Frndringskommunikation Workshop 20 XXXXXX VLKOMMEN DAGENS AGENDA Presentation

Förändringskommunikation Workshop 20 XX-XX-XX

VÄLKOMMEN DAGENS AGENDA • Presentation • Introduktion • Workshop: 1. Varför kommunicera – förändring av idag 2. Vad kommuniceras – vikten av budskap Paus 3. Hur kommunicera – dialogen som verktyg 4. När kommunicera – 8 steg till planerad kommunikation • Avslutning/utcheckning – jobba vidare med verktygen • Utvärdering efter utbildningen Stadsledningskontoret/Kommunikation ansvarar för utvecklingen av stadens interna och externa kommunikation och arrangerar denna workshop i förändringskommunikation Byrån Welcom leder workshopen på uppdrag av Stadsledningskontoret/Kommunikation

Deltagare i workshop, dagens datum

SYFTE ÖKA KUNSKAPEN OM KOMMUNIKATION I FÖRÄNDRING VAD? Workshops i förändringskommunikation i syfte att stärka Göteborgs Stads chefer i sin kommunikativa roll som ledare i en föränderlig omvärld och organisation. Fokus kommer att ligga på att ge dig som chef information och kunskap om: • var du hittar du information om de stora förändringsuppdragen i staden och varför de genomförs • vad ditt ansvar som chef är när det gäller förändringskommunikation och med vilka verktyg och enligt vilka principer du bör kommunicera • vem/vilka du kan fråga om du inte vet vad som är nytt inom förändringsuppdragen och vad du bör kommunicera VARFÖR? • Göteborgs Stad står inför stora förändringar som kommer att påverka boende, besökare och näringsliv • Boendes, besökares och näringslivets behov förändras och förändring går snabbt i dagens samhälle • Som chef har du en nyckelroll i förändringsarbetet och kommunikationen kring förändringen • Många chefer har en utmaning i sitt ledarskap, att kunna kommunicera med tydlighet och med fokus på rätt saker (beslut och fakta) även då man befinner sig i en förändringsfas

FÖRÄNDRINGSUPPDRAG I STADEN ”Vi vet att olika typer av förändringar är nödvändiga för att leverera det som boende, besökare och näringsliv efterfrågar. ” ”När en organisation befinner sig i stora förändringsuppdrag uppstår många frågor och en viss oro men det väcker också förväntningar och förhoppningar. Vad innebär förändringarna och hur påverkar de mig och mitt jobb? Man försöker förstå vad som händer och varför det händer. I vår stora organisation och i det kommunala uppdraget är det viktigt att vi kommunicerar fakta, vilka beslut som har fattats och hur arbetet fortskrider. ” ”I förändringstider krävs ett tryggt ledarskap som kan berätta vad som sker och varför det sker. ” ”Alla förändringar kommer självklart på olika sätt att beröra medarbetare och chefer och jag vill därför informera om hur vi jobbar med uppdragen. ” Eva Hessman Stadsdirektör

MER INFORMATION om stadens förändringsuppdrag Var hittar du mer information? På stadens intranät under Hela staden/Förändringsuppdrag i staden hittar du mer information om de stora förändringsarbeten och utredningsuppdrag som pågår i staden. https: //intranat. goteborg. se/wps/portal/int/helastaden/forandring/start Vem kan du vända dig till? • För mer information eller förtydliganden gällande de förändringsarbeten och utredningsuppdrag som pågår i staden – kontakta kommunikationsansvariga eller projektledare för respektive förändringsuppdrag

GÖTEBORGS STADS INFORMATIONSPOLICY Vår information och kommunikation • … är en grundförutsättning för fungerande demokrati • … är en strategisk fråga på ledningsnivå • … ska kännetecknas av öppenhet mot allmänheten och medierna (offentlighetsprincipen) men också internt Ansvar för information och kommunikation • Informationsansvaret följer på verksamhetsansvaret • Som medarbetare och chef har du en viktig roll som kunskapsbärare och som stadens ansikte utåt

DITT ANSVAR MIN VERKSAMHET – MIN KOMMUNIKATION VAD ÄR MITT ANSVAR? VILKET STÖD HAR JAG? • Ansvaret för kommunikationen • Förvaltningens följer med ansvaret för kommunikationsavdelning verksamheten. stöttar med kunskap om kommunikationsplanering. • Du ansvarar för att det sker en kommunikationsplanering där du medverkar (sätter mål och budskap). Det är ledningen som är bärare av budskapen.

CHEFEN ÄR VIKTIGASTE KANALEN En kommunikativ chef: • engagerar medarbetare i dialog • ger och söker återkoppling • involverar medarbetare i beslutsfattandet • uppfattas som öppen och närvarande

KOMMUNIKATIONSPROGRAM 2016 -2019 Våra strategier och tillvägagångssätt Göteborgs Stads grafiska profil Vår grafiska profil Kommunikationsprocessen Vårt arbetssätt Göteborgs Stads informationspolicy Vårt förhållningssätt Kommunikationsprogram 2016 -2019 mål för extern och intern kommunikation Göteborgs Stads kommunikationsstrategi Riktlinje för intern kommunikation (november 2017) Plan för Göteborgs Stads kanaler – tillägg interna kanaler Göteborgs Stads digital kanalstrategi – tillägg interna kanaler Göteborgs Stads riktlinje för sociala medier

Kommunikationsplattformar – så här ser vi ut

Kommunikationsplattformar – så här pratar vi om… Den attraktiva staden BUDSKAP STADSUTVECKLING – en grön och nära storstad för alla Göteborg har en attraktiv stadsmiljö med naturen och vattnet som dragningskraft. Miljö Stadsutveckling Näringsliv Leva & bo Internationellt samarbete Destination Kunskapsstaden Kultur Här arbetar vi tillsammans för att bygga samman staden med nya bostäder, arbetsplatser och ett myllrande stadsliv. Stadsrummet ska bjuda in till aktiviteter och möten mellan människor. Genom att långsiktigt satsa på hållbara resmöjligheter och ge mer plats för människorna utvecklar vi Göteborg till en grön och nära storstad.

STADENS INTERNA KOMMUNIKATION olika faser Förändringskommunikation ska ses som en Bemöt spekulationer med fakta, endast fakta! Typ av intern kommunikation del i stadens totala interna kommunikation Ledningskommunikation Vardaglig intern kommunikation Förändringskommunikation Kriskommunikation Samordnad Integrerad & systematisk Process & beslut Säker Kontinuerlig, ofta Med omtanke Dialog om HUR och om behov Annan komm. org Budskap från översta ledningen Visionärt – VAD Målgruppsanpassad Relevant

KOMMUNICERA FÖRÄNDRINGAR GÖTEBORGS STAD OM ATT KOMMUNICERA I FÖRÄNDRING • Det enda vi kan vara helt säkra på är att allt förändras! • Verksamheten pågår ”som vanligt” • Vi fortsätter planera vår kommunikation systematiskt • Håll dig och dina medarbetare informerade och bemöt spekulationer med fakta om process och beslut • Förstå och kommunicera beslutsprocesserna för medarbetarna

RÅD VID FÖRÄNDRINGSARBETEN • Stark, engagerad chef som kommunicerar • Autentisk närvarande chef för småfrågor, information • Kombination av delaktighet och top-management • Balanserad kommunikation, perspektiv • Distribuerad ledning • Kartläggning – Åskådliggöra • Stegvis utveckling • Administrativa stödfunktioner

PRESENTATION Johanna Pregmark Julia Mjörnstedt Karlsten

GRUND FÖRÄNDRINGSKOMMUNIKATION 1. VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

VAD SÄGER FORSKNINGEN? Av 10 förändringsinitiativ – hur många skulle du säga är framgångsrika? 1. VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

VISSTE DU ATT… 90 % av alla organisationer brister i sin förmåga att förverkliga sina strategier. Ca 70 % av alla förändringsinitiativ misslyckas. 1. VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

VARFÖR ÄR DET SÅ… 1. Har vi lyckats skapa tydlig bild av vad man ska göra? 2. Får man inte till kunskapsöverföringen eller engagemanget i nästa chefsled? 3. Får man inte till den vertikala "uppåt-kommunikationen"? 1. VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

UTMANINGEN Verksamhet som vanligt och i förändring = ambidextert ledarskap Effektivisera och förfina nuvarande leverans. Innovera, utveckla och skapa för framtidens leverans. Stärkt leverans/resultat idag! Försvagar leverans/resultat idag (? ) Stärkt leverans/resultat i framtiden VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

KAN VI LYCKAS MED BÅDE OCH? Verksamhet som vanligt och verksamhet i förändring Effektivisera och förfina nuvarande leverans. Stärkt leverans/resultat idag! & Innovera, utveckla och skapa för framtidens leverans. Försvagar leverans/resultat idag (? ) Stärkt leverans/resultat i framtiden 1. VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

HÖGRE AMBITION MED GEMENSAMT SYFTE En högre ambition om det värde vi kan skapa tillsammans En effektiv organisation som kontinuerligt utvecklas och skapar värde idag Innovation och entreprenörskap En bas av förtroende och engagemang 1. VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

REFLEKTION 1. VARFÖR KOMMUNICERA – FÖRÄNDRING AV IDAG

VIKTEN AV BUDSKAP OCH MÅLGRUPPSANPASSNING Vad?

VIKTEN AV BUDSKAP OCH MÅLGRUPPSANPASSNING 2. VAD KOMMUNICERARS – VIKTEN AV BUDSKAP

VIKTEN AV BUDSKAP OCH MÅLGRUPPSANPASSNING Vem?

KOMMUNICERA FÖRÄNDRINGAR GÖTEBORGS STAD OM ATT KOMMUNICERA I FÖRÄNDRING • Det enda vi kan vara helt säkra på är att allt förändras! • Verksamheten pågår ”som vanligt” • Vi fortsätter planera vår kommunikation systematiskt • Håll dig och dina medarbetare informerade och bemöt spekulationer med fakta om process och beslut • Förstå och kommunicera beslutsprocesserna för medarbetarna

GÖTEBORGS STADS BUDSKAPSMODELL 2. VAD KOMMUNICERARS – VIKTEN AV BUDSKAP

ÖVA PÅ BUDSKAPSMODELLEN Övning DELBUDSKAP ORSAK/ VARFÖR DELBUDSKAP HUVUDBUDSKAP KONSEKVENSER ARGUMENT 2. VAD KOMMUNICERARS – VIKTEN AV BUDSKAP

PAUS!

OLIKA FÖRÄNDRINGSFASER = OLIKA KOMMUNIKATION Frågor som går att påverka & Frågor som inte går att påverka • Lärande • Prioritera • Påverkan • Välja • Olikhet • Ansvarstagande • Skapa alternativ • Lojalitet 3. HUR KOMMUNICERA – DIALOGEN SOM VERKTYG

DIALOGENS PRINCIPER Lyssna Avvakta DIALOG Tala oförställt Respektera 3. HUR KOMMUNICERA – DIALOGEN SOM VERKTYG

VERKTYG FÖRÄNDRINGSDIALOG 3. HUR KOMMUNICERA – DIALOGEN SOM VERKTYG

PÅBÖRJA DIN FÖRÄNDRINGSDIALOG! Hur ser mina ”cirklar” och ”trianglar” ut i varje fas av förändringen? Vilka frågor går att påverka – vilka går inte att påverka? 3. HUR KOMMUNICERA – DIALOGEN SOM VERKTYG

PLANERA DIN FÖRÄNDRINGSKOMMUNIKATION Innan kommunikationsplaneringen påbörjas: Beskriv uppdraget & vem som är uppdragsgivare 1. Genomför analys 2. Målgrupper 3. Kommunikationsmål • Var står vi idag? • Vilka är det som är berörda? • Vilka är utmaningarna/problemen? • Vilka intressenter finns? • Vad är syftet med kommunikationen? • Vad finns det för möjligheter? • Vad ska målgruppen veta/tycka/göra/känna? • Hur ska vår information målgruppsanpassas? • Vilka mätbara kommunikationsmål ska vi sätta? • Omvärldsanalys • Vad vill de veta, vad behöver de veta? 4. Formulera budskap 5. Vägval & strategi • Vilket är huvudbudskapet? • Hur får vi målgruppen att lyssna? • Vilka är de stödjande delbudskapen? • Vilka metoder ska vi använda för att uppnå våra mål? 6. Kanaler 7. Planera & utför aktiviteter 8. Följ upp • Vilka kanaler är mest effektiva för att nå målgruppen? • Vilka aktiviteter behövs för att nå ut med budskapet? • Vilka verktyg har vi att tillgå? • Hur gör vi utvärdering efteråt för att se om vi nådde våra kommunikationsmål? • Hur ser tidplanen ut? • Vad blev effekterna? • Vad finns det för risker? • Vem är bäst som talesperson? 4. NÄR KOMMUNICERA – 8 STEG TILL PLANERAD KOMMUNIKATION

SAMMANFATTNING: HÄR ÄR DITT VERKTYG! 4. NÄR KOMMUNICERA – 8 STEG TILL PLANERAD KOMMUNIKATION

? ! UTCHECKNING – GEMENSAM REFLEKTION 4. NÄR KOMMUNICERA – 8 STEG TILL PLANERAD KOMMUNIKATION

KONTAKT: Avdelning Område, Göteborgs Stad Namn namn@namn. se