PROSJEKTVERKTY SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET En samling maler og verkty som

PROSJEKTVERKTØY SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET En samling maler og verktøy som kan benytters i samlokaliseringsprosjektene Versjon: 1. 0 Oppdatert av SAMLOK Oppdatert: 12. 06. 2018 Godkjent SAMLOK Tilbake Innhold Frem

Versjonslogg 2 Versjon Hvem Kort beskrivelse 1. 0 SAMLOK Ferdigstilt første utgave 2. 0 (jan 2019) SAMLOK Under revisjon -oppdatert ihht til revidert milepælsplan. Romplan behandles i konseptutviklings, møbleringsplan i konseptbearbeiding. Oppdatert ihht til arbeidsdeling i tidligfaseutvkling. SAMLOK sørger for å utarbeide skisser til romplan. Tilbake Innhold Frem

Hva er denne pakken? • På sidene nedover har vi skildret hvordan de ulike prosesstegene kan løses i detalj. Vi har inkludert viktige momenter, forslag til workshops og resultater for hvert steg. • Pakken er kontinuerlig i utvikling, og vi tar gjerne innspill til endring, forbedring og videreutvikling. • Pakken er å anse som supplerende til prosjektboken som hvert prosjekt skal ha • Det er ikke slik at man må følge stegene og rekkefølgen i aktivitetene nøyaktig slik vi har skissert dem, men leveransene som skissert i prosjektboken er tidsavhengige. 3 Tilbake Innhold Frem

Gi oss dine innspill • Om du ønsker å gi innspill til endring eller forbedring av prosjektverktøyet tar vi hjertelig imot disse. • Send gjerne forslag til linn. rasch. aune@ntnu. no 4 Tilbake Innhold Frem

Innhold • • 5 Hvordan tenke prosessen Fase: Behov Fase: Konseptutvikling Fase: Konseptbearbeiding Fase: Detaljprosjektering Fase: Produksjon Fase: Overlevering/Bruk Tilbake Innhold Frem

Hvordan jobber vi med samlokalisering på NTNU PROSESSEN Tilbake Innhold Frem

Prosjektgjennomføringsprosess samlokaliseringsprosjektet Hovedfaser for medvirkning Behovsanalyse Fakultet/ institutt SAMLOK 7 Konseptutvikling Konseptbearbeiding Mål, suksesskriterier, behov og funksjoner Bistår i utvikling av konseptet til skisseprosjekt. Bistår i videre utvikling av konseptet til forprosjekt. Bistår med malverk og prosessverktøy Utarbeider skisseprosjekt med funksjoner plassert i romplan. Utarbeider forprosjekt, med møbleringsplan Overlevering/ Detaljprosjektering Produksjon Bistår med konkretisering av detaljer. Planlegger bruken av arealene, samt den enkeltes plassering. Tar over bygget, og fortsetter org. -utviklingsarbeidet Koordinerer bygging/ tilpassing mot entreprenør. Overleverer arealene klar til bruker Gjennomfører detaljprosjektering. bruk Tilbake Innhold Frem

Prosjektgjennomføringsprosess samlokaliseringsprosjektet Hovedaktivitet Behovsanalyse Beskriver mål, suksesskriterier, samt sentrale behov og funksjoner. Fakultet/ institutt SAMLOK 8 Leveranse: Konseptutvikling Konseptbearbeiding Bistår i utvikling av konseptet til skisseprosjekt, med plassering av behov og funksjoner i romplan. Bistår i videre utvikling av konseptet til forprosjekt. Gjennomføre ROSanalyse. Leveranse: • Mål for samlokaliseringen. • Suksesskriterier • Behov og funksjoner • Innspill til utvikling av skisseprosjekt • Behandling LOSAM Bistår med malverk og prosessverktøy Utarbeider skisseprosjekt på grunnlag av behov og funksjoner. Utarbeider forprosjekt på grunnlag av videre konseptbearbeiding Leveranse: • Skisseprosjekt med foreløpig romplan Leveranse: • Forprosjekt med endelig møbleringsplan • Innspill til utvikling av forprosjekt • Behandling LOSAM • ROS-analyse Detaljprosjektering Bistår med avklaringer i detaljprosjektering. Starter medvirkningsprosess for å ta i bruk nye arealer. Leveranse: Avklart bruk og plassering av ansatte i arealene Gjennomfører detaljprosjektering og SHArisikovurdering. Bistår i organisasjonsprosess er. Leveranse: • Anbudsgrunnlag Produksjon Bistår med detaljavklaringer i byggeprosessen. Starter planlegging av flytteprosess Leveranse: • Plan for organisering og bruk av lokaler • Bestemt medarbeiders plassering • Behandling LOSAM Koordinerer bygging/tilpassing mot entreprenør. Bistår i planlegging av flytteprosess. Leveranse: • Ferdigstilt bygg etter brukernes spesifikasjoner Overlevering og bruk Gjennomfører flytting. Viderefører organisasjonsprosess er inn i nye lokaler. Leveranse: • Organisasjonsutvikling Overleverer arealene klar til bruker Leveranse: • Ferdigkontroll av bygg • Overlevere bygget Tilbake Innhold Frem

Hva kan vi gjøre i de ulike fasene? MALER OG VERKTØY Tilbake Innhold Frem

Behov Hovedaktivitet Ansvar Prosjektet Felles mål Prosjektet tydeliggjør sine mål for hva de ønsker å oppnå med samlokaliseringen. Her avklares også eventuelle prinsipper som legges til grunn. Prosjektet forankrer mål og prinsipper med berørte ansatte. SAMLOKs ansvar Leveranser SAMLOK bistår med malverk og prosessverktøy Prosjektet • Uttrykte mål for hva Prosjektet vil oppnå med samlokaliseringen • Ev. prinsipper for samlokaliseringen • Mål forankret hos berørte medarbeidere Hva skal vi? I denne fasen av prosjektet skal prosjektet komme frem til felles målsetninger på hva vi ønsker å oppnå med samlokaliseringen og suksesskriterier for denne. Vi skal videre identifisere våre viktigste grensesnitt mot andre avdelinger/faggrupper/osb. , viktige funksjoner og våre prinsipper for organisering. Vår oppgave er å lage mål og kriterier som gir retning til prosjektet videre, innenfor rammene som er gitt. I en organisasjonskontekst er lokaler et virkemiddel for å oppnå mål. Formuler derfor mål som gjerne kan realiseres gjennom bruk av lokaler. Vi skal også etablere prosjektorganisasjonen, ved å oppnevne/utnevne representanter og koordinatorer. Disse vil sammen trolig utgjøre det som blir kjernen i prosjektorganisasjonen. I tillegg bør man vurdere hele prosjektorganisasjonen og om man skal ha en styringsgruppe, en prosjektgruppe, en referansegruppe osb. Hvordan komme frem til mål? Vi ser to hovedmåter å komme frem til mål på: 1) Bottom up: Kjøre en prosess der man involverer og utvikler mål sammen gjennom en bred medvirkningsprosess 2) Top down: Ta utgangspunkt i strategiplan og konkretiserer noen mål som kobles mot samlokaliseringen. Ta så en innspillsrunde på målene. Har vi noen avklarte forutsetninger (prinsipper) Om man på ledernivå har avklart noen forutsetninger som skal være førende må disse formuleres og kommuniseres. Dette kan eksempelvis være at alle skal ha cellekontor, administrasjoner skal sitte samlet eller at fusjonere fagmiljø skal ha samhandlingsrom og plasseres etter faglig tilhørighet. Hvordan bruker vi dette videre? Neste fase er Konseptutvikling. Her vil målene fungere som føringer for våre innspill/endringsforslag til SAMLOKs programnotat. Programnotatet er et kort og overordnet notat som gir føringer i form av muligheter og begrensninger for endring av arealene vi skal inn i. Notatet sier noe om hvilke frihetsgrader vi har. Mål og programnotat vil legge føringer for utvikling av romplanen som vi skal ta stilling til i konseptbearbeidingsfasen – altså to faser frem. Romplanen er en oversikt og en opptegning av arealene vi skal sitte i. Suksesskriterier • Prosjektet er godt forankret i enheten • Målene er kjent og kommuniseres jevnlig gjennom prosjektets varighet • Vi har rigget en prosjektorganisasjon som har kapasitet og kompetanse til å levere på prosjektets oppgaver og frister. Resultat Sikre at vi fastsetter mål for hva vi ønsker å oppnå sammen i nye lokaler Tilbake Innhold Frem

Behov Hva vil fasen oppnå for organisasjonen Informere om prosjektet Dette er prosjektets første fase. Man bør tidlig ut med informasjon om hva som skjer, hvorfor det blir satt i gang, hva man kan bidra med og hvordan dette vil påvirke hver ansatt. Vi anbefaler å dele så relevant informasjon som mulig og vurdere å etablere en informasjonsside på Innsida der man poster nyheter og oppdaterer. Skape endringsvilje og felleskap rundt felles mål I dette steget ønsker man å begynne veien mot å sette organisasjonen i endringsmodus. I slike prosesser opplever man ofte motstand mot endringen, eller lite endringsvilje. Dette kan man gjøre ved å inkludere, informere og la brukerne medvirke. Endring er ofte en modningsprosess, og tidlig informasjon og inkludering vil kunne øke muligheten for en organisasjon i endringsmodus ved samlokaliseringstidspunktet. Dette innebære videre at alle prosesser må være reelle og har en klar forbindelse til endringene som skal skje. Skape klarhet og forståelse for endringen Det kan hende det er uklart for mange hvorfor man skal samlokalisere. Det er trolig også flere som ikke «kjøper» begrunnelsen som blir oppgitt. Å kommunisere målene med samlokaliseringen, både NTNUs overordnede mål og prosjektets mål vil synliggjøre for alle hva man legger til grunn. Dette gjelder også ev. prinsipper man avklarer, eksempelvis om cellekontorer eller om noen fagmiljøer skal sitte sammen. Reell medvirkning og inkludering Relevant informasjon til rett tid gir klarhet for organisasjonen. Dette kan handle om å synliggjøre en tidslinje for endringsprosessen. Det kan handle om tydelighet rundt når og hva det blir gitt anledning til å medvirke på. Ærlighet om rammebetingelser, muligheter og begrensninger i arbeidet er også helt avgjørende for å sikre en troverdig medvirkning. Dette tvinger også prosjektledelsen til å tenke nøye gjennom prosessen som kjøres. 11 Tilbake Innhold Frem

Behov HVORFOR BØR VI HA MÅL FOR SAMLOKALISERINGEN? Tilbake Innhold Frem

Behov Hva skal mål bidra til • Mål forplikter til handling • Mål kan fungere samlende og sikre at man har et felles utgangspunkt for å ta beslutninger • Underveis kan man vurdere hva man har oppnådd – og se hva man må jobbe mer med • Mål kan brukes som en rettesnor for organisasjonen når man må prioritere 13 Tilbake Innhold Frem

Behov HVORDAN UTVIKLE MÅL? Tilbake Innhold Frem

Behov Flere veier til mål • • • Avhengig av kultur, tid og ønsker er det flere ulike tilnærminger til å få konkretisert og samlet mål i organisasjonen. Det er klokt å tenke praktisk og tilpasse tilnærming til hvert prosjekt Mange avdelinger/fakultet/institutt/osb. har allerede fastsatt en rekke mål i strategier og handlingsplaner. Disse kan benyttes – eller man kjøre egne målprosesser for samlokaliseringen Skape felles mål – Workshop – mest inkluderende og engasjerende – Allmøter – bra forankring og krever mindre ressurser å gjennomføre • Samle eksisterende mål – Workshop – en effektiv måte å samle mål – Allmøter – en bredere prosess 15 Tilbake Innhold Frem

Behov Skape felles mål: Workshop • • • 16 Man inviterer nøkkelpersoner – fra ulike nivå og ansattgrupper til en halvdags workshop Man innleder dagen med å beskrive prosessen Deretter etablerer man nåsituasjon. Dette kan gjøres gjennom en SWOT-analyse, eller lignende øvelser. Formålet er at alle etablerer en felles virkelighetsforståelse rundt styrker, svakheter, muligheter og trusler man opplever i dag. Etter å ha etablert hvor man står, retter man blikket fremover. Det er flere mulige øvelser. Man kan gå rett på, og jobbe frem hva man ønsker å oppnå med samlokaliseringen (her kan man bruke malene på de kommende sidene) – eller man kan ta veien via et fremtidsbilde, og deretter konkretisere målene for samlokaliseringen. Leveransen fra workshopen er mål for samlokaliseringen, men biprodukt er å samles rundt felles mål, og få en felles start på prosessen. Man kan gjerne sende resultatet på en innspillsrunde, med en revideringsøkt i etterkant. Tilbake Innhold Frem

Behov Skape felles mål: Workshop • Del 1: Hvilken prosess skal vi inn i? – Informasjon til deltakerne – hva skal vi gjennom • Del 2: Hvor står vi i dag? – Hva er våre strategier? – Hva er våre styrker, svakheter, muligheter og trusler? • Del 3: Hva vil vi oppnå med samlokaliseringen? – Hvor ser vi muligheter til å oppfylle strategier med samlokaliseringen? – Hvilke andre mål har vi med samlokaliseringen? • Del 4: Konkretisering av mål – Detaljering av utkast til mål 17 Tilbake Innhold Frem

Behov Skape felles mål: Allmøte • Her anbefaler vi at man på forhånd har et forslag til mål. Dette kan utarbeides av ledergruppen eller en arbeidsgruppe. • Dekan/instituttleder bør lede allmøtet og avgrense diskusjonen på en tydelig måte. • På allmøtet diskuteres hvert punkt (mål) – man åpner for spørsmål og innspill. • Deretter sendes forslaget ut for innspill – man tar imot innspillene og reviderer forslaget. • Forslaget diskuteres og enes så om på et nytt allmøte. 18 Tilbake Innhold Frem

Behov Samle eksisterende mål: Workshop • Man samler ledergruppe/prosjektgruppe til en totimers workshop • Man går igjennom eksisterende strategier og mål • I fellesskap henter man frem de mål og formuleringer man ser vil ha sterkest kobling til samlokaliseringen • Man kan bruke malverk, eller lage eget opplegg. • Deretter kan man sende ut samlede mål til informasjon og legge ut på eksempelvis Innsida. 19 Tilbake Innhold Frem

Behov Samle eksisterende mål: Allmøte • Man samler ledergruppe/prosjektgruppe til en totimers workshop (som forrige slide). • Dekan/instituttleder bør lede allmøtet • På allmøtet informeres det om hva som er målene for samlokaliseringen, og man kan åpne for en diskusjon om hva man må gjøre for å nå disse målene 20 Tilbake Innhold Frem

Behov HVORDAN KAN MAN VISUALISERE MÅL Tilbake Innhold Frem

Behov Hvordan henger målene sammen? NTNUs NTNU har satt noen overordnede mål for samlokaliseringen Fakultetet/prosjektet/instituttet bør sette seg noen hovedmål for hva man vil oppnå med samlokaliseringen mål med samlokaliseringen Hovedmål for samlokaliseringen Delmål Tematiserte Fakultetet/prosjektet/instituttet bør utfordre seg selv til å lage noen delmål som man kan vurdere effekten av Tilbake Innhold Frem

Behov NTNUs overordnede mål « Campusutvikling skal gjennom faktisk samlokalisering være et bidrag til bedre kvalitet, en større bredde og samhandling innenfor forskning, utdanning, innovasjon og formidling. Høy kvalitet kombinert med framtidsrettet forskning, utdanning, innovasjon og formidling er et strategisk mål for NTNU, og organisering på og utvikling av campus skal legge til rette for dette. « https: //www. ntnu. no/fusjon/mandat Tilbake Innhold Frem

Hovedmål Behov Her kan dere skrive noen setninger eller punkter på hva man ønsker å oppnå gjennom samlokaliseringen. Prosjektet skal gjennom samlokaliseringen… [skriv inn her/bytt ut] Tilbake Innhold Frem

Detaljerte delmål fordelt på temaer Behov I tillegg til hovedmål bør man også lage noen delmål som støtter opp under hovedmålet. Her er øvelsen å være så konkret som mulig. Vi har valgt ut fem områder som vi tror det er lurt å tenke på. Det er selvsagt mulig å finne andre områder som passer prosjektet. Man kan skrive i boksene under, eller skrive det inn i et Word-dokument. Forskning Formidling Utdanning Nyskaping Administrasjon Annet/egne kategorier Tilbake Innhold Frem

Behov Er det noe som alt er bestemt? PRINSIPPER Tilbake Innhold Frem

Prinsipper bør avklares så tidlig som mulig Behov • I prosessene kan det være noen prinsipper (forutsetninger) som allerede ligger til grunn • Dette kan være at alle skal ha cellekontor, at fagmiljøer skal sitte samlet som før, eller lignende. • Vi anbefaler at disse tydeliggjøres og kommuniseres tidlig. • En god løsning er å synliggjøre disse sammen med målene. 27 Tilbake Innhold Frem

Behov Hvordan jobber og skal vi jobbe FUNKSJONER OG GRENSESNITT Tilbake Innhold Frem

Behov Funksjoner • Man bør se på hva som er grunnleggende funksjoner for at man som organisasjon kan utføre de oppgaver man har • Dette kan gjøres gjennom et kort arbeidsmøte, en kartlegging via questback eller workshop. • Formålet er å etablere en oversikt over hva man trenger og ønsker at skal være på plass etter samlokaliseringen. 29 Tilbake Innhold Frem

Behov Grensesnitt • Man bør også undersøke hvem man i dag har grensesnitt mot, og hvem man ønsker at man kan ha grensesnitt mot etter samlokaliseringen. • Som med funksjoner kan dette kartlegges på flere måter og SAMLOK kan bistå i å utvikle en prosess som passer deres ambisjonsnivå og organisering. 30 Tilbake Innhold Frem

Behov HVORDAN FORANKRE? Tilbake Innhold Frem

Behov Noen viktige momenter • Om det er mulig vil en bredere prosess, som inkluderer flere, gi bedre forankring. Dette kan eksempelvis gjøres gjennom workshop(er). • Uansett bredde på prosessene og grad av involvering så er informasjon viktig – man kan ikke jobbe for mål man ikke kjenner! • Målene bør legges lett tilgjengelig (Innsida/prosjektside), samt sendes ut på e-post og ideelt bør man arrangere allmøte for å forankre disse. • En god kommunikasjonsstrategi er å være ærlig på det man vet – og ikke vet. Man aksepterer at alt ikke er avgjort eller klart så framt man får den informasjonen man kan få. 32 Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring BRUKERREPRESENTANT Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring Hvorfor utpeke brukerrepresentant • I detaljprosjekteringsfasen er det ofte mange og små beslutninger som må tas. • For at denne fasen skal kunne gå effektivt oppnevner man i prosjektet en eller flere brukerrepresentanter som får fullmakt til å fatte mindre beslutninger. • Vi har laget et forslag til mandat for denne brukerrepresentanten som kan tilpasses hvert enkelt prosjekt 34 Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring KOORDINATOR ORGANISASJONPROSESSER Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring Hvorfor utpeke koordinator for organisasjonsprosesser • Koordinator for organisasjonsprosessene er prosjektleder sin ansvarlige for de organisasjonsprosesser som skal kjøres. • Vedkommende har ansvar for å ilag med støtte fra SAMLOK kjøre gode prosesser i avdelingen. • Vi har laget et forslag til mandat for denne brukerrepresentanten som kan tilpasses hvert enkelt prosjekt 36 Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring FLYTTEKOORDINATOR Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring Hva gjør prosjektets flyttekoordinator • Flyttekoordinator er bindeleddet mellom SAMLOK sine sentrale flytteressurser og den enkelte ansatte som skal samlokalisere. • Flyttekoordinator skal frem til flyttedagen i samarbeid med SAMLOK bistå i å informere, avklare praktiske spørsmål og sikre at flyttingen går så smertefritt som mulig. 38 Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring KOMMUNIKASJONSKOORDINATOR Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring Hvorfor utpeke kommunikasjonskoordinator • Koordinator er bindeleddet mellom prosjektleder og organisasjonen når det kommer til kommunikasjon. • Vedkommende skal sørge for god kommunikasjon til rett tid, slik at alle medarbeidere er informert om hva som skjer og hvorfor • Vi har laget et forslag til mandat for denne brukerrepresentanten som kan tilpasses hvert enkelt prosjekt 40 Tilbake Innhold Frem

Konseptutvikling Hovedaktivitet Ansvar Prosjektet SAMLOKs ansvar Leveranse Kvalitetssikre programnotat Prosjektet kvalitetssikrer at programnotat muliggjør etablerte mål. Brukerprosess på utarbeidelse behandling av utkast til skisse av romplan. SAMLOK bistår med malverk for prosessverktøy. SAMLOK vedtar programnotat etter innspill fra enheten og beslutter hvilken skisse til romplan som brukes etter at brukerprosess er gjennomført. Prosjektet • Innspill til ev. endringer i programnotat, informere LOSAM om innspill • Bidrag til skisse romplan som bidrar til å realisere mål • Gjennomførte forhandlinger og drøftinger i LOSAM på romplan • Gjennomført risikoanalyse SAMLOK • Vedtatt programnotat og skisse romplan Hva skal vi? I denne fasen av samlokaliseringen skal vi bidra til at mål, prinsipper og andre forutsetninger vi ble enige om kan finne sin plass i form av konkrete innspill til SAMLOKs programnotat og romplan. I konseptutviklingsfasen utvikles flere alternative romplaner ved bruk av tre «hovedingredienser» : SAMLOKS kostnadsramme SAMLOKS programnotat Våre mål og prinsipper for samlokalisering Romplanene utvikles i samarbeid med arkitekt. Disse skal illustrere ulike måter å benytte arealene på innenfor kostnad- og programnotatets rammer. Dette blir grunnlaget for å velge det vi mener er det beste romplanalternativet innenfor rammen. SAMLOK vil ikke dekke kostnader utover ramme. Det er også utenfor SAMLOKs ramme å forberede for fremtidig vekst Hvordan bruker vi dette videre? Programnotat og skisse til romplan blir grunnlag for å neste fase konseptbearbeiding hvor det utarbeides endelig møbleringsplan. Suksesskriterier • formulere tydelige innspill til programnotat * og skisse til romplan* • Romplanene må være innenfor SAMLOKs kostnadsramme og programnotat og i tråd med NTNUs rammer og retningslinjer • Det er viktig å forventingsstyre deltakere i medvirknings/medbestemmelsesprosessen slik at de er klare over hvilke rammer som gjelder • Tydelig og strukturert kommunikasjon Resultat Sikre at vi med bakgrunn i våre mål gir innspill til SAMLOK-prosjektets programnotat og skisse til romplan Tilbake Innhold Frem

Konseptutvikling Hva vil fasen oppnå for organisasjonen Holde medarbeidere oppdatert Gjennomgående er det viktig at man holder organisasjonen tilstrekkelig orientert om fremdrift. Et godt prinsipp er at man bør dele det man tidlig og være ærlig på hva man ikke vet. Informasjon bør samles på en felles side - slik at de som er interessert kan få oversikt og følge prosessen. Sikre oppmerksomhet om at man er inne i en endringsprosess Organisasjonen bør orienteres om hvor prosessen ligger og alle bør minnes på man er inne i en styrt endringsprosess med klare mål. Man bør fokusere på positive momenter (hva blir bedre ved samlokaliseringen) og adressere bekymringer som kommer til overflaten på pauserommet. Reell medvirkning og inkludering Reell medvirkning på programnotat og romplan. Dersom innspillene fra organisasjonen ikke blir hensyntatt bør det kunne forklares hvorfor. Man bør som i det tidligere steget vektlegge reell medvirkning der man har dette som mål. Om man ikke inviterer til medvirkning/inkludering på deler av faser eller leveranser bør dette kommuniseres og forklares. Vi har i denne fasen skissert flere muligheter til workshops – som kan brukes, eller nyttes som utgangspunkt for egne samlinger. Formålet er å sikre at brukerne får medvirke og spille inn på hvordan man kan bruke arealene man har til disposisjon. Avklarte rammer - programnotat Programnotatet er prosjektets overordnede rammer. Notatet vil avklare noe usikkerhet, men også kunne skape frustrasjon. Programnotkastet blir utviklet av SAMLOK, men prosjektet gir sine innspill. Forståelse for dette utgangspunktet er viktig for virkelighetsforståelsen. Man bør kommunisere tydelig hva som legges til grunn for SAMLOKs utkast, og hva som vektes av SAMLOK. Eksempelvis tar ikke SAMLOK hensyn til fremtidig ønske om vekst, men dagens aktivitetsnivå og antall på medarbeidere. Det er viktig å fastslå for organisasjonen at rammene i programnotatet er førende for det videre prosjektet. I enkelte programnotat finnes det store frihetsgrader, i andre programnotat er det mindre. Organisasjonens forventninger bør styres etter hva som er de reelle frihetsgradene i prosjektet. Det bør være klart hvilke implikasjoner programnotatet får for mulige romplaner og endelig utforming. Avklart ramme - skisse til romplan SAMLOK skal i samarbeid med arkitekt tegne ut et forslag til romplan ut fra målsetting og behov som er kartlagt i behovsfasen. Normalt tegner arkitekten tegner flere ulike skisser slik at man ser mulighetene og kan ta reelle valg med bakgrunn i mål og prinsipper. Det er viktig at man ikke skisserer løsninger som er utenfor kostnadsrammen gitt av SAMLOK eller utenfor de arealkonsepter og andre føringser som gjelder bruk av NTNUs arealer. I det man begynner å tegne rom i arealer er det naturlig at medarbeidere begynner å se for seg selv i kontorene. Det er lurt å styre unna diskusjoner som gir grobunn for hvem som skal sitte hvor. Vi tror det er verdi i å løfte blikket og snakke om hva vi trenger og hvordan vi jobber, og ikke hvem som jobber hvordan og hvor vedkommende bør jobbe. Om man alt i denne fasen begynner å snakke om hvem som skal sitte hvor forskutterer man kommende faser, og skaper forventinger det ikke er sikkert at man kan oppfylle 42 Tilbake Innhold Frem

Konseptutvikling Hva er innspillsrunden? • Innspillsprosessen er der for at prosjektet kan komme med innspill til programnotat utviklet av SAMLOK • Formålet er å ende opp med et ferdig programnotat som utgangspunkt for arbeidet med den detaljerte arealplanen. 43 Tilbake Innhold Frem

Hva er gode innspill til programnotatet? • Programnotatet skal være på overordnet nivå – antall plasser og antall kvadratmeter – ikke hvem som skal sitte sammen eller hvor mange som er i de ulike vitenskapelige stillingene. • Programnotatet tar ikke innover seg ønsker om fremtidig vekst i ansatte, men skal beskrive hva man trenger for å flytte nåværende miljøer til nye lokaler. • Innspillene adresserer forslag til spesifikke endringer i notatet som er utarbeidet, ikke generelle innspill til notatet som helhet. Det gjelder derfor å sikre at innspillene som gis harmonerer med de mål som er utviklet og er av konkret art. 44 Tilbake Innhold Frem

Hvordan kan man gjennomføre innspillene • Nøkkelpersoner i prosjektet som har eierskap til prosjektet samles og går i fellesskap gjennom utkastet til programnotat utviklet av SAMLOK • Det er viktig å ta utgangspunkt i prosjektes mål når man formulerer innspill og knyttet mål opp til endringer • Innspillene bør i hovedsak knyttes opp mot enkelte momenter i programnotatet og ikke være av overordnet art. 45 Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Hva kan være lurt å diskutere i forbindelse med romplan? • Hvilket arbeid gjør vi i dag? • Hvordan jobber vi i dag? • Hvordan må vi jobbe for å nå målene vi har satt oss for samlokaliseringen? • Hva er da viktig for oss i nye lokaler? • Disse spørsmålene er det mulig å besvare gjennom en workshop, men det er også andre mulige løsninger. 46 Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Workshop: Hva gjør vi og hva trenger vi? • Del 1: Hvordan jobber vi i dag? • Del 2: Hvordan kan vi jobbe for å nå våre mål? • Del 3: Hvilke forutsetninger bør da være på plass i nye lokaler? 47 Tilbake Innhold Frem

Workshop: Del 1: Hvordan jobber vi i dag Konseptbearbeidi ng • Sette sammen grupper (5/6 stykker i hver gruppe). • Hver person fyller ut sin mal (se neste side) – og tenker for seg selv hvordan vedkommende bruker tiden sin i dag. • Deretter diskuterer man og ser på forskjeller og ulikheter internt i gruppen. • Gruppen forsøker deretter å enes om vektingen av kategoriene (hva gjør man mest og minst). 48 Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Mal: Hvordan jobber jeg i dag? Skraver (og skriv prosent) på hvor mye tid (av 100% av total tid på jobb) du bruker til ulike aktiviteter 100% Individuelt arbeid 49 Prosjektarbeid Uformelle møter Brukerkontakt (studenter, ansatte) Møter Telefon/ Skype Åpen: Tilbake Innhold Frem

Workshop: Del 2: Hvordan kan vi jobbe for å nå våre mål? Konseptbearbeidi ng • Fortsetter i samme grupper som i forrige øvelse • Hver person bruker fem minutt i stillhet til å lese og tenke over hvilke mål som er satt for sammenslåingen • Gruppa skal så i felleskap se på den fremtidige bruken av lokalene. For eksempel: – Hva bør vi gjøre mer av? (beholde/styrke) – Hva bør vi gjøre mindre av? (endre/svekke) 50 Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Mal: Hvordan kan vi jobbe for å nå våre mål Hva bør vi gjøre mer av? Hva må vi begynner å gjøre 51 Hva bør vi gjøre mindre av? Hva må vi slutte med? Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Workshop: Del 3: Hva er da viktig i lokalene? • • Fortsetter i samme gruppe Med utgangspunkt i hvordan vi kan jobbe for å nå våre mål: Hva er viktig for oss i lokalene? Noen eksempler: – Ha en plass å spise lunsj i lag? – Jeg trenger å ta telefonsamtaler? – Jeg må kunne møte studenter skjermet? • • 52 Gruppene skal diskutere seg fram til hva de mener er viktige forutsetninger, funksjoner eller trekk ved lokalet. Man kan tenke på «jeg» og «vi» -nivået for å sikre at ulike behov kommer frem og blir avstemt Formuleringene bør være på funksjonsnivå (jeg trenger en plass å ta telefonen, vi trenger en plass å møte studenter) og ikke på rom-nivå (jeg må ha eget kontor, vi trenger et lunsjrom). Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Mal: Hva er viktig (med eksempler) Jeg trenger en plass jeg kan snakke med studenter i konfidensialitet Jeg trenger arbeidsro for å konsentrer meg Jeg trenger hyppig å kunne snakke med mine kollegaer 53 Vi trenger å møtes og drikke kaffe Vi trenger Det hadde vært fint å ha en plass å spise lunsj sammen Vi må kunne jobbe i lag på prosjektbasis Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Utarbeide skisser til romplan • • • 54 Når behovsfasen er ferdig sørger SAMLOK for at arkitekten tegner opptil ulike skisser til romplan som synliggjør mulighetene i arealet med utgangspunkt i mål, behov, budsjett og fysiske forutsetninger. Det tegnes ikke alternativer som ikke er aktuelt å gjennomføre. SAMLOK vil deretter sørge for et møte mellom arkitekt og prosjektet hvor man ser på mulighetene i lokalet basert på skissene og hvor det i etterkant evt. lages nye skisser til romplan basert på tilbakemeldingene. Når man har de skisser som er aktuelle er det et forslag å arrangere et allmøte. Her kan man presentere de ulike alternativene å få innspill på hva de tilsatte tror vil fungerer og ikke fungere. SAMLOM og arkitekten bør delta på dette møtet. NB: Dette er ikke tiden for å diskutere enkeltpersoners plassering eller rolle i arealet. Etter dette sørger SAMLOK for at arkitekten skissere ut endelig utkast til romplan. Det er viktig at prosjektet ser til at medvirkningsarbeidet er i tråd med gjeldende avtaler og at endelig forslag til romplan drøftes i LOSAM. Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeiding Hovedaktivitet Bruk av lokaler (romplan) Prosjektet bistår i utarbeidelse av forprosjekt og detaljert møbleringsplan Ansvar Prosjektet SAMLOKs ansvar Leveranse Det gjennomføres en risikoanalyse. SAMLOK utarbeider forprosjekt med endelig møbleringsplan. Prosjektet • Bidratt til å avklare detaljerte løsninger i prosjektering og til møbleringsplan. • Gjennomført risikoanalyse Hva skal vi? I konseptbearbeidingsfasen skal det utvikles endelig møbleringsplan ut fra programnotat og skisse til romplan. Møbleringsplanene utvikles som del av prosjekteringsarbeidet og utarbeidelsen av forprosjektet. Møbleringsplanen vil illustrere den detaljerte måten å benytte arealene på innenfor programnotatets rammer og skisse til romplan. I konseptbearbeidingsfasen er det avklaringer på de detaljerte løsningene til møbleringsplanen som er i fokus, så som konkret plassering av møbler og utstyr, og hvilken utrusting som skal være i rommene osv. Hvordan bruker vi dette videre? Prosjektets møbleringsplan blir brukt som grunnlag for den videre detaljprosjektering og gjennomføring. . Risikoanalysen og tiltak brukes av oss gjennom hele prosjektet. Her identifiseres også spesielle behov som må ivaretas etter samlokaliseringen. Suksessfaktorer • Møbleringsplanene må være innenfor SAMLOKs kostnadsramme og programnotat • Det er viktig å forventingsstyre deltakere i medvirknings/medbestemmelsesprosessen slik at de er klare over hvilke rammer som gjelder • Tydelig og strukturert kommunikasjon (oppdatere overordnet kommunikasjonsplan) Resultat Bidratt til å avklare detaljerte løsninger i prosjektering og til møbleringsplan. Laget risikoanalyse. SAMLOK • Forprosjekt med endelig møbleringsplan Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng RISIKOANALYSE Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Prosjektets risikoanalyse • • • SAMLOK gjennomfører en SHA-analyse for å sikre arbeidet på selve byggeplassen Prosjektet skal gjennomføre en egen risikoanalyser av hvordan samlokaliseringen kan påvirke daglig drift. Nøkkelmomenter her kan være (men ikke begrenset til) – – – • • Dette kan gjøres i en enkel matrise basert på mal på neste side Risiko kan skåres på to skalaer. – – • 57 Adkomst Bråk Lavere produksjon Høyere turnover Opphold i tjenester man er avhengig av Sannsynlighet (S): 1 -5 hvor stor sannsynlighet er det at dette skjer – fra 1 som er usannsynlig til 5 at det kommer mest sannsynlig til å skje Konsekvens (K): 1 -5 hvor stor konsekvens har risikoen for prosjektet eller daglig drift. 1 er liten til ingen konsekvens og 5 er totalt hindrende eller avsporer daglig drift. Om man identifiserer høy risiko (på rødt) må man lage tiltaksplan for disse, men vi anbefaler at man også lager tiltak for risiko på gul. Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Eksempel på risikomatrise Risiko K S Skåre (K x S) 2 3 1 2 2 4 2 5 1 5 3 5 5 25 4 5 1 5 5 1 1 1 6 3 3 9 7 4 3 12 5 Svært høy # Moderat Konsekvens Høy 7 6 Liten 1 1 Ingen 1 5 4 Usannsynlig Lite sannsynlig Mulig 1 Sannsynlighet Sannsynlig 5 Forklaring 58 1 Risikonummer, korresponderer med risiko i tabellen Sikker hendelse Lav risiko 1 Viser utvikling i risiko, fra en versjon til en annen. Middels risiko Høy risiko Tilbake Innhold Frem

Konseptbearbeidi ng Eksempel på risikoreduserende tiltak # Risikomomenter Tiltak 1 2 3 4 5 6 7 59 Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjektering Hovedaktivitet Ansvar Prosjektet SAMLOKs ansvar Konkretisering og detaljering Ev. avklaringer og konkretisering av detaljer. Kan begynne å planlegge organisasjonsprosesser SAMLOK gjennomfører detaljprosjektering og SHA-risikovurdering Hva skal vi? I denne fasen gjennomfører byggeprosjektet sin detaljplanlegging. Denne tar utgangspunkt i etablerte romplaner og programnotat. Når vi skal flytte bør vi reflektere litt rundt våre menneskelige behov. Det kan handle om medvirkning, klargjøringer, men også usikkerhet og uforutsigbarhet. Vi vil derfor styre prosessen godt og være klare på hvem dere kan snakke med for å få svar på det dere lurer på. Suksesskriterier • Tydelig kommunikasjon rundt ev. muligheter for justeringer • Reflektering rundt romplanens påvirkning på fremtidig organisering Resultat • Byggeprosjektet har fått nødvendige avklaringer • Organisasjonsarbeidet for å forberede bruk av nye lokaler er under planlegging Prosjektet Plan for det videre organisasjonsarbeidet Leveranse SAMLOK • Endelig romplan og øvrig grunnlag fro bygging og gjennomføring. Tilbake Innhold Frem

Detaljprosjekte ring Hva vil fasen oppnå for organisasjonen Holde medarbeidere oppdatert Gjennomgående er det viktig at man sikrer god informasjonsflyt. Et godt prinsipp er at man bør dele det man kan så tidlig som mulig, og være ærlig på hva man ikke vet eller det som ikke er avklart. Informasjon bør samles på en felles side slik at det er lett å få oversikt og følge prosessen. Begynne forberedelser til flytting – skape trygghet Det begynner nå å nærme seg flytting. Dette er siste fase før «spaden går i jorda» , noe som betyr at det trolig ikke er så lenge igjen til flyttedagen. Man bør i denne fasen begynne å informere litt mer detaljert om hva som skjer. Dette bør planlegges og koordineres mellom flyttekoordinatorene. Spørsmål som mange lurer på er trolig: • Hva skjer med alle bøkene mine – flytter noen disse for meg? • Når får jeg vite hvilke kontor jeg skal til? • Hva skal jeg ta med meg? • Hvordan blir egentlig flyttingen – rent praktisk? Her er det mulig å lage en spørsmål og svar-liste, eksempelvis gjennom et allmøte som alle kan se til. Denne bør gjøres tilgjengelig, eksempelvis på Innsida 61 Tilbake Innhold Frem

Produksjon Hovedaktivitet Plan for organisering Prosjektet bistår i detaljavklaringer i byggeprosessen. Ansvar Prosjektet SAMLOKs ansvar Leveranse Starter medvirkningsprosess i samråd med LOSAM for å organisere og tilrettelegge arbeidsplassen, samt fastsette den enkelte medarbeiders plassering SAMLOK koordinerer bygging/tilpassing mot entreprenør. Bistår med verktøy i medvirkningsprosess for organisering/plassering Prosjektet • Plan for organisering og bruk av lokaler • Bestemt medarbeiders plassering • Sikrer at LOSAM har medvirket SAMLOK • Ferdigstilt bygg etter brukernes spesifikasjoner Hva skal vi? I denne fasen skal vi lage en plan for organisering, bruk og tilrettelegging av arbeidsplassen. Vi skal også komme frem til hvor den enkelte medarbeider skal plasseres. Leder og flyttekoordinator bør konkretisere kriterier for plassering av den enkelte. Deretter plasseres medarbeidere etter disse kriteriene, eksempelvis av en arbeidsgruppe. Det skal også vurderes tilrettelegging av arbeidsplassen og hvilken påvirkning dette har på plassering. Det legges frem et drøftingsforslag for LOSAM for drøftingsvedtak. Hvordan bruker vi dette videre? Plassering kan brukes som utgangspunkt for konkrete organisasjonsutviklingstiltak og skal kommuniseres til medarbeiderne. Suksesskriterier Klare og kommuniserte kriterier (risikoanalysen og funksjon) og en gjennomsiktig prosess Tydelig og strukturert kommunikasjon Resultat: Avklare hvordan lokalene er organisert, hvordan man ser for seg å bruke lokalene i tiden fremover og hvor den enkelte medarbeider skal sitte. Tilbake Innhold Frem

Produksjon Hva vil fasen oppnå for organisasjonen Holde medarbeidere oppdatert Gjennomgående er det viktig at man sikrer god informasjonsflyt. Et godt prinsipp er at man bør dele det man kan så tidlig som mulig, og være ærlig på hva man ikke vet eller det som ikke er avklart. Informasjon bør samles på en felles side slik at det er lett å få oversikt og følge prosessen. Avklare «hvor skal jeg sitte? » Dette spørsmålet er trolig noe av det viktigeste for hver enkelt medarbeider. Det er essensielt at prosessen oppleves rettferdig og gjennomsiktig, basert på velkjente kriterier. Gjort riktig vil man oppnå ro og forståelse for bestemt plassering – gjort feil kan man oppnå uro i mange år. Begynne arbeidet med nye og tilpassede arbeidsformer og mønstre I nye lokaler må man trolig jobbe på nye måter for å oppnå målene man har satt med samlokaliseringen. Hvordan skal vi jobbe i lag? Trenger vi noen kjøreregler? Hva vil dette si for meg? Man bør i god tid før selve flyttetidspunktet begynne en prosess der de ansatte selv får utforske og bidra til hvordan man bør jobbe i de nye lokalene. Dette vil forankre nye arbeidsmåter, og benytte de ansattes erfaring, kunnskap og kreativitet. Dette vil videre bidra i positivt i det langsiktige organisasjonsutviklingsarbeidet. 63 Tilbake Innhold Frem

Produksjon HVORDAN SKAPE ENGASJEMENT? Tilbake Innhold Frem

Produksjon Hvordan skape engasjement? • • Friskt i minne: Gjennom hele byggeprosessen anbefaler vi at det sendes ut hyppig, men kortfattet og relevant informasjon. Dette kan være små bilder fra byggeprosessen, hva som skjer før vi flytter inn og andre drypp som holder samlokaliseringen friskt i minne. Skape møteplasser: Endringsprosesser skaper ofte frustrasjon. Vi anbefaler at man setter opp faste møteplasser: Eksempelvis et allmøte hver 14. dag/hver måned der man får informasjon og kan lufte spørsmål og utfordringer. Tilpass deres organisasjon. Sikre transparente prosesser: Plassering i kontor og hvem som skal sitte hvor, er ofte grobunn for intern rivalisering og misnøye i organisasjoner. Før fordelingen av kontorer og arbeidsplasser bør det tydeliggjøres noen kriterier for tildeling av arbeidssted. Medvirkning: Medvirkning der dette er mulig skaper større tilhørighet. Vi anbefaler at man forsøker å sikre størst mulig grad av medvirkning der dette er praktisk gjennomførbart. Eksempler kan være – – • 65 Kaffesmaking: Hvilken kaffe skal vi ha i kaffetrakteren (om ikke dette er gitt av rammeavtale) Utforming i sosial sone Tydeliggjøring av eventuelle kriterier for hvordan den enkeltes ønsker vil bli prioritert Hvordan skal vi jobbe sammen? Befaring: Om det er praktisk mulig kan man invitere de ansatte på en befaring når bygging/ombygging har kommet langt nok. Dette sender signal om at man ønsker å inkludere de ansatte. Det kan også øke engasjementet. I etterkant kan man sende ut bilde til alle/legge ut på Innsida. Tilbake Innhold Frem

Produksjon Hvordan skape engasjement? (forts. ) • Befaring: Om det er praktisk mulig kan man invitere de ansatte på en befaring når bygging/ombygging har kommet langt nok. Dette sender signal om at man ønsker å inkludere de ansatte. Det kan også øke engasjementet. I etterkant kan man sende ut bilde til alle/legge ut på Innsida. 66 Tilbake Innhold Frem

Produksjon HVEM SKAL SITTE HVOR? Tilbake Innhold Frem

Produksjon Hvordan kjøre en god prosess? Klare kriterier Det som avgjør hvem som sitter hvor, hvorfor noen sitter i kontor og noen i landskap, hvorfor noen kontor er større enn andre osb. bør være tydelig definert. Dette vil kunne hindre misnøye og følelse av at prosessene ikke har vært ærlige og at noen kan ha blitt prioritert fremfor andre. Tydelig kommunikasjon Det er viktig at kriteriene og prosessen blir tydelig kommunisert. Hvem er det som bestemmer. Hvordan kan jeg medvirke? Er det noen jeg kan klage til? Tidlig ute – god til å kjøre prosess Det kan oppstå motstand mot den vedtatte fordelingen. Men om man bruker god tid, og ikke trenger å sette korte frister eller kutte diskusjonen grunnet tid vil man kunne diskutere ferdig og la ting modnes. 68 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/Bruk Hovedaktivitet Flytting og overtaking Prosjektet viderefører organisasjonsprosesser inn i nye lokaler Før flyttedagen skal vi ha kommet langt i organisasjonsutviklingsaktiviteter. Disse har som formål å bidra til å nå de målene vi har formulert tidligere. Videre har organisasjonsutviklingsaktiviteten som mål å skape engasjement og bygge kultur på tvers av tidligere miljøer slik at vi reduserer risikoen for uønskede effekter som redusert produktivitet, konflikter og høyere turn-over. Ansvar Prosjektet SAMLOKs ansvar Leveranse Hva skal vi? Vi overtar bygget fra SAMLOK etter ferdigstillelse. Flyttekoordinator holder oss informert om forløpet rundt, pakking av utstyr og eiendeler, hvordan flyttedagen foregår rent praktisk og sikrer at dette blir tydelig kommunisert til medarbeiderne. SAMLOK overleverer lokaler til prosjektet Hvordan bruker vi dette videre? Dette er siste fase i prosjektet, og vi på det sterkeste oppfordre til at man ikke ser fasen som ferdig etter at bygget er overtatt. Organisasjonsutviklingen bør ha fokus i flere år, og man bør jobbe systematisk. Prosjektet • Organisasjonsutvikling (kontinuerlig) Suksesskriterier Det praktiske rundt flyttingen er godt planlagt og tydelig kommunisert Man viderefører organisasjonsprosessene og anser seg ikke som ferdig etter at flyttingen er gjennomført SAMLOK • Ferdigkontroll av bygg • Overlevere bygget til Prosjektet Resultat Smidig fysisk flytting og en prosess som støtter opp under at organisasjonen skal nå de fastsatte målene i nye lokaler samt motvirke potensielle negative effekter av flytting og samlokalisering. Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Hva vil fasen oppnå for organisasjonen Holde medarbeidere oppdatert Gjennomgående er det viktig at man sikrer god informasjonsflyt. Et godt prinsipp er at man bør dele det man kan så tidlig som mulig, og være ærlig på hva man ikke vet eller det som ikke er avklart. Informasjon bør samles på en felles side slik at det er lett å få oversikt og følge prosessen. En enkel flytting og hver medarbeider har kommet på plass Om det alt eksisterer motstand eller er manglende engasjement for samlokaliseringen vil mindre irritasjonsmomenter kunne bli store utfordringer. En godt planlagt og enkel flytting for medarbeiderne vil redusere sannsynligheten for støy og vil sikre at flyttingen ikke skaper hindringer for daglig drift. Oppnå mål gjennom nye arbeidsmønster og samarbeid I første steg av prosessen laget man mål man ønsket å oppnå med samlokaliseringen. Disse målene skal nås gjennom fysiske og organisasjonsmessige endringer. Når de fysiske rammene nå er definert må man nå sette ut ev. nye arbeidsprosesser og samarbeidsmønster i praksis. Å endre arbeidsmønster er utfordrende, og vi faller fort tilbake i gamle takter om vi ikke er bevist. Man må derfor legge en tydelig plan, og være på for å endre arbeidsmønstre og skape mer samarbeid. Bygge felles organisasjonskultur Samlokaliseringen fører trolig flere ulike miljøer sammen – der hver av disse har sin egen eksisterende organisasjonskultur. Det er opp til hver prosjekt å definere i hvor stor grad man ønsker å bygge en ny felles organisasjonskultur – og i hvor stor grad man skal beholde eksisterende kulturer etter samlokaliseringen. Uavhengig av om man ønsker å bygge en helt ny organisasjonskultur eller lage noe nytt og beholde de gamle må det konkrete aktiviteter til. Noe av det viktigste er å lære hverandre å kjenne – dette kan man skape gjennom felles sosiale aktiviteter. Man kan også enes om felles samarbeidsregler. Videre vil det virke utviklende å jobbe i lag – eksempelvis på prosjekt eller i team. Lage nye team For å akselererer det å jobbe med nye mennesker, og dra nytte av andre sin kompetanse og bygge på hverandre, kan det være en ide å lage noen team eller prosjekter på tvers av tidligere strukturere. Dette vil gjøre at teammedlemmene både lærer hverandre å kjenne, man får benyttet ulike styrker i organisasjonen og begynner å bygge noe felles. 70 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Grunnleggende spørsmål • Hvor står vi og hvor skal vi? – Det er viktig at lederne gjør seg opp en mening om formålet med organisasjonsutviklingen, og hvordan man skal oppnå dette med utgangspunkt i hvor man står. • Mulige løsninger – Her er noen løsninger som kan tilpasses den enkelte situasjon. Det er koblingen med den enkelte situasjon som gir arbeidet verdi. 71 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Kontinuerlig organisasjonsutvikling • Etter at man har gjennomført den fysiske samlokaliseringen bør man kontinuerlig jobbe med organisasjonsutvikling. Dette bør gjøres for å ikke «falle tilbake i gamle mønstre» , men sikre at man når målsetningene med samlokaliseringen. • Før man flytter inn foreslår vi at det etableres kjøreregler. • Etter at man har flyttet inn foreslår vi flere aktiviteter som kan gjennomføres for å styrke oppnåelse av målene, og ta temperaturen på hvordan det går. 72 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Forslag til plan for kontinuerlig organisasjonsutvikling Aktivitet To måneder før En måned før Innflytting En måned etter To måneder etter Tre måneder etter Innflytting Hvordan jobbe sammen Utvikle kjøreregler Bygge samarbeidskultur Informere Bygge samarbeidskultur Øvelser og avklaringer på hvordan man skal jobbe sammen Ev. justere kjøreregler Statusmøter for «organisasjonsgruppe» Allmøter Bygge felleskap 73 Teambygging Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Kjøreregler Når man flytter inn i et nytt bygg, ofte på tvers av tidligere kulturer og fagmiljø er det viktig å enes om noen kjøreregler for hvordan man bør jobbe sammen. Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Forståelse av kjøreregler • Kjøreregler er en skriftliggjøring de normer man ønsker å etterleve på arbeidsplassen basert på den mål man ønsker å oppnå. • Organisasjonen avgjør selv detaljering og omfang, men erfaringsvis bør det være konkrete og relativt få regler. • Man kan justere nivået på kjørereglene etter det man ser som naturlig. • Kjøreregler er en del av det langsiktige organisasjonsutviklingsarbeidet 75 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Flere veier til mål • Vi skisserer her et par måter å utvikle kjøreregler på: – Gjennom workshop(s) kan man skape engasjement og raskt få opp idéer som man konkretisere til kjøreregler – Ved bruk av en arbeidsgruppe kan man enkelt lage utkast til kjøreregler som diskuteres i et allmøte eller sendes på høring. • Under følger en detaljering av to fremgangsmåter. Det er ofte klokt å velge en variant som er tilpasset lokale behov. Se derfor på fremgangsmåtene som innspill og utgangspunkt for en prosess. 76 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Rammer for diskusjon om kjøreregler • Det er klokt å innlede arbeidet med noen rammer å arbeide ut fra. Vi foreslår at disse kan være: – Rom- og møbleringsplan – Mål for samlokaliseringen – Andre/detaljerte mål man ønsker å realisere med samlokaliseringen: • • • 77 Grad av samarbeid Grad av prosjekt/teamarbeid Grad av digitalisering av arbeidsprosesser Grad av informasjonsflyt Grad av fleksible arbeidsformer Grad av ryddighet og renslighet Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Arbeidsgruppe «Kjøreregler» 78 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Forslag til prosess 1. Prosjekteier utpeker arbeidsgruppe med mandat. 2. Arbeidsgruppe lager utkast til kjøreregler på bakgrunn av mandat. 3. Tilbakemelding a. Det blir avholdt allmøte det man kan diskutere og komme med innspill b. Man sender kjørereglene ut på intern høring 4. På bakgrunn av innspill justerer man kjørereglene 5. Kjørereglene bør kommuniseres i god tid før, og påminnes rett før, innflytting. 79 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Resultat • En oversiktlig punktliste som både kan sendes ut, og henges opp i lokalene • Et akseptabelt nivå av forankring – selv om man ikke har kjørt en veldig bred prosess • Se eksempel på hvordan dette kan se ut senere i presentasjonen. 80 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Workshop «hva er gode kontorregler for oss? » 81 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Forslag til prosess Workshop 1. Man inviterer «relevante» personer til en/flere workshops 1. Dette kan være en eller flere workshops – alt etter ønsket omfang og fasilitering 2. Det bør være bredde i deltakere med ulike ansattgrupper, erfaringsnivå og arbeidsmetoder. 2. På bakgrunn av resultatene i workshopen lager man et utkast til kjøreregler 3. Disse kan valideres i ny workshop – eller gjennom en mer tradisjonell høringsprosess eller et allmøte. 4. Kjørereglene bør kommuniseres i god tid før, og påminnes rett før, innflytting. 82 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Tre hovedtematikker Workshop • Tema 1: Hva trenger vi for å jobbe godt i lag i de nye lokalene? • Tema 2: Hvordan kan vi legger vi til rette for dette? • Tema 3: Hva blir da våre kjøreregler? 83 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Tema 1: Hva trenger vi for å jobbe godt i lag i de nye lokalene? Workshop • Her foreslår vi at man begynner med en kartlegging av ønsker og behov • Klargjøre hva som diskuteres og hva som ikke diskuteres: Det er ikke snakk om å flytte fysiske vegger eller kontor, men hvordan vi kan bruke det vi nå flytter inn i. 84 Tilbake Innhold Frem

Øvelse: Hva trenger vi for å jobbe godt sammen? • • Grupper: Man setter sammen grupper med 4 -5 personer. Hver person sitter for seg selv i 10 minutter og tenker på hva vedkommende legger i å jobbe godt sammen innenfor følgende fem kategorier (man kan fint velge bort flere av disse – men dette bør gjøres av fasilitator før man begynner) – – • • • 85 Forskning | Formidling | Utdanning | Nyskaping | Administrasjon Konsentrasjonsarbeid | Møter | Prosjekt/samarbeid | Sosialisering Man presenterer så kort i felleskap det man har tenkt Gruppen skal så i fellesskap enes om hva det er å jobbe godt i lag innenfor temaene. Resultatet kan bli en tavle gitt mal på neste side. Viktig å styre forventninger på at det er snakk om arbeidsmåter i lokalene, og ikke større kontor eller større vinduer som er svarene i denne delen. Om lokalene tillater dette bør man henge veggplakatene på veggen og la de henger der under hele øvelsen. Overlevering/ Bruk Workshop 45 min Penner Post-its Veggplansje Tilbake Innhold Frem

For å gjøre godt konsentrasjonsarbeid: For å jobbe godt med prosjekt/samarbeid 86 Overlevering/ Bruk For å ha gode møter For å gode sosiale muligheter Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Tema 2: Hvordan kan vi legge til rette for dette? Workshop • Her skal man ta de «behovene» man identifiserte innledningsvis og konkretisere hva man kan gjøre for å oppfylle behovene i nye lokaler. • Resultatet av øvelsen skal være en liste med mulige handlinger/intensjoner. Det er maksimalt lov å skrive 10 handlinger/intensjoner som gruppa vil vektlegge. 87 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Øvelse: Hva må vi gjøre? • • Grupper: Man fortsetter i sammen grupper på 4 -5 personer. Hver person sitter for seg selv i 10 minutter og tenker på hvordan man skal oppnå det man skrev ned i forrige øvelse. Man presenterer så kort i felleskap det man har tenkt. Gruppen skal fellesskap enes om maksimalt 10 «kjøreregler» som dekker funnene fra «hva trenger vi for å jobbe godt i lag» . Dette skrives ut på en stor flippover. Workshop 45 min Penner Post-its Veggplansje 88 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Tema 3: Hva blir da våre kjøreregler? Workshop • Her skal man i plenum enes om workshopens innspill til kjøreregler. 89 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Øvelse: Hva blir våre kjøreregler? • • 90 Grupper: Man fortsetter i grupper på 4 -5 personer. Man deler fra hver av gruppene, og fasilitator/workshopleder skriver opp og lager synteser. Dette tror vi best gjøres i et dokument på videokanon slik at det kan justeres og oppdateres umiddelbart. Om det er uenighet om et punkt, eller om det blir litt perifert, foreslår vi at man parkerer diskusjonen (om denne tematikken) og at man tar med seg innspillet Målet er at dette skal munne ut i et utkast til kjørereglene som ev. justeres/foredles før man sender disse på høring, har ett allmøte eller validerer disse i en kort ny workshop Workshop 30 min Lytte Tilbake Diskutere Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Kjøreregler Eksempler til inspirasjon 91 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Kjøreregler (landskap) 1. Vær mot andre slik som du ønsker at andre skal være mot deg 2. Vær positiv til kunnskapsdeling, og vær åpen for å diskutere ting også i travle tider 3. Vær villig til å bruke tid på andre sine utfordringer 4. Ta gjerne diskusjonene utenfor landskap (på møterom, i kaffeområdet, osv. ) 5. Bruk innestemme – og gjerne Skype/Messenger til korte beskjeder og samtaler 6. Som hovedregel gjennomføres telefonsamtaler i stillerom 7. Sett telefonen på stille når du er i landskapet, eller skru i det minste ned ringelyden 8. Ha plassen ryddig – og spesielt på gulvet – slik at ingen snubler. 9. Vi forsøker å spise felles lunsj, klokka 11 hver dag 92 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Kjøreregler (cellekontor) 1. Vær mot andre slik som du ønsker at andre skal være mot deg 2. Vær positiv til kunnskapsdeling, og vær åpen for å diskutere ting også i travle tider 3. Vær villig til å bruke tid på andre sine utfordringer 4. La gjerne kontordøren stå åpen når du er tilgjengelig for korte samtaler og spørsmål – men lukk den når du skal snakke i telefonen. 5. Bruk gjerne Skype til korte samtaler med kollegaer som sitter i landskap 6. Kontoret er ikke et hjem – hold det ryddig og presentabelt. 7. Vi forsøker å spise felles lunsj, klokka 11 hver dag 93 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Innflyttingsdagen! For å få en god start i nye lokaler har vi et forslag for hvordan man kjøre første dag. Dette må gjerne tilpasses kontekst. Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Program for innflyttingsdagen • 09. 00 – Felles frokost • 10. 00 – Informasjonsmøte – – Hva er gjort til nå – hva er på plass? Hva mangler – og når vil dette komme i stand? Hva er de største endringene? Gjennomgang av kjøreregler – hvordan skal vi jobbe i lag? Hvordan vil kjørereglene bli justert og hvordan kan man gi tilbakemeldinger? – Hva gjør vi videre? • Statusmøter? 95 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Statusmøter For å få rask tilbakemelding og kunne justere retning og håndtere uforutsette hendelser foreslår vi korte, hyppige statusmøter i en overgangsperiode Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Forslag til agenda: Statusmøter • Hva har vært bra siden sist? – Korte innspill på hva som har fungert bra, eller bedre siden sist • Hva må vi se på? – Konkrete innspill fra møtedeltakerne til utviklings- og forbedringsområder • Hva gjør vi med dette? – Ledelsen adresserer kort hvordan man tar dette videre • Her kan man skissere at man kommer tilbake med tiltak/endring til neste statusmøte 97 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Bygge fellesskap For å jobbe godt sammen er det ikke nok å bare flytte sammen – man må også begynne arbeidet med å bygget et arbeidsfellesskap og en felles kultur. Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Det sosiale • Når man samlokaliserer, flyttes hele miljøer sammen, noen blir splittet og andre får nye kollegaer. • Vi oppfordrer til at man i en periode etter samlokalisering har særskilt fokus på det sosiale for å skape et godt fundament for videre org. utvikling. • På neste side har vi noen forslag til sosiale aktiviteter som kan lanseres etter samlokalisering. Vi minner om at dette kun er forslag og at det ofte er best om organisasjonen kommer opp med slike forslag selv. 99 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Det sosiale – forslag til aktiviteter • Felles lunsj hver fredag: – Man kan i de første månedene legge opp til felles lunsj hver eksempelvis fredag. Her kan man ha en quiz, eller bare spise mat og sørge for at man samles sammen. • Middag/ettermiddagsaktivitet: – Det kan være en god idé å ha en felles aktivitet på kveldstid, gjerne både mat og aktivitet (bowling, quiz, tur, team-building) • Seminar (også faglig del) – Man kan arrangere seminar(er) der man både har en faglig og en sosial del. Her kan man gi faglig påfyll, dele erfaringer eller finne nye samarbeidspartnere, men også bli bedre kjent. 100 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Det faglige • Når man samlokaliserer er det flere fagmiljøer som samles på en geografisk plass, dette gjelder alle ansattgrupper. • Samarbeid på tvers oppstår sjelden uten oppfordring, informasjon eller fasilitering. • Vi har derfor noen forslag til hvordan man kan jobbe for dette. Forslagene må oversettes og eies av prosjektet for å passe best inn. 101 Tilbake Innhold Frem

Overlevering/ Bruk Det faglige – forslag til aktiviteter • Faglig match-making: – – • Hvordan kan vi jobbe sammen-workshop: – – – • Hver måned kan man ha 2 -3 faglige innlegg (primært vitenskapelig? ) hver måned der man kort deler hva man jobber med, og der man kan se muligheter for samarbeid på tvers av fagdisipliner. Noen i organisasjonen må ha ansvar for dette Nettverk/tekniskadministrativt forum – 102 Kan gjennomføres etter en faglig match-making. Man setter sammen grupper der man ønsker eller ser muligheter for større grad av faglig samarbeid Deretter skreddersyr man et opplegg (eksempelvis to timer) for å se muligheter og skape ideer for samarbeid. Månedens faglige innlegg – • Man gjennomfører korte presentasjoner der hver ansatt (her bør det nok lages mindre grupper) presenterer kort hva man jobber med (kan være forskning eller teknisk/administrativt). Deretter setter man av tid til diskusjon og bli kjent som et utgangspunkt for å avdekke og finne fremtidige samarbeidsmuligheter. Man gjøre en analyse av fagområder og «tagge» disse til enkeltpersoner som grunnlag for kontaktskapende samarbeid Man kan lage ett eller flere forum eller møteplasser de teknisk/administrative kan møtes, lære av hverandre og sparre. Disse kan deles opp etter fagområde eller holdes felles. Tilbake Innhold Frem