Helpdesk middelalderen Narvik Nytenkende raus og stolt Narvik

Helpdesk middelalderen Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Narvik kommune: ● ● ● ● 18. 600 innbyggere Kommunesammenslåing 1. 1. 2020 med Ballangen og ½ Tysfjord. Folketall stiger til 23. 000 Færre unge og flere eldre Stabilt arbeidsmarked Logistikknutepunkt med jernbane Høyt sykefravær i regionen Satser digitalt Søker VM Alpin 2027 Fantastisk beliggenhet mellom hav og fjell Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Definisjon arkivar En arkivar jobber med arkiv og dokumentasjonsbehandling Definisjon robot En robot er en mekanisk og programmert enhet som utfører oppgaver for å hjelpe mennesker. Fantastisk beliggenhet mellom hav og fjell Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Robotene har over flere år inntatt ulike bransjer, nå kommer kontor robotene Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Digital transformasjon ● Ta et steg tilbake, se på muligheter i stedet for gamle vaner. ● Se på prosesser i stedet for oppgaver ● Tenk blanke ark i stedet for oppussing ● Tenk dataflyt, aksepter at data er hovedressursen ● Flytt mennesker oppover i prosessene ● Velg riktige hjelpemidler Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Finne de gode robotiseringsprosessene ● Kartlegging ○ Må kjenne arbeidsprosessene - se etter potensiale for automatisering ● Analyse ○ ○ ○ Analysere forslagene med tanke på kompleksitet og gevinst Se etter volum-gevinst, direkte eller indirekte gevinster internt eller for innbyggere. Kan være realistisk å forvente at 80% av en prosess kan automatiseres, resten kan tilegnes en menneskelig kvalitetssjekk. ● Utvikling ○ ○ ○ Hyppig dialog med prosesseier er nødvendig. Bli enig med prosesseier om hvordan avvik skal håndteres. Tett oppfølging de første ukene etter at roboten er satt i produksjon. Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Praktiske utfordringer ● God forståelse/innsikt i organisasjonens arbeidsprosesser krever deltakelse fra tjenesteeiere. ● Hvis verdier og navn i ulike fagsystemer ikke stemmer 100% klarer ikke roboten å identifisere korrekt oppføring. ● Selv enkle skrivefeil kan få roboten til å stoppe. ● Kan bli utfordring med to-faktor autentisering ● Robotkåte IT-ingeniører går fort frem ● Resulterer i manglende samhandling med fagområdene Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Tilgang til fagsystemer Roboten skal jobbe som en ansatt - og må ha tilsvarende tilganger. Er registrert i Visma HRM, men uten lønn Fiktivt fødselsnummer Ingen begrensning på 37, 5 timer pr. uke eller røykepause… Alle tilganger er registrert og loggført som vanlig ansatt. I mange tilfeller vil roboten ha betydelig mer tilganger enn en vanlig ansatt, dvs. ekstra sikkerhet knyttet til bruken av roboten og “robotinstruktørene”. ● Må i praksis prøve seg fram med “full tilgang” og deretter snevre inn til minimums-nivå. ● ● ● Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Hva har vi av systemer ● ● ● ● ACOS websak (sak-/arkivsystem) ○ fullelektronisk personalmappe ○ fullelektronisk gnr/bnr ○ fullelektronisk elevmappe Svar. Ut/Svar. Inn fullelektronisk Familia fullelektronisk Profil digitale skjemaløsninger fullelektronisk møteportal (adm/politisk) Posten e-signering fra 01. 20 ○ fullelektronisk NAV sosial (velferd og integrering) Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Utgangspunkt, trigger og mulighetsbilde ● Revisjon av sykefraværsarbeid / dokumentasjon ○ Dokumentasjon blir ikke journalført. ● Prosjekt robotisering / digitalisering. Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Stjålet fra KS Narvik - Nytenkende, raus og stolt narvik. kommune. no

Hva trenger vi? ● Minst mulig administrasjon og mest mulig effektive og brukervennlige løsninger ● Frigjøre tid til ledelse og oppfølging. ● Nye rutiner og “strengere krav”? ○ Sannsynlighet for å lykkes uten å forenkle? Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Igansatte robotprosjekter ● ● ● ● ● Opprette nye brukerkontoer for ansatte mtp. kommunesammenslåing Opprettelse av e-signeringsoppdrag og arkivering av signerte dokumenter Opprettelse av vedlegg og utsendelse via Svar. Ut for politiattest for arbeidssøker og arkivering i Websak Utregning av bevillingsgebyr basert på innmeldte data. Arkivering av sykefraværsoppfølginger + utsending av samtalenotat ved bruk av Svar. Ut hvis ønskelig Arkivering og utsending av møteinnkallinger til oppfølgingssamtale Arkivering og e-signering av arbeidsavtaler. Arkivering av Taushets-, databruker- og e-postavtaler Chatbot Foto tekst skrifttype Calibri 11 pt Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Guidet tur i roboten! Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Wenche sender brev via Svar. Ut Narvik - Nytenkende, raus og stolt

Planlagte robotprosjekter ● Hente ut saksdokumenter eldre enn 6 måneder (for innsyn via nettsider). ● Håndtere og arkivere permisjonssøknader for elever ● Utarbeide og arkivere statistikk for privatpraktiserende ergo- og fysioterapeuter. Foto tekst skrifttype Calibri 11 pt Narvik - Nytenkende, raus og stolt

narvik. kommune. no