Guiden er oversatt og tilpasset norske forhold Versjon

  • Slides: 16
Download presentation
Guiden er oversatt og tilpasset norske forhold. Versjon - 29. 06. 2017. Originaldokumentet er

Guiden er oversatt og tilpasset norske forhold. Versjon - 29. 06. 2017. Originaldokumentet er laget av KPMG Australia og the South Australian Government. This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4. 0 Australia License. 28. 04. 2017. Forstå og identifisere mulighetene i digital transformasjon En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Om

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Om verktøyet Nyttige hjelpemidler for å utvikle en digital strategi Hva er en digital strategi? Verktøyet kan brukes i arbeidet med å realisere Digitalt førstevalg i offentlige virksomheter. Verktøyet består av fire deler: Den digitale strategien utrykker visjoner, mål og hensikten med å digitalisere virksomhetens tjenester og prosesser. Den identifiserer mulighetsrommet og viktige utfordringer. Virksomhetens styringsmodell, ledelse og organisasjon og arbeidsformer, er områder som den digitale strategien også tar for seg. Strategien skal vise hvilken retning virksomheten bør utvikle seg i for å utnytte digitaliseringens muligheter for akkurat denne virksomheten. 1. 2. 3. 4. Hvordan gjøre en digital modenhetsvurdering? Hvordan prioritere prosjekter som fremmer digital transformasjon? Mal for utvikling av en digital strategi Mal for innføringsplan Hvordan bruke verktøyet? Verktøyet består av maler som kan gjøre prosessen effektiv og håndterbar, både for de som skal lage den digitale strategien og de som skal bruke den. Modenhetsverktøyet kan hjelpe virksomheten med å forstå hvilket nivå av digital modenhet den ligger på. Det identifiserer styrker og svakheter og hva virksomheten kan gjøre fremover for å øke sin digitale modenhet. Prosjektprioriteringsverktøyet viser hvilke prosjekter som bidrar mest til å støtte opp under virksomhetens digitale strategi og som derfor bør prioriteres. Resultatene av Modenhetsvurderingen og identifisering av de viktigste prosjektene gir viktig kunnskap i utfylling av malen for digital strategi. Strategien skal inneholde virksomhetens visjon for digitaliseringsarbeidet og hvilke tiltak og oppgaver virksomheten må ta tak i for å virkeliggjøre sine strategiske ambisjoner. Innføringsplanen tidfester når de ulike aktivitetene skal gjennomføres. Hvordan er en digital strategi forskjellig fra en IT-strategi? IT-strategien er mer teknologiorientert enn den digitale strategien, og tar for seg områder som infrastruktur, IT-arkitektur, standardisering, informasjonssikkerhet og løsningsvalg. Dette er typisk IKT-relaterte fagområder som gjør virksomheten i stand til å gjennomføre og ivareta sine mål og oppgaver. Den digitale strategien er et mer overordnet dokument som gir føringer for hvordan virksomheten skal utnytte digitalisering i organisering, utvikling, produksjon og leveranser av sine tjenester. Den skal angi målsetting for virksomhetens arbeid med digitale løsninger, og hvilke områder som skal prioriteres. Videre tar den for seg hvordan virksomheten kan løse sine oppgaver på nye måter, fordi digital teknologi gir helt nye muligheter for både produksjon og bruk av offentlige tjenester. Den digitale strategien og IT-strategien må ses i sammenheng. De to strategiene kan utvikles hver for seg, eller i kombinasjon, men de må uansett henge godt sammen og referere til hverandre på viktige punkter. Flere detaljer om hvordan en digital strategi kan utformes finnes i Mal for utvikling av digital strategi, som er en del av dette veiledningsverktøyet.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Definisjon

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Definisjon og omfang Dette karakteriserer en digital strategi En effektiv digital strategi… setter brukerbehov og brukers forventninger i sentrum for valg av hvilke tjenester som skal utvikles, hvordan de skal utformes og i hvilke kanaler tjenestene skal være tilgjengelige. gir grunnleggende regler og rammer for hvordan digitale tjenester og digitale kanaler skal utvikles, utformes, driftes, styres og monitoreres. styrker alle ansattes evne til å tenke og handle digitalt, til å være nytenkende og til å utfordre gjeldende arbeidsmåter, arbeidsprosesser og tjenester slik at mulighetene i det digitale kan utnyttes bedre. identifiserer og beskriver prioriteringskriterier i digitaliseringsarbeidet slik at tid, penger og arbeidskraft utnyttes mest mulig hensiktsmessig. gir støtte og god forankring hos medarbeidere og i ledelsen. Det er viktig med forståelse og kunnskap om digital transformasjon i alle lag av organisasjonen. er tydelig og beskriver hva som kjennetegner ønsket digital kultur i virksomheten. Da kan virksomheten planlegge for og iverksette tiltak som tar sikte på å utvikle ønsket kultur. er tydelig om forhåpninger og forventninger til virksomheten og hvordan den kan møte og omfavne det digitale skiftet og sette brukeren i sentrum for alt virksomheten gjør. fokuserer på å reduserer risiko for virksomheten når den skal digitalisere og sette brukernes behov og forventninger i sentrum. identifiserer og adresserer kritiske suksessfaktorer i digitaliseringsarbeidet for i minimere risiko og maksimere fordelene.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Strategisk

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Strategisk sammenheng Offentlige målsettinger og føringer Virksomhetens digitale strategi skal støtte opp under offentlige strategier og målsettinger. Viktige offentlige strategier og målsettinger er: § Meld. St. 27 (2015 -2016) Digital agenda for Norge – IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet § Digitalt førstevalg § Digitaliseringsrundskrivet § Fellesføringene for statlige virksomheter

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Transformasjonsreisen

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Transformasjonsreisen Radioens digitale transformasjonsreise Måten vi konsumerer medieinnhold på har endret seg drastisk de siste 10 -15 årene. Det digitale skiftet har brakt med seg økt lydkvalitet og bedre dekningsforhold, men like mye handler den digitale transformasjonsreisen om at brukerens rolle har endret seg. Radioens digitale transformasjonsreise viser hvordan «mottakerrollen» har beveget seg fra å være relativt passiv til å bli aktiv og medskapende. Det digitale skiftet har bidratt til store endringer i brukeratferd på stort sett alle medieflater. Eksempelet under viser radioens digitale transformasjonsreise og illustrerer på en enkel måte hvordan «lytterrollen» har endret seg. Tradisjon Analog radio Lyden er av varierende kvalitet og antall kanaler er begrenset. Lytteren må ta det hun får og har liten påvirkning på innholdet i programmer. Det finnes programmer der lyttere kan ønske seg musikk, eller ytre meninger, men i det store og hele har kringkaster «all makt» . Transisjon Digital radio Lyden har mer stabil kvalitet og antall kanaler er flere. Lytteren må likevel ta det hun får og har liten påvirkning på innholdet i programmene. I det store og hele har kringkaster «all makt» over innholdet. Det finnes noen tilleggstjenester som for eksempel at radioen kan vise hvilke låter og artister som spilles. Transformasjon Strømmetjenester Programmer kan konsumeres på ulike plattformer, når og hvor lytter ønsker det. Hun kan dele innhold, kommunisere med andre lyttere og abonnere på personalisert innhold. Lytteren kan skreddersy eget innhold og gi tilbakemelding. Det er også mulig å legge til eget innhold.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Transformasjonsreisen

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Transformasjonsreisen Virksomhetens forventninger til den digitale strategien – våg å sikte høyt En digital strategi handler om sette mål om å transformere tjenester slik at kraften i digitalisering utnyttes til det fulle. Digital transformasjon er noe annet enn å sette strøm på skjema, eller å tilby nettbaserte betalingsløsninger. Det er ikke å gjøre de samme tingene – bare billigere og raskere. Digital transformasjon innebærer å se på forretningsmodeller, arbeidsprosesser og oppgaveløsning på helt nye måter ved å utfordre måten vi tenker på og handler. Når den digitale strategien skal utformes må virksomheten utfordre status quo og jobbe for at den digitale strategien skal støtte opp under digital transformasjon. Tradisjon Nedlastbare PDF-skjema På nettsidene til virksomheten kan folk laste ned ulike skjema som PDF-filer. Skjema fylles ut digitalt eller for hånd, og sendes tilbake som et vedlegg til en e-post eller som et tradisjonelt brev. Transisjon Nettbaserte skjema Virksomheten har skjema integrert på nettsidene sine. Bruker fyller ut og sender inn skjema digitalt. Er betaling involvert gjøres dette også digitalt. Det er lite intelligens i tjenesten og bruker må oppgi informasjon det offentlige har fra før. Transformasjon Digital modenhet Det offentlige har allerede informasjon om at innbygger har rett til en ytelse. Det er derfor ikke nødvendig for innbygger å søke eller dokumentere, fordi det offentlige har all nødvendig informasjon. Innbygger oppgir informasjon kun én gang.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering Gjennomføre en modenhetsvurdering Fem områder for digital modenhet Med dette verktøyet kan virksomheten gjøre en egenvurdering av hvor digitalt moden virksomheten er, ut fra en fem-punkts modenhetsskala. Vurderingen identifiserer hvor virksomheten gjør det bra og hvor det er rom forbedring. En god forståelse av hvor langt virksomheten har kommet på sin digitale transformasjonsreise har mange fordeler: Verktøyet presenterer fem områder for å måle en virksomhets digitale modenhet. Hvert område har fem modenhetsnivåer, fra Minimal til Transformert. Hvert nivå består av karakteristika som det forventes at en virksomhet på dette nivået har. De fem områdene digital modenhet vurderes på er: • • • Hvis virksomheten forstår sine styrker og svakheter har den mulighet til å iverksette riktigere tiltak. En god forståelse muliggjør prioritering av ressurser på en måte som støtter godt opp under digitaliseringsarbeidet. Dette kan være bedre prioritering av prosjekter, tid, personalressurser, innkjøp osv. Innsikt i hva digital transformasjon kan være for «din» virksomhet gjør det lettere å sette opp gode mål virksomheten kan arbeide mot. § § § Styring og ledelse Mennesker og kultur Kapasitet og evner Innovasjon Teknologi Verktøyet er laget for medarbeidere som har kunnskap om virksomhetens digitaliseringsarbeid, aktiviteter, kommunikasjonskanaler og ressurser. Virksomheten vurderes etter hva medarbeiderne mener og ser virksomheten har av karakteristika. Avkrysningene i tabellen gir et mønster som viser virksomhetens modenhetsnivå. Eksempelet på neste side viser dette. Det er viktig å diskutere medarbeidere i virksomheten som har andre erfaringer og kompetanse enn en selv.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering Som de fleste andre liknende verktøy så er ikke modenhetsvurderingen et vitenskapelig måleinstrument. Medarbeidere som bruker verktøyet må gjøre sine egne vurderinger og lytte til andre. Eksempelet viser Excel fanen for området «Styring og ledelse. Det er «din modenhetsvurdering» som gir utslag på «sum modenhetsvurdering» , det vil si den ene avkryssingen du setter nederst i hvert av de 5 Excel arkene. I eksempelet er virksomheten vurdert til å være på nivå 2. Hvorfor nivå 2? Det er både avkrysninger på nivå 1 og nivå 2. Personen som gjør vurderingen mener at tross noen avkrysninger på nivå 1, så veier ikke disse tungt nok til å sette graderingen til 1, 5.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering Eksempelet viser Excel fanen for området «Kapasitet og evner» . Det er «din modenhetsvurdering» som gir utslag på «sum modenhetsvurdering» , det vil si den ene avkryssingen du setter nederst i hvert av de 5 Excel arkene. I eksempelet er virksomheten vurdert til å være på nivå 3, 5. Hvorfor nivå 3, 5? Det er både avkrysninger på nivå 2, 3 og 4. Personen som gjør vurderingen vurderer av avkrysningen på nivå fire veier såpass tungt at 3, 5 er riktigere enn en ren 3’er.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi - Modenhetsvurdering Om malen Studer brukerne Malen slik den fremstår i denne veiledningen, er utformet etter australske myndigheters digitaliseringsstrategi. Malen er et forslag og bør tilpasses virksomhetens behov. I en norsk kontekst må vi også skue til egne strategiske dokumenter og prioriteringer. Den digitale strategien må ta utgangspunkt i hva brukerne forventer av virksomheten – dette kan være både interne og eksterne brukere. Hvem skal utvikle den digitale strategien? § Den digitale strategien må vurderes, tilpasses og vedlikeholdes av fagpersoner i virksomheten. Dette kan være folk fra følgende fagområder: § § § § Førstelinje og brukerstøtte Ledelse Administrasjon Fagavdelinger Forretningsutvikling IT-Drift og IT-støtte Kommunikasjon Strategien må eies av hele virksomheten. De som er ansvarlige for strategiprosessen (strategiteamet) må være gode til å inkludere og involvere et bredt spekter av fagområder og perspektiver. Strategiteamet må hente kunnskap, inspirasjon og veiledning fra både innsiden og utsiden av virksomheten. Utviklingen må være iterativ og ta hensyn tilbakemeldinger fra både interne og eksterne interessenter. Spør brukerne og fagpersoner på alle fagområder og nivåer av organisasjonen: § § § Hvem er brukerne? Hva kjennetegner dem? Hvilke forventninger har de? Hvilke behov har de? Hvor digitalt kompetente er brukerne og hvilke digitale brukervaner har de? Hvilke digitale kanaler foretrekker brukerne og hvorfor? Hvilke faktorer har innflytelse på brukerbehov, forventninger og praksis over tid – for eksempel ny lovgiving, ny teknologi o. l. Digitale tjenester skal ta utgangspunkt i brukernes behov og det er naturlig at brukerne involveres i hele utviklingsforløpet. Det er mange ulike metoder å gjøre dette på, men det er viktig å huske på at brukerinvolvering er mer enn å kjøre et par fokusgrupper i utviklingsforløpet.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Mal

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Mal for utvikling Strategien bør utformes av ansatte i virksomheten som har erfaring med brukerbehov, ledelse, drift av virksomheten, digitale kanaler og løsninger, kommunikasjon og markedsføring, støttesystemer og infrastruktur Hvorfor? Hva er begrunnelsen og tankene bak den digitale strategien? Inkluder hvorfor den digitale strategien er viktig for virksomheten. Hva? Identifiser grunnleggende prinsipper og elementer i virksomhetens digitale strategi. Gi gjerne korte men utdypende forklaringer. Rett oppmerksomheten mot brukeren og transformasjon av virksomheten – altså ikke mot digitalisering av status quo. Hvordan? Identifiser de viktigste suksessfaktorene og tiltak som må iverksettes for å nå visjonen. Sjekk ut at disse er i tråd med de viktigste prinsippene for digitalt førstevalg*, at de møter de gevinstene virksomheten har satt seg, og eventuelt de nøkkeltall (KPI’er**) som virksomheten har definert** Gevinster er det virksomheten ønsker å oppnå for kunder/brukere og egen virksomhet. I strategien kan gevinstene beskrives med begreper som «bedre» , «mer» , «kortere» , «redusert» , mens de på et operasjonelt nivå skal gis et konkret måltall – f eks : I løpet av 2 år skal antall henvendelser på telefon til kundesenteret reduseres med 20%. Måltallene er viktige nøkkeltall for definere suksess.

Digital strategi for «Virksomhetens navn» Hvordan Hvorfor Virksomhetens visjon for digitalisering Digital transformasjon Sett

Digital strategi for «Virksomhetens navn» Hvordan Hvorfor Virksomhetens visjon for digitalisering Digital transformasjon Sett inn virksomhetens visjon eller hovedmål for digitalisering Hva skal transformeres og hvordan? Målsettinger for digitalt førstevalg Kundeservice Innovasjon Hvordan skal virksomheten hjelpe brukerne/kundene? Hva er virksomhetens ambisjoner for innovasjon? Alle kanaler for kundekontakt er digitalisert og samordnet Nettsted Sosiale medier Hva Kontaktkanaler mot kunde/bruker Hva er kjernen i virksomhetens digitaliseringsstrategi? • Hva skal virksomheten oppnå? • Hvordan skal virksomheten jobbe for å oppnå målene? • Hvilke førende prinsipper for digitalisering er de viktigste? Endringsledelse og endringsevne Har virksomheten behov for nye retningslinjer, prosedyrer, opplæring eller endringsledelse for å oppnå ønskede effekter? Mobil/apps Brukerstøtte – førstelinje. Tlf – e-post - chat Drop-in Kundemøte Brevpost Publikasjoner Styring og ledelse Gevinster Hvordan ledes og styres digitaliseringsprosjekter? Hvordan bemannes og forvaltes ressurser? Teknologistøtte Hvilke støttesystemer og teknologi er det behov for i digitaliseringsprosjektene? Bedre… (for eksempel) Mer … (for eksempel) Kortere … (for eksempel) Redusere… (for eksempel) kundeopplevelse opplæring og rådgivning som brukerne har nytte av bruk av selvbetjente digitale løsninger tid for kundebehandlere/saksbehandlere til å ta seg hindringer for brukerne. , f eks … komplisert i sin (arbeids) hverdag forståelse for brukerbehov og nye arbeidsformer og mer sammenhengende tjenester av kompliserte saker tilfredse brukere tilpassede tjenester til brukernes behov samarbeid på tvers i organisasjonen saksbehandlingstid svartid før brukere/kunder får svar når de tar kontakt med brukerstøtte tid før brukere/kunder får svar på klager regelverk, unødvendige skjemaer, antall ganger brukerne skal oppgi samme informasjon kostnader ved å betjene brukerne antall henvendelser i kostbare kanaler

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Prosjektprioritering

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Prosjektprioritering Om verktøyet Målet med dette verktøyet er å redusere virksomhetens risikoen for sette i gang digitale transformasjonsprosjekter som med stor sannsynlighet ikke vil lykkes – enten fordi prosjektene er for vanskelige å gjennomføre, eller fordi det er få reelle gevinster for brukerne eller for virksomheten. Verktøyet hjelper deg med å prioritere mellom prosjekter. Alle prosjekter vurderes mot 4 overordnede kriterier – obligatoriske krav, kostnader, gevinster, gjennomføring og risiko. Verktøyet er fleksibelt og gir mulighet for å endre, flytte, fjerne eller legge til kriterier og til å endre vekting av kriteriene. Det er ingen begrensing på antall prosjekter Obligatorisk er krav prosjektene må oppfylle for å bli vurdert. Svares det «Nei» på de obligatoriske kravene blir prosjektet ansett som uaktuelt for videre vurdering. Vurdering av kostnader (høyt, medium, lavt) er kun et estimat og skal indikere forventet kostnadsnivå på prosjekter av denne typen. Kriteriene for gjennomføring refererer til hvor fort man komme i gang med prosjektet, tilgang til nødvendige ressurser og kompetanse og prosjektets kompleksitet. som kan legges inn i regnearket, - det er bare å legge til en ekstra kolonne. Hvis det er åpenbart at et prosjekt ikke møter de obligatoriske kravene føres prosjektet ikke inn i regnearket. Prosjektet kan legges inn i en «to be considered list» og eventuelt vurderes på et senere tidspunkt eller i en annen kontekst. Gevinster er positive konsekvenser som oppstår på grunn av prosjektet. Gevinster kan være kortvarige eller langvarige, oppstå umiddelbart eller etter hvert. Gevinstene kan komme hos innbyggere, hos forvaltningen, i næringslivet, eller hos andre interessenter som berøres av prosjektet. Risiko refererer til sannsynligheten for at prosjektet ikke lykkes med oppsatte mål, gevinster og leveranser. Kanskje prosjektet viser seg å ikke være gjennomførbart over hodet? Det genereres en poengsum for hvert prosjekt basert på vektingen til de ulike kriteriene i regnearket (1 -3). Med disse dataene produseres så et boblediagram som visualiserer de ulike prosjektene i forhold til hverandre på dimensjonene «Gevinster» og «Gjennomføring» .

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Prosjektprioritering

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Prosjektprioritering En poengsum blir generert for hvert prosjekt basert på vektingen til de ulike kriteriene i regnearket (1 -3). Med disse dataene produseres så et punktdiagram som visualiserer de ulike prosjektene i forhold til hverandre på dimensjonene «Gevinster» og «Gjennomføring» . Punktenes plassering angir prosjektets risiko i forhold til de øvrige prosjektene i regnearket.

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Innføringsplan

En praktisk guide til digitalt transformasjonsarbeid Verktøy for utvikling av digital strategi – Innføringsplan