Samlokalisering etter fusjon Systematisk HMSarbeid i samlokaliseringsprosjektet 6

Samlokalisering etter fusjon Systematisk HMS-arbeid i samlokaliseringsprosjektet 6. juni 2018 Kunnskap for en bedre verden

Samlokaliseringsprosjektet er bedt om å orientere om arbeidsmiljømessige konsekvenser av samlokaliseringen etter fusjon. - Informerer om struktur og system - Enkeltsaker løses fortløpende i samarbeid med aktuelle miljøer Kunnskap for en bedre verden 2

Hvilke vurderinger er gjennomført av arbeidsmiljøbelastning? Med bakgrunn i internkontrollforskriften • • § 5. 6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene § 5. 7. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Er det gjennomført følgende risikovurderinger: • SAMLOK: Fysiske forhold april 2017 med bistand fra HR/HMS • • avdelingen. SAMLOK: Psykososiale/organisatoriske forhold og byggeprosessen desember 2017. Resulterte i justert fremdrift og omfang for prosjektet, og løpende håndtering av risiko med bakgrunn i risikovurderingen. IE: Psykososiale og organisatoriske forhold juni 2017 IV: Psykososiale, organisatoriske og økonomiske forhold februar 2018. Temperaturmålinger 4 stk i perioden 2016 -2018 SØ: Planlegger risikovurderinger ihht. fasene i delprosjektet i aug 2018. Kunnskap for en bedre verden 3

Den overordnede prosessen - metodikken i prosjektet • Risikovurderinger knyttet til organisasjonsprosessene gjennomføres i konseptbearbeidingsfasen (HMS). • Risikovurdering i byggeprosessene gjennomføres i detaljprosjekteringsfasen (SHA) FASER Hva gjør vi i fasen? Behov Konseptutvikling Konseptbearbeiding Detaljprosjektering Produksjon Overlevering/bruk Etablere våre felles mål for samlokaliseringen Kvalitetssikrer og spille inn til SAMLOKS programnotat Utformer og spiller inn vårt utkast til romplan Utpeker brukerrepresentant(er) og flyttekoordinator Bestemmer hvor hver enkelt skal sitte og planlegge hvordan vi skal jobbe ilag Tar over bygget, og fortsetter org. -utviklingsarbeidet Fasens slutt Kunnskap for en bedre verden 4

Oppdatert status fra fakultetene for prosesser som er i gang. • IV: Temperaturmåling gjennom intervju 2016 -2018 med tema fusjon og samlokalisering viser at teknisk/administrative spesielt rapporterer om økt arbeidsmiljøbelastning og endringstretthet. Behovet for informasjon er også stort. • IE: Har ingen informasjon arbeidsmijømessige utfordringer så langt. • SU: Forventer ingen uforsvarlig arbeidsmiljøbelastning i prosjektet, forutsatt forventet fremdrift. Kunnskap for en bedre verden 5

Ivaretagelse av HMS-krav i prosjekteringen (byggeprosessen) • All prosjektering utføres av ansvarlig prosjekterende med ansvarsrett ihht krav i Plan- og bygningsloven • All prosjektering forholder seg minimum til lover, forskrifter, standarder og dets like. • Dokumenterte HMS-krav fravikes ikke • Brukerbehov utover HMS-krav vurderes ifht kost-nytte Krevende å skille nice-to-have og need-to-have. Det må være aksept for å utfordre medarbeidere og studenter angående behov Kunnskap for en bedre verden 6

Prosessen ifbm med utsettelsene som nå er foreslått • Avdekket at foreslåtte løsninger ikke tilfredsstilte fagmiljøenes forventninger – ønske om mer omfang og høyere kvalitet • Styringsgruppa foreslår justert fremdrift for å gi mulighet til å ivareta fagmiljøenes forventninger • Konsekvensene av en utsettelse utredet i berørte miljøer, samt behandlet i LOSAM og SESAM • Styringsgruppa vurderer at en utsettelse gir flere fordeler enn ulempe – ingen vesentlige konsekvenser som taler mot utsettelse • Endelig rektorvedtak etter drøfting i SESAM Kunnskap for en bedre verden 7