Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan 26 Kesempurnaan

ORGANISASI BERDASARKAN TUJUANNYA: � Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. � ORGANISASI PUBLIK adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

ORGANISASI BERDASARKAN TUJUANNYA: • • Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal – hal yang ‘terpisah’ dari masyarakat secara umum. ORGANISASI PRIVAT atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar. Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

PERBEDAAN ORGANISASI PUBLIK-PRIVAT ORGANISASI NO. INDIKATOR 1 Tujuan Non laba 2 Produk yang dihasilkan Publics goods Privat goods 3 Cara pengambilan demokratis Strategis bisnis PUBLIK ORGANISASI PRIVAT keputusan 4 Ukuran kinerja Social welfare efisiensi 5 Misi organisasi “melakukan “untung rugi” kebaikan” 6* Sumber Pendanaan ( Biasanya )APBN/D* Pribadi/bersama