NTNU Samlokaliseringsprosjektet fusjon Status januar 2018 Ml for

NTNU – Samlokaliseringsprosjektet - fusjon Status januar 2018

Mål for fusjonen og samlokaliseringstiltakene • Hente synergi fra fusjonen og de interne omorganiseringene • Styrke kvaliteten i utdanningene – bedre læringsmiljø • Integrere læringsmiljøene for utdanninger på bachelor og masternivå • Skape klassetilhørighet og identitet til studieprogrammene forebygge frafall fa studiene 2

Samlokalisering etter fusjon – flyttinger: KALVSKINNET IT Studieadm. Dokumentasjonsforv. (fra Dragvoll) Elektroniske systemer Elkraft Tekn. kybernetikk Allmennfag Fornybar energi Bygg og miljø Maskinteknikk og logistikk Geologi og berg (til Valgrinda) Materialteknologi Datateknikk og informatikk Lærerutdanning Økonomiavdelingen GLØSHAUGEN MOHOLT DRAGVOLL Samfunnsøkonomi Kunnskap for en bedre verden 3

Samlokalisering etter fusjon – nye lokasjoner: IV – Maskin og logistikk IV – Geologi og berg NV – Matteknologi (utredes) NV – Materialteknologi IV - Program for Industriell økologi (Ind. Ecol) IE - Elektrolabber, Allmenn forkurs IV – Fornybar energi IV – Bygg og miljø Datateknikk og informatikk ØK– Samfunnsøkonomi IE – Elektroniske systemer, El. kraft, Tekn. Kyb, Allmenn Lærerutdanning Fellesadm. – Øk. avd, IT-avd, Studieadm. , Dok. forvalting 4 Fellesadm. : Bygg, Campusservice

Samlokalisering etter fusjon - sentrale beslutninger og aktiviteter Beslutninger Juni 17. – Fysisk plan samlokalisering Sept 17. – Hovedplan Kalvskinnet og Gløshaugen Nov 17. – Detaljert plan Kalvskinnet Nov 17. – Samlet kostnadsramme Des 17. – Detaljert plan Gløshaugen 2017 Aktiviteter Okt- Des Utflytting Realfagbygget A-blokk, Høgskoleringen 3 ++ Økonomifakultetet – ombygging og flytting Lærerutdanningen – samling på Kalvskinnet Nybygg Valgrinda – bygging og flytting Gløshaugen – stegvis ombygging og flytting Fellesadministrasjon – stegvis ombygging og flytting Kunnskap for en bedre verden 2019 2018 Jan- juli aug- des jan – juli 2020 aug - des Jan – juli aug - des Jan 18 - IT, Matematikksenteret, Renatesenteret, Skolelab, Studentarbeidsplasser Høst 18 - Samfunnsøkonomi Jan 18 – Lærerutdanning fra Rotvoll Jan 19 – Lærerutdanning fra Moholt Aug 19 – Geologi og berg Aug 18 – Elektroniske systemer, elkraftteknikk, teknisk kybernetikk, allmennfag Aug 18 - Fornybar energi, Jan 19 - Bygg og miljø, Maskinteknikk og logistikk Jan 20 - Indecol, Datateknikk og inform. , Juli 20(? ) Materialtek. og kjemi Høst 20 – IT-avd, Stude. , Dok. forvalt, Øk. avd 5

Første kritiske linje – lærerutdanning samlet på Kalvskinnet jan 2019 • • 6 Utflyttinger fra Realfagbygg, Høgskoleringen 3, ++ => januar 2018 Elektrolabber, undervisningsrom og studentarbeidsplasser i Høgskoleringen 3 => klar til innflytting 15. 7. 2018 Datasaler, undervisningsrom og studentarbeidsplasser i Realfagbygg A => klar til innflytting 15. 7. 2018 Arbeidsplasser i elektroblokkene => klar til innflytting 1. 8. 2018 Lab, arbeids- og studentarbeidsplasser i Varmeteknisk => klar til innflytting 15. 7. 2018/1. 8. 2018 Utflytting laboratorier og ansatte Gunnerus gt. 1, nord-del, 3. og 4. etg. => senest 1. 8. 2018/1. 9. 2018 Gunnerus gt 1 – nord-del klar for innflytting ILU => klar til innflytting 15. 12. 2018 Campusservice til NHL innen juli 2018, og Bygg og Miljø til Byggteknisk innen januar 2019

Ny nettside for Samlokalisering etter fusjon https: //www. ntnu. no/fusjon/samlokalisering 7

Samlokalisering etter fusjon Rektorat - prosjektorganisasjon 1. 12. 2017 Økonomi og eiendomsdirektør Styringsgruppe Fakultetene Fakultetene Hovedprosjektleder Prosjektlederteam Organisasjonsprosesser Prosjektleder Prosjektstøtte - Eiendomsutvikling - Beslutning/forankring - Kommunikasjon - HMS - Medvirkning - Organisasjon - Læringsmiljø - Flytting 8 Delprosjekter fakultet/avdeling Delprosjekter Delprosjekt-leder Delprosjekt-leder Eiendomsavdelingen Byggeprosesser Prosjektleder Prosjektstøtte - Programansvarlige - SHA - Eiendomsforvaltning - Innkjøp - Prosjektstyring (plan, økonom, fremdrift, risiko) - Leieforhold - Læringsmiljø - Tekniske flyttinger Delprosjekter bygging Delprosjekter Delprosjekt-leder Delprosjekt-leder Avd. for Campusservice

Team. Site Samlokalisering 9 Lenke

Organisasjons- og byggeprosess samlokalisering SAMLOK PROSJEKT: 1. STYRINGSGRUPPE: Areal- og fremdriftsplan 2. SAMLOK PL: Evt. avklaringer SAMLOK ORG: 1. SAMLOK PL ORG: Utkast programnotat 2. SESAM: Evt. drøfting av programnotat 3. SAMLOK PL ORG: Endelig programnotat og beslutning om gjennomføring 4. SAMLOK PL ORG: , evt behandling AMU (byggearm) 5. SAMLOK PL ORG: Utflytting fra berørte lokaler 6. SAMLOK PL ORG: Innflytting av medarbeideres utstyr, og evt. møbler til ny lokasjon SAMLOK BYGG: 1. SAMLOK PL BYGG: Mottar programnotat og etablerer delprosjekt med delprosjektleder 2. SAMLOK DL BYGG: Skisse til romplan sammen med brukerrepresentanter 3. SAMLOK DL BYGG: Oppstartsmøte med etterfølgende befaring 4. SAMLOK DL BYGG: Detaljert romplan/prosjektering, inkl byggherrens SHA-risikovurdering (alt innenfor byggeplassen) 5. SAMLOK DL BYGG: Kontrahering av entreprenør og gjennomføring av byggearbeidene 6. SAMLOK DL BYGG: Flytter evt teknisk infrastruktur fra gammel til ny lokasjon FAK/AVD: 1. FAK/AVD: Kvalitetssikring og forankring programnotat 2. FAK/AVD: Organisasjonsanalyse, faglig intensjon vs bygningstekniske løsninger (integrasjon, kultur og organisasjonsutvikling) 3. FAK/AVD: Kvalitetssikring og medvirkning romplan 4. LOSAM / VERNELINNJE FAK/AVD: Behandle skisse til romplan 5. FAK/AVD: Risikoanalyse HMS-perspektiv (alt utenfor byggeplassen) 10

11

HR-HMS prosesser • Organisasjonsanalyse organisert som brukerprosess • • • Medvirkning og medbestemmelse etter Tilpasningsavtale/Hovedavtale Medvirkning i byggesaker etter Arbeidsmiljøloven HMS-prosesser • • • 12 Aktiv medvirkning i utforming av detaljert løsning/grunnlag prosjekteringen (del av byggeprosess) Formell medvirkning – AMU/SESAM/LOSAM • • • Felles målbilde – faglig integrasjon/-synergi Lokalisering som virkemiddel – bruk av tilgjengelige rom og areal (hvilke muligheter ligger det i programnotatet) Medarbeiderperspektivet – konkrete løsninger innen romløsningen, ny arbeidsplass (Måleskala: aksept – tilfredshet – entusiasme) Risikoanalyse HMS-perspektiv (alt utenfor byggeplass) Arbeidsplassutforming Psykososialt arbeidsmiljø

Mandat • • • 13 Gjennomføre de nødvendige organisasjons-, bygge- og flytteprosesser for å samlokalisere fagmiljøer og avdelinger å Kalvskinnet og Gløshaugen etter fusjonen Prosjektet skal sikre helhetlige prosesser i grensesnittet mellom organisasjonsutvikling, realisering av faglige synergier, og behov for tilpasning og utvikling av infrastruktur. Prosjektet skal sikre at konkrete flytte- og tilpasningsprosjekter skjer med bakgrunn i NTNUs overordnede faglige utviklingsmål (ikke hvert enkelt fagmiljøs behov) og iverksettes i samsvar med prinsipper og plan for NTNUs totale campusutvikling. Prosjektet skal sikre kommunikasjon og mobilisering, og lede involvering på tvers av enheter og fakultet slik at enkeltprosesser ikke går på tvers av eller er i motstrid til NTNUs overordnede strategi. Prosjektet skal gjennom medvirkning, forankring og brukerinvolvering ha særlig fokus på å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og læringsmiljø for de som berøres av tiltakene, og sikre at brukerperspektivet ivaretas i de løsningene som utarbeides.

Prosjektroller • Styringsgruppe – – – • Hovedprosjektleder – – – • Ansvarlig for koordinering og bistand for å gjennomføre prosjektets aktiviteter innen fakultetet Rapporterer til hovedprosjektleder om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger innen fakultetet Prosjektstøtte – – 14 Ansvarlig for styring og gjennomføring av tildelte byggeprosjekter Rapporterer til prosjektleder for byggeprosessene om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Kontaktperson fakultet – – • Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter innen byggeprosessene Rapporterer til hovedprosjektleder om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til delprosjektleder byggeprosjekter Delprosjektleder byggeprosjekter – – • Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter innen organisasjonsprosessene Fastsetter bestilling (programnotat) som bestilling til byggeprosessene Rapporterer til hovedprosjektleder om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Prosjektleder byggeprosesser – – – • Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter. Rapporterer til styringsgruppe/prosjekteier om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og fortetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til prosjektleder byggeprosesser Prosjektleder organisasjonsprosesser – – – • Ansvarlig for styring Rapporterer til rektor om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og fortetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til prosjektleder Bistår prosjektleder med kompetanse og kapasitet innen sitt fagområde Deltar i gjennomføring av øvrige prosjektaktivitetene ut fra kompetanse og kapasitet